Gestion du temps : 8 outils passés au crible

Publié le 16/11/2018 par Sonia Mokrani

outil gestion temps

Pour une entreprise qui facture à ses clients des services, pour savoir si son projet est rentable, il faut arriver à faire le suivi des heures passées par ses employés sur chaque projet.

Or, il n’est pas toujours facile, pour l’employé comme pour l’employeur, de savoir exactement le nombre d’heures passées sur telle ou telle tâche. Cela peut même facilement devenir un cauchemar, les employés se voyant parfois obligés de rajouter à leur liste de tâches déjà longue une tâche
de plus : celle de faire le suivi du temps ! C’est le serpent qui se mord la queue…

Bien heureusement, il existe des logiciels pour vous simplifier la vie ! Et les outils de gestion du temps et de suivi des heures sont nombreux. Pour grandes équipes, pour petites équipes ou pour travailleurs indépendants, il y en pour tous les goûts.

Dans cet article, nous vous en présentons 8 logiciels time tracker. Nous avons choisi des outils de gestion du temps qui présentent les caractéristiques suivantes :

  • Une version freemium (pas une version d’essai ou un accès gratuit limité dans le temps)
  • Au moins une intégration gratuite à un outil connu
  • Une fonctionnalité de gestion de projets
  • Un système de facturation (ou une intégration à un outil de facturation)

Prenez le temps de comparer ces différents outils de gestion du temps.

Les logiciels sélectionnés sont présentés par ordre alphabétique.

1. AccountSight

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Qualifiée par les utilisateurs de “la solution en ligne idéale pour garder à l’œil les coûts d’un projet”, AccountSight est un outil de gestion du temps simple et économique, doublé d’un support client très efficace (mais en anglais !).

Les entreprises et les consultants soulignent la qualité de ses processus de suivi des heures. Les utilisateurs ont le choix : partager leurs feuilles de suivi via Excel ou enregistrer leurs heures en ligne. Les responsables peuvent ensuite approuver ou rejeter les documents directement depuis l’application. Vous êtes du genre à oublier d’enclencher le minuteur pour compter les heures passées ? AccountSight vous envoie régulièrement des rappels. Ce logiciel de suivi du temps n’est malheureusement pas encore disponible en français.

Fonctionnalités clés

  • Gestion des créances, des paiements et des liquidités de l’entreprise
  • Intégration à QuickBooks Desktop et QuickBooks Online

Intégrations gratuites

  • Paypal
  • QuickBooks
  • eSign Genie pour eSignatures

Tarif

Gratuit pour un utilisateur, deux clients, deux projets et un nombre illimité de factures et de notes de frais. Pour une version plus robuste (clients et projets illimités, jusqu’à 5 utilisateurs), vous ne devrez pas débourser plus de 10 $ (près de 9 euros) par utilisateur par mois. Les plus grandes équipes peuvent bénéficier d’une réduction.

2. Due.com

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Si vous êtes indépendant et que vous avez besoin d’un système de facturation gratuit équipé de fonctionnalités de pointage, jetez un œil à Due.com.

Le logiciel n’est pas très vieux (il a été créé en 2015) et va au-delà du vieux cliché “une tâche par jour” puisqu’il permet de travailler sur plusieurs projets. Lorsque vous travaillez simultanément sur plusieurs tâches, Due.com reste actif en arrière-plan, enregistre tout ce que vous faites et filtre les informations pour les intégrer à vos factures. L’outil propose des estimations, des devis et des factures personnalisés que vous pouvez envoyer directement par e-mail.

La version gratuite est plutôt complète : elle comprend toutes les fonctionnalités de suivi du temps, la prise en charge de plusieurs devises et l’application de différents types de taxes lors de la facturation. Mais attention : Due.com n’existe pas en version mobile et il n’est gratuit que si vous ne gérez pas vos paiements dans son système de facturation.

N’hésitez pas à consulter notre liste d’outils de facturation s’il vous en faut un.

Fonctionnalités clés

  • Estimations, devis et factures personnalisés

Intégrations gratuites

  • Basecamp

Tarif

Gratuit tant que vous n’utilisez pas les fonctionnalités de gestion des paiements. Consultez les frais de traitement auprès de l’éditeur.

3. Hubstaff

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L’outil time tracker Hubstaff fait l’unanimité avec sa fonctionnalité de capture d’écran aléatoire (que les responsables et les clients peuvent utiliser pour s’assurer que les collaborateurs travaillent bien sur leurs projets), le système d’horloge pointeuse et les fonctionnalités de reporting. Hubstaff se présente comme “le minuteur de bureau le plus précis” et travaille dur pour maintenir sa réputation.

