Outils de gestion de projets

Recherches effectuées par Shubham Gupta, analyste de contenu, et révisées par Sabrina Khoulalène

Contributeur : Hussain Bandukwala

Informations essentielles sur l'achat d'un logiciel de gestion de projets

Un logiciel de gestion de projets aide les entreprises à planifier, organiser et gérer de nombreux projets tels que des campagnes de marketing, des événements, des lancements de produits et de logiciels, ainsi que des projets de construction. Les outils de gestion de projets permettent d'attribuer des tâches à des contributeurs individuels et à des équipes, de concevoir des flux de travail pour les projets, de faciliter la collaboration entre les membres d'équipes et de dresser des rapports pour suivre l'avancement du projet et des tâches.

Les chefs de projet et les membres d'équipes sont les principaux utilisateurs de ce type de logiciel. Cela inclut des chefs de projet informels, tels que les chefs de chantier ou les agents de marketing qui organisent le travail de tous les collaborateurs.

La plupart des outils de gestion de projets disponibles sur le marché sont facturés au mois, et un abonnement de base coûte entre 7 et 1 500 dollars (entre 7 et 1 394 euros environ) par mois. [1]

Si c'est la première fois que vous achetez un tel logiciel, commencez votre recherche en prenant compte de votre budget, du nombre d'utilisateurs, des cas d'utilisation spécifiques et des intégrations nécessaires. Consulter les parties prenantes peut vous aider à définir les questions les plus importantes à poser aux éditeurs au moment d'identifier le logiciel le plus apte à répondre à vos besoins. Voici quelques exemples de questions à leur poser :

• Quelles tâches de gestion de projets peuvent être automatisées par ce logiciel ?
• Comment utiliser les tableaux de bord des logiciels de gestion de projets pour mieux visualiser et suivre l'état des projets ?
• Comment cet outil soutient-il nos méthodologies de gestion de projet (par exemple, agile, en cascade) ?
• L'éditeur du logiciel devra-t-il me fournir une assistance technique pour que je puisse déployer la solution ?
• Les applications de gestion de projets font-ils appel à l'intelligence artificielle pour générer des rapports de progression et pour améliorer la planification des ressources ? Si oui, comment ?

Hussain Bandukwala [2], consultant en bureau de gestion de projet et formateur ayant déjà formé plus de 100 000 professionnels, explique que bien des entreprises se demandent comment fonctionnent les différents types de licence d'un même logiciel.

"Avec l'avènement des logiciels Software-as-a-Service (SaaS), il existe différents types de licences basées sur l'utilisateur", indique-t-il. "Il est important de comprendre les avantages, mais aussi les coûts et les limites de chaque type de licence."

Quels sont les systèmes de gestion de projets les mieux notés ?

Capterra identifie les meilleurs logiciels de gestion de projet en combinant les notes des utilisateurs et le score de popularité, aidant ainsi les petites entreprises à trouver la solution de facturation la plus adaptée à leurs besoins. Voici les cinq produits les plus évalués pour cette catégorie :

Ces classements sont déterminés en combinant les notes d'utilisateurs vérifiés et les données publiques portant sur la popularité des recherches sur Internet :

• Notes : le score relatif du logiciel basé sur les notes données par les utilisateurs de Capterra et normalisé en fonction du nombre et de la date des notes.
• Score de popularité : la popularité relative d'un logiciel basée sur les tendances de recherche et de sa présence en ligne.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projets ?

Un logiciel de gestion de projets automatise l'attribution des tâches, l'allocation des ressources et le suivi des étapes pour toutes les phases d'un projet. Il permet de concevoir, d'allouer et de suivre les tâches d'un projet grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la création de rapports sur l'état d'avancement du projet, le suivi budgétaire et le suivi du calendrier. Les logiciels de gestion de projet permettent aussi de produire des rapports d'affectation des ressources afin d'identifier les surcharges de travail, les déséquilibres et les contraintes de disponibilité.

Les logiciels de gestion de projet sont liés aux logiciels de gestion de portefeuille de projets, plus robustes, ainsi qu'aux plateformes plus globales, telles que les outils collaboratifs et les logiciels de gestion des tâches.

Selon Gartner, plus de 85 % des entreprises utilisent activement des logiciels de gestion de projet. Le marché associé devrait atteindre une valeur de 7 milliards de dollars (environ 6,5 milliards d’euros) d'ici 2026. [3]

Sur Capterra, vous trouverez 1 749 logiciels de gestion de projet qui ont fait l'objet de 15 962 commentaires d'utilisateurs depuis leur ajout, en septembre 2023. [4]

Prix des logiciels de gestion de projets

Les logiciels de gestion de projets sont généralement facturés au mois. Pour ceux qui se lancent dans la gestion de projets, les versions d'entrée de gamme coûtent environ 200 dollars (environ 186 euros) par mois et proposent des fonctionnalités essentielles telles que la gestion des tâches, la planification et la programmation de projets, le suivi et les capacités de collaboration.

