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Logiciels de gestion de tâches

Un logiciel de gestion de tâches permet aux groupes d'utilisateurs de travailler ensemble de manière plus cohérente pour terminer rapidement et soigneusement leurs projets. Des fonctionnalités telles que le suivi du temps et le suivi des projets garantissent que toutes les tâches du projet sont couvertes et que les rapports d'avancement sont à jour. D'autres fonctions incluent la budgétisation et la chronologie automatiques, la synchronisation des e-mails, la création de listes, l'interface collaborative pour tous les utilisateurs et les rappels de tâches. Voir aussi : logiciel de gestion de projets, logiciel de brainstorming, logiciel de PSA (Professional Services Automation), logiciel de suivi des notes de frais et logiciel de gestion du flux de travail.

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Affectez et hiérarchisez les tâches sur la plateforme ouverte de monday.com où que vous soyez, quand vous le souhaitez, afin de vous assurer que votre équipe reçoit toujours les dernières informations à temps. En savoir plus sur monday.com
Le système d'exploitation Work OS de monday.com est une plateforme ouverte qui réunit vos équipes grâce à des solutions personnalisées visant à briser les obstacles à la communication et à aligner toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse de tâches simples ou de projets complexes. Accédez facilement à toutes les mises à jour de progression, les approbations budgétaires, etc., au sein d'une même plateforme pour pouvoir consulter l'ensemble des travaux de votre équipe en un coup d'œil. Que vous travailliez à domicile ou en déplacement sans Wi-Fi, monday.com vous fournit un accès aux informations importantes et vous permet de prendre, plus rapidement, des décisions basées sur les données. En savoir plus sur monday.com

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JIRA est un outil de gestion des tâches complet pour les équipes qui planifient et développent des produits de qualité. En savoir plus sur Jira
JIRA est l'outil de gestion des tâches pour les équipes de planification et de développement de produits de qualité. Des milliers d'équipes choisissent JIRA pour détecter les problèmes et mettre en place des solutions, assigner le travail et suivre l'activité de l'équipe. À votre bureau ou en déplacement, avec la nouvelle interface mobile, JIRA aide votre équipe à accomplir le travail. En savoir plus sur Jira

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Gérez efficacement les tâches avec Zoho Projects. Collaborez de manière transparente, suivez les progrès en temps réel et respectez les délais impartis en toute simplicité. En savoir plus sur Zoho Projects
Zoho Projects est un outil complet de gestion de tâches qui offre un large éventail de fonctionnalités pour aider les équipes à assurer leur organisation et leur productivité. Avec Zoho Projects, vous pouvez facilement créer et attribuer des tâches, définir des délais et suivre les progrès. L'interface intuitive de l'outil permet aux membres de l'équipe de collaborer et de rester informés. Grâce à des fonctionnalités telles que les dépendances des tâches, les référentiels, les rappels et la hiérarchisation, Zoho Projects permet aux équipes de conserver la maitrise des tâches et de les achever à temps, à tout moment. En savoir plus sur Zoho Projects

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Gladys est un logiciel de gestion de projet collaborative qui combine des fonctions pour la productivité et la créativité. En savoir plus sur Gladys
Gladys est un logiciel de gestion de projet collaboratif qui combine des fonctions pour la productivité et la créativité. Cette solution tout-en-un constitue le moyen le plus simple pour suivre vos projets et rendre le travail en équipe plus efficace. Les espaces de travail de Gladys permettent de communiquer, d'organiser et de collaborer sur des tâches, des fichiers, des calendriers et des conversations vidéo. Et la fonction de gestion de portefeuille simplifie la gestion de votre business. En savoir plus sur Gladys

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Wimi est une suite collaborative tout-en-un conçue pour faciliter le travail d'équipe et améliorer la communication : réseau social, chat, doc, gestion de projet, agenda, visio... En savoir plus sur Wimi
Wimi est un outil de gestion de projet (PM) qui facilite l'organisation et le travail d'équipe. Wimi va plus loin que les logiciels classiques de PM en permettant aux équipes de suivre tout ce sur quoi elles travaillent. Grâce aux canaux de messagerie, fichiers et disques, tâches, calendriers et vidéoconférences, toute votre équipe peut collaborer sans effort via Wimi et travailler plus intelligemment. En plus, avec la gestion des droits d'accès perfectionnée de Wimi, vous pouvez désormais inclure vos clients et partager avec eux des données spécifiques. En savoir plus sur Wimi

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ActiveCollab est un logiciel qui vous permet d'avoir un contrôle total sur votre travail avec une présentation claire de toutes les activités et missions En savoir plus sur ActiveCollab
Avec ActiveCollab, vous pouvez structurer votre travail afin qu'il soit facile de savoir ce qui se passe et de prendre des décisions de qualité sur la façon de poursuivre. Il vous permet de contrôler totalement votre équipe, ses missions, les échéances des projets, les étapes et les budgets. Lorsque votre travail dépasse le simple concept de "cartes mobiles sur le tableau Kanban", vous avez besoin d'un outil vous aidant à orienter vos activités dans la bonne direction tout en vous assurant de toujours fournir des résultats finaux dans les délais et les budgets impartis. En savoir plus sur ActiveCollab

