Logiciels de ressources humaines

Introduction

Un logiciel de ressources humaines (RH) permet aux entreprises de gérer les dossiers des employés et d'autres informations liées aux ressources humaines avec simplicité et exactitude. Également appelés SIRH (systèmes d'information sur les ressources humaines) ou SGRH (systèmes de gestion des ressources humaines), les logiciels de RH sont souvent conçus pour les grandes entreprises disposant de services RH importants qui gèrent tout, de l'affectation dynamique des ressources aux tâches liées à la paie. Cependant, la génération actuelle des logiciels de RH propose également des options évolutives qui conviennent aux entreprises de toute taille qui ont besoin de simplifier leurs responsabilités et procédures RH.

Les différentes solutions de RH fonctionnent de façons différentes, parfois sous forme de modules et parfois en tant que solution d'entreprise complète. Par exemple, les fonctions standard que l'on attend d'une plateforme RH contribueront à organiser les coordonnées des employés dans une base de données centralisée. Ces données peuvent également inclure le service, la description du poste, les relevés de présence, l'historique de la paie, les formations et les compétences potentielles.

Pour les PME et les start-up, en particulier, il est souvent bénéfique d'investir dans un logiciel de RH. En comblant le vide qui existe entre les grandes entreprises disposant d'une équipe complète de professionnels confirmés des RH et les petites entreprises qui n'ont peut-être pas besoin d'une équipe d'employés dédiés à plein temps (ou qui n'ont pas le budget pour), les logiciels de RH peuvent aider les cadres et les chefs d'entreprise à simplifier toutes leurs tâches RH.

Une solution RH de haute qualité automatisera souvent nombre des processus d'un service RH, ce qui est idéal pour une petite entreprise qui ne dispose que de ressources limitées. Certains outils RH s'intègrent également aux logiciels de comptes fournisseurs pour gérer la paie ou disposent de leur propre module à cet effet. Parmi les autres intégrations courantes, on peut citer la compatibilité avec les logiciels de gestion du personnel, ce qui est idéal pour planifier la charge de travail des employés, par exemple, ainsi que les systèmes de gestion de la performance, qui permettent de suivre l'évolution des employés au cours de leur carrière. En général, un logiciel de gestion des RH pourra :

• Stocker les dossiers personnels des employés dans une base de données.
• Faciliter la planification et l'allocation des ressources humaines à l'aide des profils des employés.
• Créer des rapports qui aident les responsables à prendre des décisions stratégiques en fonction des ressources disponibles.
• Gérer les processus de paie afin que les salaires correspondent précisément aux heures travaillées et aux primes gagnées.
• Enregistrer les heures et la présence pour aider les responsables à améliorer la productivité.
• Proposer des portails en libre-service qui permettent aux employés de mettre à jour et de gérer leurs propres informations.
• Proposer aux nouveaux employés des programmes de formation et d'orientation, également appelés programmes d'onboarding.

Qu'est-ce qu'un logiciel de RH ?

Un logiciel de RH aide les entreprises et d'autres organisations à gérer les dossiers et les données personnelles des employés. Cela peut concerner les coordonnées et les données de présence, les plannings de formation et les documents sur la gestion des performances. Au bout du compte, les employés sont la principale ressource des systèmes de gestion des RH, offrant ainsi une vue d'ensemble de l'aspect "humain" d'une entreprise.

Conçus pour donner aux utilisateurs un accès rapide et efficace aux données des employés, les logiciels de gestion des RH peuvent offrir des solutions sur site ainsi que des options de déploiement dans le cloud ou sous forme de SaaS. Comme pour tous les répertoires de données, la sécurité est essentielle, la plupart des données stockées dans les logiciels de RH étant soit privées, soit commercialement sensibles ou les deux. Des contrôles d'accès intégrés garantissent donc que les protocoles de protection des données sont bien suivis.

Et pourtant, la première fonction d'une solution RH est d'assurer l'efficacité. En automatisant un grand nombre de tâches RH, un logiciel de RH peut permettre, en particulier pour les petites entreprises, une allocation plus économique des ressources financières. Pour les grandes entreprises, il existe des plateformes RH capables de gérer les plannings sur plusieurs fuseaux horaires, permettant des mises à jour en temps réel, auxquelles on peut accéder simultanément, que l'on peut partager selon les besoins et administrer depuis partout dans le monde.

