Comment créer un plan de projet efficace ? Notre modèle excel gratuit à télécharger

Réaliser un projet nécessite une supervision de l’ensemble des phases d'exécution liées à ce processus. Découvrez dans cet article des conseils, ainsi qu’un modèle de plan de projet excel gratuit, pour vous aider à gérer au mieux cette tâche.

L'élaboration d'un plan de projet peut s'avérer difficile et chronophage, même si vous l'avez déjà fait auparavant. Chaque projet est différent et requiert donc une approche unique.

Que vous soyez une petite ou moyenne entreprise (PME) ou un chef de projet qui cherche à s'assurer de la bonne exécution de ses tâches dans les délais souhaités, disposer d'un plan de projet adapté est indispensable. Un plan détaillé facilite le suivi de l'évolution de votre projet, sa gestion globale, ainsi que l’exécution de ce dernier dans les délais et le budget impartis.

Retrouvez dans cet article les cinq étapes à suivre pour concevoir un plan de projet efficace ainsi que quelques conseils pour en tirer le meilleur parti. Nous mettons également à votre disposition un modèle de plan de projet gratuit prêt à l’emploi comprenant des sections prédéfinies dans lesquelles vous pourrez entrer vos données.

Avant d'entrer plus en détail sur la manière de créer un plan de projet, prenons le temps d'examiner ce qu'est un plan de projet, son importance et à quel moment il doit être utilisé.

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet est une feuille de route qui contient tous les détails de votre projet. Il en définit la portée, le calendrier, les étapes, les tâches à réaliser et le budget nécessaire à son exécution. En d'autres termes, il vous indique, ainsi qu'à votre équipe, le but à atteindre et comment y parvenir.

Un plan de projet sur-mesure permet à l'équipe de garder le cap et de s'assurer que chacun comprend bien son rôle et ses responsabilités. Avec un tel plan, il vous est possible de :

• Suivre l'avancement du projet et identifier les risques
• Renforcer la communication entre les membres de votre équipe
• Gagner du temps en ayant tous les détails du projet dans un seul endroit
• Utiliser ce plan comme référence pour de futurs projets

Vous devriez créer ce plan au cours des premières phases du projet, comme à son lancement ou pendant sa planification. Qu'il s'agisse d'un petit projet interne ou d'un projet de plus grande envergure, un plan bien conçu vous fournit une vue d'ensemble claire, favorise une bonne exécution des tâches, et peut réduire certaines erreurs coûteuses.

1. Commencez par la charte du projet et l'analyse des lacunes

Avant de rédiger le plan du projet, vous devez d'abord en créer la charte, soit un document comprenant les objectifs, les résultats escomptés, le calendrier, le budget et autres éléments essentiels du projet. La charte aide à définir la portée du projet et à jeter les bases de votre plan. Elle doit être créée au cours de la phase initiale afin d'obtenir l'approbation de chaque partie prenante du projet. Pour que votre charte soit complète, effectuez une analyse des lacunes. Cette analyse vous aidera à identifier les risques encourus ainsi que la différence entre l'état actuel et l'état souhaité et à définir les actions à mener pour atteindre votre objectif.

Par exemple, si vous voulez remanier un site Internet, voici à quoi pourrait ressembler votre analyse des lacunes :

• État actuel : le site Internet est obsolète et n'est pas adapté à la mobilité.
• État souhaité : un site Internet moderne et réactif, facile à utiliser sur tous les appareils.
• Lacune : le site Internet doit être remanié et développé pour répondre aux besoins des utilisateurs.

2. Définissez clairement la portée du projet

Pour créer un plan détaillé et spécifique, il vous faudra être explicite sur la portée du projet et définir précisément ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l'est pas.

Par exemple, pour un projet de refonte d'un site Internet, voici à quoi pourrait ressembler son champ d'application :

• Ce qui est inclus : la conception d'une nouvelle page d'accueil et de nouvelles pages de renvoi.
• Ce qui n'est pas inclus : le développement d'une nouvelle page de blog.

Soyez aussi précis que possible sur la portée de votre plan de projet. Cela facilitera la compréhension de chacun sur ce qui devra être fourni ou pas. Cela permettra également de limiter les dérives qui peuvent entraîner des dépassements de coûts et de délais.

3. Incluez les résultats attendus et les exigences spécifiques

Une description détaillée des résultats attendus et des exigences requises rendra votre plan réalisable, spécifique et mesurable. Cela permettra aux membres de l'équipe de mieux comprendre ce qui doit être fait, quand et comment. Vous pourrez ainsi mieux suivre l'avancement du projet et corriger le tir si nécessaire.

