La multiplicité des tâches que les services de ressources humaines doivent accomplir demande de bénéficier d’un outil adapté à leurs besoins et leur budget. Découvrez notre sélection des cinq logiciels de ressources humaines gratuits les mieux notés sur Capterra.
Cet article a été publié pour la première fois en mars 2018, puis mis à jour en août 2024.
Dans cet article
Lorsqu’il est question de ressources humaines, différentes activités sont impliquées : de la paie à l’intégration des nouveaux employés, en passant par l’ensemble des tâches liées à la gestion et à la rétention des talents, les missions gérées par ce département sont multiples et donnent souvent lieu à des processus chronophages. Parce qu’ils permettent d’automatiser et de fluidifier la gestion de l’ensemble de ces processus, les logiciels de RH sont solution envisageable pour répondre à cette problématique. Toutefois, justifier cette dépense sans savoir au préalable si le logiciel sera adapté à l’organisation peut virer au casse-tête.
Selon une étude menée par Gartner, “56 % des responsables RH déclarent que leurs solutions et stratégies technologiques en matière de RH ne correspondent pas aux besoins actuels et futurs de leur entreprise”. [1] C’est pourquoi aligner leurs objectifs RH sur les fonctionnalités du logiciel à adopter se présente donc comme une priorité pour les entreprises.
Pour évaluer l’adéquation d’un outil à leurs besoins, les entreprises peuvent tirer parti des essais et de logiciels de ressources humaines proposés gratuitement par les éditeurs. “Essayer avant d’acheter” est un excellent moyen de comprendre le potentiel retour sur investissement (ROI) des outils RH.
Pour vous aider à faire le bon choix, cet article propose un classement, par ordre alphabétique, des 5 logiciels de ressources humaines gratuits les mieux notés qui proposent un essai gratuit et/ou une version gratuite, sur la base d’avis de logiciels vérifiés.
Dans cet article, nous avons sélectionné les logiciels en fonction de leurs notes globales obtenues entre le 1er mai 2022 et le 1er mai 2024. Veuillez noter que ces notes peuvent différer de celles qui sont actuellement visibles sur Capterra.
1.
BambooHR met à disposition des utilisateurs un essai gratuit qui inclut différentes fonctionnalités dont bénéficient les clients qui souscrivent à la version payante. Cette solution logicielle permet aux responsables des ressources humaines de gérer différents aspects du cycle de vie d'un employé, de l'embauche à l'intégration, en passant par la paie, les avantages sociaux ou encore la cessation d’activité.
Les flux d'approbation automatisés de BambooHR peuvent soutenir les responsables RH dans leur processus de prise de décision. Il permet d'enchaîner une séquence d'étapes d'action pour des activités telles que les promotions ou les demandes de congés. BambooHR comprend un certain nombre d'approbations de flux de travail intégrées, des flux de travail personnalisés étant disponibles au sein du plan payant Advantage.
Fonctionnalités principales de la version d’essai gratuite de BambooHR
BambooHR met à disposition des entreprises un essai gratuit de ces fonctionnalités sur une période de 7 jours. Parmi les fonctionnalités principales qui peuvent être testées figurent :
- Les rapports de performance des employés : permet d’extraire des rapports liés à la performance du personnel sous forme de grille. Cela permet aux responsables d'identifier et de récompenser les employés les plus performants, ainsi que d'identifier et de traiter les problèmes de performance potentiels.
- Le suivi de l’embauche, de l’accueil et de l’intégration des employés : aide à analyser les CV pour en extraire les compétences, l’expérience et les qualifications pertinentes, et trouver les candidats adaptés aux offres d’emploi en fonction de leurs profils.
- Le suivi des congés et des avantages : propose un portail libre-service pour les employés afin de demander des congés ainsi que de consulter le solde des congés et les détails des régimes d’avantages sociaux.
En outre, BambooHR offre un essai gratuit de 14 jours pour la fonctionnalité complémentaire de suivi du temps.
Coût du passage à la version payante
les détails complets des tarifs et du cycle de facturation de BambooHR sont uniquement disponibles sur demande. Cependant, le site de l’éditeur indique que les entreprises de moins de 25 employés paieront un tarif forfaitaire, tandis que celles de plus de 25 employés paieront par employé et par mois.
En outre, la plateforme donne aux utilisateurs la possibilité de payer tous les mois plutôt que de s’engager sur un contrat annuel. Les utilisateurs peuvent annuler leur abonnement à tout moment et ne doivent payer que le mois en cours.
