La gestion des congés : de l’acte administratif à l’expérience salarié

Une brève histoire entre fiches en carton et tableaux Excel

Depuis l’adoption de la loi sur les congés payés en 1936, la gestion des congés est devenue un élément central de la gestion du personnel, jusqu’à nécessiter de développer des outils pour en avoir un suivi.

On peut se rappeler qu’il y a encore quelques décennies, les congés étaient moins nombreux, moins fractionnés et souvent les dates étaient imposées par la direction et non librement choisies.

Jusqu’à l’arrivée de la bureautique dans les années 80, on se servait de formulaires dont on assurait la traçabilité par des doubles et par l’inscription dans les cahiers ou les fiches du personnel. On avait aussi, par commodité, de grands tableaux montrant les congés de l’équipe afin de s’organiser et développer la responsabilité de chacun.

Les logiciels sont venus peu à peu remplacer ces premiers outils, sous forme d’ outils SIRH (ou système d’information ressources humaines) avancés, ou plus simplement par le biais de tableaux Excel plus ou moins partagés.

Il a fallu attendre le déploiement des self-services RH pour voir apparaître de nouvelles solutions plus légères, ergonomiques et pratiques.

Les innovations en technologie numérique et mobile facilitent le déploiement de cette nouvelle offre en matière de gestion des congés et permettent de répondre à la multiplication des types de congés (parentaux, RTT, récupération, etc.) et mieux manager les conflits éventuels.

Un changement de paradigme

La gestion des congés, auparavant process bureaucratique, est devenu un outil de plus vers l’autonomie du salarié en lui permettant de poser ses congés à tout moment et de suivre les étapes de validation en toute transparence. Bien entendu, certaines entreprises ou services publics encadrent la prise de congés de règles précises, parfois en termes de priorité selon l’ancienneté, d’effectif minimum ou d’alimentation du compte de congés, par exemple.

La différence ? Ces vérifications sont désormais effectuées par l’outil lui-même qui alerte le salarié en temps réel si un conflit se présente dans sa demande de congé.

Les congés qui ont pendant longtemps été « en même temps et pour tout le monde » (certaines entreprises fermaient tout le mois d’août, par exemple) sont désormais individualisés et pour ainsi dire à la carte.

Ce passage du collectif à l’individuel est général en matière de gestion du personnel et entraîne une complexification de la gestion comme du suivi qui a renvoyé la gestion des congés par fiches cartonnées aux livres d’histoire des ressources humaines.

La gestion des congés comme nouvelle facette de l’expérience salarié

De la fiche en carton jalousement conservée par le chef du personnel, nous sommes désormais passés à des outils en ligne qui permettent au salarié d’accéder à son planning à partir de son ordinateur, tablette ou mobile. Il peut alors vérifier combien il lui reste de temps, que ce soit en congé annuel ou en jours de repos compensateurs octroyés dans le cadre de l’aménagement et de la réduction du temps de travail (ARTT) et autres droits à congés spécifiques.

Le salarié peut alors poser ses congés en toute connaissance de cause et les envoyer d’un clic à son manager ou au responsable ressources humaines pour qu’il les valide. Le logiciel de gestion des congés lui permet de choisir plusieurs périodes, de mixer différents type de congés pour une même demande et de préciser la nature de sa demande de congé (vacances, raisons personnelles…). Tout cela peut se faire à distance et la validation lui arrivera par une notification sur son smartphone ou sur son mail.

Il pourra aussi vérifier l’avancée de sa demande grâce à un workflow transparent.

Cette autonomie s’accompagne d’une responsabilisation des salariés avec une transparence des règles de gestion des congés pour tous.

Comment choisir sa solution de gestion des congés ?

Le choix d’un outil de gestion de congé devient un élément important pour l’entreprise et son RH, car ce process revient fréquemment dans l’expérience salarié. Si l’application n’est pas ergonomique, rapide et simple, elle peut vite devenir un irritant pour les salariés qui passeraient trop de temps à poser leurs congés.

Le pire étant bien entendu les systèmes développés en interne qui souffrent de bugs et qui peuvent altérer la confiance des salariés dans la justesse de leurs comptes.