Par exemple, si le résultat attendu d'un projet de refonte d'un site Internet est de concevoir une nouvelle page d'accueil, voici à quoi pourraient ressembler les exigences requises :

• La conception devra être moderne, adaptée à la demande et privilégier la mobilité.
• Les couleurs devront être conformes à la charte graphique de l'entreprise.
• La page d'accueil devra comporter une image d'en-tête et un bouton d'appel à l'action (CTA ou Call To Action).

4. Fixez un calendrier et un budget précis

Une estimation précise du calendrier et du budget de votre projet revêt une importance cruciale pour sa réussite. Si vous ne fixez pas un calendrier et un budget précis, vous risquez d'avoir des difficultés à suivre l'avancement du projet et à vous assurer qu'il s'achèvera dans les délais et le budget impartis.

Pour estimer le délai requis, décomposez l'ensemble du projet en tâches plus petites et plus simples à gérer. Vous aurez ainsi une idée plus précise du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche du projet. Lors de l'évaluation du budget, il faudra aussi inclure tous les coûts, tels que la main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux.

5. Indiquez les ressources nécessaires au projet

Identifiez toutes les ressources nécessaires et ajoutez-les à votre plan de gestion de projet. Les ressources peuvent aller des intervenants (par exemple, un chef de projet, un développeur de logiciels, un concepteur de sites Internet), à des équipements (par exemple, des ordinateurs, des licences de logiciels) et du matériel (par exemple, des articles de papeterie, des fournitures de bureau).

Lorsque vous dressez la liste des ressources nécessaires à votre projet, veillez à préciser les éléments suivants :

• Le nombre d'intervenants nécessaires
• Les compétences spécifiques requises
• Le temps d'engagement requis par chacun des intervenants

Une fois que vous avez dressé la liste des intervenants nécessaires à votre projet, l'étape suivante consistera à attribuer les tâches spécifiques à chacun des intervenants en fonction de ses compétences, de son expertise et de son expérience. Cela vous permettra d'utiliser au mieux les compétences à votre disposition et d'assurer la réussite de votre projet.

Améliorez la précision de la planification grâce à notre modèle de plan de projet gratuit

La rédaction d'un plan de gestion de projet n'est pas une mince affaire et, si l'on n'y prend pas garde, il est possible de facilement passer à côté de détails importants. Pour vous aider dans la réalisation de ce processus, nous avons créé un modèle de plan de projet prêt à l'emploi pouvant contribuer à améliorer la précision de votre planification de projet.

À l’aide de ce modèle, il vous est possible de :

• Créer une charte et effectuer une analyse des lacunes pour mieux comprendre les buts et les objectifs du projet.
• Définir la portée du projet et les résultats à fournir à l'aide d'une matrice RACI.
• Inclure les résultats attendus et les exigences détaillées afin de suivre et de mesurer l'avancement du projet.
• Définir un budget et un calendrier précis afin d'éviter tout dépassement de coût ou de délai.
• Identifier toutes les ressources nécessaires et assigner des tâches spécifiques à chacune d'entre elles afin d'utiliser au mieux leur compétence et expertise.

Modèle de plan de projet ou logiciel de plan de projet : comment faire son choix ?

Effectuer la gestion d’un projet requiert pour la personne en charge de jongler entre différentes activités. Veiller à la collaboration optimale des équipes, à une communication transparente des informations, à l'allocation correcte des ressources, mais aussi au respect des délais et des budgets, sont tout autant de tâches importantes pouvant s’avérer chronophages.

Si un modèle de planification de projet est un premier outil efficace pour monitorer ces différents aspects, il peut être plus complexe de réaliser un suivi optimal dès lors que les projets se multiplient ou que la taille des équipes impliquées s’agrandit.

Face à ce type de scénario, l’utilisation d’un logiciel de planification de projet peut s’avérer une solution adaptée. La plupart de ces outils peuvent proposer une plateforme centralisée qui aide les chefs de projet à assigner des tâches, à fixer leurs dates d'échéance, à suivre le processus d'achèvement de toutes les activités, à communiquer avec leurs équipes internes et distantes et à gérer leur travail au moyen d'un tableau de bord unique, et ce, quel que soit le nombre de projets ou d’intervenants impliqués.

En fonction des besoins de votre structure et de la complexité de vos projets, il vous est possible d’identifier la solution correspondant à vos attentes.