Cet article a été publié pour la première fois en octobre 2019, puis mis à jour en novembre 2023.
Le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) ainsi que la définition des critères qui entourent la réalisation d’un projet sont essentiels pour sa réussite. Sans ces éléments, il peut être difficile d’évaluer les résultats, la portée, ainsi que les pistes d’amélioration à considérer. Retrouvez dans cet article des conseils et des exemples vous permettant d’optimiser votre processus d’évaluation des projets.

Exemples de critères d’évaluation et d’indicateurs de performance de projets

Alors que la réussite d’un projet donné repose entièrement sur le respect des délais impartis, le succès d’un autre dépendra du respect du budget ou des objectifs prévus. Jugez maintenant ces projets sur la base du niveau de satisfaction client et ils échoueront tous s’ils ne satisfont pas aux exigences de leurs clients respectifs.

Par conséquent, il est essentiel d’intégrer les critères de réussite dans la planification des projets et de veiller à ce que tous les acteurs concernés comprennent bien ce que vous attendez d’eux. Ce faisant, vous éviterez les malentendus et les conflits, ce qui permettra aux équipes de rester soudées et de collaborer efficacement pour éviter l’échec.

La réussite d’un projet repose sur une collaboration efficace entre tous les acteurs qui y prennent part. Tous les participants doivent travailler dans le même objectif et être conscients des priorités à respecter.

Cet article a pour but d’examiner les critères et indicateurs de performances les plus communément utilisés pour évaluer la réussite d’un projet. Nous fournirons également des conseils sur les outils permettant d’évaluer la performance des projets.

Qu'est-ce que les indicateurs clés de performance d'un projet ?

Lorsqu’un projet est réussi, celui-ci tend à satisfaire au mieux l’ensemble des parties prenantes en répondant généralement aux attentes et exigences définies en amont. Mais quels critères et indicateurs de performance permettent d’évaluer concrètement la réussite d’un projet ?

Plusieurs facteurs peuvent ici avoir une influence : si le temps et le budget sont toujours considérés comme des facteurs importants, ils ne sont cependant pas les seuls à pouvoir  déterminer la valeur d’un projet. Un responsable de projet peut souhaiter savoir par exemple si le projet a contribué à atteindre les objectifs visés, si les ressources qui y ont été consacrées étaient ajustées, ou encore si les processus de collaboration mis en œuvre étaient optimaux.

Afin d'analyser au mieux la portée et la valeur ajoutée potentielle d’un projet, différents types d’indicateurs clés de performances (KPI) peuvent être utilisés. Ces derniers peuvent être classés au sein de quatre catégories principales et répondre aux problématiques suivantes :

  • Le respect des délais : Le projet a-t-il été réalisé dans les temps impartis ? Dans le cas contraire, quel écart peut-être observé entre la date d’achèvement estimée et la date réelle ? 
  • Le budget : Quel coût total représente le projet ? Quelles dépenses supplémentaires ont pu être effectuées ? 
  • L’efficacité des processus : Des heures supplémentaires ont-elles été nécessaires pour exécuter ce projet ? La communication entre les différentes parties prenantes a-t-elle permis d’exécuter les tâches imparties ? 
  • La qualité : le projet a-t-il pu progresser comme prévu ? L’ensemble des parties prenantes sont-elles satisfaites du travail réalisé ?

Pour pouvoir évaluer de façon optimale un projet, il est important que les indicateurs de performances soient établis en amont des premières phases de planification de ce dernier. Ces KPIs permettront à l’issue du projet d’identifier dans quelle mesure les équipes ont pu atteindre les objectifs fixés et de souligner les possibles améliorations à considérer à l’avenir. 

Conseils au entreprises
Bien que chaque collaborateur ait diverses tâches à accomplir, ces derniers contribuent tous individuellement aux performances d’un projet. Avec des KPIS clairement définis, à l’aide de solutions tels que des outils de KPIS, il est plus facile de responsabiliser les membres de l'équipe et d'assurer la transparence en matière de communication. Les équipes peuvent de ce fait mieux collaborer et savoir exactement où doivent se concentrer leurs efforts.

8 exemples de KPIs à considérer pour évaluer un projet

Les indicateurs de performance peuvent varier en fonction du type de projet exécuté : un KPI peut ainsi convenir pour un projet lorsqu’il peut se révéler moins pertinent pour un autre. Toutefois, certains d’indicateurs clés de performance se révèlent récurrents pour la plupart des projets. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des KPIs parmi ceux les plus fréquemment employés.

8 exemples de KPIS de projet pour évaluer les performances

1. La valeur planifiée (PV)

La valeur planifiée correspond à une estimation du coût de toutes les tâches qui ont été programmées et planifiées entre le début du projet et son exécution finale. Cet indicateur peut aider un responsable de projet à savoir quelles dépenses réelles ont été effectuées par rapport aux estimations initiales.

2. Le coût réel (CR)

Le coût réel permet d’identifier les dépenses effectives d’un projet. Pour le calculer, il suffit  d'additionner l’ensemble des dépenses réalisées au cours d’un projet jusqu’à présent. Des éléments tels que les salaires, les ressources matérielles spécifiques engagées sont autant de paramètres pouvant être enregistrés afin d’effectuer un calcul précis du coût réel. Cet indicateur de performance est particulièrement utile tout au long de la supervision d’un projet pour identifier les risques potentiels de dépassement de budget.