Options d’assistance à la clientèle
L’essai gratuit proposant les mêmes fonctionnalités que le produit complet et payant, les utilisateurs ne devraient avoir aucun problème à utiliser les options d’assistance à la clientèle standard de la plateforme. L’éditeur met également à disposition des utilisateurs une ligne téléphonique directe, ouverte de 6 h à 18 h (MT) du lundi au vendredi. En dehors de ces horaires, les utilisateurs sont libres de consulter différentes ressources en ligne, notamment une bibliothèque de webinaires pratiques ainsi qu’un centre d’aide.
Qui utilise BambooHR ?
BambooHR s’adresse aux équipes RH qui gèrent moins de 1 000 employés avec plusieurs feuilles de temps et bases de données. La plateforme permet de consolider les données des employés dans un référentiel unique, évitant ainsi les goulots d’étranglement de données et accélérant les processus de l’entreprise.
Le logiciel facilite également la création des flux de travail qui alertent automatiquement les employés lorsque des tâches doivent être terminées, p. ex., un contrat devant être signé. Les utilisateurs peuvent en outre prévenir tous documents manquants ou restant dans une boîte de réception grâce à des notifications automatiques et traçables.
Ces informations proviennent d'avis authentiques rédigés par les utilisateurs de BambooHR
2.
Deel est une plateforme RH qui aide les entreprises à gérer une main-d’œuvre à l’international et à rester en toute conformité avec les différentes règles et réglementations relatives à ce type d’emploi. Disponible pour les entreprises de moins de 200 employés, les fonctionnalités gratuites de la plateforme incluent des annuaires des collaborateurs personnalisables, des mesures de gestion des accès personnalisables et des outils de localisation.
Les fonctionnalités disponibles via les versions payantes de Deel varient, mais les utilisateurs peuvent généralement accéder à des outils de développement de carrière, à une gestion de la paie et à des services fiscaux spécifiques à l’État.
Fonctionnalités principales de la version gratuite de Deel
Parmi les fonctionnalités principales proposées par la version gratuite de Deel figurent :
- Un tableau de bord centralisé pour le suivi du cycle de vie des employés : rassemble les données dans des tableaux de bord visant à simplifier l’accueil et l’intégration des nouveaux employés ainsi que la gestion des départs.
- La gestion des congés et des dépenses : aide à planifier les quarts de travail en identifiant à quel moment précis les employés prennent des vacances ou des congés sans solde. Cette fonctionnalité permet de suivre également de suivre les dépenses des employés tout en notant et en traitant les écarts ou les reçus manquants.
- Des apports et analyses : rassemble les données de tous les sites de l’entreprise pour produire des rapports analytiques. Les utilisateurs peuvent analyser ces rapports par emplacement, type de données ou type d’employé pour en tirer des informations.
Coût du passage à la version payante
L’abonnement payant “Gestion de la paie avec Deel”, accessible auprès de plusieurs pays, dispose d’un coût d’entrée 29 $ par employé et par mois. Au total, six abonnements payants sont proposés, en plus d’une offre sur mesure pour les entreprises ayant besoin d’aide en matière d’immigration et de relocalisation d’employés.
La plupart des abonnements sont facturés sur une base mensuelle (exception faite du plan “Employer of record (EOR)”) et aucune réduction n’est annoncée pour un engagement à plus long terme. Les acheteurs doivent vérifier auprès du fournisseur tout engagement contractuel. Avant de choisir un abonnement payant, nous vous conseillons d’essayer une démo.
Options d’assistance à la clientèle
Deel ne dispose pas de numéro direct d’assistance à la clientèle, toutefois, plusieurs canaux de réseaux sociaux sont mis à disposition des utilisateurs. Le site Internet n’indique pas comment poser une question, mais un centre d’assistance et un centre d’aide sont disponibles.
Qui utilise Deel ?
Deel s’adresse principalement aux organisations de moins de 200 salariés qui cherchent à se lancer ou qui s’engagent déjà activement dans le recrutement à l’international. Gérer les complexités des lois locales du travail, des salaires et des réglementations de mise en conformité est un défi, en particulier pour les entreprises qui n’ont jamais opéré à l’international ; et c’est là que Deel peut entrer en jeu.
La plateforme aide à prendre en charge les aspects liés à la conformité en structurant et en mettant à jour ce qu’il est possible ou non de faire. L’aspect reporting et analytique peut également aider les équipes RH à démontrer le succès de leurs efforts en matière d’emploi à l’international aux dirigeants d’entreprise et aux autres parties prenantes, ce qui peut constituer un avantage supplémentaire.