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Outil de suivi des problèmes et de gestion de projet Agile de JetBrains. Prend en charge Scrum et Kanban. Cloud ou sur site. Gratuit pour 10 utilisateurs. En savoir plus sur YouTrack
Outil de gestion de projet Agile de JetBrains. YouTrack sert de lieu unique pour gérer vos projets, planifier votre travail pour les prochaines versions, sprints et itérations et suivre vos tâches quotidiennes, les bugs et les demandes des clients. Il parle votre langue et est suffisamment flexible pour suivre votre processus exact. Prend en charge Scrum et Kanban. Cloud ou sur site. Gratuit pour 10 utilisateurs. En savoir plus sur YouTrack

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Gouti est une solution collaborative de gestion de tâches, un outil de suivi des temps passés et de disponibilités des ressources. Cadrez votre gestion de tâches avec Gouti. En savoir plus sur Gouti
Gouti est un ERP de gestion de projet qui permet de centraliser toutes les activités des organisations. Les profils chefs de projets peuvent initialiser les projets, planifier les différentes tâches et actions et les assigner à l'équipe du projet. Durant la réalisation du projet, l'équipe collabore sur l'outil en faisant part de son avancement, en renseignant les éventuels problèmes et en échangeant des commentaires sur les activités. Il est encore possible de partager des liens de documents attachés ou encore de synchroniser son calendrier d'activité Gouti à son calendrier Outlook ou Google Agenda. En savoir plus sur Gouti

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SpiraPlan est un outil de gestion de programme agile qui permet de synchroniser vos projets, programmes, portefeuilles et ressources pour vous assurer que les bonnes personnes font le bon travail pour atteindre vos objectifs. Avec SpiraPlan, gérez rapidement et facilement vos tâches, exigences, problèmes, codes et risques. SpiraPlan comprend un système de gestion de tâches robuste qui permet aux utilisateurs de définir des tâches, de les catégoriser en types, de les organiser par dossier, de les affecter aux membres de l'équipe et d'en suivre l'avancement jusqu'à leur achèvement. En savoir plus sur SpiraPlan

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Asana est un outil de gestion des tâches qui aide les équipes à gérer leur travail, des tâches quotidiennes aux initiatives stratégiques. Centralisez vos activités et réunissez vos équipes, où qu'elles soient. Organisez votre travail selon vos besoins sous forme de listes, tableaux, calendriers ou diagrammes de Gantt. Plus de 135 000 organisations sous formule payante et des millions d'équipes dans 190 pays utilisent Asana pour gagner en productivité. N'attendez plus et testez Asana. En savoir plus sur Asana

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Plus de 1 000 000 d'équipes utilisent Trello dans le monde entier comme outil de gestion de tâches pour planifier, organiser et atteindre leurs objectifs depuis n'importe quel appareil.
Les outils célèbrent rarement le parcours des équipes qui se sont attelées à des tâches et ont atteint leurs objectifs, mais Trello le fait en intégrant des récompenses et une certaine facilité dans le processus de gestion des tâches. Les équipes peuvent célébrer leurs réalisations grâce à des fonctionnalités ludiques et flexibles, intuitivement simples et encourageant une approche personnelle. Les équipes peuvent stocker et suivre les informations de manière transparente, organiser de meilleures réunions et automatiser les tâches répétitives grâce à une interface intuitive qui permet à tout le monde de les utiliser, le tout à partir de la même plateforme. En savoir plus sur Trello

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Légitimé par des millions d'utilisateurs, Basecamp centralise tout ce dont vous avez besoin pour faire votre travail.
Le chat en groupe ne suffit pas. Basecamp combine tous les outils dont les équipes ont besoin : forums de discussion, plannings, listes de tâches, discussions en groupe, stockage de fichiers et de documents, etc. Tous les supports sur lesquels vous travaillez seront centralisés dans un emplacement rationalisé et organisé au lieu d'être dispersés dans plusieurs endroits. Les missions de chacun seront clairement définies. Il n'y aura aucune faille. Vous serez toujours informé de la situation avec précision. En savoir plus sur Basecamp

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Fournit un espace de travail d'équipe unique avec des discussions intégrées à l'application, la détection des connaissances, le mode présentation et de puissants outils de recherche.
Fournit un espace de travail d'équipe unique avec des discussions intégrées à l'application, la détection des connaissances, le mode présentation et de puissants outils de recherche. En savoir plus sur Evernote Teams