Si vous avez des besoins plus importants, des abonnements de niveau avancé sont disponibles à environ 1 400 dollars (environ 1 303 euros) par mois. Ils incluent les caractéristiques de base ainsi que des fonctionnalités plus avancées, telles que des analyses plus poussées, des intégrations personnalisées et un support client prioritaire, afin de répondre aux demandes de projets plus complexes.

À titre de référence, 57 % des acheteurs de logiciels de gestion de projet avec lesquels nous avons échangé au cours des deux dernières années prévoient un budget de 20 à 40 dollars (de 19 à 37 euros environ) par mois pour un tel outil. [5]

Les nouveaux acheteurs doivent savoir que le déploiement, la migration des données et la personnalisation ont un coût initial et ponctuel, tandis que la maintenance et le support client ont des coûts récurrents. Ces facteurs sont essentiels pour déterminer le coût total de possession du logiciel.

Des versions gratuites sont également disponibles pour ce type de logiciel. Cela permet aux utilisateurs de tester l'outil afin de déterminer s'il répond aux besoins spécifiques de son entreprise. Cependant, il est important de souligner que les logiciels de gestion de projets gratuits incluent généralement moins d'utilisateurs, ainsi qu'un espace de stockage et un nombre de fonctionnalités limités. Ainsi, si vous envisagez d'acquérir ce type de logiciel, il peut être judicieux de commencer par des outils de gestion de projet gratuits pour évaluer leur adéquation avant de faire un investissement plus conséquent.

Le meilleur logiciel de gestion de projets dépend de vos besoins spécifiques. Par exemple, une analyse de milliers d'avis d'utilisateurs vérifiés montre que Notion (meilleure note globale), Trello (meilleur outil pour la gestion de tâches) et Asana (meilleur outil pour la gestion de projets) sont quelques-uns des systèmes les mieux notés parmi les produits de gestion de projet les plus populaires en France pour différents besoins.

Consultez la liste complète des outils les mieux notés au début de cette page pour plus d'options. Il est essentiel d'évaluer soigneusement ces options, en considérant les fonctionnalités les mieux notées telles que la gestion de tâches et la planification de projets pour vérifier que l'outil correspond au flux de travail de votre équipe. Prenez le temps de tester quelques systèmes afin de déterminer celui qui convient le mieux à vos projets et à votre budget.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de projets ?

Le meilleur logiciel de gestion de projets dépend de vos besoins spécifiques. Par exemple, une analyse de milliers d'avis d'utilisateurs vérifiés montre que Notion (meilleure note globale), Trello (meilleur outil pour la gestion de tâches) et Asana (meilleur outil pour la gestion de projets) sont quelques-uns des systèmes les mieux notés parmi les produits de gestion de projet les plus populaires en France pour différents besoins.

Fonctionnalités des logiciels de gestion de projets évaluées par les utilisateurs

Tous les logiciels de gestion de projet incluent des fonctionnalités de gestion des tâches, de planification des projets et de reporting/suivi de projet. La plupart des logiciels ont des fonctionnalités communes telles que la définition des priorités, la facturation et la gestion de projets multiples.

Fonctionnalités principales des logiciels de gestion de projets

• Gestion des tâches : créez des tâches, suivez leur état d'avancement ou leur pourcentage d'achèvement, consultez les notes et les commentaires associés. Pour 91 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Planification et programmation de projets : concevez des plans de projet, définissez des objectifs et des étapes, et dressez un calendrier de projet. Pour 90 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Reporting/suivi de projet : produisez des rapports et des indicateurs de performance pour suivre les progrès, analyser les données et obtenir des informations sur la santé du projet et les performances de l'équipe. Pour 81 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Outils de collaboration : ils permettent aux membres de l'équipe de partager des fichiers multimédias, d'échanger et de collaborer. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.

Fonctionnalités communes très bien notées des logiciels de gestion de projet

• Projets multiples : suivez et gérez plusieurs projets en même temps. Pour 89 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Classement par priorité : organisez les activités et les tâches en fonction de leur importance relative ou de l'urgence. Pour 82 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Contrôles d'accès et autorisations : définissez les niveaux d'autorisation pour accéder à des fichiers ou des systèmes spécifiques. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Partage de fichiers : bénéficiez du partage public ou privé de fichiers digitaux variés tels que des documents, des fichiers audio et vidéo, des images, etc. Pour 77 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Facturation : créez, gérez et envoyez des factures aux clients. Pour 66 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.

Cependant, il est important de noter que ce n'est pas parce qu'un logiciel dispose de plus de fonctionnalités qu'un autre que ce sera le bon choix pour votre entreprise. Concentrez-vous sur les logiciels qui comportent les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin et non sur les options qui ne feront pas une grande différence pour votre organisation.

"Si vous ne savez pas ce que vous recherchez dans un logiciel de gestion de projet, n'importe quel logiciel pourra vous séduire", note M. Bandukwala. "C'est pourquoi il est important d'identifier les besoins de votre entreprise. Comme le dit le proverbe : 'Si tu ne sais pas où tu vas, n'importe quel chemin t'y mènera'."

