La méthode GTD en pratique : vers l’ultime application ?

Publié le 12/12/2019 par Jean-Luc Koning

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Depuis quarante ans, une méthode d’organisation personnelle est devenue le standard, d’abord dans les grands groupes nord-américains, puis ensuite dans les quatre coins du monde, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers.

Il s’agit de la méthode Getting Things Done (GTD), mise au point par David Allen et ses équipes, et popularisée au travers de son livre S’organiser pour réussir : l’art de la productivité sans stress.

La méthode GTD en pratique

Cette méthode de productivité personnelle, qui redéfinit aussi bien l’approche de la vie que du travail, est basée sur cinq étapes claires qui viennent mettre de l’ordre dans le chaos.

  1. La capture : collecter ce qui retient votre attention. Il s’agit de rédiger, enregistrer ou rassembler tout ce qui retient l’attention dans une boîte de réception.
  2. La clarification : traiter cette information. Peut-elle donner lieu à une action ? Si c’est le cas, il faut décider de la prochaine action et du prochain projet (si plus d’une action est nécessaire). Si ce n’est pas le cas, s’agit-il de quelque chose à jeter, à classer ou à mettre en attente ?
  3. L’organisation : mettre chaque chose à sa place. Il s’agit de placer les rappels de ces éléments aux endroits appropriés.
  4. La revue : examiner fréquemment. Mettre à jour et réviser tout le contenu pertinent du système pour en reprendre le contrôle et retrouver sa concentration.
  5. L’engagement : faire, tout simplement. Il s’agit d’utiliser son système en confiance pour prendre des décisions d’action avec intuition et clarté.

Pour être créatif, stratégique, ou tout simplement présent et attentif, nous n’avons pas besoin de davantage de temps. Nous avons besoin d’espace. C’est ce que la méthode GTD nous apprend.

GTD Summit 2019 : le congrès mondial dédié à la productivité

Au mois de juin dernier, j’ai eu la chance de participer au Sommet mondial de la productivité et de l’efficacité (GTD Summit 2019), organisé par David Allen, qui s’est tenu à Amsterdam.

Parmi les intervenants, il y avait du beau monde : Daniel Pink (ex porte-parole du vice-président Al Gore), David Covey (fils de Stephen Covey et auteur des Sept habitudes des gens efficaces), Charles Duhigg (Le pouvoir des habitudes), Marshall Goldsmith (#1 Executive coach, auteur à succès dans le domaine du leadership) ou encore l’astronaute Cady Coleman pour n’en nommer que quelques-uns.

La grande idée que l’on peut tirer de cette conférence, qui est revenue en permanence lors des différentes interventions de ces deux jours, est certainement :

“la valeur d’un espace mental clair”

Disposer d’un espace clair est extrêmement important car c’est un énorme facteur de productivité, de créativité et de liberté personnelle.

Lorsque je suis rentré chez moi, certes mes boîtes de réception s’étaient à nouveau remplies, mais je n’étais pas pour autant en proie au stress. Avec des habitudes éprouvées, on peut rester confiant dans sa capacité à revenir à des boîtes de réceptions vides avant les prochaines échéances.

Quel soulagement de pouvoir garder toutes ces préoccupations hors de son esprit tout en ne perdant rien car tout est parfaitement défini ; d’avoir ainsi un espace mental libre et pouvoir se concentrer sur la tâche à effectuer (sur ce que je choisis de faire), sans être obligé de faire face à une augmentation de son niveau de stress.

Expérimenter le fait d’avoir son espace mental clair est à la fois tellement libérateur et énergisant ! C’est incroyable ce qu’on peut accomplir quand notre cerveau n’a plus besoin de nous harceler à propos de mille et une choses.

Il ne s’agit pas de faire (ou d’essayer de faire) plus, tel le hamster dans sa roue, mais il s’agit de faire les bonnes choses au bon moment avec moins d’efforts.

La méthode GTD permet de se ménager des espaces clairs afin de parvenir à un meilleur travail créatif et productif. Elle permet de calmer le bruit (mental, numérique et physique) afin de pouvoir vraiment se concentrer.

Bien sûr, cela ne veut pas dire qu’on a nos boîtes de réception vides tout le temps et l’esprit clair en permanence mais cela signifie que, lorsque la vie devient désordonnée et que le chaos surgit (comme cela arrive si souvent), on sait comment revenir rapidement à la normale.

Les applications GTD disponibles sur le marché

Il existe aujourd’hui plusieurs centaines d’applications électroniques qui se réclament de la méthode GTD. Mais qu’en est-il réellement ?

Parmi la myriade d’articles sur le sujet, on peut citer entre autres Getting Things Done : 5 outils pour appliquer la méthode GTD ou bien Getting Things Done®: The 10 Best Apps for GTD® (en anglais).

Nirvana

Un des éditeurs de logiciels présents au GTD Summit du mois de juin dernier à Amsterdam était Nirvana, qui investit des efforts conséquents pour rapprocher le plus possible son application éponyme du standard GTD.

La méthode GTD en pratique avec l'application Nirvana
Interface du logiciel Nirvana, qui met la méthode GTD en pratique

Il s’agit d’un outil dont l’interface est simple et facile à comprendre. Les développeurs ont fait le choix de ne pas courir après l’ajout de détails et ils ne publient une nouvelle version que lorsque les changements sont majeurs et complètement testés.

Pour configurer complètement Nirvana à la manière GTD, il existe un guide d’installation très bien fait qui, de l’avis même des utilisateurs, “évite d’aboutir à une configuration trop compliquée”.

Nirvana est un outil à la fois élégant et rapide, qui dispose de belles applications tant sur le Web que sur Android et iPhone. La synchronisation ne pose aucun problème et est quasi immédiate dès la saisie.

Avec Nirvana, vos listes contextuelles ont l’avantage, par rapport à d’autres outils, d’être prédéfinies (En_Attente, Un_Jour_Peut-Être, etc.). Et la façon dont la liste En_Attente opère donne réellement le sentiment d’avoir procédé à une délégation de la tâche en question.

Les utilisateurs apprécient en général Nirvana parce qu’il fait naturellement le lien entre un projet et sa première action.

Autre gros atout de Nirvana : avoir inséré dès le départ les notions de zone d’attention, ce qui permet de différencier ses sphères professionnelle et privée.

Parmi les limites actuelles de Nirvana, on peut citer le fait qu’on ne puisse pas attacher des pièces jointes. Cela étant, il est possible de créer un lien vers des fichiers, ce qui nous permet de contourner le problème.

Autre limite mineure : le transfert d’e-mail ne se fait pour l’instant qu’en texte simple et non en format HTML.

Il n’y a pas non plus d’intégration avec le calendrier. Mais il est facile de faire appel à Nirvana pour toutes ses premières actions dans des listes de contexte et, pour tout ce qui possède une date, on peut faire appel à son calendrier favori.

Pour ceux qui souhaitent un outil aux caractéristiques similaires où les mises à jour sont plus fréquentes, on peut se reporter par exemple à Nozbe ou Todoist (pour ce dernier, il existe un guide d’installation GTD spécifique).

Si on souhaite utiliser un outil personnel tout en intégrant potentiellement des problématiques d’équipes, on peut se tourner vers Asana et son guide d’installation.

En général, Nirvana et Todoist se partagent le podium. Nirvana est excellent pour s’organiser car pensé d’emblée pour la méthode GTD. Certains toutefois lui reprochent de demander un peu plus d’efforts pour ajouter des tâches et de ne pas être aussi rapide pour les enlever, là où les filtres Todoist sont particulièrement efficaces.

Nozbe offre peut-être davantage de caractéristiques mais Nirvana est sans doute une implémentation plus fidèle de la méthode GTD.

Notons que pour chacun de ces outils, il y a la possibilité de saisir à la volée des informations par e-mail pour qu’elles soient directement intégrées dans votre système.

eProductivity

Toutefois, à ce jour, il n’existe qu’une seule application ayant été certifiée “GTD® Enabled” par David Allen. Il s’agit de l’outil eProductivity de la suite IBM Lotus Notes.

“Ce label “GTD Enabled” assure que cet outil respecte scrupuleusement les principes fondamentaux de la méthodologie GTD et signifie qu’après plusieurs années de développement et plus d’une année de tests approfondis par les équipes de David Allen, eProductivity a été reconnue comme contribuant significativement à davantage de productivité en utilisation quotidienne.

Cette application a été conçue dès le départ dans ce sens et reste aujourd’hui une des meilleures solutions GTD.  À l’époque, IBM Software avait pris le temps de comprendre la méthodologie Getting Things Done avant de commencer à développer l’application.

Pour gérer leurs listes d’actions, David Allen et ses équipes utilisent toujours une version de l’application Lotus Notes qui présente des fonctionnalités et des capacités remarquables. Bien sûr il est possible de faire le lien entre un projet et sa première action. Mais l’outil a également offert avant l’heure des fonctionnalités qui relèvent de l’IA, notamment celle du traitement du langage naturel.

Dès les premières versions, il était par exemple possible d’écrire ou de dire “appeler Émilie Dupont mercredi à 2 heures” et un rappel était inscrit dans le calendrier, le mercredi à 14 h, en incluant le numéro de téléphone d’Émilie si celle-ci figurait dans la liste des contacts.

La phrase “e-mail Émilie concernant le devis de ravalement de façade d’ici demain” donne lieu à l’ajout d’une action dans la liste À l’Ordinateur avec une date limite pour le lendemain.

Cela étant, cette application présente au moins deux défauts majeurs. D’une part, elle commence à dater (elle a plus de 10 ans) et d’autre part elle est limitée à la plateforme Lotus Notes qui n’est guère utilisée de nos jours.

Les plans de l’application ultime

Je suis revenu du GTD Summit avec tous les plans de l’application ultime GTD et souhaite les partager avec vous.

En effet, à la fin du congrès nous avons assisté à un scoop. Ce jour-là, David Allen a mis dans le domaine public 19 pages présentant tous les écrans, dessinés de sa main en 1994, qui montrent ce que pourrait être l’application ultime GTD.

Vous pouvez trouver la vidéo de l’intervention de David Allen ainsi que le PDF de ses croquis sur le site de GTD France.

Depuis qu’il les a dessinés, ses équipes se sont lancées dans deux tentatives sérieuses pour produire un tel outil logiciel (ou du moins ce qui s’en rapproche le plus).

Après d’énormes travaux de recherche tant au niveau technologique que de l’analyse du marché, ces deux tentatives de réalisation (une au milieu des années 1990 et la dernière au milieu des années 2010) ont abouti à la conclusion que les choses n’étaient pas encore suffisamment mûres.

Bien que les partenaires choisis chez ces éditeurs de logiciel étaient les meilleurs et les plus brillants qu’on puisse réunir pour explorer ce marché, la technologie nécessaire à la mise en œuvre de certaines pratiques simples de GTD et le manque de sensibilisation du marché à l’égard d’un tel outil ont mis un frein à ces deux initiatives.

David Allen a donc fait (et tenu) la promesse de rendre ses ébauches d’écrans “open source” dans l’espoir que des personnes ou des entreprises leur donnent vie.

Celui qui a le plus travaillé sur une possible application numérique fidèle à ces schémas est Eric Mack, le directeur technique de David Allen. Il a en effet été le plus proche de donner quelque chose qui intègre certaines des meilleures pratiques.

C’est lui qui a conçu pendant six années avec David (2002-2008) l’application eProductivity.

Eric connaît tous les détails des diverses tentatives de réalisation, ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, pour tenter de produire cette application logicielle.

Mais inutile d’attendre que cette application ultime soit opérationnelle pour se mettre à la méthode GTD et commencer à être davantage performant dans son organisation personnelle et son efficacité : un simple crayon et du papier suffisent… La dernière application sur smartphone qui vous permet de gérer des listes fonctionne aussi très bien.


À propos de l’auteur

Photo de Jean Luc Koning

Jean-Luc Koning a découvert GTD au début des années 2000 et a commencé à mettre la méthode en application alors qu’il occupait les fonctions de vice-président d’un grand groupe d’écoles d’ingénieurs. Depuis, il est l’un des deux Français à avoir été formé directement par David Allen et intervient comme formateur et coach certifié au sein du cabinet In Excelsis.

 

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