Qu’est-ce que la méthode Kanban ? 6 logiciels gratuits pour l’appliquer

Conçue pour effectuer la gestion des flux de travail, la méthode Kanban est utilisée pour définir, gérer et améliorer les processus liés à la coordination d’équipe et à l’exécution de projets. Découvrez dans cet article un aperçu des principes de la méthode Kanban, des conseils d’application, ainsi qu’une sélection d’outils de tableau Kanban gratuits dédiés.

Emails, outils de documentation, messagerie instantanée : de nombreuses informations cruciales visant à structurer le travail en entreprise sont échangées chaque jour, et ce, par le biais de différents outils. Toutefois, garder la main sur l’ensemble de ce qui est partagé, tout en s’assurant que chaque collaborateur reste en phase avec ses objectifs, peut se révéler une tâche chronophage et complexe.

Née en 1950 au Japon, la méthode Kanban est l’une des solutions proposées pour répondre à cette problématique qui impacte aussi bien les PME que les entreprises de grande taille.

La méthode Kanban repose sur une idée simple : visualiser ce qui doit être fait, ce qui est en cours et ce qui a déjà été fait, le tout dans un seul et même espace. Son but ? Fluidifier les flux de travail et d’utiliser la pleine capacité des collaborateurs autour de l’exécution de tâches quotidiennes.

Avec le développement de logiciels spécialisés, nommés outils de tableau Kanban, il est également possible de centraliser les informations liées à l’avancée des tâches dans un même environnement, d’attribuer des actions spécifiques aux membres de l’équipe, mais aussi de regrouper tout lien et fichiers pouvant se révéler utiles. 

Capterra revient dans cet article sur ce qu’est la méthode Kanban, comment l’appliquer, ainsi qu’une sélection de 6 outils dédiés pour sa mise en œuvre.

Quelle est la définition de la méthode Kanban ? 

Signifiant “étiquette” en japonais, le terme Kanban est associé en 1950 à une méthode nipponne de travail centrée sur l’amélioration en continu des flux de production. Cette méthode repose sur une modélisation visuelle des tâches et des processus de travail sous la forme d’étiquettes.

Utilisée alors dans le secteur automobile, cette dernière était employée pour améliorer les processus de fabrication des constructeurs, en contrôlant la charge de travail, les coûts et les ressources impliquées lors de chaque étape de production.

De nos jours, la méthode Kanban s’est développée pour s’étendre à différentes industries, et vise comme son concept originel à : 

• prioriser les enjeux les plus importants
• limiter la multiplication des informations 
• mutualiser les ressources humaines et matérielles 
• fluidifier l’exécution de l’ensemble des tâches ponctuelles ou récurrentes des entreprises

Quels sont les principes fondamentaux de la méthode Kanban ?

La méthode Kanban repose sur six principes essentiels qui définissent le déroulement des tâches à exécuter, mais aussi la manière dont les membres de l’équipe doivent y contribuer.

La visualisation des flux de travail

Le cœur de la méthode Kanban repose sur des processus représentés visuellement. Que ce soit au moyen de cartes physiques et tangibles ou en tirant parti de la technologie et des logiciels existants, le processus doit être matérialisé étape par étape à l’aide de repères visuels aidant à rendre chaque tâche clairement identifiable. L’idée est ici de montrer clairement en quoi consiste chaque étape, quelles sont les attentes, et qui est chargé de quelles tâches.

La limitation des travaux en cours

Par souci d’efficacité, la méthode Kanban a pour objectif de minimiser la quantité des tâches en cours. Les équipes sont encouragées à finaliser les tâches précédentes avant de se consacrer à une nouvelle tâche. Ce principe a pour but de s’assurer que les futures tâches peuvent débuter sans créer de dépendance avec des tâches devant être effectuées en amont. 

La gestion des flux de travail

Tout au long de l’exécution d’une tâche ou d’un projet, une entreprise doit être en mesure de pouvoir d’identifier les forces et les faiblesses d’un flux de travail. L’un des principes essentiels de la méthode Kanban est de pouvoir observer et éliminer les goulots d’étranglement avant qu’ils ne se produisent en gérant les processus d’exécution. Cette action permet de rendre les processus encore plus efficaces en permettant d’identifier quelles ressources peuvent être mutualisées ou lesquelles sont manquantes pour atteindre les objectifs. 

La définition claire des processus

La représentation visuelle des flux de travail impliquée au sein de la méthode Kanban est conçue pour faciliter une définition claire des processus. Chaque collaborateur peut de ce fait comprendre facilement ce qui est attendu de lui, contrôler les critères qui doivent être respectés avant la finalisation d’une tâche, mais aussi les processus en jeu durant la transition entre chaque étape.