Principaux avantages des logiciels de gestion de projets d'après les utilisateurs

Espace de travail collaboratif amélioré : ce type de logiciel améliore les interactions et la collaboration en mettant à disposition des utilisateurs une plateforme unifiée. Cette dernière prend en charge le partage de fichiers, la communication en temps réel et la résolution collective de problèmes, que ce soit à distance ou au bureau.

"J'aime l'espace de travail collaboratif fourni par ce logiciel. On peut vraiment être efficace et opérationnel, même à distance."

-Amanda H., stratège d'entreprise dans le secteur du marketing et de la publicité

Gestion précise des tâches : des outils robustes permettent d'organiser et de suivre de près les tâches contre des indicateurs donnés, tels que les délais, les budgets et la portée. Ainsi, chaque membre de l'équipe reçoit des directives claires et connaît l'étendue de ses responsabilités.

"Sans ce logiciel, nous n'aurions pas réussi à organiser toutes les étapes et tous les jalons de nos projets. Nous n'aurions sans doute pas connu un tel succès."

-Mike H., DSI dans le secteur de la gestion de l'enseignement

Vision consolidée des projets : l'ensemble de la documentation et des communications relatives aux projets est regroupé dans un seul répertoire constamment actualisé. Cela permet de retrouver facilement les données historiques et de se tenir au courant de l'état d'avancement des projets en cours.

"J'adore le fait que l'on puisse avoir des conversations et partager des pièces jointes associées à des tâches ou à des projets. C'est très pratique si comme moi vous avez besoin de retrouver la date d'une prise de décision, par exemple."

-Michelle M., gestionnaire pour une association à but non lucratif

Automatisation des flux de travail : ce type de logiciel rationalise le flux des tâches et des informations relatives aux projets. Des règles sont appliquées aux processus pour réduire les risques d'oublis et augmenter l'efficacité, renforçant ainsi les pratiques fondamentales de la gestion de projet.

"Afin de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs, nous avons développé nos propres flux de travail, défini des rappels et automatisé les tâches répétitives. Le résultat ? Une productivité accrue et une base plus solide pour nos processus de performance."

-Christian P., responsable des RH dans le secteur de la santé, du bien-être et du fitness

En sus de ces avantages, l'intégration de l'IA générative a jouté une touche de sophistication à ces logiciels. Cette nouvelle technologie a amélioré la capacité de planification de scénarios détaillés, une caractéristique qui faisait déjà partie intégrante de l'IA, mais qui constitue désormais un avantage notable.

D'après M. Bandukwala : "La planification de scénarios pour gérer des portefeuilles de projets existait déjà, mais l'avènement de l'IA a ouvert la voie à de nombreuses fonctionnalités nouvelles pour aider les utilisateurs à gérer les projets de manière plus efficace." Cette évolution représente un véritable bouleversement dans la manière dont les outils de gestion de projet sont perçus et utilisés, ce qui met en exergue leur importance grandissante pour assurer les fonctions stratégiques de l'entreprise.

Défis courants des logiciels de gestion de projets d'après les utilisateurs

Les utilisateurs de logiciels de gestion de projets ont noté plusieurs problèmes qui peuvent signer le succès ou l'échec de l'implémentation d'un logiciel de gestion de projets. Parmi les problèmes signalés au cours de l'an dernier, on peut noter les délais peu réalistes (38 %), la difficulté de gérer les budgets (36 %) et le manque de ressources (34 %). [5] Il est donc crucial de comprendre les problèmes rencontrés par les utilisateurs au moment de déployer ce type d'outil. Nous avons examiné les commentaires des utilisateurs reçus au cours de l'année dernière pour mettre en lumière les problèmes les plus souvent rencontrés par les utilisateurs.

Problèmes de coût : il peut être difficile de trouver un équilibre entre le budget et le besoin de disposer de fonctionnalités avancées. Les coûts élevés peuvent en décourager plus d'un, notamment parmi les petites équipes et les start-up.

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : qu'est-ce qui est inclus dans le prix de base, et combien coûtent les fonctionnalités supplémentaires ? Pouvez-vous garantir la transparence des différents modèles tarifaires ?
• Surmontez le défi : recherchez des logiciels évolutifs, qui vous permettent de commencer avec des fonctionnalités de base et d'en ajouter au fur et à mesure que votre budget évolue.

Manque de convivialité : une interface utilisateur complexe peut dissuader les utilisateurs de se lancer dans un nouveau logiciel, ce qui en limite l'efficacité et réduit le taux de satisfaction globale. Il est à souligner que 24 % des acheteurs de logiciels français ont déclaré qu’une plateforme qui manque d'intuitivité a conduit à l’insatisfaction de leur organisation. [6]

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : qu'aviez-vous comme objectif en tête au moment de concevoir votre interface utilisateur ? Quelles mesures avez-vous prises pour que l'interface soit facile à utiliser ?
• Surmontez le défi : misez sur un logiciel doté d'une interface utilisateur agréable et intuitive. Évaluez le logiciel à l'aide d'une version d'essai pour vous assurer qu'il répond aux besoins de votre équipe et qu'il est facile à utiliser.

