Manager une équipe à distance : guide pratique

Tout employé s’intéresse aux avantages sociaux qu’on lui offre, et le télétravail est un avantage hautement apprécié. Selon une étude menée par Gallup, 51 % des travailleurs changeraient d’emploi pour bénéficier d’un horaire plus flexible et 37 % partiraient pour une entreprise dans laquelle ils peuvent travailler à distance, ne fût-ce qu’à temps partiel. En tant que responsable d’une PME, vous avez tout intérêt à offrir des solutions de travail flexibles à vos collaborateurs. Si vous ne le faites pas ou si vous proposez des conditions moins intéressantes que vos concurrents, vous risquez de perdre vos meilleurs éléments.

Or, ce qui fonctionne dans une équipe classique ne convient pas forcément si vous devez manager une équipe à distance. On attend de vous que vous gériez de la même manière tous les collaborateurs, qu’ils travaillent dans l’entreprise ou non, mais la distance physique et temporelle complique votre mission. Il faudra donc parfois recourir à des techniques, à des  outils et à des compétences propres à la gestion de collaborateurs à distance.

Dans cet article, nous faisons le point sur cinq défis inhérents au management à distance et nous vous proposons des recommandations pour mieux y répondre. Nous partageons aussi l’avis de professionnels pour que vous puissiez vous inspirer de leur expérience.

Défi 1 – Gérer les fuseaux horaires

Lorsque vous et vos collaborateurs partagez le même lieu de travail, vous pouvez communiquer et collaborer spontanément. Si vous ne vivez pas dans le même fuseau horaire, en revanche, les échanges sont plus complexes et doivent être planifiés. Par exemple, si, en plus de vos bureaux en France, certains de vos collaborateurs travaillent aux États-Unis ou en Asie, il est possible que certains employés commencent leur journée quand d’autres la terminent.

Quelle est la solution ?

Formulez vos attentes, établissez des principes d’organisation et utilisez des outils de collaboration. Les logiciels de collaboration vous permettent de communiquer en temps réel avec vos équipes, où que vous vous trouviez.

Pour faire en sorte que vos collaborateurs soient connectés en même temps à des heures raisonnables, pensez à vérifier les éventuels chevauchements dans les horaires. Faites d’abord le point sur la situation géographique, le fuseau horaire et les heures de travail de chaque employé. Ensuite, repérez les heures de travail communes. Diffusez cette information (dans une conversation de groupe, dans un calendrier partagé…) et assurez-vous qu’elle est régulièrement mise à jour. Par exemple, si Jean, depuis Paris, doit travailler avec Isabelle qui est basée à New York, informez-les que leurs réunions devront se dérouler entre 15h et 18h pour Jean et entre 9h et 12h pour Isabelle.

Assurez-vous également que chaque collaborateur sait où se trouve chacun de ses collègues. Suggérez par exemple à vos employés d’indiquer leur lieu de travail et leur fuseau horaire sous forme de statut dans votre outil de collaboration (en particulier s’ils voyagent ou changent de lieu de travail).

La collaboration entre employés actifs dans différents fuseaux horaires peut aussi ralentir les tâches. Planifiez donc vos projets en conséquence. Si Jean et Isabelle doivent collaborer sur une tâche censée durer quatre heures, il faudra peut-être deux jours dans le planning pour qu’elle soit finalisée, car ils devront s’y atteler durant leurs heures de travail communes.

Défi 2 – Entretenir l’esprit d’équipe malgré la distance

Anniversaires dans la cafétéria, discussions autour de la machine à café, activités de team building… Ces occasions permettent aux collègues d’interagir, de créer des liens et d’apprendre à se connaître tout naturellement. Elles contribuent donc au développement d’une culture commune et d’un esprit de groupe. Les employés qui travaillent à distance ne peuvent pas prendre part à ce type d’interactions, ce qui peut nuire à la culture d’entreprise et à l’esprit d’équipe.

Quelle est la solution ?

Encore une fois, un logiciel de collaboration peut s’avérer utile pour remédier à cette situation.

• Créez des espaces numériques réservés à la célébration d’événements importants (anniversaires, clôtures de projets, nouveaux contrats, etc.).
• Mettez sur pied des activités d’équipe qui n’exigent pas que tout le monde se trouve au même endroit (club de lecture ou jeu virtuel par exemple).
• Établissez des contacts informels réguliers pour faciliter les interactions personnelles et créer des lien. Demandez par exemple à vos collaborateurs de partager des photos de leurs animaux de compagnie ou de discuter de leurs projets de vacances.

Mais attention : pour développer l’esprit de groupe par des moyens technologiques, vous allez devoir y mettre du vôtre et montrer l’exemple. En effet, si vous ne faites aucun effort, les collaborateurs n’en feront pas non plus. Lancez donc le mouvement en étant le premier à envoyer vos vœux, à participer activement au club de lecture et à prendre des nouvelles des membres de l’équipe pour créer une dynamique commune.