La version gratuite convient très bien aux utilisateurs indépendants qui doivent rendre des comptes à de nombreux clients et partenaires. Les petites équipes ont aussi accès gratuitement à une version complète. Pour les groupes plus importants, qui gèrent un plus grand nombre d’informations, une autre solution sera peut-être plus indiquée. Hubstaff donne librement accès à toutes ses fonctionnalités et à plus de 30 intégrations.

En plus de ses intégrations gratuites et de son usage illimité pour un utilisateur, ses modèles de feuilles de suivi des heures et ses fonctionnalités de création de rapports tâche par tâche en font une solution de gestion du temps pas comme les autres. Si vous êtes une petite entreprise ou un indépendant, Hubstaff devrait répondre à vos besoins.

Fonctionnalités clés

  • Feuilles de temps
  • Payroll
  • Rapports avancés
  • Beaucoup d’intégrations

Intégrations gratuites

  • Asana
  • Atlassian Jira
  • Basecamp
  • Freshdesk
  • Paypal
  • Podio
  • QuickBooks
  • Salesforce
  • Trello
  • Wrike
  • Zendesk
  • Zoho

Tarif

Gratuit pour un utilisateur. Version supérieure à partir de 7 $ (un peu plus de 6 euros) par mois.

4. Ronin

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Avis aux consultants, aux entrepreneurs, aux avocats et aux chefs de petites entreprises : Ronin risque de vous séduire.

Ce logiciel est idéal pour un utilisateur unique. L’application gratuite n’est pas renversante (elle autorise un seul utilisateur à enregistrer deux clients seulement et une seule personne de contact par client), mais, comme certains des autres logiciels figurant dans cette liste, Ronin propose des fonctionnalités de base pour ses utilisateurs non payants. La version supérieure permet d’enregistrer plus de collaborateurs ou de clients, d’intégrer des outils de paiement et d’utiliser un nom de domaine personnalisé.

La version de base pourrait très bien vous suffire puisqu’elle comprend une intégration à Zapier, un outil de gestion de projets, et le suivi des devis, factures et paiements. 

Fonctionnalités clés

  • Factures, devis et factures récurrentes
  • Prise en charge de plusieurs devises

Intégrations gratuites

  • Zapier

Tarif

Version de base gratuite. Version supérieure à partir de 15 $ (environ 13 euros) par mois.

5. Tick

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Un gros projet s’annonce, mais vous n’avez pas envie de vous saigner aux quatre veines pour acquérir un outil de gestion de projets que vous ne réutiliserez jamais ? Voici Tick, un logiciel qui devrait vous plaire suffisamment pour ne jamais vous en défaire.

Si vous avez déjà utilisé un minuteur, vous devriez rapidement comprendre le principe de Tick. L’une de ses fonctionnalités les plus géniales est la mise à jour automatique des utilisateurs des changements de budget à chaque fois qu’une fiche de temps est établie. Plus besoin de surveiller l’utilisation de votre budget dans une feuille de temps !

Les utilisateurs valorisent sa simplicité d’utilisation, son service client et son pack de fonctionnalités. Comme l’écrit avec gratitude un évaluateur : “Tick ne laisse pas de place au hasard et me permet de me concentrer sur l’essentiel !” Qui pourrait refuser ?

Fonctionnalités clés

  • Suivi du budget (tâches et projet global)
  • Rapports des heures par client ou par personne
  • Beaucoup d’intégrations à des logiciels de comptabilité

Intégrations gratuites

  • Asana
  • Basecamp
  • FreshBooks
  • QuickBooks
  • Trello
  • Zapier

Tarif

Version de base gratuite. Version supérieure à partir de 19 $ (environ 16 euros) par mois pour 10 projets.

6. todo.vu

outil gestion temps

Non content de vous aider à suivre vos heures, todo.vu est aussi un outil complet de gestion des tâches et des projets, de CRM et de facturation (en version payante). À l’inverse de nombreuses autres options présentées dans cette liste, ce logiciel ne compte pas sur des intégrations pour vous offrir un éventail complet de fonctionnalités.

Toutefois, sa version gratuite (disponible pour un utilisateur) est impressionnante : 100 Mo de stockage, suivi des heures tâche par tâche si nécessaire et fonctionnalités de CRM comme le suivi des clients et la possibilité de recevoir des tâches d’intervenants externes.

