Outils de gestion des tâches

Un logiciel de gestion de tâches

Les outils logiciels de gestion de tâches sont des applications qui permettent à des groupes de professionnels de travailler ensemble pour mener à bien des projets. Ils offrent la possibilité d'automatiser la répartition des tâches, le suivi et les rapports d'avancement, réduisant ainsi la charge de travail, tout en garantissant la transparence et les responsabilités au sein de l'organisation.

Les outils de gestion de tâches profitent à de nombreux professionnels, notamment les chefs de projet, les responsables de programme et les chefs de produit. Ils sont parfaitement adaptés à une utilisation dans des environnements collaboratifs, tels que le développement web, la gestion locative, l'administration des soins de santé, la publicité, la finance, la construction et les travaux d'ingénierie. Mais aussi dans le cas de ventes externes, d'études de marché et d'activités de prospection politique ou d'ONG.

À la base, ce type de solution aide les chefs d'équipe à orchestrer les tâches d'un projet et à stimuler la productivité de l'équipe en exploitant pleinement les talents et les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du projet rapidement. Ces logiciels comportent généralement un affichage basé sur un calendrier avec des tâches codées en couleur, des options de saisie manuelle et automatique, des rappels de délais et des contrôles de progression automatisés. Regrouper les objectifs, les listes de contrôle et les fichiers de tâches de l'équipe sur un seul tableau de bord permet aux membres de l'équipe de se synchroniser, de suivre les progrès et de collaborer sur des objectifs et des OKR (Objective and Key Results).

Ces applications sont essentiellement des outils de suivi des tâches et de rapport d'avancement et partagent certaines de leurs fonctionnalités avec les outils de gestion de projets, les logiciels de workflow, les logiciels de management des idées et les outils de télétravail.

Mais ils revêtent également une dimension budgétaire. Étant donné qu'ils peuvent souvent être utilisés pour l'allocation des créneaux et le suivi des délais, des talents et des ressources, ils entrent souvent dans des catégories telles que les logiciels de suivi des notes de frais et les logiciels de gestion des exigences. Les professionnels peuvent ainsi choisir d'utiliser plusieurs outils spécialisés ou un seul, plus complet, pour gérer plusieurs projets.

Bien que de nombreuses entreprises continuent à utiliser des tableurs pour la gestion des tâches, la plupart d'entre elles utilisent une combinaison d'outils pour gérer leurs projets, leurs tâches et leurs ressources. En effet, selon une étude de Capterra, 64 % des PME françaises utilisent des logiciels de gestion de projets.

Les outils logiciels de suivi des tâches diffèrent en termes de conception et de fonctionnalité selon leurs utilisateurs cibles. Certains ont été conçus pour des secteurs verticaux très spécifiques, comme l'ingénierie, le développement web et les soins de santé. Cependant, la plupart d'entre eux sont compatibles avec tous les secteurs d'activité et peuvent fonctionner dans pratiquement tous les environnements d'équipe, car ils sont tous dotés de quelques fonctionnalités de base :

• Saisir les objectifs et organiser les projets.
• Créer des tâches et sous-tâches nouvelles et récurrentes.
• Associer et attribuer les tâches aux employés.
• Suivre l'activité de l'équipe et l'avancement du projet en temps réel.
• Collaborer avec les membres de l'équipe sur des dossiers et des tâches à partir d’un même tableau de bord.
• Consulter l'engagement des membres de l'équipe et coordonner les activités pour combler les lacunes.
• Identifier les goulots d'étranglement et les défis, tout en mettant à jour les tâches.
• Comptabiliser les heures de travail et les prévisions initiales.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches ?

Les logiciels de gestion de tâches sont conçus pour aider les professionnels à effectuer leur travail en équipe en planifiant les tâches, en rendant compte de leur avancement et en suivant le temps passé sur les projets. Partie intégrante des efforts de gestion de projet et essentielle à leur réussite, la gestion des tâches permet aux responsables de segmenter leurs projets en tâches réalisables et quantifiables, en les organisant de manière séquentielle pour assurer la fluidité des tâches et des informations au sein des équipes. Grâce aux logiciels de gestion des tâches et des équipes, les chefs de projet peuvent planifier, distribuer, programmer et contrôler les tâches individuelles et l'engagement des membres de l'équipe. Comme le mentionne l'article du blog de Capterra intitulé " Être chef de projet aujourd’hui, qu’est-ce que c’est ? " cela s'applique à de nombreux domaines, notamment les soins de santé, l'ingénierie, la traduction, la gestion locative, le développement de logiciels, les études de marché, l'administration de la sécurité et les assurances. Ainsi, les chefs d'équipe chargés de la gestion des tâches peuvent endosser divers rôles, notamment ceux de chef de projet, de service, de programme, de contrat, de propriété, de produit ou tout autre type de poste de direction au sein de l'entreprise.