Courbe d'apprentissage abrupte : l'apprentissage d'un nouveau logiciel peut s'avérer difficile, surtout quand les équipes sont habituées à des processus différents. Une courbe d'apprentissage trop raide peut nuire à l'adoption et réduire l'efficacité dans son ensemble.

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : quels services de formation et d'assistance proposez-vous aux nouveaux utilisateurs ? Comment simplifier le processus de formation pour des équipes diverses ?
• Surmontez le défi : optez pour un logiciel qui fournit non seulement des supports de formation complets tels que des tutoriels et des webinaires, mais aussi une assistance en continu.

Bien que ces défis pèsent lourd dans la balance, il est aussi important de reconnaître les avantages qui découlent d'un déploiement réussi.

Par exemple, voici comment M. Bandukwala décrit les risques mais aussi les avantages de l'adoption de l'IA et des fonctionnalités associées dans les outils de gestion de projet :

"C'est très intéressant, car les possibilités sont nombreuses : le rythme de travail plus soutenu, l'automatisation, les suggestions, les prédictions", dit-il. "Mais il est aussi normal de se préoccuper des problèmes potentiels, tels que les difficultés d'intégration entre logiciels, la qualité des données et les préoccupations éthiques."

Comme on peut le constater, adopter un nouveau logiciel est un processus dynamique, où il faut tempérer les attentes en étudiant posément les pièges potentiels.

À quoi sert un logiciel de gestion de projets ?

L'analyse des avis publiés sur les logiciels de gestion de projets met en exergue les cas d'utilisation les plus courants :

• Coordination des tâches au sein des équipes de projet : les entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet pour assigner et suivre les tâches au niveau individuel et au niveau du projet.
• Gestion de plusieurs projets : les utilisateurs peuvent créer et gérer plusieurs projets simultanés à l'aide d'un seul et même outil, ce qui permet aux membres de l'équipe de consulter leurs tâches classées par date d'échéance ou par projet.
• Optimisation de la gestion des ressources : les chefs de projet affectent les membres de l'équipe aux projets et aux tâches selon leur disponibilité, leurs compétences et les besoins de l'entreprise.
• Analyse et suivi de l'avancement du projet : les utilisateurs peuvent consulter des tableaux de bord et produire des rapports au niveau de l'individu, du projet et, avec certains logiciels, du programme ou du portefeuille de projets.
• Amélioration de la communication et la collaboration : les équipes et les clients peuvent échanger à l'aide de la messagerie intégrée et du partage de fichiers. Un logiciel de gestion de projet peut envoyer des notifications, réduisant ainsi le besoin de suivre constamment ses e-mails et garantissant une collaboration efficace, même pour les équipes distantes.

De nombreux logiciels de gestion de projets sont conçus pour des secteurs d'activité spécifiques :

• Logiciels de gestion de projets informatiques
• Logiciels de gestion de portefeuille de projets (généralement destinés aux grandes entreprises)
• Logiciels de gestion de projet agile
• Logiciels de gestion de projet en ligne

Qui utilise les logiciels de gestion de projets ?

De nombreux types de professionnels s'appuient sur les capacités robustes des logiciels de gestion de projets pour gérer et rationaliser efficacement les tâches. On peut notamment mentionner les équipes du marketing et de la vente, les professionnels de la technologie de l'information, les responsables de chantiers et le personnel des organisations à but non lucratif.

Comment les différentes professions emploient les logiciels de gestion de projet :

• Les équipes de marketing et de vente : elles s'en servent pour organiser des campagnes, suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs commerciaux et gérer les interactions avec les leads et les clients.
• Les professionnels de la technologie de l'information : ils utilisent ce type d'application pour gérer les projets de développement de logiciels, suivre les mises à jour et garantir la conformité avec les normes techniques.
• Les responsables de chantiers : ils s'en servent pour planifier les travaux, suivre les budgets et assurer la bonne communication entre les gestionnaires de site et les sous-traitants.
• Les organisations à but non lucratif : elles utilisent ces outils pour gérer les collectes de fonds, coordonner les horaires de présence des bénévoles et suivre les demandes de subventions.

L'analyse de plus de 2 084 conversations téléphoniques menées depuis septembre 2023 entre les conseillers de Capterra et les acheteurs de logiciels de gestion de projet révèle que 62 % des utilisateurs viennent de PME de moins de 100 employés. Environ 65 % de ces entreprises génèrent moins de 25 millions de dollars (environ 23 millions d’euros) de revenus annuels. Cela confirme le rôle important des logiciels de gestion de projet pour soutenir les opérations commerciales, et ce, au sein d'entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Intégrations courantes des logiciels de gestion de projets

Sur la base des nombreux avis que nous avons traités, nous avons défini les trois catégories de logiciels qui s'intègrent le plus souvent aux logiciels de gestion de projet : les logiciels de pointage, les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les logiciels de gestion des tâches. Les intégrations suivantes sont essentielles pour améliorer la fonctionnalité et l'efficacité du logiciel de gestion de projet :

• Logiciel de pointage : il permet d'enregistrer avec précision le temps passé sur les tâches. Cela facilite le suivi du budget, le traitement de la paie et l'évaluation de la productivité. Cette intégration garantit le respect des délais et le suivi des coûts de main-d'œuvre.
• CRM : en intégrant un logiciel de la gestion de la relation client à un logiciel de gestion de projet, vous pouvez rationaliser le flux d'informations entre les équipes de vente et de projet. Cela permet de garantir que les données et les interactions avec les clients sont toujours à jour et accessibles.
• Logiciel de gestion des tâches : il octroie un niveau de contrôle granulaire sur les tâches et les sous-tâches. Cela permet d'assigner les charges de travail de manière équilibrée, de fixer des attentes claires et de suivre les progrès, ce qui améliore les résultats du projet.

