Cet article a été publié une première fois en mai 2019, puis mis à jour en octobre 2022.
La rétention des talents est un élément crucial pour la croissance de toute structure. C’est la raison pour laquelle réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur requiert une attention toute particulière. Découvrez dans cet article des exemples et conseils pour proposer un processus d’onboarding innovant à vos nouvelles recrues.
Dans cet article
- 1. Un entretien d’accueil intégrant la notion de bien-être
- 2. Un jeu de piste sur Intranet pour découvrir votre structure
- 3. Un lunch aléatoire pour se familiariser avec les équipes
- 4. Une carte numérique pour présenter vos nouvelles recrues
- 5. Un parrainage d’intégration pour renforcer la collaboration
- Inspirez-vous
Entre nouveaux souhaits quant à l’organisation du travail, et remise en question de leurs choix de carrière, les faits sont probants : les salariés n’ont plus peur de démissionner. Selon une étude menée par Capterra en juin 2022 sur le thème de la culture d’entreprise, 36 % des personnes interrogées considèrent un changement d’entreprise, quand 25 % se déclarent incertaines quant à leur choix d’évolution future.
C’est la raison pour laquelle favoriser l’engagement des talents dès leur premier jour au sein de l’entreprise s’avère un facteur clé de rétention pour les entreprises. Proposer une (ou plusieurs) journée d’intégration mémorable peut notamment les aider dans cette perspective.
Mais comment faire justement de ce processus une expérience “mémorable” ?
Voici cinq exemples d’activités dont vous pourrez vous inspirer pour améliorer le parcours d’intégration d’un nouveau salarié dans votre PME.
1. Un entretien d’accueil intégrant la notion de bien-être
Selon une étude Capterra de février 2022, la santé mentale des employés s’est vue profondément affectée au cours des dernières années. S’ils n’étaient que 4 % à considérer leur santé mentale comme mauvaise à très mauvaise avant la pandémie, ils étaient en revanche 16 % à faire ce constat en février 2022.
S’assurer du bien-être de ses équipes et anticiper toute situation pouvant générer un surplus d’anxiété fait donc partie des défis actuels de l’entreprise, en raison de l’impact négatif que le facteur de stress peut avoir sur l’engagement des salariés.
C’est pourquoi il est important d’aider vos nouvelles recrues à se sentir soutenues, mais aussi écoutées, dès leur premier jour : ceci participe au renforcement de leur confiance pour partager leur ressenti, tout en contribuant à maintenir une culture d’entreprise positive.
Proposer un entretien d’accueil individuel et personnalisé participe en ce sens à cet objectif.
Outre les informations relatives aux aspects les plus importants de leur rôle et de leurs missions, cet entretien peut également inclure les ressources mises à leur disposition pour favoriser leur bien-être au travail. Au-delà des programmes spécifiques proposés par votre structure, il est particulièrement important que vos nouveaux collaborateurs comprennent comment ils peuvent demander des services de conseil, des congés ou encore signaler des cas d’intimidation, de harcèlement ou de discrimination.
Toutes ces informations peuvent garantir que votre employé dispose de ressources adéquates et accessibles pour faire face à toute situation stressante dans son nouveau rôle.
Comment adapter cette idée pour votre PME ?
Ce type de conversations constitue une étape cruciale du parcours d’intégration. Si vous n’avez pas le temps de mener ces entretiens, vous pouvez envoyer un questionnaire à votre nouvel employé avant qu’il n’arrive. Est-il plutôt du matin ou du soir ? Sa situation personnelle et familiale requiert-elle une certaine flexibilité, telle que des possibilités de télétravail ou des ajustements horaires ?
N’hésitez pas à lui poser toute question qui pourrait vous aider à personnaliser son parcours. Envoyez ensuite un second questionnaire pendant le processus et un autre à la fin. Cela vous permettra de peaufiner les journées d’intégration pour les collaborateurs à venir. Veillez également à lui fournir toute documentation ou intranet auxquels il puisse se référer en cas de besoin.
