Comment préparer votre département RH à la transformation digitale des ressources humaines ?

Publié le 23/12/2021 par Chiara Casse et Emilie Audubert

Découvrez les étapes pour préparer votre équipe RH à la transformation digitale des ressources humaines

La gestion des ressources humaines joue un rôle important au sein des activités managériales, que ce soit pour les PME ou les grandes entreprises. Si tout le monde admet leur importance, ce n’est qu’avec la révolution industrielle à la fin du XIXe siècle que les RH ont été reconnues.

Les RH doivent évoluer en fonction des époques et des contextes historiques, en impliquant les secteurs de la psychologie, de la sociologie et de l’économie.

Depuis le début de la pandémie, c’est à de nouveaux défis que les ressources humaines du monde entier ont dû s’adapter, les incitant à opérer des changements constants et à repenser leur flux de travail. Pour relever les défis que la pandémie représente, ce sont les ressources humaines elles-mêmes qui doivent changer et trouver l’élan nécessaire pour innover et implémenter la transformation numérique des RH.

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Les 5 nouveaux défis de la transformation numérique des RH

Défi numéro 1 : assurer le bien-être des employés, même à distance

Le bien-être de vos employés est à l’heure actuelle une ressource cruciale. C’est aux RH qu’il incombe de veiller à la satisfaction des employés en la matière. 

L’empathie constitue l’un des indicateurs les plus forts de la prospérité ou de l’échec d’une organisation dans le contexte d’après-pandémie, comme le souligne une enquête menée par Gartner (article en anglais). Menée auprès de plus de 800 responsables des RH, elle confirme et met en valeur l’importance de veiller au bien-être physique et émotionnel des employés et de les soutenir le plus possible.

La façon dont les employés se lient avec leur entreprise a un impact important sur leur productivité et la réputation de l’entreprise. Il s’agit d’un cercle “vertueux” au sein duquel l’engagement, la communication et la confiance jouent un rôle clé.

La solution

Comment les RH peuvent-elles assurer le bien-être de l’entreprise ?

Tout d’abord, il est crucial de prendre en compte les problèmes auxquels vos employés peuvent être confrontés chaque jour lorsqu’ils travaillent à distance : équilibre entre vie professionnelle et vie privée, stress émotionnel et problèmes de technologie peu adaptée à la maison.

Même si le travail s’effectue en dehors du bureau, vos employés doivent pouvoir se sentir valorisés, sûrs d’eux-mêmes et soutenus pour concilier leur vie privée et leurs obligations professionnelles.

Trop souvent, les personnes travaillant à domicile se sentent sous pression, comme si leur travail ne suffisait pas à pallier leur absence physique du bureau. Ce stress émotionnel fait que votre collaborateur se sent encore plus épuisé et perd en productivité.

Il convient également de donner à vos employés des priorités claires, de les encourager à prendre soin d’eux-mêmes et, si possible, de leur offrir un soutien psychologique.

Ouvrez un canal de communication direct avec les employés, en utilisant éventuellement un logiciel spécifique de communication à distance, afin d’automatiser les processus.

Votre département RH peut également proposer des activités ponctuelles de team building pour canaliser les éventuelles périodes de tension et les transformer en moments plus agréables à partager entre collègues, même à distance. Une autre solution consiste à miser sur la satisfaction, via des récompenses annuelles, des bons ou des chèques-cadeaux pour les employés les plus méritants, ou en proposant des plans de santé physique et sportive.

Défi 2 : Gérer un travail intelligent satisfaisant pour les employés

Un élément clé de la transformation digitale des ressources humaines consiste à créer un smart office rentable et satisfaisant pour tous.

Pour commencer, il faut repenser l’organisation du travail et faciliter l’accès des employés aux ressources de l’entreprise, où et quand ils en ont besoin. La flexibilité et la mobilité doivent faire partie intégrante de votre ligne de conduite en permettant à vos employés d’accéder à des plateformes collaboratives et de partager des activités et des données.

Il s’agit d’un défi à deux niveaux : assurer la communication au sein de l’entreprise et améliorer la productivité des employés.

La solution 

Lorsqu’on travaille à distance, il est important de se sentir lié à son entreprise et de pouvoir échanger des informations avec ses collègues et ses responsables de façon rapide et facile.