Liés aux logiciels ATS (suivi des candidatures), aux logiciels de paie et aux systèmes de gestion de la performance, les systèmes de logiciels de RH s'intègrent aux logiciels de gestion du personnel ou incluent un module qui gère la fonction d'allocation des ressources humaines. Les systèmes de logiciels de RH présentent des avantages opérationnels pour les entreprises de toute taille, des PME aux multinationales.

Quels sont les avantages d'un logiciel de RH ?

Les avantages d'un logiciel de RH sont nombreux, mais ils s'articulent tous autour du regroupement du contrôle des fonctions des ressources humaines dans un système centralisé. Un logiciel de gestion des RH qui est par nature spécialisé ne présentera pas les mêmes avantages qu'un logiciel qui propose une suite de fonctions dans le cadre d'une solution globale. Par exemple, un logiciel de RH conçu pour les petites entreprises pourra ne pas convenir aux grandes multinationales et vice-versa. Ceci étant dit, tous les bons logiciels de RH présentent plusieurs avantages distincts, parmi lesquels :

- Un gain de temps grâce à l'automatisation : automatisez de nombreuses fonctions d'arrière-plan qui devraient autrement être effectuées manuellement, comme par exemple affecter les matricules des employés aux tâches ou aux fiches de paie et réduisez le besoin en ressources humaines. Par conséquent, les chefs de petites entreprises peuvent consacrer plus de temps à d'autres tâches et les grandes entreprises peuvent déployer plus efficacement les professionnels des RH qu'elles emploient. Le gain de temps permet d'optimiser les efficacités opérationnelles et, au bout du compte, de réduire les frais généraux.

- Une fonctionnalité d'intégration des jeux de données : centralisez des jeux de données via l'intégration afin d'accéder et de mettre à jour plus facilement tous les dossiers pertinents. Au cours d'une année, on peut avoir à modifier plusieurs fois toutes les données, des adresses et des numéros de téléphone personnels aux coordonnées des plus proches parents en passant par le nombre d'heures supplémentaires. Les entreprises peuvent également détenir des données supplémentaires sur les compétences et la formation des employés, le nombre de cours suivis en interne et les échéances des renouvellements de certifications. Des dossiers de paie aux documents disciplinaires, le regroupement de toutes les données des employés et la centralisation des chemins d'accès via une base de données des employés contribuent à améliorer la rapidité des opérations et l'exactitude des données enregistrées.

- Une adaptation aux pratiques d'emploi locales : offrez aux responsables des ressources humaines tout ce dont ils ont besoin pour respecter les réglementations locales relatives au droit travail grâce aux solutions de logiciels de RH professionnels localisées. Cela comprend la prise en charge des employés basés à l'étranger ou qui travaillent dans d'autres juridictions. Cependant, la plupart des logiciels de RH français sont conçus spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises basées en France. Par exemple, les lois français relatives au prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu et les cotisations patronales pour la retraite sont souvent intégrées dans les logiciels de paie afin que toutes les déductions nécessaires figurent clairement sur les fiches de paie. En outre, les logiciels de RH que les entreprises français sont susceptibles de choisir peuvent aussi bénéficier de systèmes qui prennent en compte les cadres juridiques français concernant d'autres domaines de la législation du travail, comme le droit de demander des horaires de travail flexibles ou un congé parental, ainsi que des procédures de plaintes formelles.

- Des capacités d'analyse : analysez en temps réel les données des employés et bénéficiez d'un avantage considérable pour tous les types d'entreprises, mais particulièrement pour celles qui s'engagent dans un processus de restructuration. Un changement organisationnel ne peut être efficace que si les décisionnaires disposent des bonnes informations, en particulier concernant les ressources humaines. Aujourd'hui, une part importante de la réflexion des entreprises consiste à savoir comment et où déployer les employés. Les décisions stratégiques doivent être prises en fonction de données vérifiables qui peuvent les justifier et la dernière génération des logiciels de RH le permet. De telles données peuvent comprendre les niveaux de dotation en personnel en fonction du temps ou la disponibilité des personnes disposant de compétences essentielles, par exemple. Encore mieux, les logiciels de RH cloud, qui stockent les données de façon sécurisée dans des serveurs tiers, permettent aux décisionnaires d'accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment et depuis tout appareil portable, un atout pour les petites entreprises agiles comme pour les multinationales.