Ces intégrations permettent de regrouper les données et les processus, mais aussi de bénéficier d'une vue unifiée des opérations, ce qui peut améliorer l'efficacité des projets de manière significative.

Tendances récentes en matière de logiciels de gestion de projets

Implémentation de l'IA dans la gestion de projet : L’intelligence artificielle ne cesse de jouer un rôle clé dans la gestion de projets. 42 % des responsables de projet français affirment utiliser cette technologie pour soutenir leurs opérations. Un procédé qui semble convaincant : 96 % ont observé un retour sur investissement positif sur l’année écoulée, ce qui incite 29 % d’entre eux à augmenter de 10 à 20 % leur budget dédié à l’IA en gestion de projet.

Importance croissante de l'intelligence émotionnelle : 34 % des chefs de projet français affirment avoir "toujours" recours à des stratégies d’intelligence émotionnelle telles que l'ouverture d'esprit et l'écoute active dans le cadre de leurs fonctions quand 63 % déclarent recourir à ces techniques "souvent". De plus, une tendance notable se dessine, avec 24 % des répondants ayant considérablement accru leur utilisation de l’intelligence émotionnelle au cours des deux dernières années. Ainsi, l'intelligence émotionnelle dans le domaine de la gestion de projets aurait une importance croissante et un impact sur l'efficacité et la collaboration au sein des équipes.

En savoir plus sur les logiciels de gestion de projet

Pour plus d'informations sur les outils de gestion de projets, voici des ressources spécialisées de Capterra :

• Top 7 des logiciels de gestion de tâches gratuits en France
• Les 5 outils de gestion de projet open source les plus populaires
• Les 10 meilleurs outils de gestion de projets gratuits pour votre entreprise
• Les 10 meilleurs outils et applications de gestion de projet en 2024
• Les indicateurs et critères d'évaluation d'un projet
• Comment créer un plan de projet efficace ? Notre modèle excel gratuit à télécharger
• Qu’est-ce que la méthode Kanban ? 6 logiciels gratuits pour l’appliquer
• Qu’est-ce que la méthode RACI ?

Sources

1. Données Capterra sur les prix des logiciels : seuls les logiciels pour lesquels les modalités tarifaires sont disponibles publiquement et les logiciels qualifiés dans la catégorie concernée au moment de la création de ce guide sont inclus dans nos analyses de prix. Les conversions de devises sont établies sur la base du taux de change du jour de la publication et peuvent différer des taux de change actuels. Consultez la méthodologie complète ici.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management ("Informations sur le marché des logiciels : la gestion de projets"), article publié en anglais par Gartner

4. Données sur les avis publiés sur Capterra : ils sont collectés auprès d'utilisateurs vérifiés de logiciels individuels. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Le nombre de produits se réfère à notre catalogue complet. Consultez la méthodologie complète ici.

5. Notes des conseillers de Capterra : les résultats sont basés sur des informations issues de conversations téléphoniques que l'équipe de conseillers de Capterra a eues avec des acheteurs à la recherche d'un logiciel de gestion de projets. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Consultez la méthodologie complète ici.

6. Enquête Capterra 2025 "Tech Trends Survey" : cette enquête a été menée en août 2024 pour mieux comprendre le planning, les défis organisationnels, le processus d'adoption et le budget, les comportements de recherche des fournisseurs, les attentes en matière de retour sur investissement et les niveaux de satisfaction des acheteurs de logiciels. Consultez la méthodologie complète ici.

Recherches effectuées par Olivia Montgomery, analyste de contenu, et révisées par Sabrina Khoulalène

Dernière mise à jour : le 25/09/2025

Enquête Capterra 2025 : l’IA et la sécurité au cœur des priorités des chefs de projet en France

Presque toutes les entreprises qui suivent les indicateurs constatent le retour sur investissement de l’IA, mais les problèmes de sécurité et de convivialité redéfinissent les priorités.

L’intelligence artificielle (IA) transforme les capacités des logiciels de gestion de projet, mais elle introduit également de nouveaux risques, redéfinit les priorités des acheteurs et accélère les décisions, parfois sans planification stratégique suffisante.

La dernière enquête de Capterra, menée auprès de plus de 2 545 professionnels impliqués dans l’achat de logiciels de gestion de projet dans 11 pays, dont 241 en France*, révèle comment les entreprises adaptent leurs stratégies de gestion de projet, et comment elles choisissent leurs outils, investissent dans ces solutions et intègrent l’IA dans leurs décisions. Bien que l’IA offre rapidité et évolutivité, elle induit également de la complexité, des problèmes de sécurité et des incertitudes quant à la façon dont le travail est effectué. Une problématique que traite Capterra dans cette étude à travers notamment l'œil expert de Jean-Luc Favrot, vice-président du Project Management Institute (PMI) France en charge de la branche Horizons. [1]

Comment l’intelligence artificielle est-elle utilisée dans les logiciels de gestion de projet?