C’est ainsi que l’équipe se sentira de plus en plus impliquée dans les activités globales de l’organisation, même quand elle est à distance.

Pour recueillir des retours quant à l’amélioration de votre smart office, un logiciel de sondage peut vous aider à mesure la satisfaction de vos employés.

L’avantage d’une consultation directe de vos collaborateurs peut vous fournir une certaine quantité d’informations et de données afin d’adapter vos prises de décision en matière d’organisation d’entreprise et de stratégie.

Défi 3 : Changer la culture d’entreprise et la rendre plus flexible et inclusive

L’inclusion et la flexibilité sont devenues des critères indispensables dans une culture interconnectée. Il est plus important que jamais d’adapter votre entreprise et d’intégrer ces valeurs dans votre quotidien.

Adopter une stratégie de diversité et d’inclusion permet d’améliorer les performances et d’augmenter la productivité globale. Appuyez-vous sur un personnel composé de différents profils (en termes de sexe, d’origine, de religion, pour n’en citer que quelques-uns) et venant d’horizons variés pour favoriser un environnement de travail plus stimulant, innovant et créatif.

Une équipe diversifiée permet de bénéficier d’une gamme complète de compétences et d’expériences, ainsi que d’une plus grande sensibilité linguistique et culturelle.

La solution 

Pour assurer l’inclusivité, la première étape est le recrutement. Rédigez une description de poste dans un langage aussi inclusif que possible et concentrez-vous sur les compétences requises et non sur des critères tels que la nationalité, le sexe ou l’orientation sexuelle.

Après avoir sélectionné les candidatures les plus pertinentes, les recruteurs peuvent parfois dissimuler toute information personnelle figurant sur leurs CV. De cette façon, on évite de céder aux préjugés inconscients liés au nom, à l’âge ou au lieu de résidence des candidats.

Une fois le processus de sélection terminé, les RH doivent préparer un processus d’intégration inclusif, à distance ou en personne, et inviter le reste de l’équipe à considérer la diversité comme une valeur et à comprendre comment en tirer parti.

Si vous estimez que cela ne suffit pas, vous pouvez embaucher un responsable de la diversité, un expert qui défend la diversité en termes de capacités, d’orientation sexuelle, de sexe, de religion et d’origine ethnique dans le contexte de l’entreprise.

Il est également essentiel de donner des directives à suivre et des objectifs personnalisés à chaque employé, et ce, dès leur arrivée. Les mêmes normes d’entreprise doivent être respectées, même si le travail est effectué à distance.

Pour éliminer complètement les préjugés pendant le processus de sélection, il est possible d’utiliser un logiciel de recrutement. Les RH peuvent s’en servir pour gérer toutes les informations relatives aux performances de l’entreprise, à la paie, aux congés et à la présence. 

En ce qui concerne l’amélioration de la communication entre les employés, les RH peuvent suggérer l’emploi de solutions de messagerie afin de gagner du temps et d’éviter de nuire à la productivité.

Enfin, les RH peuvent également utiliser un logiciel d’analyse des données des employés et gérer le personnel de l’entreprise avec tous ses processus depuis une plateforme unique.

Défi numéro 4 : le recrutement à distance

Le recrutement à distance constitue un autre défi de taille pour les RH. Nous venons de voir quels sont les critères du point de vue de l’inclusivité ; voyons maintenant quelques-uns des aspects pratiques de l’entretien à distance.

Il y a de nombreux avantages à mener un entretien à distance. Cela permet d’élargir le vivier de candidats à ceux qui sont physiquement éloignés du bureau, mais aussi de mettre les participants à l’aise et de faciliter leur performance.

La solution 

Pour réaliser un entretien à distance, plusieurs options sont à votre disposition. Généralement, les entreprises privilégient les logiciels de vidéoconférence pour réaliser une session en streaming avec plusieurs personnes, sur tablette, smartphone ou PC.

Vous pouvez également solliciter l’envoi d’une vidéo enregistrée par le candidat avec sa présentation et les réponses aux questions préalablement envoyées par les évaluateurs.

La technologie joue un rôle crucial dans ce domaine en proposant des logiciels de recrutement à distance et des plateformes pour l’ organisation de vidéoconférences.