Le choix est tout à la fois informatique pour la sécurité des données, la rapidité et la fiabilité des traitements, mais doit aussi prendre en compte l’expérience utilisateur, en particulier dans l’ergonomie et les fonctionnalités offertes.

L’entreprise doit identifier les différents acteurs, leurs rôles et leurs droits dans l’application et procéder à la rédaction des besoins fonctionnels (validation, visualisation, saisie…) comme non fonctionnels (vitesse de traitement des données, ergonomie, sécurité…)

Toutefois, il faut garder à l’esprit qu’un outil ne peut pas intégrer toute la réglementation de gestion des congés dans ses moindres détails, issus parfois de la convention collective ou des branches. L’entreprise devra continuer à confier certaines questions très précises aux équipes RH afin que l’utilisation de l’outil ne devienne pas rebutante car trop complexe.

Le paramétrage doit être adapté à tous, même aux utilisateurs les plus novices en informatique ou les plus réticents à remplir en ligne leur demande (au lieu de simplement les transmettre à leur manager par écrit).

Quelques solutions de gestion de congés adaptées aux PME et aux professionnels PRE (planification des ressources de l’entreprise)

Pour vous aider à trouver une solution qui pourrait vous convenir, nous vous proposons de découvrir quelques outils pour mieux appréhender les qualités recherchées lors du choix.

Figgo est un très bon exemple d’une application web de gestion des congés ergonomique mais complète et pensée pour une utilisation sur mobile. Cette solution, qui a séduit des enseignes connues comme Hitachi, Deezer et Babyliss, peut-être reliée à la paie et paramétrée pour prendre en comptes les spécificités de votre entreprise jusqu’aux dispositions de votre convention collective.

Figgo a aussi travaillé l’aspect international par une interface ergonomique et multilingue.

Pour bénéficier de l’ensemble de ces fonctionnalités, il faudra bien entendu prévoir une partie intégration, puis déploiement, car le plug and play n’est envisageable que pour des petites structures désirant une solution de gestion des congés indépendante de la paie.

Payfit a aussi l’avantage d’intégrer automatiquement les Indemnités journalières de sécurité sociale, allégeant ainsi le travail des équipes RH.

Enfin, on peut aussi citer

Même dans cette version gratuite, JOUROFF permet un paramétrage des types de congés : Congés payés, RTT, Congés maladie, Congés pour évènements familiaux, Jours de fractionnement, Jours de récupération, Compteur Epargne Temps.

Comme vous avez pu le constater, le choix de votre solution de gestion des congés doit aborder de nombreux points pour améliorer le process, mais aussi tenir compte de l’ expérience salarié.
Le choix de l’outil se fera en fonction de la taille de votre entreprise et de votre préférence : avoir une solution intégrée en mode SIRH ou GTA (gestion des temps et activités), ou bien utiliser une application simple et indépendante permettant de gérer les calendriers d’activités ainsi que les demandes et le suivi des congés.

Le choix aura plus de chances de répondre à ces différents critères si vous montez une équipe projet représentant les utilisateurs autour de la maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre. Le cahier des charges qui sera rédigé par la maîtrise d’ouvrage doit s’appuyer sur les besoins de l’entreprise comme des utilisateurs et prendre en compte les spécificités organisationnelles et fonctionnelles de l’entreprise. Ce support doit permettre de trier les offres en fonction de leur niveau de couverture des besoins exprimés et de l’estimation budgétaire.

Nous vous conseillons de ne pas traiter ce dossier sous l’angle uniquement informatique (c’est-à-dire avec une équipe de projet seulement technique), car finalement ce sont les employés avant toute chose qui adopteront l’outil et s’en feront les ambassadeurs au sein de l’entreprise.

À PROPOS DE L’AUTEUR

Vincent Berthelot a été enseignant associé au CELSA dans les Masters RH à l’ESG, responsable formation, puis chargé des relations sociales dans un grand groupe français. Auteur de divers ouvrages, il est actuellement responsable de la veille stratégique à l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise et intervenant auprès des entreprises dans les domaines du management, de l’expérience salarié et de la performance sociale. Retrouvez-le sur LinkedIn et sur Twitter : @VinceBerthelot