La mise en oeuvre d’une boucle de feedback

En utilisant la méthode Kanban, les entreprises peuvent recueillir des informations et des feedbacks, analyser le déroulement du processus et mettre en œuvre des améliorations potentielles. Le principe de feedback continu associé à la méthode Kanban permet non seulement d’apporter des améliorations progressives, mais aussi d’impliquer les employés dans ce processus.

L’amélioration de la collaboration

Selon l’application de la méthode Kanban, chaque partie prenante est invitée à collaborer autour de l’exécution des tâches, mais aussi à se regrouper en cas de nécessité pour identifier et résoudre rapidement les problèmes.  Dans le cadre de cette méthode, toute modification apportée se doit d’être dûment communiquée, chaque tâche pouvant avoir un impact sur la réalisation des autres, impliquant une collaboration accrue entre les membres de l’équipe.

Comment appliquer la méthode Kanban ?

La méthode de gestion Kanban se matérialise sous la forme de trois éléments : des tableaux, des listes, et des cartes.

Les tableaux représentent l’ensemble d’un projet où d’une tâche. Par exemple, une entreprise peut choisir d’avoir un tableau Kanban pour l’organisation globale d’un département, et y regrouper l’ensemble des tâches effectuées par chacun des membres d’une équipe.

Les listes, incluses dans chaque tableau Kanban, modélisent chaque étape d’une étape ou d’un projet spécifique. Elles peuvent par exemple s’articuler autour du modèle “à faire”, “en cours”, “fait” pour visualiser l’avancement général des étapes principales d’un projet.

Enfin, les cartes Kanban  représentent chaque action détaillée requise pour compléter une liste. Il s’agit des tâches spécifiques qui doivent être traitées dans un ordre séquentiel pour compléter la liste. Par exemple, dans le cadre de la création d’un produit (liste 1), un concepteur doit compléter différentes cartes (réaliser un prototype, le présenter auprès des parties prenantes pour révision) pour compléter la liste associée et pouvoir passer à l’étape suivante de conception (liste 2).

Il est possible de réaliser des tableaux Kanban à partir de différents supports :

• Un tableau physique : il suffit ici d’utiliser un tableau physique, matérialisant le tableau Kanban, et de le diviser en trois colonnes distinctes qui correspondent aux listes. Les cartes peuvent prendre la forme de post-its qui sont déplacés par les membres de l’équipe en fonction de l’avancée des tâches. 
• Un tableau excel : le format d’un fichier excel peut également s’adapter à la réalisation d’un tableau Kanban, en permettant de segmenter le tableau en listes distinctes à l’aide de colonnes. Les cartes sont matérialisées sous la forme des cellules comprises dans chaque colonne, et correspondent ainsi aux tâches à accomplir.
• Un logiciel de Kanban : il existe différentes solutions logicielles dont les fonctionnalités permettent d’implémenter la méthode Kanban. Ces derniers incluent de façon automatisée la création de tableaux, de listes et de cartes,  mais aussi la gestion globale des activités.

Si l’usage d’un tableau physique ou excel peut correspondre aux besoins des petites équipes, ces solutions nécessitent cependant des ajustements manuels pouvant se révéler chronophages, mais aussi sujets à des risques d’erreurs humaines. Ces outils limitent également la possibilité de bénéficier de feedback en continu, les commentaires sous Excel aussi bien que via des post-its pouvant être plus difficilement visibles et moins aisés à clarifier.

Parce qu’ils automatisent l’ensemble de ces processus, les outils Kanban sont des options à considérer pour toute entreprise souhaitant s’essayer à la mise en place de cette méthode.

6 logiciels gratuits pour appliquer la méthode Kanban

Nous avons sélectionné 6 outils Kanban avec une version gratuite, disponibles en langue française, et répondant à la définition de Capterra de cette catégorie. Parmi les critères de sélection retenus pour ce classement figurent les fonctionnalités principales de définition des priorités, de gestion des tâches et de gestion des flux de travail.

Une méthodologie complète est indiquée à la fin de cet article.

Découvrez ci-dessous les solutions, classées ici par ordre alphabétique :

• Asana
• Jira
• MeisterTask
• Miro
• Monday.com
• Trello

1. Asana

• Note globale :  4.5/5
• Facilité d’utilisation : 4.3/5
• Service client : 4.3/5
• Fonctionnalités : 4.3/5
• Rapport qualité-prix : 4.4/5

Asana est un logiciel d’organisation et de gestion de projet basé sur le cloud, déployable sur des environnements Windows, Mac, IoS et Android. Asana propose plusieurs options pour visualiser les tâches du projet de façon globale, notamment une vue en tableau Kanban.