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Sa conception simple et sans code permet à quiconque de créer facilement des flux de travail en quelques minutes, ce qui permet au service informatique de passer du temps là où c'est important.
Permettez à vos utilisateurs et à vos équipes d'automatiser le travail reproductible à leur façon. Sa conception simple et sans code permet à quiconque de créer facilement des flux de travail en quelques minutes, ce qui permet au service informatique de passer du temps là où c'est important. Une interface flexible et une gamme de fonctionnalités puissantes vous aident à automatiser à la fois des tâches simples et des processus sophistiqués. Le résultat : de meilleurs flux de travail tels que l'examen rationalisé du contenu, l'intégration normalisée des salariés et l'accélération des approbations de contrats. En savoir plus sur Box

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ClickUp est l'un des principaux outils de gestion de tâches au monde avec des fonctionnalités entièrement personnalisables et exclusives qui en font un outil indispensable.
Avec des fonctionnalités telles que les tâches, les sous-tâches, les rappels, les priorités de tâches, la gestion du temps, les vues personnalisées, les objectifs, les dépendances et les statuts personnalisés, ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour gérer les tâches de n'importe quel projet ou équipe. ClickUp est l'outil de gestion de tâches idéal qui regroupe toutes vos exigences professionnelles dans une seule application et est utilisé par plus de 100 000 équipes dans des entreprises telles que Airbnb, Google et Uber. Conçu pour une utilisation personnelle et pour des équipes de toutes tailles et de tous secteurs, ClickUp est un outil indispensable pour la gestion de tâches. En savoir plus sur ClickUp

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Smartsheet est une plateforme d'exécution du travail en ligne qui permet aux organisations de toutes tailles de planifier, gérer, automatiser et rapporter le travail.
Smartsheet est une plateforme d'exécution du travail en ligne qui permet aux organisations de planifier, suivre, automatiser et rendre compte du travail. Plus de 80 000 marques comptent sur Smartsheet pour la gestion de projet et la gestion du travail grâce à son interface conviviale, ses diagrammes de Gantt en temps réel, ses tableaux de bord et ses fonctionnalités d'automatisation du travail. * Récompenses 2018 : Désigné comme un leader de la gestion du travail collaboratif en entreprise par Forrester Research et sélectionné dans la liste des Fast 500 de Deloitte, reconnu pour son innovation et sa vision technologique par 451 Research. En savoir plus sur Smartsheet

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Microsoft To Do des listes de tâches entre eux, de définir des rappels et d'ajouter des notes.
Microsoft To Do est un logiciel de collaboration qui permet aux utilisateurs de partager des listes de tâches entre eux, de définir des rappels et d'ajouter des notes. En savoir plus sur Microsoft To Do

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Wrike est un logiciel gestion de tâches pour entreprise incluant des modèles prédéfinis, une gestion du temps, des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, un reporting, etc.
Wrike est un logiciel primé de gestion de tâches conçu pour les équipes d'entreprise. Il inclut une sécurité avancée et une évolutivité totale. Les gestionnaires de projets, les chefs de produit et les gestionnaires de programme peuvent tout particulièrement bénéficier de ses diagrammes de Gantt en un clic, de ses tableaux Kanban, de son reporting facile à utiliser, de son affectation automatisée des tâches et de son partage de fichiers. Découvrez des solutions sur mesure pour votre équipe, y compris des modèles, des flux de travail et des fonctionnalités spécifiques à votre secteur. Faites un excellent travail avec Wrike. En savoir plus sur Wrike

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Todoist aide les gens à s'organiser de manière à vivre de manière plus agréable et plus sereine.
Todoist est une application de liste de tâches à la fois simple et puissante qui peut aider n'importe quel utilisateur à s'organiser en toute sérénité, peu importe où il se trouve ou quel appareil il utilise. De la planification de projets à grande échelle à un simple rappel du loyer à payer, Todoist vous aide à sortir les choses de votre tête pour les inscrire sur votre liste de tâches à effectuer. Adoptée par plus de 10 millions de personnes et reconnue comme une application qui change la vie par The Guardian, USA Today, le New York Times, le Wall Street Journal, Forbes, Lifehacker et bien d'autres. En savoir plus sur Todoist

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Notion est l'un des seuls logiciels de gestion de tâches qui relie vos notes, vos tâches et votre wiki dans un seul outil.
Notion est l'un des seuls logiciels de gestion de tâches qui relie vos notes, vos tâches et votre wiki dans un seul outil. Des dizaines de milliers d'équipes et d'entreprises à travers le monde l'utilisent pour tenir leurs employés informés et travailler ensemble en un seul endroit. En réunissant tout le travail et les connaissances et en les rendant extrêmement personnalisables, Notion optimise la concentration et la transparence, tout en consolidant les outils, en gagnant du temps et en stimulant la productivité des équipes de toutes tailles. En savoir plus sur Notion