En gestion de projet, l’IA est utilisée pour prédire les risques, automatiser les flux de travail, optimiser les calendriers et générer du contenu tel que des résumés ou de la documentation. Cela va d’outils limités tels que des moteurs d’analyse prédictive à des fonctionnalités plus avancées qui automatisent l’attribution des tâches ou signalent les risques. Mais ce n’est pas la même IA qui remplit toutes ces fonctions.

On a tendance à croire que l’IA se résume à un chatbot ou un LLM (Large Language Model) servant à générer du contenu semblable à celui que créerait un humain, mais ses applications vont plus loin. L’IA comprend également des systèmes d’automatisation avancée des flux de travail et d’analyse prédictive. Combinés, ils aident les équipes à gérer des tâches complexes, à réduire le travail manuel et à prendre des décisions basées sur les données.

Voici un bref aperçu des principaux types d’IA utilisés dans la gestion de projet:

Toutes les IA ne se valent pas et toutes ne sont pas transparentes dans ce qu’elles peuvent et ne peuvent pas faire avec précision. Les acheteurs se doivent de demander aux fournisseurs quelle IA est utilisée, comment elle fonctionne et si elle est explicable ou s’il s’agit d’une “boîte noire”. En comprendre la différence aide à choisir des outils qui soutiennent réellement ses flux de travail et sa prise de décision.

L’IA, un critère important lors de l’évaluation de logiciels de gestion de projet

À l’échelle globale, 55 % des acheteurs de logiciels de gestion de projet citent l’IA comme principal déclencheur de leur dernier achat.

En France, l’IA n’est pas une priorité :

• seuls 26 % des professionnels interrogés la trouvent déterminante ;

• 47 % privilégient des outils aux capacités accrues.

Cependant, l’intérêt est là :

• 90 % des professionnels en France déclarent qu’un système avec des fonctionnalités d’IA spécifiques les attirent davantage lorsqu’ils évaluent des logiciels de gestion de projet.

Mais il ne s’agit pas de rechercher à tout prix des fonctionnalités alléchantes ; il s’agit de faire face à la complexité croissante des projets, aux contraintes de ressources et à l’exigence de rapidité.

Où l’argent est-il dépensé ? La plupart des entreprises françaises qui vont augmenter leurs dépenses en logiciels de gestion de projet cette année adopteront de nouveaux outils (21 %), ajouteront plus de services ou d’assistance (20 %) ou ajouteront de nouveaux utilisateurs (18 %).

À noter que l’ajout d’utilisateurs arrive en dernier à l’échelle globale, ce qui correspond à une tendance généralisée à réduire les effectifs [2]. Plutôt que de développer des équipes, il se pourrait que les entreprises d’autres pays où l’enquête a été menée, comme le Royaume-Uni ou l’Inde, demandent à leurs employés actuels de faire plus avec moins. Un cas de figure que l’on peut retrouver dans certaines organisations françaises. Pour les chefs de projet, cela peut signifier utiliser des outils optimisés par IA pour aider à gérer la charge de travail, à compenser le manque de personnel et à maintenir les projets sur la bonne voie.

Pourquoi est-ce important ?

Les projets sont plus grands et plus complexes. [3] Les projets volumineux, voire extra volumineux (d’une valeur de 1 milliard d’euros ou plus), s’étendent sur plusieurs équipes, outils et fuseaux horaires. La coordination manuelle avec des feuilles de calcul ou des systèmes hors ligne n’est pas seulement inefficace, elle est impossible à cette échelle.

L’IA définit les attentes. Elle fait déjà ses preuves dans les domaines du marketing, des finances et du service client. Les chefs de projet sont sous pression pour faire de même.

Les équipes sont à bout de souffle. Avec moins de personnel et plus de travail, les chefs de projet ont besoin d’aide pour réduire les tâches administratives, faire ressortir les informations et hiérarchiser efficacement les tâches.

L’adaptabilité reste le principal enjeu. Les entreprises sont confrontées à des contraintes de ressources, à une complexité croissante et à une pression pour une efficacité à long terme. Ils comptent sur l’IA pour les aider à faire plus avec moins de personnel, des budgets plus serrés et des délais plus courts.

Pour Jean-Luc Favrot, les méthodes à adopter au moment de choisir un logiciel doivent différer selon qu’il s’agisse d’un projet simple ou d’un projet complexe.