Ces informations proviennent d'avis authentiques rédigés par les utilisateurs de Deel
3.
Factorial propose une plateforme qui centralise plusieurs outils RH. Les tableaux de bord de la plateforme permettent aux équipes RH de gérer des missions telles que le recrutement, la paie, ou encore la documentation des collaborateurs. Les utilisateurs peuvent définir des politiques d’absence illimitées, créer des types d’absence personnalisés et choisir parmi plusieurs affichages du calendrier des congés. Factorial facilite le pointage manuel et basé sur des feuilles de temps, suit les heures des employés et permet aux utilisateurs de saisir et de suivre la géolocalisation des membres de l’équipe.
En outre, Factorial offre plusieurs ressources gratuites sur son site Internet ainsi qu’un essai gratuit qui permet aux acheteurs potentiels de tester toutes les fonctionnalités de la plateforme sans limitation.
Fonctionnalités principales de la version d’essai gratuite de Factorial
Factorial propose un essai gratuit permettant de tester les fonctionnalités du logiciel sur une durée de 14 jours. Parmi les fonctionnalités principales à l’essai figurent :
- Un annuaire des employés : permet aux équipes RH d’accéder à une base de données d’employés centralisée et sécurisée. Toutes les données sont basées sur le cloud, de sorte que les membres de l’équipe RH peuvent y accéder depuis toute connexion sécurisée.
- L’affectation des tâches liées au suivi du cycle de vie de l’employé : prend en charge la création d’expériences personnalisées d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et facilite la gestion des départs des salariés.
- La gestion des dépenses : permet de centraliser et de monitorer les informations liées aux dépenses des employées.
Coût du passage à la version payante
Une fois l’essai gratuit terminé, les utilisateurs peuvent laisser leur compte expirer s’ils ne souhaitent pas continuer à utiliser la plateforme ou opter pour une version payante. Le coût de la version d’entrée est fixé à 4,50 $ par utilisateur et par mois, sur devis. Les détails complets des prix et du cycle de facturation sont disponibles sur demande.
Options d’assistance à la clientèle
Factorial met à disposition de ses utilisateurs une ligne directe pour toute question et partage son adresse e-mail sur le site Internet. Ils proposent également divers canaux de réseaux sociaux et disposent d’une présence sur GitHub. Le centre d’aide de Factorial propose différentes ressources, notamment une documentation détaillée sur leurs dernières mises à jour logicielles.
Qui utilise Factorial ?
Factorial s’adresse aux entreprises pouvant être confrontées à des données disparates sur les employés, à des délais d’accueil et d’intégration des nouveaux employés croissants ou à une faible satisfaction des employés en raison de longs calendriers de flux de travail. Factorial peut aider à résoudre ces problématiques en générant des tableaux de bord permettant de visualiser plus aisément les informations et en centralisant les données des employés pour éviter les goulots d’étranglement et les retards. Il présente également l’avantage de fournir aux utilisateurs des données actualisées sur le droit du travail et la conformité, facilitant la conformité de chaque action RH conformément à la réglementation en vigueur.
Ces informations proviennent d'avis authentiques rédigés par les utilisateurs de Factorial
4.
Remote est une plateforme RH qui s’adresse aux entreprises qui s’appuient sur une main-d’œuvre opérants sur différents sites, avec des employés travaillant entièrement à distance ou dans un cadre hybride. Bien qu’il existe plusieurs versions payantes, ils proposent une version entièrement gratuite de leur logiciel de gestion des ressources humaines, pouvant s’adapter aux besoins des professionnels RH qui cherchent à optimiser leurs budgets tout en s’appuyant sur une suite de fonctionnalités RH.
La version gratuite “Gestion RH” propose l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, la gestion des départs ainsi que des options de libre-service pour les employés. Le passage à une alternative payante propose des fonctionnalités supplémentaires telles que des outils de recrutement, la gestion des sous-traitants et la gestion de la paie.
Fonctionnalités principales de la version gratuite de Remote
- Gestion du temps et des présences : les utilisateurs peuvent suivre les congés des employés, comprendre ce qui motive les absences et faire la différence entre les employés problématiques et les problèmes réels qui nécessitent une assistance.
- Gestion des dépenses : déclarer les dépenses et rembourser les employés peut s’avérer délicat lorsque les membres de votre équipe sont dispersés partout dans le monde. La plateforme positionne la gestion de ces défis comme un avantage clé de sa solution de gestion des dépenses.
- Base de données des employés : Remote offre une gestion de la documentation des employés et des profils individuels et détaillés pour chaque membre de votre équipe.