Dans la vue Kanban du logiciel Asana, les utilisateurs peuvent déplacer des cartes numériques de colonne en colonne pour indiquer la progression, chaque colonne pouvant être personnalisées. Les collaborateurs peuvent voir les tâches qu’ils doivent accomplir et les échéances qui y sont associées. Les tâches apparaissent en colonnes pour indiquer leur statut actuel. Lorsque les tâches atteignent la dernière colonne du tableau Kanban d’Asana, elles sont considérées comme terminées.

Il est également possible d’organiser les tableaux Kanban selon différentes visualisations, soit sous la  forme de liste, calendrier, objectif, ligne de temps, ou encore portfolio. 

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite d’Asana dispose d’un nombre de tâches et de projets illimités, permet d’assigner des responsables de tâches ainsi que des échéances, et permet un travail d’inclure jusqu’à 15 collaborateurs.

Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante Premium d’Asana comprend toutes les fonctionnalités de la version gratuite, à laquelle peuvent contribuer un nombre illimité de collaborateurs pour €10,99 par utilisateur et par mois, un nombre illimité d’invités gratuits, ainsi que la possibilité de créer des équipes et projets privés.

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2. Jira

• Note globale :  4.4/5
• Facilité d’utilisation : 4.0/5
• Service client : 4.2/5
• Fonctionnalités : 4.4/5
• Rapport qualité-prix : 4.3/5

Jira est un logiciel intégrant un outil d’automatisation de projet utilisé pour le suivi des projets Kanban, disponible sur cloud, Windows, Mac, Ios et Android.

La principe de Kanban dans le système Jira est représenté sous la forme d’un tableau blanc, incluant des cartes ou des notes autocollantes correspondant aux tâches à effectuer. Chaque tâche comprend des informations importantes comme le responsable associé à la tâche et la date d’échéance correspondante. Ces cartes sont configurables pour refléter un processus et son statut (à faire, en cours, complété), et en fonction de leur statut, se voient attribuer une position sur le tableau à l’aide de la fonctionnalité de glisser-déposer.

Jira permet également de limiter le nombre de tâches qui peuvent être simultanément en cours à l’aide d’une fonctionnalité dédiée. Cette option a pour but d’aider les équipes à se concentrer sur la finalisation d’une tâche spécifique plutôt que de multiplier les travaux en cours. 

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Jira permet d’inclure jusqu’à 10 collaborateurs, met à disposition jusqu’à 2 Go de stockage de fichiers, des tableaux scrum et Kanban, la gestion du backlog, et des flux de travail personnalisables.

Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante Standard de Jira comprend toutes les fonctionnalités de la version gratuite, à laquelle peuvent contribuer jusqu’à 35 000 collaborateurs, dispose de 250 Go de stockage de fichiers, de la possibilité de définir différents rôles au sein des tâches, des fonctionnalités de permission avancées.

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3. MeisterTask

• Note globale :  4.7/5
• Facilité d’utilisation : 4.7/5
• Service client : 4.4/5
• Fonctionnalités : 4.4/5
• Rapport qualité-prix : 4.6/5

MeisterTask un outil de gestion de projets et de tâches, déployable sur des environnements sur cloud, Windows, Mac, Ios et Android, dont les fonctionnalités permettent aux équipes de collaborer à l’aide de tableaux Kanban.

Un tableau de bord personnalisé permet à chaque membre de l’équipe de disposer d’un aperçu de ses tâches en cours, des listes de contrôle personnelles et des notifications des autres collaborateurs. En automatisant les tâches, MeisterTask facilite la gestion des étapes récurrentes du flux de travail de leur équipe. Les tâches peuvent être déplacées automatiquement vers d’autres projets, être attribuées à un membre de l’équipe spécifique ou notifier les différentes parties prenantes des nouvelles tâches à venir.

MeisterTask propose également une option intégrée de suivi du temps ainsi qu’un aperçu de la productivité des collaborateurs par le biais de statistiques et rapports.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de MeisterTask intègre jusqu’à 3 projets, un nombre illimité de collaborateurs par projets, la possibilité d’ajouter des pièces jointes jusqu’à 20 Mo par fichier, des tableaux de projets personnalisables, ainsi que d’inviter plusieurs collaborateurs par équipe.

Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante Pro de MeisterTask dispose d’un nombre de projets illimités, une fonctionnalité de limite des travaux en cours, la création de projets privés, la mise en place de tâches récurrentes, et la possibilité d’ajouter des pièces jointes jusqu’à 200 Mo par fichier.

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4. Miro

• Note globale :  4.7/5
• Facilité d’utilisation : 4.5/5
• Service client : 4.3/5
• Fonctionnalités : 4.6/5
• Rapport qualité-prix : 4.4/5

Miro est une solution logicielle dédiée à la gestion de projets permettant aux organisations de créer leurs propres tableaux Kanban à l’aide de modèles dédiés. Le logiciel peut être utilisé via le cloud, Windows, Mac, IoS ou encore Android.