“Si on gère des projets simples, attention à ne pas surinvestir dans des solutions disproportionnées en complexité et en coûts. Dès le moment où l’on gère des projets d’une certaine complexité dans un environnement conséquent, on ne peut plus se contenter d’un gestionnaire de tâches isolé du système d’information. Les critères à envisager sont alors une ouverture vers les autres solutions de l’entreprise avec des API, et une IA capable d’assister le chef de projet dans la planification, le reporting ou encore la gestion des risques.” - Jean-Luc Favrot

Il ajoute qu’avant d’investir, l’IA se doit d’être testée en conditions réelles pour vérifier qu’elle peut apporter un vrai gain de temps, et non se contenter d'une démonstration de capacités, certes impressionnantes, mais peu utiles en pratique.

L’expansion de l’IA augmente les besoins en sécurité logicielle

À mesure que l’IA élargit les fonctionnalités des logiciels, elle augmente également la “surface d’attaque”, c’est-à-dire davantage de données, d’intégrations et de risques. C’est pourquoi la sécurité devance désormais les fonctionnalités d’IA dans les priorités absolues pour les acheteurs de logiciels de gestion de projet.

Quatre-vingt-sept pour cent des acheteurs français considèrent la sécurité comme “importante” et 25 % disent que ce sont des problèmes de sécurité qui ont provoqué leur dernier achat.

Cela n’a rien d’étonnant : un logiciel de gestion de projet est un système qui stocke les données sensibles de l’entreprise telles que les budgets, les contrats, les fiches de tarification et les prestations des clients. Et l’adoption de l’IA augmente encore les enjeux. L’IA générative et l’analyse prédictive nécessitent l’ingestion et le traitement de grandes quantités de données de projet, créant ainsi de nouveaux flux de données et points d’intégration que les pirates informatiques peuvent exploiter.

Pourquoi la sécurité est-elle à la fois une source de satisfaction et d’insatisfaction ?

Les entreprises ont besoin de cryptage, de contrôles d’accès et de pistes d’audit. Mais elles veulent aussi une certaine facilité d’utilisation. Cette équation est difficile à résoudre et c’est souvent la raison pour laquelle la sécurité revient en tête des facteurs à la fois de satisfaction et d’insatisfaction en ce qui concerne les logiciels de gestion de projet.

Un risque réel : la violation de données de Trello en 2024

En juillet 2024, un pirate connu sous le nom d'”Emo” a divulgué des données d’utilisateurs de Trello sur Breach Forums, une plateforme de cybercriminalité bien connue [4]. L’exposition des données a révélé l’ampleur de la fuite : plus de 15 millions d’adresses e-mail, ainsi que des noms complets, des noms d’utilisateur, des URL de profil, des adhésions au conseil d’administration et des paramètres de compte. Le pirate a exploité un point de terminaison API non sécurisé qui permettait aux utilisateurs non authentifiés de relier des adresses e-mail aux comptes Trello.

Cette violation rappelle brutalement que les outils de gestion de projet et de collaboration sont des cibles de grande valeur pour les cybercriminels. À mesure que les logiciels de gestion de projet s’intègrent davantage et tirent parti de l’IA, le volume et la sensibilité des données échangées augmentent. Cette évolution rend les faibles contrôles d’accès et les API mal sécurisées particulièrement risqués pour les entreprises.

Pour Jean-Luc Favrot, la sécurité liée à l’IA repose autant sur la gouvernance et la formation des équipes que sur les outils techniques.

“La sécurité ne repose pas uniquement sur les logiciels, ni sur les aspects techniques. Elle doit être portée par une politique d’entreprise et par des employés formés, non pas seulement à créer des prompts, mais aussi à l’utilisation de l’IA dans un contexte professionnel. Il est donc nécessaire de mettre en place une gouvernance et une prévention des risques, notamment sur la fuite de données. Il faut à la fois rassurer et mettre en mouvement les personnes qui restent en dehors de l’IA et canaliser celles qui avancent sans cadre et trop rapidement.” Jean-Luc Favrot

Certaines équipes ont du mal à tirer le meilleur parti des outils alimentés par l’IA

Il est assez facile d'acheter des outils alimentés par l'IA. Il est en revanche assez difficile d'en tirer pleinement parti. Vingt-et-un pour cent des personnes interrogées en France citent les problèmes d’adoption de l’IA comme leur principal défi logiciel. Les préoccupations les plus fréquemment citées concernent le fait de disposer de données de qualité pour l’IA (45 %), la correction des résultats de l’IA (39 %) et l’évaluation des algorithmes d’IA (34 %).

Selon Jean-Luc Favrot, la qualité des données est un prérequis universel pour un déploiement efficace de l’IA, particulièrement en gestion de projet où les données sont souvent incomplètes ou hétérogènes. Mais même avec des données fiables, l’IA reste sujette à des erreurs et son utilisation exige des compétences humaines solides pour en exploiter le potentiel tout en en maîtrisant ses limites.

Pourquoi est-ce important ?

Plus d’un professionnel sur cinq (21 %) interrogé en France déclare que l’adoption de l’IA est son principal défi logiciel. Cette constatation s’aligne sur les modèles d’adoption plus larges que nous avons suivis. Les fonctionnalités de l’IA nécessitent de nouvelles compétences, notamment l’interprétation des prédictions, la configuration des automatismes et l’adaptation des flux de travail. Sans formation appropriée, même les fonctionnalités les plus avancées restent inutilisées.

