Un ROI positif stimule l’adoption de l'intelligence artificielle en gestion de projet

Une majorité des professionnels du secteur s'accordent : l'intelligence artificielle (IA) présente une véritable valeur ajoutée pour optimiser la gestion de projet. Cependant, pour une implémentation réussie, l’expertise des chefs de projet demeure irremplaçable comme en témoigne ce premier volet de l'étude réalisée par Capterra.

L'IA dans la gestion de projet semble promise à un bel avenir sur le territoire français, et pour cause : 96 % des responsables de projet interrogés ont déjà observé un retour sur investissement (ROI) positif sur les 12 derniers mois à la suite de l’implémentation de logiciels alimentés par l’intelligence artificielle. Si les outils de gestion de projet traditionnels contribuent à fluidifier leurs missions, les capacités d’automatisation et d’analyse avancées des solutions basées sur l’IA sont tout autant d’avantages pouvant expliquer leur popularité croissante auprès des professionnels du secteur.

Toutefois, l'efficacité de l'IA est étroitement liée à la qualité des données qu'elle traite et requiert une compréhension des complexités d’usage de cette technologie pour tirer le meilleur parti de son déploiement. Afin d’aider les responsables de projets à développer l’expertise nécessaire pour implémenter efficacement l’IA dans leurs processus et faciliter son adoption au sein de leurs équipes, l’étude “Impactful project management tools” menée par Capterra en mai 2024 s’est appuyée sur l’expérience de 2 300 professionnels du secteur, dont 200 français*.

Pour mieux appréhender les avantages ainsi que les défis à anticiper, cet article met en lumière quelles pratiques peuvent être développées dans le but d’optimiser l’usage de l’IA en gestion de projet.

L'adoption de l’IA en gestion de projet encouragée par des résultats positifs

Sur l’ensemble des responsables de projet français consultés, 42 % disent avoir recours à ces solutions pour soutenir leurs opérations, plaçant la France parmi les trois pays européens où l’intelligence artificielle appliquée à ce domaine est la plus employée.

Pour ces entreprises, des effets positifs financiers se sont déjà fait ressentir puisque 96 % des répondants français ont observé un retour sur investissement positif sur l’année écoulée. Ce facteur incite même près de 29 % d’entre eux à augmenter leurs investissements en la matière de près de 10 à 20 % d’ici 2025.

Face à une évolution constante du paysage technologique, choisir la solution logicielle la plus adaptée à ses besoins est un point stratégique essentiel pour toute entreprise, en particulier pour les organisations de petite taille pour lesquelles cet investissement peut peser plus lourdement sur leur budget. Sélectionner l’outil adéquat peut notamment faire une grande différence sur le long terme en matière de productivité, d'efficacité, mais aussi de résultats financiers liés à la gestion de projet.

Parce qu’ils facilitent l’analyse des ensembles de données complexes, optimisent l'allocation des ressources, aident à la prévision des risques potentiels mais aussi à l’automatisation des tâches, les logiciels alimentés par l’IA présentent différents avantages pour soutenir et améliorer les processus liés à la gestion de projet. Afin de mieux comprendre les avantages associés à leur usage, la section suivante aborde les différents domaines dans lesquels ces outils sont employés par les participants à notre étude.

Apport d’informations clés, gestion des risques et optimisation des processus

Dans un contexte concurrentiel accru, demeurer toujours plus productif et efficace est un paramètre essentiel pour la croissance des entreprises. En optimisant leurs ressources, s’offre à elles la possibilité de concentrer leurs efforts budgétaires sur des activités stratégiques clés, à l’instar du développement de nouveaux produits ou de la modernisation de leurs processus de production. Pour 54 % de l’ensemble des participants français, une augmentation de la productivité et de l’efficacité est par ailleurs l’avantage majeur que retirent les responsables de projet de l’usage de l’intelligence artificielle.

À l’aide de ces outils, les responsables de projets peuvent analyser des tendances et tirer des informations facilitant la prise de décisions éclairées s'alignant sur les objectifs de l'entreprise, participent à stimuler la croissance et atténuent les risques. D’autre part, la capacité de l'IA à fluidifier la planification et à gérer des tâches répétitives et chronophages contribuent à une plus grande efficacité et donc à la réussite des projets menés.

Ces avantages semblent donc justifier l'emploi de ces solutions pour l’apport d’informations clés (65 %), la gestion des risques (58 %) ainsi que l’optimisation de la planification (55 %).

Afin de fournir des indications spécifiques sur la façon dont l’IA peut être mise à profit pour la gestion de projet, nous pouvons prendre en exemple les trois principaux usages par les entreprises de notre panel. 