2. Un jeu de piste sur Intranet pour découvrir votre structure
Avoir un aperçu de l’organigramme de votre entreprise, identifier les personnes auxquelles se référer, ainsi que toutes les parties prenantes auprès desquelles il sera amené à travailler est une étape importante pour les nouveaux employés.
Au lieu de réviser de manière formelle ce type d’information, pourquoi ne pas proposer cette découverte sous le format intéractif et engageant via d’un jeu de piste virtuel ?
Conçu pour encourager les nouveaux arrivants à connaître leur équipe et les locaux, le jeu de piste en entreprise ne date pas d’hier. Sous sa forme virtuelle, il est un outil qui s’adapte à l’intégration d’un nouveau salarié à distance, mais peut aussi s’avérer une solution adéquate pour éviter de déranger vos autres collaborateurs durant le déroulement d’un jeu de piste physique traditionnel.
Au cours de cette activité, les nouveaux arrivants doivent identifier la bonne personne dans le répertoire de l’entreprise à partir d’un seul indice. Les questions, sans être intrusives, peuvent tourner autour des hobbies ou des anecdotes que les employés auront bien voulu partager.
Grâce à ce processus, vos nouveaux collaborateurs ne se contentent pas d’en apprendre davantage sur leurs collègues. C’est également l’occasion pour eux de découvrir les outils et technologies dont ils feront usage tous les jours, à l’exemple de votre intranet d’entreprise.
Pour implémenter ce type d’activité, vous pouvez vous appuyer sur un système RH dédié.
Ces plateformes permettent aux employés de gérer eux-mêmes leurs besoins RH et de renseigner leur profil dans le répertoire de l’entreprise, ce qui vous sera utile lors du jeu de piste.
Si les employés n’ont pas le temps de créer des profils détaillés, ou si vous préférez que les nouveaux arrivants apprennent à les connaître face à face, vous pouvez transformer le jeu de piste en exercice de prise en main des principaux outils et ressources de l’entreprise.
3. Un lunch aléatoire pour se familiariser avec les équipes
Organiser des événements sociaux d’entreprise est un moyen de contribuer à la cohésion de vos équipes. Selon une étude Capterra de mars 2022, 69 % des employés bénéficiant de célébrations d’entreprises en présentiel considèrent cet élément comme assez à très important, quand 49 % de ceux ayant déjà participé à des discussions informelles virtuelles en pensent de même.
C’est l’occasion pour ces derniers de se rapprocher et de tisser des liens autour de conversations non liées au travail, mais aussi de faciliter l’introduction des nouveaux employés auprès de leurs collègues.
Afin d’aider ces derniers à s’acclimater à l’entreprise, vous pouvez leur proposer de participer à une pause déjeuner aléatoire : chaque semaine, des collaborateurs sont sélectionnés au hasard et invités à se réunir à l’heure du déjeuner. Cette activité peut-être réalisée aussi bien en présentiel, chaque groupe pouvant se retrouver ensuite autour d’une table aux frais de l’entreprise, qu’à distance, en planifiant un rendez-vous virtuel.
En invitant les nouveaux arrivants à déjeuner, vous faites d’une pierre deux coups : vous mettez l’accent sur le côté humain de l’entreprise et les encouragez à en savoir plus sur les autres services. Cette démarche s’inclut parfaitement dans une journée d’intégration type.
Ce processus présente bien des avantages. Les participants étant sélectionnés aléatoirement, les RH et les managers n’ont pas à associer eux-mêmes les nouveaux arrivants avec les employés avec lesquels ils sont le plus susceptibles de tisser des liens. Il implique également toute l’entreprise, tout en fournissant aux nouveaux collaborateurs une instruction claire (“Déjeuner avec A, B et C”) pendant une période bien souvent stressante et pleine d’incertitudes.
Comment adapter cette idée pour votre PME ?
Vous pouvez préparer un générateur de noms à partir de votre liste d’employés et d’une simple feuille Microsoft Excel. Si vous trouvez cela un peu trop compliqué, il vous est possible d’adopter une démarche simplifiée.
Concertez-vous avec chaque service pour identifier des participants motivés, compilez une liste puis programmez les déjeuners pour que les nouveaux arrivants aient un aperçu des autres facettes de votre entreprise.