Bien que certains outils soient conçus pour des secteurs verticaux spécifiques, la plupart tenteront de s'aligner sur les besoins d'une base d'utilisateurs hétérogène. Par conséquent, l'interface utilisateur est généralement dépourvue de code et développée pour répondre aux besoins de personnes ayant des compétences informatiques variables. Les applications de gestion de tâches sont souvent basées sur le web, mais de nombreux développeurs proposent également des applications Android et iOS pour faciliter la saisie et le suivi des données pour les équipes distribuées et les équipes internes.

Tandis que certaines entreprises développent des outils de gestion de tâches propriétaires dans le cadre de leur pile logicielle, la plupart opteront pour des applications cloud et disponibles par le biais d'abonnements de type SaaS. D'autres choisiront le modèle hybride, en exploitant pleinement les fonctionnalités disponibles dans l'application qu'elles achètent, tout en choisissant de stocker les données sensibles dans les locaux de l'entreprise. Selon le type de projet, les chefs d'équipe peuvent utiliser leurs outils de gestion des tâches pour des fonctionnalités spécifiques comme les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les graphiques d'avancement et d'autres cadres et méthodes qui peuvent automatiser leur travail et concrétiser leurs projets. Pour ceux qui souhaitent se familiariser avec ces méthodes, Capterra propose sur son blog diverses ressources en ligne, notamment des modèles de diagrammes de Gantt gratuits.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de tâches ?

Les avantages des logiciels de gestion résident principalement dans le fait qu'ils aident les entreprises à rationaliser le cycle de vie des projets. Qu'il s'agisse de communication interne, de faciliter la collaboration simultanée sur plusieurs projets ou d'identifier les goulots d'étranglement et les défis avant qu'ils ne s'aggravent, les capacités d'un outil de gestion de tâches sont source d'économies. Il est notamment possible de classer les avantages de ces applications comme suit :

• Hausse de la productivité : donnez aux chefs d'équipe la possibilité de diviser un projet en sections plus petites en répartissant les tâches entre des équipes spécifiques, en attribuant des sous-tâches aux membres de l'équipe de leur choix et en répartissant les ressources. Ils peuvent associer instantanément les tâches aux employés en envoyant des mises à jour du projet en temps réel pour s'assurer que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle.
• Optimisation des flux de travail : comme d'autres logiciels de gestion du travail, les outils de gestion des tâches sont très utiles pour indiquer aux utilisateurs les tâches qui nécessitent une attention particulière, qui prennent du temps ou qui nuisent à d'autres projets. Au lieu de relancer les employés et leur demander des rapports d'avancement, les logiciels de gestion de tâches du personnel accèdent instantanément à toutes les informations dont ils ont besoin. Grâce à ces outils, les chefs de projet sont en mesure de réaffecter ou de hiérarchiser d'autres tâches pour alléger la charge de travail, trouver des solutions de contournement ou réévaluer leurs options. Par ailleurs, comme les informations sur le projet sont accessibles à toutes les parties prenantes, les collègues peuvent intervenir de manière proactive pour s'entraider et limiter les retards.
• Budgétisation réaliste : grâce à un enregistrement permanent, précis et facilement accessible des délais, des talents et des ressources consacrés à chaque projet, le logiciel de gestion de tâches permet à l'entreprise de budgétiser plus simplement les projets actuels et futurs. Si tous les logiciels de gestion de tâches d'entreprise ne permettent pas aux utilisateurs de consigner leurs dépenses et leurs besoins, la plupart d'entre eux proposent au minimum la saisie des heures de travail. Ces informations peuvent être partagées avec les services de comptabilité, de paie et financier afin de prévoir les frais généraux et les salaires, mais aussi d'apporter les ajustements nécessaires aux factures.
• Gestion centralisée : dans les grandes entreprises où les équipes sont dispersées, il est plus facile de tenir tout le monde informé grâce à un logiciel de gestion de tâches d'entreprise. Les collègues ont accès à distance et en toute sécurité aux informations qu'ils sont autorisés à consulter et peuvent collaborer en temps réel pour que les projets interrégionaux atteignent leurs objectifs sans contraintes de fuseau horaire.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de tâches ?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de tâches sont aussi variées que les applications elles-mêmes. Cependant, tous les outils de gestion du travail en ligne, des plus rudimentaires aux plus complexes, présentent au moins huit fonctionnalités de base. Les voici :