L’outil Miro Kanban comprend les caractéristiques principales d’un tableau Kanban, telles que les cartes de tâches ou encore les colonnes Kanban. En outre, il propose certaines fonctionnalités spécifiques, comme la possibilité de créer des dépendances entre les cartes, de joindre des fichiers à ces dernières, d’ajouter des commentaires ainsi que des mentions. 

Il est possible pour les équipes d’effectuer des modifications collaboratives en temps réel, de mettre à jour l’avancement des tâches ou encore de lancer des appels vidéo par le biais d’un  module complémentaire intégré.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Miro dispose d’un nombre illimité de collaborateurs, intègre jusqu’à 3 tableaux modifiables, une bibliothèque de modèles prédéfinis, la possibilité d’exporter des tableaux, ainsi qu’un accès au centre d’aide.

Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante Starter de Miro dispose d’un nombre de projets illimités auxquels peuvent contribuer un nombre illimité de collaborateurs pour €8 par utilisateur et par mois, une bibliothèque de modèles personnalisables, l’option de création de tableaux privés, ainsi que celle d’organiser les projets par dossier.

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5. Monday.com

• Note globale :  4.6/5
• Facilité d’utilisation : 4.5/5
• Service client : 4.5/5
• Fonctionnalités : 4.4/5
• Rapport qualité-prix : 4.3/5

Monday.com est un logiciel conçu pour la gestion de projet s’appuyant sur le principe de la méthode Kanban pour gérer les flux de  travail en hiérarchisant  les tâches. Cette solution est déployable via le cloud,  Windows, Mac, IoS et Android.

Le logiciel donne la possibilité aux utilisateurs de visualiser les projets en fonction de leurs préférences, qu’il s’agisse d’une vue sous la forme de tableaux Kanban, mais aussi de façon chronologique ou encore par le biais d’un  calendrier. Les tableaux Kanban sont composés de groupes, de colonnes, d’éléments et de sous-éléments. Les éléments correspondent aux  tâches individuelles, les groupes aident à segmenter les informations et les colonnes stockent et affichent les données utiles.

Parmi les fonctionnalités disponibles au sein de Monday.con figurent la possibilité d’assigner des tâches,de définir des priorités pour les échéances, les statuts et les dépendances, d’attribuer des coéquipiers et les invités externes mais aussi d’ajouter des fichiers et d’envoyer des notifications.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Monday.con inclut jusqu’à 3 tableaux par espace de travail, la création d’équipe jusqu’à 2 collaborateurs, jusqu’à 500 Mo de stockage de fichiers, jusqu’à 200 modèles, ainsi que jusqu’à 2 administrateurs.

Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante Basic de Monday.com comprend une option illimitée de tableaux, jusqu’à 500 Go de stockage de fichiers, un nombre de collaborateurs par équipe illimité, un nombre illimité d’invités gratuits ainsi que d’administrateurs.

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6. Trello

• Note globale :  4.5/5
• Facilité d’utilisation : 4.5/5
• Service client : 4.3/5
• Fonctionnalités : 4.3/5
• Rapport qualité-prix : 4.6/5

Opérant sur cloud, Windows, Mac, IoS et Android, Trello est un logiciel qui s’appuie sur les principes des tableaux de projet Kanban pour visualiser les flux de travail, et permettre aux responsables et aux membres de l’équipe d’avoir un aperçu global du cycle de vie d’un projet.

Les principaux composants de Trello sont les tableaux, les listes et les cartes. Les tableaux constituent le point de départ et se concentrent généralement sur un projet global, comme le lancement d’un nouveau site Web. Au sein de chaque tableau, plusieurs listes peuvent être créées pour indiquer l’avancement d’un projet. Les cartes individuelles des listes contiennent des informations sur une tâche spécifique et peuvent inclure différentes informations, telles qu’une description textuelle, des pièces jointes, ou encore des commentaires.

Les cartes peuvent également être attribuées à des membres spécifiques de l’équipe, afin qu’ils soient au courant de ce qui doit être fait. Les utilisateurs ont également l’option de pouvoir ajouter des listes de contrôle pour afficher l’ensemble des tâches et leur état d’avancement.

Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Trello inclut jusqu’à 10 tableaux par espace de travail, un nombre de cartes illimitées, l’option d’attribution de responsables de tâches, la mise en place d’échéanciers, ainsi qu’un espace de stockage illimité  de 10 Mo par fichier.

  Quelques fonctionnalités de la  version payante : la version payante standard de Trello comprend des options de tableaux illimités, de checklists avancées, un espace de stockage illimité de 250 Mo par fichier, l’option de faire participer des invités sur un tableau, ainsi que la fonctionnalité de recherches enregistrées.

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