Une meilleure priorisation des missions à l’aide d’informations clés

Les capacités analytiques de l'intelligence artificielle peuvent aider les entreprises à savoir quels projets sont susceptibles d'apporter une valeur ajoutée.Lorsque les données correctes sont mises à disposition, l’IA peut analyser les différentes facettes des projets passés et en cours, créant ainsi une perspective nuancée sur les priorités à adopter.

Mieux anticiper les défis en s’appuyant sur l’analyse de la gestion des risques

Au-delà de l'organisation des données, l'IA aide à évaluer les risques pouvant peser sur le déroulé d’un projet. De la prévision des délais et des besoins en ressources à la prévision des besoins budgétaires, l'IA peut donner des informations essentielles pour identifier les lacunes potentielles dont peut souffrir un projet.

Optimiser la planification des ressources pour accroître la productivité

Retard dans l’exécution d’une tâche ou manque de personnel alloué à une mission spécifique : diverses problématiques liées à la planification peuvent entraver la réussite d’un projet. Parmi leurs fonctionnalités, les outils de gestion de projet peuvent automatiquement planifier et replanifier les tâches en fonction de l'évolution des priorités, des dépendances et des ressources disponibles, ce qui permet d'optimiser les délais du projet.

À l’aide d’une analyse des réussites des projets précédents, ces outils peuvent également aider un gestionnaire à évaluer proactivement quelles ressources sont nécessaires au sein de son équipe, mais aussi impliquer les acteurs pertinents et ayant une forte influence sur l’exécution des missions.

Pour plus d’un tiers des professionnels, la qualité des données est source de défi

L’adoption de cette technologie va également de pair avec la confiance que portent les responsables de projets en ses capacités. Qu’il s’agisse d’automatiser des processus de planification ou d'analyser des données permettant d’évaluer les risques de dépassement budgétaire d’un projet, différentes opérations clés initialement dévolues aux gestionnaires peuvent désormais être déléguées auprès de l’IA. En outre, 88 % des répondants français ont indiqué qu'ils étaient “très confiants” ou “assez confiants” dans la délégation de tâches à l'IA. 

Si ces éléments sont de bon augure pour le développement de l'IA, reste la problématique de l'expertise des chefs de projet pour incorporer cette technologie dans leurs pratiques.

Si ces éléments sont de bon augure pour le développement de l'IA, reste la problématique de l'expertise des chefs de projet pour incorporer cette technologie dans leurs pratiques. Cependant, 85 % d'entre eux se déclarent “très” ou “assez confiants” dans leur capacité à mettre en œuvre avec succès des projets pilotés par l'IA. D'autant que plus de la moitié des participants (53 %) n'éprouvent aucun scepticisme vis-à-vis des capacités de l’intelligence artificielle.

L'efficacité de l'IA est étroitement liée à la qualité des données qu'elle traite. Des informations de mauvaise qualité peuvent rendre les systèmes d'IA contre-productifs, conduisant à des prédictions inexactes et à des prises de décision erronées. Cela peut également avoir pour effet de réduire la confiance des employés dans l'utilisation de ces outils, et donc d'augmenter les difficultés d'adoption de cette technologie au sein des équipes.

Nous pouvons voir comment ces deux paramètres peuvent être corrélés en observant les principaux défis rencontrés par les utilisateurs d'intelligence artificielle qui ont participé à cette étude.

Déployer un mise en œuvre réussie de l’IA demande de connaître les limitations d’usage de cette technologie ainsi que les bonnes pratiques à développer. Afin d’atténuer les risques liés aux problématiques d’utilisation de l’IA, un protocole clair de validation des données ainsi que la sensibilisation des collaborateurs font partie d’un plan de réponse pertinent que peuvent appliquer les responsables de projet.

Voici le sujet qui est développé dans la section suivante.

Un processus de validation des données robuste garantit l’exactitude des informations

La validation des données est une étape cruciale pour faciliter l’adoption de l’IA car elle garantit la qualité des informations qui peuvent être recueillies à l’issue de ce processus de traitement. Cette étape est d'autant plus critique qu'une grande partie de la réussite d’un projet dépend du bon fonctionnement de divers processus basés sur les données. Pour ce faire, les bonnes pratiques suivantes peuvent être observées.

1. Définir clairement des critères de qualité des données

Il s’agit des normes et des règles qui spécifient comment les données doivent être collectées, stockées, traitées et utilisées. Ces critères peuvent inclure des mesures telles que l'exactitude, l'exhaustivité, la cohérence, l'actualité, la validité et la pertinence permettant d’évaluer en amont le standard de qualité attendu.