Défi 3 – Réussir à communiquer à distance

Le travail à distance implique de très nombreux échanges écrits (e-mails, messages directs, commentaires, etc.) entre les chefs de projet et les membres de l’équipe. Malheureusement, l’écrit a ses limites et il engendre souvent des malentendus. En effet, nous communiquons énormément via des indices verbaux comme le ton et les inflexions de la voix, mais plus encore à partir d’informations non verbales comme les expressions faciales et le langage corporel.

Nous avons aussi tendance à être plus brefs par écrit que lors de nos conversations en personne. Malheureusement, la concision n’aide pas toujours à la compréhension.

Quelle est la solution ?

Encouragez autant que possible les interactions en face-à-face via visioconférence.

• Menez tous vos entretiens personnels en vidéo. Cela vous permettra non seulement d’exprimer clairement à vos collaborateurs ce que vous pensez, mais aussi de décoder les sentiments des employés en vous appuyant sur des indices verbaux et non verbaux. En vidéo, vous pouvez plus facilement percevoir si un travailleur doute de sa contribution à un futur projet ou s’il a besoin d’être motivé, par exemple.

• Pour les réunions d’équipe, faites en sorte que tous vos employés (à distance ou non) participent à un appel vidéo commun plutôt que de vous adresser à certains sur votre lieu de travail et à d’autres en ligne. Vous vous assurerez ainsi que toutes les personnes présentes vivent la même expérience et ont l’opportunité de contribuer aux discussions, et vous serez en mesure de percevoir les indices verbaux et non verbaux et d’y réagir.

Défi 4 – Dépendre de la technologie pour communiquer et collaborer

Communiquer et collaborer avec vos collègues à distance passe nécessairement par des outils technologiques. La plupart des équipes en utilisent d’ailleurs plusieurs. Les problèmes commencent lorsque les solutions choisies se font concurrence. Les e-mails et les outils de chat partagent notamment certaines fonctionnalités et la plupart des logiciels de messagerie proposent des options vidéo équivalentes à celles d’un outil de visioconférence.

Si l’usage de chaque outil n’est pas clairement défini ou si vous croyez que vos collaborateurs utilisent un logiciel, alors que ce n’est pas le cas, vos communications à distance risquent de ne pas fonctionner correctement.

Quelle est la solution ?

Avant tout, ne préjugez de rien. Mieux vaut clairement formuler vos attentes et les réitérer à plusieurs reprises que laisser les membres de votre équipe dans l’incertitude.

Ensuite, ne confondez cadrage et manque de confiance. En fixant un cadre assez strict d’utilisation des outils de communication, vous assurez une certaine prédictibilité, ce qui vous permettra de créer la confiance plutôt que de l’éroder.

Établissez un plan de communication et une hiérarchie claire d’utilisation des outils, puis efforcez-vous de le mettre en pratique. Si quelqu’un vous pose une question par e-mail, demandez que cette question soit plutôt posée dans l’outil de collaboration ou le logiciel de gestion de projets choisi pour centraliser les échanges.

Votre plan de communication et votre cadre d’usage des outils devraient clarifier ce qui suit :

• La fréquence des communications : à quelle fréquence devriez-vous recevoir des nouvelles des travailleurs distants ? Quand devraient-ils s’attendre à en recevoir de votre part ?

• Les outils associés à chaque type d’échange : par exemple, le chat pour tout ce qui n’est ni urgent ni formel, l’e-mail pour les demandes plus officielles et le logiciel de gestion de projets pour les discussions associées au projet.

Défi 5 – Trouver les employés taillés pour le travail à distance

Tout comme manager une équipe à distance requiert des techniques, des outils et des compétences particuliers, savoir travailler à distance exige un profil un peu spécial associant éthique, sens technique et qualités personnelles. Un excellent employé n’est pas forcément fait pour travailler en remote. Si vous n’en avez pas conscience, son manque d’efficacité pourrait rapidement avoir un effet négatif sur la productivité de toute l’équipe.

Quelle est la solution ?

Collaborez avec vos collègues des ressources humaines pour vous assurer d’engager les bonnes personnes pour les postes à distance. Présentez à votre service RH une liste des qualités indispensables chez les candidats à ce type d’emploi. Ces critères permettront de classer les postulants pour sélectionner les profils les plus intéressants.

Durant les entretiens, n’oubliez pas de demander aux candidats ce qu’ils pensent du travail à distance et comment ils envisagent de répondre aux défis mentionnés plus haut. Les candidats aptes à travailler à distance sont :

• proactifs, disciplinés, capables de remplir leurs obligations sans supervision ;
• préparés à la solitude inhérente à ce type de poste et disposés à trouver des solutions pour la combattre ;
• conscients que l’invisibilité du travail à distance requiert un grand nombre d’échanges qu’il faut pouvoir gérer ;
• informés des problèmes de communication potentiels et des malentendus qui peuvent en résulter et prêts à poser des questions pour clarifier les choses ;
• capables de s’appuyer sur la technologie pour communiquer et aptes à saisir que l’établissement d’un cadre strict ne relève pas du micromanagement et n’est pas indicateur d’un manque de confiance.