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Airtable combine une interface de feuille de calcul intuitive avec des pièces jointes, des tableaux Kanban, des calendriers et d'autres fonctionnalités performantes.
Airtable est une plateforme de collaboration tout-en-un qui combine la flexibilité d'une interface de feuille de calcul avec de nombreuses fonctionnalités telles que des pièces jointes, des piles de cartes Kanban, des calendriers, le reporting, etc. En savoir plus sur Airtable

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Une solution de gestion des ressources pour les agences, studios et entreprises. Des milliers d'équipes du monde entier lui font confiance pour planifier les ressources de leurs projets et gérer la capacité.
Le logiciel de gestion des ressources Float aide les équipes à planifier des projets, à programmer des ressources et à superviser leur capacité. Un système de planification rapide et des outils d'édition faciles à utiliser rendent la planification des ressources simple et intuitive. Obtenez une vue d'ensemble des disponibilités de votre équipe, définissez des heures de travail personnalisées, planifiez les jours fériés et les congés, triez les informations par personne et projet. S'intègre à Jira, Teamwork, Asana, Trello, Google/Outlook, Slack et Zapier. Gérez la planification même en déplacement avec l'application mobile. Version d'essai gratuite de 30 jours. En savoir plus sur Float

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Microsoft OneNote est une application de prise de notes numérique très fonctionnelle qui permet d'organiser, de partager et de collaborer dans le cadre de la réalisation de projets.
Microsoft OneNote est une application de prise de notes numérique très fonctionnelle qui permet d'organiser, de partager et de collaborer dans le cadre de la réalisation de projets. La solution est accompagnée d'une application gratuite pour les appareils Windows et offre une fonctionnalité de recherche approfondie pour toutes les notes stockées dans son système. Les utilisateurs peuvent stocker et organiser des enregistrements audio dans un format consultable et les intégrer à d'autres produits Microsoft 365 tels qu'Excel ou Word. Pour gagner du temps et réduire la charge de travail, ils peuvent également mettre en évidence leurs notes manuscrites en utilisant différentes formes et couleurs sur l'écran de leur appareil mobile. En savoir plus sur Microsoft OneNote

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Plateforme collaborative de tableau blanc en ligne pour la planification, le suivi et la visualisation des projets et des dépendances
Propulsez vos plans de la stratégie à l'exécution. Gérez des sessions de planification à distance, créez des présentations visuelles, gérez l'avancement des progrès de manière collaborative à l'aide de Miro, une plateforme collaborative de tableau blanc conçue pour les équipes de toutes tailles, adoptée par plus de 12 millions d'utilisateurs dans le monde. Essayez les intégrations étroites à Microsoft Ecosystem, Atlassian Ecosystem, Slack, Box, Dropbox, Sketch et bien plus encore pour rendre votre collaboration d'équipe plus productive. En savoir plus sur Miro

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Hubstaff dispose d'outils de gestion de tâches et de surveillance des salariés fiables pour les équipes distantes et d'interventions. Facturation, reporting, gestion des paies, etc.
Luttez contre l'inefficacité et stimulez votre productivité avec la gestion de tâches de Hubstaff. Suivez le temps via des applications de bureau, web et mobiles simples, puis gérez les tâches, le reporting, etc. via un seul tableau de bord. Pour que votre entreprise puisse fonctionner plus efficacement, Hubstaff s'intègre à plus de 30 applications, y compris Jira, Asana, GitHub, Slack et PayPal. Observez l'avancement des projets en temps réel, suivez la localisation par GPS et périmètre géographique, identifiez les obstacles et allez de l'avant. Disponible pour Mac, Windows, Linux, iOS et Android. En savoir plus sur Hubstaff

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Logiciels de gestion de tâches : guide d'achat

Un logiciel de gestion de tâches

Les outils logiciels de gestion de tâches sont des applications qui permettent à des groupes de professionnels de travailler ensemble pour mener à bien des projets. Ils offrent la possibilité d'automatiser la répartition des tâches, le suivi et les rapports d'avancement, réduisant ainsi la charge de travail, tout en garantissant la transparence et les responsabilités au sein de l'organisation.

Les outils de gestion de tâches profitent à de nombreux professionnels, notamment les chefs de projet, les responsables de programme et les chefs de produit. Ils sont parfaitement adaptés à une utilisation dans des environnements collaboratifs, tels que le développement web, la gestion locative, l'administration des soins de santé, la publicité, la finance, la construction et les travaux d'ingénierie. Mais aussi dans le cas de ventes externes, d'études de marché et d'activités de prospection politique ou d'ONG.

À la base, ce type de solution aide les chefs d'équipe à orchestrer les tâches d'un projet et à stimuler la productivité de l'équipe en exploitant pleinement les talents et les ressources disponibles pour atteindre les objectifs du projet rapidement. Ces logiciels comportent généralement un affichage basé sur un calendrier avec des tâches codées en couleur, des options de saisie manuelle et automatique, des rappels de délais et des contrôles de progression automatisés. Regrouper les objectifs, les listes de contrôle et les fichiers de tâches de l'équipe sur un seul tableau de bord permet aux membres de l'équipe de se synchroniser, de suivre les progrès et de collaborer sur des objectifs et des OKR (Objective and Key Results).