Les indépendants et les petites entreprises devraient apprécier les fonctionnalités gratuites de gestion de projets et de gestion de la relation client de todo.vu, mais devront utiliser un autre outil pour la facturation. L’atout majeur de todo.vu est son système de reporting (analyses de gestion du temps principalement), qui justifie largement d’adopter la version payante.

Pour le moment, la version gratuite comprend une intégration limitée à FreshBooks.

Fonctionnalités clés

  • Suivi des clients
  • Reporting avancé

Intégrations gratuites

  • FreshBooks

Tarif

Version de base gratuite. À partir de 5 $ (environ 4 euros) par utilisateur par mois pour la version supérieure.

7. Toggl

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Attrayant et minimaliste, Toggl est particulièrement apprécié de ses utilisateurs. La version gratuite cet outil de gestion du temps déborde de fonctionnalités et comprend un système de reporting basique. Les pages de suivi des heures sont faciles à utiliser et à consulter.

Toggl fonctionne sur Windows, OS X, Linux, Android, iOS et presque tous les navigateurs. Vous pouvez enregistrer votre temps directement dans Toggl, puis l’exporter grâce à d’innombrables intégrations.

Les utilisateurs peuvent aussi suivre leur temps hors connexion, puis l’encoder et le synchroniser dans Toggl. Côté sécurité, tout y est : l’application crée des copies de sauvegarde toutes les 24 heures sur différents supports physiques.

La plupart des utilisateurs passent à la version payante pour accéder à la gestion de tâches (les projets ne sont pas divisibles en tâches dans la version gratuite). Cette mise à niveau permet en outre aux utilisateurs de modifier les heures facturables et de créer des équipes comprenant plus de cinq utilisateurs.

Fonctionnalités clés

  • Suivi des clients
  • Suivi du temps hors ligne
  • Copies de sauvegarde sécurisées
  • Plus de 85 intégrations

Intégrations gratuites

  • Asana
  • Atlassian Jira
  • Basecamp
  • Evernote
  • FreshDesk
  • Podio
  • QuickBooks
  • Salesforce
  • Slack
  • Trello
  • Wrike
  • Xero
  • Zapier
  • Zendesk
  • Zoho

Tarif

Version de base gratuite. À partir de 5 $ (environ 4 euros) par utilisateur par mois pour la version supérieure.

8. Trigger

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Si Trigger figure en dernière place, c’est vraiment parce que la liste est classée par ordre alphabétique. Cet outil de gestion du temps entièrement gratuite et incroyablement simple d’utilisation s’impose progressivement comme une excellente alternative à Trello et Asana (et, contrairement à ces deux puissants concurrents, elle inclut gratuitement le suivi des heures).

Ce que Trigger a de plus que les autres ? Une fonction CRM gratuite. Votre équipe de ventes peut suivre la moindre de ses interactions avec vos clients et l’application associe chaque information aux projets en cours. Vous pouvez consulter les tâches dans le détail et tous les rapports (même dans la version gratuite) peuvent être rattachés à des tâches spécifiques plutôt qu’entassés dans un tableau brouillon. Les entreprises peuvent utiliser la fonction CRM de Trigger pour déterminer qui sont leurs meilleurs et leurs moins bons clients.

L’application inclut aussi des modèles de documents et un espace de stockage pour que les chefs de projets puissent réutiliser d’anciens projets comme modèle pour en créer de nouveaux.

Trigger propose par ailleurs des feuilles de temps, la facturation automatique et des rapports en ligne. Toutes les informations consignées sont synchronisées avec Xero, Freshbooks et Zapier. Le suivi des heures s’active d’un simple clic (les distraits peuvent reporter manuellement leur temps dans le logiciel) et toutes les informations sont filtrées pour être ajoutées à des factures, des feuilles de suivi et des rapports.

Fonctionnalités clés

  • Facuration
  • CRM
  • Espace de stockage
  • Suivi des heures en un clic

Intégrations gratuites

  • Basecamp
  • FreshBooks
  • Dropbox
  • Slack
  • Xero
  • Zapier

Tarif

Gratuit pour trois utilisateurs, cinq projets actifs, cinq clients et le reporting de base. Version supérieure pour moins de 10 € par utilisateur par mois.

Vous en voulez d’autres ?

Il existe de nombreux autres outils de gestion du temps gratuits pour les chefs de projets, les petites équipes, les entrepreneurs, les indépendants, et d’innombrables logiciels utiles à vos activités.

Quels outils utilisez-vous ? Vous attendiez-vous à trouver d’autres solutions dans cet article ? Quelles sont les meilleures applications de gestion du temps selon vous ? Postez un commentaire pour nous en dire plus !