Toutefois, effectuer cette analyse requiert de pouvoir s’appuyer sur des bases de données cohérentes et structurées. Parce qu’ils facilitent une organisation claire des informations, les logiciels de bases de données sont en ce sens un atout à considérer.

2. Implémenter un processus de contrôle efficace 

Plusieurs méthodes permettent de faciliter le contrôle de la qualité des données. Par exemple, en y intégrant des règles prédéfinies, les systèmes d’IA peuvent être entraînés afin de vérifier si les données recueillies correspondent aux formats et critères établis. Ce processus peut donc permettre d’effectuer un premier repérage des anomalies et faciliter la correction des erreurs. Ceci doit toutefois être soutenu par l’expertise humaine, qui permet d’ajouter une couche supplémentaire de vérification et de suppléer les lacunes potentielles de l’IA.

Pour faciliter la tâche des responsables, un logiciel de qualité de données peut être employé. Ces solutions fournissent une série de fonctionnalités permettant d'identifier, d'évaluer, de nettoyer, de contrôler et de valider les données, en veillant à ce qu'elles restent conformes aux critères établis.

3. Tirer parti de l'expertise humaine grâce à la formation 

En procédant à une formation adaptée et à une certification de ses employés, une entreprise peut s'assurer que les données fournies par l’IA sont supervisées de façon qualitative, mais aussi traitées d'une manière conforme aux normes et réglementations du secteur.

Renforcer l’équilibre entre humain et IA pour faciliter l’engagement des collaborateurs

Une formation et une communication efficaces sont essentielles pour dissiper les craintes et les préconceptions que peuvent avoir les employés vis-à-vis de l'IA. Selon l’expérience des professionnels de notre panel, certaines initiatives peuvent permettre d’atténuer les défis que peut présenter l’IA quant à l’engagement du personnel.

1. La formation sur les capacités et les limites de l'IA

L’utilisation de l'IA en gestion de projet nécessite un effort concerté pour former le personnel de manière complète, ce que préconisent 48 % des répondants pour atténuer les réserves éventuelles. Ce processus de formation doit les aider à appréhender dans quelle mesure ces outils peuvent soutenir leurs missions, mais également les informer en quoi leurs compétences peuvent pallier les limitations de ces solutions. En utilisant des outils adaptés pour construire ces formations, un responsable de projet peut doter ses équipes d’une meilleure compréhension de l’usage de l’IA et encourager son adoption.

2. La mise en place de politiques établies sur l'utilisation de l'IA 

Une politique claire d’utilisation de l’IA envoie un signal fort auprès des employés, un élément mis en exergue par 38 % des participants concernés. Ceci signifie que l’entreprise est transparente quant à ses actions basées sur l'IA, soit un élément propre à renforcer la confiance des salariés quant à une utilisation éthique et éclairée de cette technologie. Parce que les usages de l’IA évoluent continuellement, un logiciel de règlement peut aider une entreprise à réviser et maintenir à jour ses politiques d’utilisation tout en facilitant l'accessibilité de ces dernières auprès des collaborateurs.

3. Une définition claire des rôles des membres de l'équipe humaine et de l'IA 

La crainte de perdre son emploi est un obstacle courant à l'adoption de l'IA. Pour y remédier, il est important de définir clairement quelles tâches sont dévolues à l’IA, en quoi cette technologie peut aider à renforcer les capacités humaines et aider les salariés à se concentrer sur d’autres missions à valeur ajoutée. Ce point de recommandation est notamment exprimé par 34 % des gestionnaires faisant usage de ces outils.

L’IA, un outil central pour l’avenir de la gestion de projet

À mesure que l'environnement commercial devient plus exigeant, les défis en matière de gestion de projet deviennent plus complexes. Pour y faire face, les gestionnaires de projet de notre étude déclarent s'attendre à des avancées significatives de l’IA en matière d'automatisation des tâches (41 %), de planification des projets (33 %), d’analyse des risques (33 %), mais aussi d’analyse prédictive (33 %) au cours des 12 prochains mois.

Qu'il s'agisse d'une précision accrue quant à la prise de décision, d'une meilleure gestion des ressources ou d'une réduction des coûts conduisant à l’amélioration de la productivité, l’adoption de l’IA peut avoir un rôle central dans la réussite des projets d’entreprise dans les années à venir.

En restant informé des avancées de cette technologie tout en se préparant activement aux défis liés à son implémentation, les gestionnaires peuvent mettre toutes les chances de leurs côtés pour optimiser leurs projets.