Grâce à ces outils, il est possible d’enregistrer des entretiens vidéo, de disposer d’une base de données de questions déjà prêtes, de collecter des informations sur les candidats et de les rendre accessibles grâce à la présence de filtres.

Défi numéro 5 : l’accueil à distance d’un nouvel employé

Nous savons tous à quel point le processus d’intégration d’un nouvel employé dans l’entreprise est important. Les premiers jours de travail peuvent être décisifs, d’autant plus si l’intégration se fait à distance, dans un contexte où l’employé est loin du lieu de travail et sans références précises.

Au cours de cette première étape, il est important que les ressources humaines lui donnent une présentation précise de son rôle et de ses tâches, en lui expliquant les directives de l’entreprise et en le présentant aux collègues et aux responsables de son département.

La solution

Selon un article publié par les affaires, l’accueil d’un nouveau collaborateur doit se baser sur les trois besoins principaux de ce dernier : comprendre la stratégie et les valeurs de votre entreprise ainsi que la contribution de son rôle aux objectifs, maîtriser les outils et méthodes de travail permettant de soutenir sa performance, mais aussi connecter avec les membre de la structure pour pouvoir s’y intégrer.

Des actions spécifiques peuvent vous aider en ce sens, telles que l’automatisation et digitalisation des aspects administratifs de la phase de recrutement (signature de contrats, présentation des politiques d’entreprise), ou encore l’organisation d’un agenda des premières semaines de l’employé.

Pour faciliter la transformation digitale des RH et préparer un processus d’intégration, vous pouvez compter sur de nombreux outils. Nous vous suggérons d’envisager un logiciel de gestion des RH pour assurer le suivi du personnel, ainsi qu’un logiciel de communication interne pour favoriser la collaboration entre collaborateurs et mieux définir les rôles et les responsabilités.

Les plateformes permettant d’organiser des vidéoconférences d’entreprise sont des alliées à ne pas négliger,, tandis que les logiciels de signature numérique peuvent faciliter la signature des contrats et des formulaires par les nouveaux employés.

Pourquoi investir dans des outils de gestion des RH et des employés ?

En période de bouleversements, il est important de suivre le rythme, de maintenir la continuité des activités et de garantir une expérience positive pour vos collaborateurs. Heureusement, la technologie peut vous aider à optimiser les processus d’entreprise, notamment ceux liés aux RH.

Afin de choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise, nous vous recommandons de suivre les critères ci-après 

  • Objectifs : avant de choisir un logiciel RH, il est essentiel de vous demander quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre. Il est nécessaire, pour se faire, de se projeter dans l’avenir et de comprendre où vous voulez investir. Une fois que vous aurez défini vos objectifs S.M.A.R.T., vous aurez une idée plus précise des lacunes à combler au plus vite pour atteindre votre but, grâce à un logiciel qui vous correspond.
  • Évaluation des coûts et des avantages : c’est l’un des éléments les plus importants à prendre en compte, tout comme l’étude approfondie des logiciels utiles à la croissance de votre entreprise. Si votre objectif principal est de réaliser les tâches les plus exigeantes, misez sur des logiciels capables de rationaliser des processus autrement chronophages et lourds en ressources. Analysez soigneusement les avantages d’un logiciel de gestion des employés et demandez-vous si le coût en vaut la peine.
  • Taille de votre entreprise : les logiciels RH sont souvent conçus pour des entreprises de grande taille. Si votre entreprise compte moins de 10 employés, réfléchissez soigneusement avant de vous lancer ; en revanche, si votre entreprise dispose de plusieurs sites et de plusieurs départements, investir dans la transformation numérique des RH sera incontournable.

La transformation digitale des ressources humaines n’est pas seulement un moyen de rationaliser les processus commerciaux, mais avant tout une nécessité pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. Savoir s’adapter et se renouveler sont des éléments clés pour vous permettre de franchir le pas.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels ressources humaines pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos des auteurs

Analyste de contenu pour Capterra. Experte en technologie et spécialisée dans les études sur les tendances numériques destinées aux PME. Vit à Barcelone.

Analyste de contenu pour Capterra. Experte en technologie et spécialisée dans les études sur les tendances numériques destinées aux PME. Vit à Barcelone.

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.