Ces applications sont essentiellement des outils de suivi des tâches et de rapport d'avancement et partagent certaines de leurs fonctionnalités avec les outils de gestion de projets, les logiciels de workflow, les logiciels de management des idées et les outils de télétravail.

Mais ils revêtent également une dimension budgétaire. Étant donné qu'ils peuvent souvent être utilisés pour l'allocation des créneaux et le suivi des délais, des talents et des ressources, ils entrent souvent dans des catégories telles que les logiciels de suivi des notes de frais et les logiciels de gestion des exigences. Les professionnels peuvent ainsi choisir d'utiliser plusieurs outils spécialisés ou un seul, plus complet, pour gérer plusieurs projets.

Bien que de nombreuses entreprises continuent à utiliser des tableurs pour la gestion des tâches, la plupart d'entre elles utilisent une combinaison d'outils pour gérer leurs projets, leurs tâches et leurs ressources. En effet, selon une étude de Capterra, 64 % des PME françaises utilisent des logiciels de gestion de projets.

Les outils logiciels de suivi des tâches diffèrent en termes de conception et de fonctionnalité selon leurs utilisateurs cibles. Certains ont été conçus pour des secteurs verticaux très spécifiques, comme l'ingénierie, le développement web et les soins de santé. Cependant, la plupart d'entre eux sont compatibles avec tous les secteurs d'activité et peuvent fonctionner dans pratiquement tous les environnements d'équipe, car ils sont tous dotés de quelques fonctionnalités de base :

  • Saisir les objectifs et organiser les projets.
  • Créer des tâches et sous-tâches nouvelles et récurrentes.
  • Associer et attribuer les tâches aux employés.
  • Suivre l'activité de l'équipe et l'avancement du projet en temps réel.
  • Collaborer avec les membres de l'équipe sur des dossiers et des tâches à partir d’un même tableau de bord.
  • Consulter l'engagement des membres de l'équipe et coordonner les activités pour combler les lacunes.
  • Identifier les goulots d'étranglement et les défis, tout en mettant à jour les tâches.
  • Comptabiliser les heures de travail et les prévisions initiales.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches ?

Les logiciels de gestion de tâches sont conçus pour aider les professionnels à effectuer leur travail en équipe en planifiant les tâches, en rendant compte de leur avancement et en suivant le temps passé sur les projets. Partie intégrante des efforts de gestion de projet et essentielle à leur réussite, la gestion des tâches permet aux responsables de segmenter leurs projets en tâches réalisables et quantifiables, en les organisant de manière séquentielle pour assurer la fluidité des tâches et des informations au sein des équipes. Grâce aux logiciels de gestion des tâches et des équipes, les chefs de projet peuvent planifier, distribuer, programmer et contrôler les tâches individuelles et l'engagement des membres de l'équipe. Comme le mentionne l'article du blog de Capterra intitulé " Être chef de projet aujourd’hui, qu’est-ce que c’est ? " cela s'applique à de nombreux domaines, notamment les soins de santé, l'ingénierie, la traduction, la gestion locative, le développement de logiciels, les études de marché, l'administration de la sécurité et les assurances. Ainsi, les chefs d'équipe chargés de la gestion des tâches peuvent endosser divers rôles, notamment ceux de chef de projet, de service, de programme, de contrat, de propriété, de produit ou tout autre type de poste de direction au sein de l'entreprise.

Bien que certains outils soient conçus pour des secteurs verticaux spécifiques, la plupart tenteront de s'aligner sur les besoins d'une base d'utilisateurs hétérogène. Par conséquent, l'interface utilisateur est généralement dépourvue de code et développée pour répondre aux besoins de personnes ayant des compétences informatiques variables. Les applications de gestion de tâches sont souvent basées sur le web, mais de nombreux développeurs proposent également des applications Android et iOS pour faciliter la saisie et le suivi des données pour les équipes distribuées et les équipes internes.

Tandis que certaines entreprises développent des outils de gestion de tâches propriétaires dans le cadre de leur pile logicielle, la plupart opteront pour des applications cloud et disponibles par le biais d'abonnements de type SaaS. D'autres choisiront le modèle hybride, en exploitant pleinement les fonctionnalités disponibles dans l'application qu'elles achètent, tout en choisissant de stocker les données sensibles dans les locaux de l'entreprise. Selon le type de projet, les chefs d'équipe peuvent utiliser leurs outils de gestion des tâches pour des fonctionnalités spécifiques comme les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les graphiques d'avancement et d'autres cadres et méthodes qui peuvent automatiser leur travail et concrétiser leurs projets. Pour ceux qui souhaitent se familiariser avec ces méthodes, Capterra propose sur son blog diverses ressources en ligne, notamment des modèles de diagrammes de Gantt gratuits.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de tâches ?