• Modification et mise à jour des tâches : modifiez et mettez à jour les tâches en fonction des exigences du projet et de la disponibilité des ressources. Ces opérations sont possibles grâce aux menus déroulants, aux outils de glisser-déposer, à la saisie manuelle et automatique et à d'autres outils de ce type qui réduisent la charge de travail des chefs d'équipe et éliminent les besoins en expertise de programmation.
• Révision et hiérarchisation des sous-tâches : divisez les tâches en sous-tâches exploitables pour une gestion à un microniveau. Les utilisateurs sont ainsi capables de les visualiser d'un seul coup d'œil, de comprendre les liens entre elles et de les hiérarchiser en fonction de l'urgence et de l'importance pour accélérer la progression de leur projet.
• Planification des tâches : planifiez et attribuez des tâches tout en allouant du temps et des ressources à chaque sous-tâche. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel de gestion d'équipe peuvent fixer des délais, des échéances, associer les tâches aux utilisateurs et estimer le nombre d'heures que chaque employé doit consacrer à chaque tâche. Le logiciel peut comporter des formulaires de demande personnalisés, des affectations de tâches automatisées et des flux de travail partagés sur un même tableau de bord.
• Identification des tâches : marquez et étiquetez les tâches et sous-tâches pour les organiser. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs la possibilité de classer et de trier les tâches, souvent à l'aide d'un code couleur. Les balises et les marqueurs permettent également aux utilisateurs d'ajouter des informations aux tâches qui leur sont assignées directement par le biais de liens URL et de notifications par email.
• Suivi des tâches et des projets : suivez l'évolution d'un projet tout au long de son cycle de vie, de son lancement à sa clôture. Les logiciels de suivi de tâches peuvent couvrir la plupart des phases d'un projet, notamment la planification, le déroulement, le suivi, le contrôle et l'achèvement. Grâce à cet outil, les responsables peuvent suivre les KPI (Key Performance Indicator), d'autant plus que de nombreux outils sont dotés de fonctions d'analyse et de rapports intégrés. En utilisant les techniques décrites dans " Le burndown chart Excel, un outil utile pour équipes agiles ", les chefs d'équipe savent également estimer le temps nécessaire à l'achèvement par rapport à l'estimation initiale.
• Alertes et notifications : suivez les étapes atteintes, les échéances et les mises à jour en notifiant les membres de l'équipe et les autres parties prenantes en temps réel. Les outils de suivi de tâches doivent pouvoir alerter les utilisateurs en temps réel lorsqu'une nouvelle mission est créée, qu'une mise à jour a lieu, qu'une étape est atteinte ou que le système rencontre une erreur. Ces alertes peuvent être envoyées par email, par une fenêtre pop-up du navigateur, par une notification push ou dans l'application.
• Gestion des tâches récurrentes : copiez les tâches et programmez-les à des moments précis de la journée, de la semaine, du mois ou de l'année. Dans des secteurs comme le marketing, les soins de santé, la gestion immobilière, la comptabilité et l'ingénierie, certaines tâches sont répétitives et incontournables. Au lieu de construire un scénario à partir de zéro, les chefs d'équipe peuvent automatiser la création de projets et programmer les tâches pour éviter les tâches redondantes.
• Suivi du temps : suivez le temps passé par tous les membres de l'équipe sur leurs tâches. Ainsi, les chefs d'équipe sont à même de suivre l'allocation des ressources, le progrès et l'engagement des employés. Avec le temps, un outil de suivi des tâches peut même être en mesure de mettre en évidence des schémas concernant les niveaux d'activité des employés, de comparer la participation aux projets entre les équipes et d'identifier les individus qui excellent ou sont en retard sur leurs collègues en termes de performance.