Conseils d’experts de terrain pour manager une équipe à distance

En suivant les recommandations ci-dessus, vous pourrez faire face aux défis posés par le management à distance et repérer les signaux d’alerte révélateurs d’un problème de communication.

Consultez  notre répertoire d’outils collaboratifs pour trouver le logiciel approprié. Vous pourrez filtrer les résultats de votre recherche selon les fonctionnalités des logiciels ou leur note moyenne. Les logiciels de gestion de projet peuvent également vous être utiles.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à vous inspirer de vos pairs. Voici quelques conseils prodigués par 3 chefs d’entreprise ou de projet responsables d’équipes à distance. Ils vous expliquent comment établir les meilleures pratiques dans votre entreprise.

♠ Kim Turnage est responsable consultance en leadership chez Talent Plus, Inc. Elle gère à distance une équipe de 15 personnes. La moitié des membres de son équipe travaillent au siège de l’entreprise, l’autre moitié à domicile. Ils sont actifs dans différents fuseaux horaires.

À propos du recrutement :

“Les employés qui ont le bon profil sont ceux qui seront en mesure d’apprendre à utiliser nos plateformes logicielles. Nous recherchons des personnes qui ont l’esprit d’initiative, qui sont capables de résoudre des problèmes de manière créative et qui ont naturellement tendance à établir de bonnes relations avec leurs collègues. Tous les membres de l’équipe doivent avoir envie de communiquer et de créer du lien pour échanger de manière proactive et positive.”

À propos des technologies :

“Je programme au minimum un entretien individuel par semaine avec chacun de mes collaborateurs et je maintiens constamment le contact.  En tant que chef d’équipe, il faut repérer les personnes qui ont besoin de discuter seule à seule et celles qui aiment faire le point en privé après des réunions d’équipe parce qu’elles n’ont pas osé poser leurs questions devant leurs collègues, par exemple. Il faut s’adapter aux caractéristiques de chacun.”

♠ Shilonda Downing est la fondatrice de Virtual Work Team, une société d’aide en ligne aux entreprises.

À propos du recrutement :

“Il est essentiel d’évaluer l’attitude de chaque employé face aux technologies. Il faut être à l’aise avec les outils informatiques pour travailler à distance, car ce type de poste implique d’utiliser plusieurs outils informatiques pour communiquer avec le reste de l’équipe et remplir ses obligations envers les clients. Je suis convaincue que tout le monde peut dompter la technologie. Ce n’est pas une question d’âge ni de statut. Mais certaines personnes ont un talent naturel et sont donc plus à même de s’adapter au travail à distance et d’être efficaces à ce type de poste.”

À propos des technologies :

“Mes collaborateurs à distance doivent être d’excellents communicateurs. Quand on n’a qu’un contact virtuel avec ses collègues, il faut constamment s’assurer que l’équipe et les clients ont une vision claire des tâches clôturées, des activités en cours et des questions à poser. Je ne veux pas être forcée de quémander des informations auprès de mon équipe. Je déteste le micromanagement… La plupart des employés aussi.”

♠ David Jackson est le PDG de Fullstack Labs, une société de conseil en logiciels qui emploie 50 personnes. La moitié de son équipe travaille à distance.

À propos du cadre d’usage :

“Établissez des règles précises et formulez clairement vos attentes. Voulez-vous que vos employés travaillent dans un bureau spécialement aménagé à leur domicile ? Doivent-ils respecter un horaire précis ? Peuvent-ils prendre de longues pauses en milieu de journée et ne travailler qu’en matinée et en soirée ? Doivent-ils être disponibles pendant les heures de bureau habituelles ? Vous attendez-vous à ce qu’ils soient connectés pendant un certain nombre d’heures chaque jour ? Doivent-ils répondre dans la minute aux questions de leurs collègues ?”

À propos des technologies :

“Nous encourageons nos collaborateurs à utiliser la visioconférence pour discuter des sujets difficiles. D’ailleurs, nous communiquons par vidéo dès qu’un client ou un employé émet des griefs. Nous ne voulons pas que les discussions les plus sensibles passent par un chat, finissent sur un malentendu et aggravent la situation.  Nous demandons par exemple à tous nos employés de nous donner régulièrement un feedback constructif en personne ou via visioconférence. Ils ne peuvent pas nous envoyer leur retour par e-mail ni par chat, car ces supports sont souvent sources de malentendus. Ils augmentent les risques de mauvaise transmission de l’information et d’inaction suite à certaines remarques. Les éloges sont publics, les feedbacks personnels.”