Les avantages des logiciels de gestion résident principalement dans le fait qu'ils aident les entreprises à rationaliser le cycle de vie des projets. Qu'il s'agisse de communication interne, de faciliter la collaboration simultanée sur plusieurs projets ou d'identifier les goulots d'étranglement et les défis avant qu'ils ne s'aggravent, les capacités d'un outil de gestion de tâches sont source d'économies. Il est notamment possible de classer les avantages de ces applications comme suit :

  • Hausse de la productivité : donnez aux chefs d'équipe la possibilité de diviser un projet en sections plus petites en répartissant les tâches entre des équipes spécifiques, en attribuant des sous-tâches aux membres de l'équipe de leur choix et en répartissant les ressources. Ils peuvent associer instantanément les tâches aux employés en envoyant des mises à jour du projet en temps réel pour s'assurer que chaque membre de l'équipe comprenne son rôle.
  • Optimisation des flux de travail : comme d'autres logiciels de gestion du travail, les outils de gestion des tâches sont très utiles pour indiquer aux utilisateurs les tâches qui nécessitent une attention particulière, qui prennent du temps ou qui nuisent à d'autres projets. Au lieu de relancer les employés et leur demander des rapports d'avancement, les logiciels de gestion de tâches du personnel accèdent instantanément à toutes les informations dont ils ont besoin. Grâce à ces outils, les chefs de projet sont en mesure de réaffecter ou de hiérarchiser d'autres tâches pour alléger la charge de travail, trouver des solutions de contournement ou réévaluer leurs options. Par ailleurs, comme les informations sur le projet sont accessibles à toutes les parties prenantes, les collègues peuvent intervenir de manière proactive pour s'entraider et limiter les retards.
  • Budgétisation réaliste : grâce à un enregistrement permanent, précis et facilement accessible des délais, des talents et des ressources consacrés à chaque projet, le logiciel de gestion de tâches permet à l'entreprise de budgétiser plus simplement les projets actuels et futurs. Si tous les logiciels de gestion de tâches d'entreprise ne permettent pas aux utilisateurs de consigner leurs dépenses et leurs besoins, la plupart d'entre eux proposent au minimum la saisie des heures de travail. Ces informations peuvent être partagées avec les services de comptabilité, de paie et financier afin de prévoir les frais généraux et les salaires, mais aussi d'apporter les ajustements nécessaires aux factures.
  • Gestion centralisée : dans les grandes entreprises où les équipes sont dispersées, il est plus facile de tenir tout le monde informé grâce à un logiciel de gestion de tâches d'entreprise. Les collègues ont accès à distance et en toute sécurité aux informations qu'ils sont autorisés à consulter et peuvent collaborer en temps réel pour que les projets interrégionaux atteignent leurs objectifs sans contraintes de fuseau horaire.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de tâches ?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion de tâches sont aussi variées que les applications elles-mêmes. Cependant, tous les outils de gestion du travail en ligne, des plus rudimentaires aux plus complexes, présentent au moins huit fonctionnalités de base. Les voici :