Coût du passage à la version payante
Le passage à la version payante d’entrée de Remote est à un prix de 29 $ par mois. Cette version propose aux entreprises une gestion des sous-traitants, ce qui leur permet d’embaucher et de payer des sous-traitants partout dans le monde tout en restant en pleine légalité et conformité.
Les autres abonnements vont de 50 $ à 599 $ par mois, l’abonnement “Employer on Record” étant disponible uniquement sur un cycle de facturation annuel.
Options d’assistance à la clientèle
Les utilisateurs enregistrés de ce logiciel RH gratuit ont accès à une bibliothèque de contenu contenant des ressources adaptées à diverses fonctions RH. Pour les problèmes d’assistance technique, les utilisateurs peuvent envoyer une demande en ligne ou parcourir divers articles d’aide. Remote organise également régulièrement des webinaires d’experts en ressources humaines pour ses clients et autres parties intéressées.
Qui utilise Remote ?
Remote s’adresse principalement aux entreprises disposant d’une main-d’œuvre à l’international et à celles qui s’appuient sur des équipes distribuées sur plusieurs sites. Si votre équipe RH perd trop de temps à rédiger des contrats et des plans de paiement à l’international, Remote pourrait vous faire gagner du temps en automatisant différents processus.
5.
Sage HRMS est une suite modulaire d’outils que les acheteurs peuvent compléter au fur et à mesure de leur expansion ou de leurs besoins en solutions RH. Il n’existe actuellement aucune version gratuite de ce logiciel, mais une démo gratuite et un essai gratuit sont disponibles. L’essai gratuit offre aux utilisateurs un accès au module RH de base qui propose des outils d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, la possibilité de configurer des annonces RH automatiques et plusieurs intégrations avec d’autres outils de l’entreprise.
D’autres fonctionnalités payantes incluent la gestion numérique des congés avec des calendriers et des rapports personnalisables qui suivent les politiques de présence et d’absence de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent également opter pour des outils de planification des horaires, un logiciel de gestion des dépenses et des outils de feuille de temps.
Fonctionnalités principales de la version d’essai gratuite de Sage HRMS
Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans l’essai gratuit d’une durée de 30 jours :
- Base de données des employés : Sage rassemble les données des employés dans une base de données centralisée accessible depuis divers appareils.
- Signature électronique : Sage HR permet aux utilisateurs de signer n’importe quel document électroniquement, accélérant ainsi les processus commerciaux et réduisant la perte de temps.
- Générateur de flux de travail : Sage HR permet aux utilisateurs de créer des « recettes » pour automatiser des tâches allant de l’envoi d’e-mails à la notification aux membres de l’équipe des dates critiques.
Coût du passage à la version payante
Une fois votre essai gratuit terminé, vous pouvez choisir lequel des modules Sage correspond le mieux à vos besoins RH. Pour le module RH de base et celui de gestion des congés, les utilisateurs devront payer 6 $ par employé et par mois. D’autres modules complémentaires incluent la gestion du rendement, les feuilles de temps, la planification des horaires, la gestion des dépenses, les outils de recrutement et les conseils essentiels en matière de ressources humaines, tous entraînant des coûts supplémentaires qui s’appliquent par module. Notez également que Sage facture sur une base mensuelle, avec la possibilité d’ajouter ou de supprimer des modules selon les besoins.
Options d’assistance à la clientèle
Sage HR offre à ses utilisateurs la possibilité de parler avec un professionnel qualifié via une ligne d’assistance s’ils rencontrent des difficultés avec la plateforme. Plusieurs forums communautaires, un centre de formation et même des cours pour obtenir une certification en matière de logiciels sont également mis à la disposition des utilisateurs.
Qui utilise Sage HR ?
Sage HR étant modulaire, il s’adresse à presque toutes les petites et moyennes entreprises. Les utilisateurs paient uniquement pour les fonctionnalités qui répondent aux besoins des opérations RH de leur entreprise. La plateforme offre des fonctionnalités axées sur la réduction de la paperasserie et du temps d’administration, de sorte que les entreprises qui ont actuellement du mal à gérer de grands volumes de documents physiques ou des bases de données disparates pourraient tirer parti de l’essai gratuit de Sage HR.
Quel est le coût du passage à la version payante d’un logiciel RH gratuit ?