Il y a même plus de répondants (28 %) qui signalent un manque de compétences en IA au sein du personnel. Une part importante déclare que la formation de nouveaux utilisateurs (38 %) et l’intégration de nouveaux outils dans les flux de travail existants (37 %) sont des obstacles majeurs. Ces chiffres reflètent un problème plus profond : l’innovation rapide dépasse la capacité des équipes à apprendre et à s’adapter. Et les éditeurs de logiciels ne facilitent pas toujours cette adaptation. Une mauvaise intégration et un manque de conseils contextuels laissent les utilisateurs mal préparés et insuffisamment encadrés.

Pour aider les acheteurs à comprendre ce qui les empêche de pleinement tirer parti de l’IA, voici une liste des obstacles les plus courants, et des exemples et mesures à prendre pour y remédier :

Selon Jean-Luc Favrot, la sensibilisation des professionnels aux enjeux de l’IA est primordiale.

Jean-Luc Favrot recommande également d’adopter des approches centrées sur l’humain, comme le design thinking, une méthode créative et collaborative qui permet de résoudre des problèmes en plaçant les besoins des utilisateurs au cœur du processus, pour impliquer les équipes dans l’intégration de l’IA et mieux comprendre leurs perceptions, qu’elles soient craintives ou excessivement optimistes.

L’utilisation d’outils d’IA exige une plus grande intelligence émotionnelle

L’IA peut générer des plannings, mais elle ne peut pas établir une relation de confiance ou résoudre des conflits. C’est pourquoi 60 % des chefs de projet interrogés à l’échelle globale affirment avoir augmenté leur utilisation de techniques d’intelligence émotionnelle (IE) depuis l’adoption de l’IA. Cependant, il est à noter que lorsque l’on sonde les professionnels français uniquement, ce résultat descend à 44 %, soit 16 points de moins que la moyenne globale. Jean-Luc Favrot explique cet écart par une méfiance envers l’IA plus accrue en France qui pousse à souligner les risques avant les opportunités.

Pourquoi est-ce important ?

L’IA accélère les flux de travail, mais elle ne corrige pas les désalignements, les tensions ou les lacunes en matière de communication. Ces aspects restent les plus difficiles et les plus humains de la gestion de projet.

Pour Jean-Luc Favrot, l’IA peut aider les chefs de projet à mieux comprendre les émotions et comportements humains, mais ses limites dans la perception du monde réel freinent son apport en intelligence émotionnelle.

L’IA sert les chefs de projet, encore faut-il l’utiliser correctement

Les logiciels de gestion de projet sont de moins en moins axés sur la gestion des listes de tâches et de plus en plus sur la flexibilité, l'efficacité et l'utilisation responsable de l'IA. Les entreprises investissent dans des outils qui les aident à travailler plus intelligemment, à se développer plus rapidement et à s’adapter au changement.

Les acheteurs s’attendent à :

• une automatisation intelligente qui permet de gagner du temps sans sacrifier le suivi et le contrôle ;

• une sécurité des données pour protéger les informations sensibles ;

• une intégration facile pour une adoption plus rapide ;

• une IA responsable, transparente et éthique.

À prendre en compte

• IA responsable : les fournisseurs doivent assurer la transparence et le contrôle, pas seulement l’automatisation.

• Conception axée sur la sécurité : exigez un examen approfondi de la façon dont les outils traitent les données sensibles.

• Augmentation des compétences non techniques : les chefs de projet auront besoin d’intelligence émotionnelle, de négociation et de réflexion stratégique pour diriger dans des environnements renforcés par l’IA.

• Adaptabilité des flux de travail : les outils doivent prendre en charge des méthodologies hybrides et personnalisées.

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*Méthodologie et [a]

L’enquête de Capterra sur les tendances en matière de logiciels de gestion de projet (PM) a été menée en juillet 2025 auprès de 2 545 personnes interrogées en Allemagne (n=224), en Australie (n=240), au Brésil (n=227), au Canada (n=227), en Espagne (n=239), aux États-Unis (n=231), en France (n=241), en Inde (n=216), en Italie (n=227), au Mexique (n=236), et au Royaume-Uni. (n=237). L’objectif de l’étude était de comprendre les méthodologies et les logiciels de gestion de projet utilisés par les entreprises, leurs avantages et leurs défis, ainsi que l’impact de l’IA sur la gestion de projet. Les répondants ont été sélectionnés pour un emploi à temps plein dans des entreprises comptant plus d’un employé, occupant des postes de direction ou supérieurs. Il a également été confirmé que les répondants étaient au moins partiellement responsables des décisions d’achat de logiciels de gestion de projet et des opérations au sein de leur organisation.

Sources

1. Jean-Luc Favrot est expert en gestion de projet et intelligence artificielle, coauteur de standards du PMI et d’un ouvrage sur la certification CAPM. Il dirige deux cabinets de conseil et accompagne les organisations dans l’adoption pragmatique de l’IA, en s’appuyant sur des approches internationales et humaines comme l’agilité et le design thinking.

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3. Megaprojects: Challenges, Opportunities, and the Role of the Project Profession (article en anglais), The Project Management Institute

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