  • Modification et mise à jour des tâches : modifiez et mettez à jour les tâches en fonction des exigences du projet et de la disponibilité des ressources. Ces opérations sont possibles grâce aux menus déroulants, aux outils de glisser-déposer, à la saisie manuelle et automatique et à d'autres outils de ce type qui réduisent la charge de travail des chefs d'équipe et éliminent les besoins en expertise de programmation.
  • Révision et hiérarchisation des sous-tâches : divisez les tâches en sous-tâches exploitables pour une gestion à un microniveau. Les utilisateurs sont ainsi capables de les visualiser d'un seul coup d'œil, de comprendre les liens entre elles et de les hiérarchiser en fonction de l'urgence et de l'importance pour accélérer la progression de leur projet.
  • Planification des tâches : planifiez et attribuez des tâches tout en allouant du temps et des ressources à chaque sous-tâche. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel de gestion d'équipe peuvent fixer des délais, des échéances, associer les tâches aux utilisateurs et estimer le nombre d'heures que chaque employé doit consacrer à chaque tâche. Le logiciel peut comporter des formulaires de demande personnalisés, des affectations de tâches automatisées et des flux de travail partagés sur un même tableau de bord.
  • Identification des tâches : marquez et étiquetez les tâches et sous-tâches pour les organiser. Cette fonctionnalité offre aux utilisateurs la possibilité de classer et de trier les tâches, souvent à l'aide d'un code couleur. Les balises et les marqueurs permettent également aux utilisateurs d'ajouter des informations aux tâches qui leur sont assignées directement par le biais de liens URL et de notifications par email.
  • Suivi des tâches et des projets : suivez l'évolution d'un projet tout au long de son cycle de vie, de son lancement à sa clôture. Les logiciels de suivi de tâches peuvent couvrir la plupart des phases d'un projet, notamment la planification, le déroulement, le suivi, le contrôle et l'achèvement. Grâce à cet outil, les responsables peuvent suivre les KPI (Key Performance Indicator), d'autant plus que de nombreux outils sont dotés de fonctions d'analyse et de rapports intégrés. En utilisant les techniques décrites dans " Le burndown chart Excel, un outil utile pour équipes agiles ", les chefs d'équipe savent également estimer le temps nécessaire à l'achèvement par rapport à l'estimation initiale.
  • Alertes et notifications : suivez les étapes atteintes, les échéances et les mises à jour en notifiant les membres de l'équipe et les autres parties prenantes en temps réel. Les outils de suivi de tâches doivent pouvoir alerter les utilisateurs en temps réel lorsqu'une nouvelle mission est créée, qu'une mise à jour a lieu, qu'une étape est atteinte ou que le système rencontre une erreur. Ces alertes peuvent être envoyées par email, par une fenêtre pop-up du navigateur, par une notification push ou dans l'application.
  • Gestion des tâches récurrentes : copiez les tâches et programmez-les à des moments précis de la journée, de la semaine, du mois ou de l'année. Dans des secteurs comme le marketing, les soins de santé, la gestion immobilière, la comptabilité et l'ingénierie, certaines tâches sont répétitives et incontournables. Au lieu de construire un scénario à partir de zéro, les chefs d'équipe peuvent automatiser la création de projets et programmer les tâches pour éviter les tâches redondantes.
  • Suivi du temps : suivez le temps passé par tous les membres de l'équipe sur leurs tâches. Ainsi, les chefs d'équipe sont à même de suivre l'allocation des ressources, le progrès et l'engagement des employés. Avec le temps, un outil de suivi des tâches peut même être en mesure de mettre en évidence des schémas concernant les niveaux d'activité des employés, de comparer la participation aux projets entre les équipes et d'identifier les individus qui excellent ou sont en retard sur leurs collègues en termes de performance.

Le catalogue de logiciels de Capterra comprend des outils de gestion de tâches dotés de ces fonctionnalités et de nombreuses autres. Les personnes intéressées par des applications ayant fait leurs preuves sont invitées à parcourir le répertoire pour trouver l'application de gestion de tâches idéale pour leur entreprise en filtrant les résultats et en les distillant de manière à ce qu'il ne reste qu'un seul candidat, qui remplit toutes les conditions requises pour leur entreprise.

Que faut-il prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches ?

La sélection d'un logiciel de gestion doit être moins une question d'esthétique que de praticité. Comme indiqué dans Les défis les plus courants de la gestion de projet résolus par les logiciels (article en anglais), la valeur d'une application réside dans sa capacité à relever trois défis majeurs de la gestion de projet : la communication, la visibilité et la portée. À cette fin, les chefs d'entreprise doivent tenir compte de trois éléments clés lors de l'achat d'un logiciel de gestion de tâches :

  • Répond-il aux besoins de l'entreprise ? Selon le type d'entreprise, un simple outil de suivi des tâches sans fonctionnalités superflues peut ne pas suffire à répondre aux besoins. Les dirigeants soucieux de la croissance de leur entreprise peuvent opter pour des logiciels évolutifs, de type SaaS, pouvant soit s'intégrer à des outils existants, soit fournir un couplage API (Application Programming Interface) afin de pouvoir développer leur pile logicielle en continu et de gagner en complexité. Les entreprises sont en mesure de trouver des outils qui répondent à leurs attentes, dans les limites de leur budget, en comparant les plans tarifaires et les fonctionnalités côte à côte sur le catalogue de Capterra.
  • Ce logiciel est-il spécifique à un marché ? Bien que la plupart des applications de gestion de tâches s'adressent à un large public, certains secteurs d'activité ont besoin d'outils spécifiques à leur marché. Par exemple, les utilisateurs des secteurs de la santé, de la logistique, de la construction ou de la traduction peuvent constater que seule une poignée d'applications répond à leurs besoins en termes de praticité, de fonctionnalité, de conformité et de respect de la loi. Lorsqu'il s'agit de logiciels de gestion de tâches d'entreprise, cela est d'autant plus important, car les lois sur le travail et la confidentialité diffèrent d'un pays à l'autre.
  • Facilite-t-il la transparence ? La communication et la visibilité sont les piliers de la gestion de projet. Les outils de gestion du travail qui ne facilitent pas la collaboration en temps réel, la visualisation instantanée et l'accès immédiat aux données pour les parties prenantes ne répondent pas à ces exigences de base. En accédant aux tableaux Kanban et aux diagrammes de Gantt en temps réel, les employés peuvent visualiser instantanément l'impact de leur travail tout en restant au fait des changements et en voyant sur quoi leurs collègues travaillent. Enfin, il est tout aussi indispensable de proposer un contenu multilingue et multiappareils que de permettre aux utilisateurs d'accéder aux données en temps réel, d'envoyer des notifications push en cas de mise à jour et de communiquer des rappels d'échéance.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de tâches ?