- Une réduction des coûts de recrutement : simplifiez tous les processus associés à l'embauche de personnel et contribuez à réduire les coûts de recrutement. Toute dépense liée au recrutement augmente les coûts d'exploitation d'une entreprise, en particulier si l'externalisation est nécessaire pour une ou toutes les tâches pertinentes. Avec de bons logiciels de recrutement et de RH, les coûts associés à l'embauche de nouveaux employés peuvent être réduits grâce aux informations sur les candidats qui peuvent être évaluées de façon éthique à tout moment et permettre de reprendre contact avec des personnes qui n'ont pas été retenues dans le passé quand de nouveaux postes sont disponibles. Dans de nombreux cas, ce type de suivi des candidatures accélèrera les contacts entre les décisionnaires en interne et les candidats sélectionnés.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de RH ?

Les logiciels de RH offrent une large gamme de fonctionnalités de base et courantes, ainsi que des fonctionnalités plus spécifiques qui sont conçues pour des secteurs ou des exigences particulières. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel de RH :

- Une base de données complète des employés : permettez aux managers qui exercent des responsabilités liées aux RH de stocker toutes les données personnelles de leurs employés dans un emplacement central. Certains aspects de la base de données peuvent être rendus accessibles aux cadres intermédiaires et aux superviseurs. En général, cela inclut les informations sur les formations ou les compétences spécifiques d'un employé qui pourront l'aider à être affecté de façon plus utile dans une entreprise. En outre, la base de données employés d'un logiciel de RH contiendra plus de données personnelles, comme l'adresse du domicile, les maladies et les procédures disciplinaires. Les bases de données bien conçues n'accorderont l'accès à ces données qu'aux personnes autorisées, en général les professionnels des RH ou les cadres dirigeants. Aujourd'hui, les autres informations qui sont en général stockées dans une base de données employés sont les congés annuels, les qualifications, les feuilles de temps et l'ancienneté des employés.

- Un stockage centralisé des profils des employés : stockez les profils des employés de façon centralisée pour simplifier la tenue des dossiers. Il faut citer un autre aspect important que l'on trouve souvent, mais pas toujours, dans de nombreux systèmes de RH : l'intégration des entrées des profils des employés dans une base de données employés. En général, les professionnels des RH utilisent un codage dans les profils pour les aider à réaliser certaines tâches. Par exemple, plutôt que d'énumérer tous les modules de formation interne suivis et validés par un employé, comme on pourrait s'y attendre dans une base de données employés, son profil utilise des codes pour indiquer les compétences sur lesquelles il a été formé et quand il a suivi le cours correspondant. Les professionnels des RH peuvent ensuite utiliser leur logiciel de profils des employés pour planifier les futurs cours afin de garantir, par exemple, que les connaissances des employés sur la santé et la sécurité ont bien été mises à jour. Cependant, les profils des employés ne se limitent pas aux formations. Ils couvrent souvent toute la gamme des données RH. Un profil peut également contenir un codage permettant de déterminer rapidement si un employé travaille à temps plein ou à temps partiel, s'il lui reste des jours de congé pour l'année en cours ou s'il a fait des versements volontaires sur le plan d'épargne retraite de l'employeur. De cette façon, l'attribution de tâches ou la réalisation de certaines fonctions par une certaine classe ou un certain groupe d'employés deviennent bien plus simples.

- Un reporting/des analyses basés sur des données en temps réel : accédez aux données relatives aux employés au fur et à mesure qu'elles changent et au moment où elles changent. La planification de la rotation d'une équipe, par exemple, peut nécessiter de connaître le carnet de commandes d'une entreprise pour déterminer le nombre d'employés nécessaires à une certaine période, mais il faut également savoir qui est disponible pour certains quarts, en particulier quand on a besoin de compétences spécialisées. Et, plus particulièrement avec les logiciels de RH en ligne, les responsables peuvent générer les rapports RH dont ils ont besoin afin de mieux gérer leurs employés sans avoir à être présents au bureau. Avec un logiciel cloud de RH, qui stocke les données sur des serveurs tiers, un reporting sécurisé est possible depuis partout dans le monde. Cela s'avère particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent 24 h/24. Même les logiciels de RH françaisconçus pour les PME plutôt que pour les grandes entreprises donnent souvent accès à des analyses qui permettent de simplifier les grands volumes de données stockés, par exemple, dans les feuilles de temps numériques, etc. De nombreuses solutions de logiciels de RH comprennent des rapports standard, ainsi que des versions que les utilisateurs peuvent programmer pour réaliser des fonctions analytiques spécifiques.

- Un système de gestion de la paie : traitez les transactions à destination des employés à l'aide d'un logiciel de paie intégré. Les entreprises qui externalisent leur paie à un prestataire tiers peuvent utiliser un logiciel de gestion des RH comprenant un module de paie, même si elles n'ont pas l'intention de traiter la paie elles-mêmes. Ceci étant dit, un système de gestion de la paie aidera de nombreuses entreprises, grandes ou petites, à garantir que les paiements hebdomadaires ou mensuels des salaires de leurs employés sont justes, exacts et légaux. En particulier, les logiciels de RH français aideront les professionnels des RH à effectuer les tâches liées à la paie pour s'assurer que toutes les déductions nécessaires ont bien été faites avant de virer leurs salaires aux employés. En général, les logiciels pour les RH et la paie détermineront les montants à déduire pour les cotisations de retraite des employés, les remboursements des prêts étudiants, la sécurité sociale et l'impôt sur le revenu. De nombreux logiciels produiront également les fiches de paie destinées aux employés, afin qu'ils comprennent bien le montant et le détail de leur paie, notamment les heures supplémentaires, les primes liées aux performances, etc.

- Des données d'heures et de présence actualisées : suivez la présence des employés et les heures travaillées. Pour les employeurs, l'exactitude étant essentielle, des données d'heures et de présence actualisées figurent parmi les fonctionnalités proposées par les meilleurs logiciels de RH. Dans le passé, les employés pouvaient avoir à pointer manuellement à l'arrivée et au départ, mais, aujourd'hui, cela se fait de manière électronique. Par exemple, quand les employés se connectent à leur terminal, ils créent souvent une trace numérique de leur présence et de leur disponibilité pour travailler. Essentiellement, le logiciel de RH stocke toutes ces données afin d'enregistrer les heures de travail des membres du personnel. Quand les gens sont payés à l'heure, cela aide de pouvoir accéder à leurs enregistrements numériques dans un logiciel pour améliorer l'exactitude et cela permet aux professionnels des RH de gagner du temps. Même lorsque les employés ne sont pas payés en fonction de leurs heures de présence, de tels enregistrements peuvent aider à déterminer la productivité de certains employés par rapport à d'autres. Cela aide à identifier les performances insuffisantes ainsi qu'à mettre en évidence ceux qui pourraient travailler trop dur et risquer un burnout. En outre, la plupart des systèmes de gestion du temps et de la présence permettent aux responsables d'identifier les employés qui posent trop de congés maladie et ceux qui sont prêts à faire des heures supplémentaires. En résumé, l'accès à ce type de données est utile pour toute une série de questions liées aux RH et à l'allocation des ressources.

- Un accès à un portail en libre-service pour les employés : permettez aux employés d'accéder au logiciel de RH de leur employeur et de le mettre à jour en fonction de leurs besoins personnels. Les portails en libre-service ne sont pas une fonctionnalité offerte par tous les systèmes de logiciels de RH, mais ils sont de plus en plus courants aujourd'hui. Au fond, un portail en libre-service permet aux employés d'accéder au logiciel de RH de leur employeur et de le mettre à jour selon leurs besoins personnels. Comme exemple de cette situation, on peut citer le cas d'un employé qui change le compte bancaire sur lequel il souhaite recevoir son salaire. Plutôt que de remplir un formulaire qu'un professionnel des RH ou un responsable devra traiter, le portail en libre-service permet à un employé de saisir ses nouvelles coordonnées au moment qui lui convient. Les données seront ensuite automatiquement mises à jour, à temps pour la prochaine paie. De plus, les employés peuvent utiliser les portails en libre-service pour poser des congés, gérer les rendez-vous de formation en interne et modifier d'autres données personnelles comme leur adresse ou les coordonnées de leurs plus proches parents. Et c'est d'une importance cruciale, les portails en libre-service permettent aux employés de n'accéder qu'à leurs propres données et pas aux autres informations qui peuvent être stockées dans la base de données du logiciel de RH de l'entreprise.

- Une gestion du programme d'onboarding : automatisez la mise à disposition de cours d'orientation, de documents réglementaires, de présentations vidéo et de plannings pour simplifier les débuts du nouvel employé dans la structure organisationnelle de l'employeur. En fait, toute entreprise qui souhaite simplifier ses programmes d'onboarding des nouveaux employés bénéficiera probablement de cette fonctionnalité utile d'un logiciel de RH. De nombreuses entreprises, en particulier les plus grandes d'entre elles, disposent de programmes d'onboarding des nouveaux employés visant à les familiariser avec la structure organisationnelle de leur employeur. Il peut s'agir de participer à différentes réunions d'équipe ou à des entretiens individuels avec les responsables de différents services. La planification de tous ces rendez-vous peut être complexe, en particulier quand les personnes que le nouvel employé doit rencontrer ont elles-mêmes des emplois du temps chargés et susceptibles de changer. Les modules d'onboarding de certains systèmes de logiciels de RH peuvent également allouer automatiquement leurs premières tâches aux nouveaux employés, leur permettant de se familiariser avec les modèles de travail et les attentes de l'employeur.

- Des processus de retour d'information à 360 degrés anonyme : utilisez le retour d'information anonymisé pour encourager des réponses plus honnêtes. Un logiciel de RH qui exécute des programmes de retour d'information à 360 degrés avec anonymat intégré permet d'obtenir un engagement des collaborateurs plus transparent. Quand une entreprise adopte une culture de retour d'information à 360 degrés, elle demande à tous ses employés d'échanger leurs opinions les uns avec les autres. Cependant, afin d'éviter que les gens soient gênés par les commentaires de leurs pairs, leur responsable ou les employés qu'ils dirigent, l'anonymat doit être préservé. Pour cette raison, le logiciel de RH est précieux, car il peut être utilisé pour rassembler tous les retours d'opinion sans avoir besoin révéler qui a dit quoi sur qui. Actuellement, de nombreuses solutions RH comprennent des modules de retour d'information à 360 degrés. En général, ils ne se contentent pas de rassembler les retours d'opinion à l'aide de modèles prédéfinis, mais ils les présentent avec des notes moyennes, des tableaux de bord statistiques et des nuages de mot, pour ne citer que quelques fonctions.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de RH ?

Les points les plus importants à prendre en considération avant l'achat d'un outil de RH vont dépendre de la taille et de la structure de l'entreprise concernée. Ce qui sera le plus important pour une PME qui ne dispose que d'une petite équipe RH ne correspond souvent pas aux exigences d'une grande entreprise multinationale. De même, ce qui pourra convenir à un organisme à but non lucratif pourra ne pas être adapté aux besoins d'une entreprise commerciale, même si les deux utilisent des systèmes de logiciels de RH. Cependant et avant tout, les points suivants seront les plus importants pour la majorité des entreprises, organismes caritatifs et autres organisations professionnelles.

- Quels sont les modules inclus dans le logiciel de RH ? Certaines des solutions de RH proposent tous les modules dont les entreprises pourraient avoir besoin au sein d'un seul logiciel. D'autres sont plus modulaires et permettent aux utilisateurs de ne sélectionner que les modules dont ils ont besoin. Par exemple, les entreprises qui souhaitent un système de RH en libre-service et une base de données d'employés, mais qui externalisent leur paie, peuvent choisir un système de gestion des RH modulaire plutôt qu'une solution complète.