3. Le retour sur un investissement (ROI)

En tant que KPI, le retour sur investissement peut être utilisé pour calculer la valeur ajoutée d’un projet par rapport à son investissement. Ce dernier peut aider un responsable de projet à déterminer si un projet a été rentable et à identifier les bénéfices potentiels enregistrés par rapport aux coûts du projet. 

4. La variance des coûts (CV)

La variance des coûts permet de mesurer l’écart potentiel entre le coût réel et le coût estimé d’un projet. Cet indicateur est un moyen d’identifier si le coût d’un projet a pu être sur ou sous-estimé. Il permet notamment d’obtenir une évaluation sur les coûts effectifs et servir de base d’estimation pour de futurs projets.

5. La durée du cycle 

Cet indicateur permet de mesurer le temps nécessaire à l’équipe ou à un collaborateur individuel pour accomplir une tâche. Ce type de KPI est particulièrement utile dans le cadre de projets incluant des tâches répétitives et s’avère une mesure critique pour aider les équipes à comprendre leur niveau d'efficacité. Il est également intéressant pour permettre aux responsables de projets de planifier les ressources nécessaires pour accomplir une tâche.

6. Pourcentage d'achèvement dans les délais

Cet exemple de KPI de projet peut aider à quantifier les tâches réalisées en retard ou en avance par rapport au calendrier établi. Ce dernier est calculé en divisant le nombre de tâches réalisées dans les délais par le nombre total de tâches d'un projet. Cet indicateur se révèle avantageux pour analyser quels processus peuvent être plus chronophages ou encore quelles ressources de formations peuvent s’avérer nécessaires pour aider une équipe à atteindre ses objectifs.

7. Heures planifiées vs. temps passé (par tâche ou projet)

Le calcul de l'écart entre les heures planifiées et les heures réelles d'un projet aide les parties prenantes à identifier quelles disparités peuvent être présentes lors de la réalisation des tâches. Définir ces différences peut notamment permettre à un responsable de projet de comprendre comment améliorer ses prévisions de ressources pour de futures réalisations. 

8. Nombre d'ajustements au calendrier

Au cours d’un projet, les membres d’une équipe peuvent nécessiter un ajustement des délais pour la réalisation d’une tâche. Le nombre d'ajustements du calendrier est un KPI permettant au responsable de projet d’identifier combien de fois des collaborateurs ont dû procéder à des modifications par rapport au calendrier prédéfini, et ce au cours d'une période spécifique ou tout au long de la durée de vie d’un projet.

Quelle que soit la méthode de gestion de projet utilisée, il est essentiel d’utiliser des outils permettant d’effectuer un suivi des KPIs  préétablis tout au long du projet. Quelles solutions peuvent donc être adoptées par les entreprises ? 

Pourquoi le suivi d’un projet est-il important pour sa réussite et quels outils sont à envisager ?

Si l’évaluation d’un projet est essentielle pour contribuer à sa réussite, un suivi minutieux en continu est un facteur tout aussi important. En monitorant pas à pas le déroulement d’un projet, un responsable peut collecter et analyser les données permettant de déterminer les performances d’un projet, et savoir si ce dernier est susceptible ou non d’atteindre ses objectifs.

Afin d’effectuer un suivi efficace des projets, une organisation peut s’appuyer sur différentes solutions.

Le modèle de plan de projet excel, une base de suivi pour les PME

Une PME peut choisir par exemple de se tourner dans un premier temps vers un modèle de plan de projet gratuit sous forme de tableur. Permettant de renseigner chaque étape nécessaire au processus de planification et de réalisation d’un projet, cet outil est une première base pour centraliser l’ensemble des données d’un projet puis l’analyser.

Toutefois, cette solution peut s’avérer limitée en fonction du nombre de projets menés et de la taille des équipes qui y participent. Il implique également d’avoir recours à de la saisie manuelle susceptible d’être chronophage mais aussi à l’origine de potentielles erreurs humaines.

Une automatisation du processus de suivi à l’aide d’un logiciel de gestion de projets

L'objectif premier d'un logiciel de gestion de projet est d'aider les gestionnaires de projet à monitorer et compléter les différentes étapes d'exécution. Ces solutions intègrent et automatisent différentes tâches essentielles, telles que la planification de projet, la gestion des ressources, la collaboration entre les équipes, les finances, la facturation, ou encore le suivi du temps et des activités.

Une PME peut avoir recours dans un premier temps à des solutions gratuites avant de considérer d’autres fonctionnalités payantes au fur et à mesure de l’évolution de ses besoins.

Quelle que soit la solution adoptée par une organisation, cette dernière doit permettre de  contrôler la bonne exécution du projet mais aussi de récolter toutes les informations nécessaires à l’évaluation de ses performances. C’est ainsi qu’un chef de projet sera en mesure de s'assurer de l'efficacité des processus mis en œuvre et de ses équipes, ainsi que de la réalisation des objectifs définis.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de gestion de projets pour trouver l’outil qu’il vous faut.