Les tendances les plus pertinentes reflètent une transition de la gestion de projet conventionnelle basée sur des tableurs vers une technologie plus sophistiquée et spécifique à l'entreprise. Comme ces logiciels automatisent et rationalisent de nombreuses phases et tâches liées à la gestion de projet, il va de soi que de plus en plus d'entreprises les adopteront. Tandis que certaines développeront leurs propres outils, beaucoup s'abonneront à des prestataires de services capables de s'adapter rapidement à ces nouvelles tendances :

  • La dépendance à l'égard de l'IA (intelligence artificielle) est croissante : de nos jours, l'IA fait partie intégrante des outils de gestion de tâches. Ce phénomène s'explique par la demande sans cesse croissante d'un travail plus rapide et plus efficace qui stimule la compétitivité. En l'intégrant à leurs processus opérationnels, les entreprises automatisent leurs flux de travail et se débarrassent des éléments superflus et redondants. Toutefois, si le machine learning et les bots peuvent automatiser et accélérer des opérations complexes, ils peuvent laisser des indicateurs non tangibles passer à travers les mailles du filet. Les machines ne peuvent pas quantifier la valeur de l'interaction humaine, favorisant les employés rapides et efficaces au détriment de ceux qui sont peut-être plus lents, mais plus efficaces. Elles négligent les compétences non techniques et les interactions aux résultats indirects qui peuvent représenter la majeure partie de la journée de travail des personnes impliquées dans les soins de santé. Les outils d'IA sont à la hauteur de leur programmation et le point faible réside dans le fait que leur programmation n'est pas visible ou accessible aux utilisateurs réguliers.
  • Essor de l'IdO (Internet des objets) : Dans des secteurs comme la construction, la logistique, les soins de santé et la vente, les utilisateurs s'appuient sur les données fournies par les appareils IdO pour déterminer quand lancer certaines tâches ou mener à bien un projet. Par exemple, des employés sont affectés à la réparation d'un capteur ou à l'approche d'un acheteur qui utilise un terminal helpdesk. Selon une étude de Gartner citée dans Digitalisation's Impact on PPM Practices and the PMO (article en anglais), l'IdO gagne du terrain dans la collecte, l'analyse et le reporting des données. À l'heure où les chefs de projet et les entreprises s'efforcent de trouver des outils qui répondent à leurs besoins en termes de taille d'équipe, de collaboration, de présentation, de fonctionnalités et d'adaptabilité, il est facile de se laisser submerger par les tendances au lieu de se concentrer sur les fonctionnalités clés.
  • La préparation à la mobilité est indispensable : l'accès mobile est une exigence clé depuis un certain temps. Les logiciels de gestion de tâches adaptés aux mobiles permettent aux utilisateurs de suivre leurs tâches, de collaborer, d'établir des rapports et de communiquer en tout lieu et à tout moment. Cette mobilité est essentielle pour les employés à distance qui ont besoin d'accéder aux tableaux de bord des projets à toute heure et ce, dès leur intégration dans l'entreprise. Néanmoins, à mesure que les appareils mobiles évoluent, avec des modèles à double écran, pliables et qui occupent le devant de la scène, cette tendance clé pourrait présenter davantage de défis pour les applications de gestion de tâches.
  • L'utilisation des chatbots est la prochaine grande tendance : les utilisateurs s'habituent à avoir des chatbots sur la quasi totalité des applications auxquelles ils accèdent. Les bots contribuent à automatiser les tâches, les flux de travail, les rapports, les notifications et presque tous les autres aspects de la gestion de tâches. Ils servent également à guider les nouveaux utilisateurs dans les différentes sections du tableau de bord en leur suggérant des moyens d'automatiser leur travail. De même, ils sont en mesure de connecter le gestionnaire de tâches à d'autres outils internes, tels que les bases de données clients, les bases de connaissances et les archives de rapports. Cependant, la qualité de leur travail est directement proportionnelle à la qualité de leur code et ils sont vulnérables aux biais sociaux.
  • Des délais plus serrés : pour les entreprises compétitives, la vitesse est une évidence et les délais sont plus stricts d'année en année. À mesure qu'elles intègrent davantage de logiciels et automatisent une plus grande partie de leurs tâches, les entreprises s'attendent à ce que les délais de leurs projets s'alignent, ce qui raccourcit les phases de gestion des risques et d'intégration des cycles de vie des projets. Toutefois, les entreprises doivent également tenir compte de la gestion du changement et des défis qu'elle entraîne, en budgétisant et en allouant du temps pour la mise en œuvre de nouveaux logiciels.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :