Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité permet d'automatiser l'ensemble des fonctions et opérations financières d'une organisation à l'aide de différents modules dédiés aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, à la paie, à la facturation ou encore au grand livre. Les applications intégrées pour programmes de comptabilité permettent de réaliser des analyses approfondies et en temps réel de la situation financière d'une entreprise, y compris le flux de trésorerie et la gestion des frais professionnels. Les logiciels de comptabilité sont également appelés "logiciels de cabinets comptables".

Quels sont les avantages d'un logiciel de comptabilité ?

• Économies : la sous-traitance est depuis longtemps l'approche la plus communément utilisée par les PME pour gérer leur comptabilité, mais celle-ci implique un certain nombre de frais supplémentaires qui viennent s'ajouter aux dépenses opérationnelles. Les outils de comptabilité sont conçus pour aider les PME à se réapproprier la gestion de leur comptabilité et réduire considérablement les coûts qui y sont associés.
• Efficacité des processus : l'activité comptable exige beaucoup de formalités administratives et un grand nombre de saisies manuelles, deux choses qui demandent du temps et sont susceptibles d'être affectées par des erreurs humaines. En numérisant la trésorerie, les programmes de comptabilité aident les PME à écouter les délais de traitement des opérations financières telles que la gestion des frais professionnels, les comptes fournisseurs et les comptes clients. En outre, les logiciels de comptabilité offrent une solution efficace contre les erreurs de calcul et les irrégularités financières.
• Conformité fiscale : à l'instar de l'activité comptable, la gestion fiscale suppose également un grand nombre de documents et de formalités soumis à des contraintes de temps ; les PME doivent produire leurs déclarations fiscales en temps voulu afin d'éviter des pénalités de retard. Les logiciels de comptabilité utilisent les informations fiscales et comptables stockées directement dans le système, ce qui simplifie l'ensemble du processus tout en prévenant les erreurs humaines.

Quelles sont les fonctionnalités clés des logiciels de comptabilité ?

• Comptes fournisseurs : saisissez des factures, gérez des procédures d'approbation et des processus d'autorisation automatisés. Les informations de toutes les transactions sont consignées dans les comptes fournisseurs et le grand livre.
• Comptes clients : suivez des crédits clients liés aux paiements et aux acquisitions. Ces informations sont transférées automatiquement dans le grand livre.
• Rapprochement bancaire : mettez en relation des "crédits" et "débits" d'un compte donné pour aider les entreprises à repérer et rectifier les irrégularités et les omissions.
• Reporting financier : fournissez une représentation graphique des données d'un système de comptabilité. Ces rapports incluent les rapports sur les ventes, les comptes fournisseurs/clients et l'analyse du flux de trésorerie.
• Grand livre : regroupez les informations des comptes fournisseurs et des comptes clients dans un tableau. Fournissez également un sommaire des informations liées aux actifs, capitaux, dépenses et recettes de chaque compte.
• Facturation : émettez des factures en fonction des dossiers clients, puis imprimez-les et envoyez-les aux clients en conservant toutes ces informations dans le système de comptabilité.
• Suivi des dépenses : enregistrez l'ensemble des frais et dépenses engagés dans le cadre des activités d'une entreprise. La plupart des produits sur le marché vous permettent de soumettre des notes de frais en téléchargeant des reçus à l'aide d'une application mobile.
• Comptabilité des projets : suivez différents aspects comptables d'un projet client comme les frais engagés, les dépenses, les heures facturables et les paiements clients.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de comptabilité ?

• Sécurité des données : les solutions de comptabilité traitent un grand volume d'informations confidentielles, qu'il s'agisse de données financières ou de données clients, ce qui en fait une cible privilégiée pour les cybercriminels. La sécurité est donc un critère essentiel au moment de choisir un logiciel de comptabilité. Les PME doivent s'assurer que leurs solutions respectent les normes de sécurité requises comme les certificats SSL EV (Extended Validation) et le chiffrement AES 256 bits.
• Intégrations tierces : les logiciels de comptabilité ne fonctionnent pas en vase clos et ont besoin d'évoluer au sein d'un écosystème d'applications métiers. En intégrant un logiciel CRM, les programmes de comptabilité peuvent par exemple extraire automatiquement les données de transaction dès qu'un paiement client est reçu. De manière similaire, l'intégration à une solution dédiée aux RH ou à la paie permet d'extraire automatiquement les données liées aux charges salariales. En tant qu'acheteur, il est donc important d'évaluer les intégrations proposées par différentes solutions avant de prendre une décision d'achat.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de comptabilité ?

• Les PME progressent sur la voie de l'automatisation : à l'heure actuelle, de nombreuses PME recherchent de nouveaux moyens d'automatiser leurs fonctions comptables, dans l'optique de réduire à la fois les tâches administratives et les erreurs humaines. L'un des plus récents développements en ce domaine est la technologie OCR (Optical Character Recognition ou "reconnaissance optique de caractères" en français), qui permet de numériser des documents papier et de les conserver dans un format numérique. Compte tenu des progrès réalisés par l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning, qui améliorent peu à peu la précision des systèmes OCR, on peut s'attendre à ce que cette technologie soit plus largement adoptée à l'avenir.
• Les PME veulent une présentation plus visuelle des rapports financiers : étant donné qu'environ 65 % de l'assimilation d'information se fait de manière visuelle, la capacité des systèmes de comptabilité à synthétiser des états financiers sur un support graphique est largement prise en compte par les acheteurs. Cela pousse également les éditeurs de logiciels spécialisés pour les PME à étoffer leurs modules de reporting avec des fonctions de visualisation avancées.