- L'utilisation du logiciel de RH est-elle libre de droits ? Certains logiciels de RH gratuits ne fonctionnent qu'avec un nombre limité d'employés ou n'autorisent les utilisateurs à exécuter que certains modules en l'absence de paiement. Il est intéressant de vérifier si un système RH gratuit fonctionne uniquement pendant une période d'essai et quelles sont les fonctions qui ne seront pas disponibles si l'on choisit une plateforme freemium.

- Le logiciel cloud de RH offre-t-il des avantages supplémentaires ? Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des solutions logicielles cloud, car cela signifie qu'elles n'ont pas à utiliser leurs propres serveurs. Assurément, les entreprises qui adoptent un logiciel de RH en ligne disposent d'une grande flexibilité. Cependant, cela ne convient pas à toutes les entreprises, car les serveurs tiers devront forcément stocker des données privées. Pour les entreprises qui comptent des employés dans des pays en dehors de la France, cela peut potentiellement poser un problème réglementaire si les données personnelles sont stockées hors de leur juridiction, suite au choix d'un système cloud.

- Quelle est la tarification du logiciel de RH ? Certains logiciels de RH peuvent être achetés directement. D'autres systèmes de gestion des RH sont fournis sous forme de licence, de telle sorte que seul un nombre limité d'utilisateurs peut accéder au système en même temps. Cela peut convenir aux entreprises disposant de petits services RH, mais cela ne serait pas adapté à une entreprise qui souhaite proposer un outil RH en libre-service à tous ses employés. Encore une fois, certains logiciels de RH sont facturés au module. Les entreprises qui choisissent ce type de logiciel ne paieront que pour les éléments du système qu'elles utilisent réellement.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de RH ?

Comme tous les logiciels développés pour un usage commercial, il est possible d'identifier des tendances en matière de plateformes RH. Les dernières tendances des logiciels de RH sont les suivantes :

- Davantage de machine learning : l'IA (intelligence artificielle) est désormais déployée dans de nombreuses applications logicielles et les systèmes de logiciels de RH ne font pas exception. En ce moment, l'un des domaines dans lesquels on utilise l'IA est la prévision. Par exemple, l'utilisation des données passées pour établir des statistiques sur les futures heures et présence ressemblera et même, dans certains cas, consistera en une mise en tableau automatique des rotations de quarts.

- Des logiciels de RH en ligne pour les PME : bien que les grandes entreprises adoptent souvent une solution logicielle de RH complète pour répondre à leurs besoins, cela peut être trop compliqué pour les petites structures. C'est la raison pour laquelle de nombreux développeurs offrent désormais des logiciels de RH en ligne accessibles de façon modulaire uniquement quand cela est nécessaire. Le stockage en ligne signifie que les données sont disponibles 24 h/24, 7 j/7 et que les PME n'ont pas besoin de payer leurs propres serveurs ou infrastructure de cybersécurité, car tout est pris en charge par le fournisseur de logiciel.

- Davantage de convivialité : avec l'avènement des plateformes logicielles de RH, les utilisateurs non spécialistes utilisent de plus en plus ces sortes de solutions. Autrement dit, les logiciels de RH ne sont plus la chasse gardée des professionnels des RH. Par conséquent, une conception intuitive, des opérations guidées par l'utilisateur et même des chatbots qui aident à résoudre les problèmes les plus courants sont aujourd'hui très en vogue chez les développeurs de logiciels.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. 5 raisons d’adopter un logiciel de gestion des ressources humaines (Date de consultation : jeudi 1er juillet 2021)

2. Everything you need to know about HR Databases (Tout ce que vous avez besoin de savoir sur les bases de données RH) (Date de consultation : jeudi 1er juillet 2021)

3. The Benefits of Using Time and Attendance Software (Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion du temps et de la présence) (Date de consultation : jeudi 1er juillet 2021)

4. 10 Features every Employee Self Service Portal should have! (Les 10 fonctionnalités dont devraient disposer tous les portails en libre-service pour les employés) (Date de consultation : vendredi 2 juillet 2021)

5. Qu’est-ce que l’évaluation 360 ? (Date de consultation : vendredi 2 juillet 2021)

6. 6 HR technology trends to anticipate in 2021 (Les 6 tendances en matière de technologie des RH à anticiper en 2021) (Date de consultation : vendredi 2 juillet 2021)