Un logiciel RH gratuit peut proposer différentes fonctionnalités s’adaptant à vos besoins. Mais lorsque les outils RH gratuits ne suffisent plus, vous pouvez généralement passer à la version payante pour un coût variant de 1 à 2 $ par employé et par mois, en fonction de l’abonnement choisi. Parfois, cet abonnement est proposé sous forme de tarif forfaitaire accessible à tous, tandis que d’autres fournisseurs de logiciels RH ne proposent que des devis sur mesure.
Lorsque vous envisagez de passer à la version payante d’un logiciel RH, plusieurs options peuvent être généralement proposées :
- Essais gratuits : la plupart des essais gratuits durent entre 7 et 30 jours et fournissent généralement aux utilisateurs un aperçu des fonctionnalités complètes de la plateforme RH. Un essai gratuit aide les décideurs RH à savoir si l’investissement dans le logiciel en vaut la peine.
- Versions gratuites : si une plateforme propose une version entièrement gratuite, vous pouvez l’utiliser aussi longtemps que vous en avez besoin. La plupart des fournisseurs vous aideront à passer à la version payante si vous avez besoin de davantage de fonctionnalités.
- Abonnements d’entrée de gamme : la plupart des abonnements de logiciels RH d’entrée de gamme offrent une structure tarifaire forfaitaire qui s’établit entre 1,2 $ et 5 $ par employé et par mois. Si vous avez entre 100 et 200 employés ou plus, vous pouvez payer par employé plutôt que d’opter pour le tarif forfaitaire, en fonction des offres du fournisseur.
- Abonnements de milieu de gamme : pour les abonnements avec des fonctionnalités supplémentaires, attendez-vous à payer plus par personne. Ces abonnements de milieu de gamme coûtent généralement entre 1,4 $ et 6 $ par employé et par mois et sont moins enclins à offrir des tarifs forfaitaires. Les entreprises en croissance qui ont besoin d’outils RH adaptés à leurs besoins sont les plus susceptibles d’envisager ces abonnements.
- Abonnements haut de gamme : le logiciel RH haut de gamme peut coûter plus de 600 $ par mois, mais il offre généralement des fonctionnalités étendues pour un nombre illimité d’employés. Les décideurs RH qui ont besoin d’outils fiables prenant en charge un nombre illimité d’employés peuvent investir dans ces abonnements.
Outre la licence du logiciel, les coûts supplémentaires peuvent inclure :
- Des frais de formation : correspondant à la formation initiale des nouveaux utilisateurs. En outre, la formation continue concernant les mises à jour ou les nouvelles fonctionnalités peut entraîner des coûts supplémentaires.
- Des coûts de migration des données : la migration des données de votre système existant vers le nouvel outil peut nécessiter l’assistance d’un expert, ce qui est susceptible d’augmenter le coût de mise en œuvre du logiciel.
- Des frais de transaction et de traitement : certaines solutions logicielles facturent des frais en fonction du nombre de transactions ou du volume de données traitées.
Questions fréquemment posées lors de la sélection d’un logiciel RH gratuit
Voici quelques questions à poser aux fournisseurs de logiciels RH avant de vous décider à acheter un logiciel :
Tous les logiciels RH gratuits proposent-ils une version gratuite illimitée ?
Cela dépend du fournisseur. De nombreux logiciels gratuits de gestion des ressources humaines le sont au moment de leur utilisation et ne deviennent payants que si vous décidez de passer à la version supérieure. Les acheteurs doivent toujours demander aux fournisseurs si des frais supplémentaires s’appliquent pour des fonctionnalités supplémentaires.
Mon logiciel RH gratuit peut-il s’intégrer à d’autres outils professionnels ?
De nombreux outils RH gratuits s’intègrent aux ressources et systèmes professionnels existants. Ceux-ci peuvent inclure vos outils de communication interne, des systèmes de paie, ou encore des systèmes de suivi des candidats (ATS).
Les fournisseurs de logiciels RH m’aident-ils avec la gestion des RH à proprement parler ?
Les fournisseurs de logiciels RH ne sont pas des experts ou des agences RH externalisés. Ils vous fournissent simplement les outils et plateformes qui vous aident à gérer plus efficacement vos tâches RH. Ils ne vous donneront pas de conseils sur vos processus RH, mais ils devraient vous aider pour tout ce qui a trait au logiciel.
Méthodologie
- Proposant les fonctionnalités principales de base de données des employés, de profils des employés, de rapports et analyses
- Note minimum globale de 4,4 étoiles sur 5 sur capterra.fr entre septembre 2019 et septembre 2021
- Obtention du plus grand nombre d’avis sur capterra.fr entre entre septembre 2019 et septembre 2021, avec un minimum de 20 avis
- Proposant une version gratuite et/ou un essai gratuit
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