Le catalogue de logiciels de Capterra comprend des outils de gestion de tâches dotés de ces fonctionnalités et de nombreuses autres. Les personnes intéressées par des applications ayant fait leurs preuves sont invitées à parcourir le répertoire pour trouver l'application de gestion de tâches idéale pour leur entreprise en filtrant les résultats et en les distillant de manière à ce qu'il ne reste qu'un seul candidat, qui remplit toutes les conditions requises pour leur entreprise.

Que faut-il prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches ?

La sélection d'un logiciel de gestion doit être moins une question d'esthétique que de praticité. Comme indiqué dans Les défis les plus courants de la gestion de projet résolus par les logiciels (article en anglais), la valeur d'une application réside dans sa capacité à relever trois défis majeurs de la gestion de projet : la communication, la visibilité et la portée. À cette fin, les chefs d'entreprise doivent tenir compte de trois éléments clés lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches :

• Répond-il aux besoins de l'entreprise ? Selon le type d'entreprise, un simple outil de suivi des tâches sans fonctionnalités superflues peut ne pas suffire à répondre aux besoins. Les dirigeants soucieux de la croissance de leur entreprise peuvent opter pour des logiciels évolutifs, de type SaaS, pouvant soit s'intégrer à des outils existants, soit fournir un couplage API (Application Programming Interface) afin de pouvoir développer leur pile logicielle en continu et de gagner en complexité. Les entreprises sont en mesure de trouver des outils qui répondent à leurs attentes, dans les limites de leur budget, en comparant les plans tarifaires et les fonctionnalités côte à côte sur le catalogue de Capterra.
• Ce logiciel est-il spécifique à un marché ? Bien que la plupart des applications de gestion de tâches s'adressent à un large public, certains secteurs d'activité ont besoin d'outils spécifiques à leur marché. Par exemple, les utilisateurs des secteurs de la santé, de la logistique, de la construction ou de la traduction peuvent constater que seule une poignée d'applications répond à leurs besoins en termes de praticité, de fonctionnalité, de conformité et de respect de la loi. Lorsqu'il s'agit de logiciels de gestion de tâches d'entreprise, cela est d'autant plus important, car les lois sur le travail et la confidentialité diffèrent d'un pays à l'autre.
• Facilite-t-il la transparence ? La communication et la visibilité sont les piliers de la gestion de projet. Les outils de gestion du travail qui ne facilitent pas la collaboration en temps réel, la visualisation instantanée et l'accès immédiat aux données pour les parties prenantes ne répondent pas à ces exigences de base. En accédant aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt en temps réel, les employés peuvent visualiser instantanément l'impact de leur travail tout en restant au fait des changements et en voyant sur quoi leurs collègues travaillent. Enfin, il est tout aussi indispensable de proposer un contenu multilingue et multiappareils que de permettre aux utilisateurs d'accéder aux données en temps réel, d'envoyer des notifications push en cas de mise à jour et de communiquer des rappels d'échéance.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de tâches ?

Les tendances les plus pertinentes reflètent une transition de la gestion de projet conventionnelle basée sur des tableurs vers une technologie plus sophistiquée et spécifique à l'entreprise. Comme ces logiciels automatisent et rationalisent de nombreuses phases et tâches liées à la gestion de projet, il va de soi que de plus en plus d'entreprises les adopteront. Tandis que certaines développeront leurs propres outils, beaucoup s'abonneront à des prestataires de services capables de s'adapter rapidement à ces nouvelles tendances :

• La dépendance à l'égard de l'IA (intelligence artificielle) est croissante : de nos jours, l'IA fait partie intégrante des outils de gestion de tâches. Ce phénomène s'explique par la demande sans cesse croissante d'un travail plus rapide et plus efficace qui stimule la compétitivité. En l'intégrant à leurs processus opérationnels, les entreprises automatisent leurs flux de travail et se débarrassent des éléments superflus et redondants. Toutefois, si le machine learning et les bots peuvent automatiser et accélérer des opérations complexes, ils peuvent laisser des indicateurs non tangibles passer à travers les mailles du filet. Les machines ne peuvent pas quantifier la valeur de l'interaction humaine, favorisant les employés rapides et efficaces au détriment de ceux qui sont peut-être plus lents, mais plus efficaces. Elles négligent les compétences non techniques et les interactions aux résultats indirects qui peuvent représenter la majeure partie de la journée de travail des personnes impliquées dans les soins de santé. Les outils d'IA sont à la hauteur de leur programmation et le point faible réside dans le fait que leur programmation n'est pas visible ou accessible aux utilisateurs réguliers.
• Essor de l'IdO (Internet des objets) : Dans des secteurs comme la construction, la logistique, les soins de santé et la vente, les utilisateurs s'appuient sur les données fournies par les appareils IdO pour déterminer quand lancer certaines tâches ou mener à bien un projet. Par exemple, des employés sont affectés à la réparation d'un capteur ou à l'approche d'un acheteur qui utilise un terminal helpdesk. Selon une étude de Gartner citée dans Digitalisation's Impact on PPM Practices and the PMO (article en anglais), l'IdO gagne du terrain dans la collecte, l'analyse et le reporting des données. À l'heure où les chefs de projet et les entreprises s'efforcent de trouver des outils qui répondent à leurs besoins en termes de taille d'équipe, de collaboration, de présentation, de fonctionnalités et d'adaptabilité, il est facile de se laisser submerger par les tendances au lieu de se concentrer sur les fonctionnalités clés.
• La préparation à la mobilité est indispensable : l'accès mobile est une exigence clé depuis un certain temps. Les logiciels de gestion de tâches adaptés aux mobiles permettent aux utilisateurs de suivre leurs tâches, de collaborer, d'établir des rapports et de communiquer en tout lieu et à tout moment. Cette mobilité est essentielle pour les employés à distance qui ont besoin d'accéder aux tableaux de bord des projets à toute heure et ce, dès leur intégration dans l'entreprise. Néanmoins, à mesure que les appareils mobiles évoluent, avec des modèles à double écran, pliables et qui occupent le devant de la scène, cette tendance clé pourrait présenter davantage de défis pour les applications de gestion de tâches.
• L'utilisation des chatbots est la prochaine grande tendance : les utilisateurs s'habituent à avoir des chatbots sur la quasi totalité des applications auxquelles ils accèdent. Les bots contribuent à automatiser les tâches, les flux de travail, les rapports, les notifications et presque tous les autres aspects de la gestion de tâches. Ils servent également à guider les nouveaux utilisateurs dans les différentes sections du tableau de bord en leur suggérant des moyens d'automatiser leur travail. De même, ils sont en mesure de connecter le gestionnaire de tâches à d'autres outils internes, tels que les bases de données clients, les bases de connaissances et les archives de rapports. Cependant, la qualité de leur travail est directement proportionnelle à la qualité de leur code et ils sont vulnérables aux biais sociaux.
• Des délais plus serrés : pour les entreprises compétitives, la vitesse est une évidence et les délais sont plus stricts d'année en année. À mesure qu'elles intègrent davantage de logiciels et automatisent une plus grande partie de leurs tâches, les entreprises s'attendent à ce que les délais de leurs projets s'alignent, ce qui raccourcit les phases de gestion des risques et d'intégration des cycles de vie des projets. Toutefois, les entreprises doivent également tenir compte de la gestion du changement et des défis qu'elle entraîne, en budgétisant et en allouant du temps pour la mise en œuvre de nouveaux logiciels.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1. Logiciels de gestion de tâches : guide d'achat (Guide pour les acheteurs de logiciels de gestion de tâches) – Capterra (Date de consultation : samedi 16 avril 2022)
• 2. Le burndown chart Excel, un outil utile pour équipes agiles – blog de Capterra (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
• 3. 3 Most Common Project Management Challenges Solved by Software (Les 3 défis les plus courants en matière de gestion de projets résolus par les logiciels) – blog anglais de Capterra (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
• 4. Enquête 2018 : la gestion de projet dans les PME en France – blog de Capterra (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
• 5. Être chef de projet aujourd’hui, qu’est-ce que c’est ? – blog de Capterra (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
• 6. Suivez plus facilement vos projets grâce à notre diagramme de Gantt Excel à télécharger – blog de Capterra (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)
• 7. Digitization's Impact on PPM Practices and the PMO (L'impact de la numérisation sur les pratiques PPM et PMO, article en anglais) – Gartner (Date de consultation : lundi 18 avril 2022)