4. Une carte numérique pour présenter vos nouvelles recrues
Lorsqu’un nouvel employé rejoint votre entreprise, présenter ce dernier à votre personnel actuel est une partie importante du processus d’onboarding.
Pour se faire, l’envoi d’un message d’introduction au reste de l’organisation peut contribuer à faciliter l’intégration de votre nouveau collaborateur en informant tout le monde de son arrivée, de ses fonctions, ou encore de la localisation de son rôle. Il s’agit également d’une occasion intéressante à saisir pour lui témoigner une première reconnaissance.
S’il vous est possible de réaliser cette introduction par le biais d’un email, d’un message sur votre chat d’entreprise, ou une newsletter, ce type de communication peut aussi prendre la forme d’une carte de présentation numérique. Celle-ci peut s’adapter aux couleurs de votre entreprise et être diffusée via vos canaux de communication d’équipe privilégiés.
Cette carte d’introduction doit comporter des informations essentielles, telles que le nom, le rôle, et le lieu où opère le salarié, mais peut également faire figurer des éléments originaux.
Recueillez en amont auprès du nouvel employé des informations amusantes, comme leur boisson préférée, le super-pouvoir dont ils aimeraient disposer, leur talent secret, ou encore le nom de leur série préférée, soit des aspects de leurs personnalités qui pourront également les aider à tisser des liens autour d’intérêts communs avec leurs futurs coéquipiers.
Comment adapter cette idée pour votre PME ?
Plusieurs solutions logicielles peuvent vous aider à réaliser ce type de communication sans avoir besoin de connaissances graphiques poussées. Différents logiciels de graphisme facilitent la création et la publication de cartes de présentation, tout en permettant une adaptation à la charte graphique de votre entreprise.
Vous pouvez préparer au préalable un questionnaire standardisé que vous pourrez communiquer à vos nouveaux salariés avant leur arrivée, comportant les questions qui seront par la suite partagées auprès de vos équipes.
5. Un parrainage d’intégration pour renforcer la collaboration
Il est fréquent que les nouveaux arrivants se voient attribuer un parrain d’intégration, soit une personne d’expérience de référence les soutenant au cours de leurs premiers pas au sein de l’entreprise. Le fait de bénéficier de ce type de binôme peut faire une énorme différence dans la vitesse à laquelle les nouveaux employés parviennent à s’installer dans leur rôle.
Différent des relations plus formelles que sont le manager, le superviseur ou le représentant des ressources humaines, un parrain d’intégration est une source informelle d’informations sur l’équipe et l’organisation, mais aussi une relation professionnelle de proximité vers laquelle se tourner. Ce système de parrainage peut de ce fait aider le nouvel employé à se sentir engagé et soutenu, tout en renforçant l’esprit d’équipe, mais aussi les compétences du parrain concerné.
Un programme de parrainage au travail ne doit pas nécessairement couvrir uniquement les premières journées d’intégration d’un nouveau salarié et peut également s’inscrire dans une stratégie à plus long terme.
Un parrain peut être présent dès l’arrivée de l’employé, en instaurant par exemple une première réunion qui aidera le nouveau collaborateur à se familiariser avec la culture d’entreprise, à échanger sur le fonctionnement interne de son équipe, mais aussi à poser toute question informelle, contribuant ainsi à dissiper l’anxiété des premiers jours.
Ce type de rendez-vous peut avoir lieu tout au long des premiers mois et permettre à l’employé de trouver des réponses à des questions pratiques ou relatives au bureau, que ces réunions soient réalisées sous forme présentielle ou à distance.
Comment adapter cette idée pour votre PME ?
Vous pouvez permettre aux nouveaux employés de planifier les réunions ultérieures, et de ce fait leur donner une première autonomie dans l’exécution de ce processus. Non seulement cet élément peut contribuer à leur responsabilisation, mais aussi favoriser leur implication dans la pratique.
Veillez à fournir les outils nécessaires à l’élaboration de ces réunions, en transmettant au parrain les informations importantes qu’il peut aborder, et en restant disponible pour les retours éventuels des deux parties. Si ces réunions s’effectuent à distance, vérifiez que voa employés bénéficient des logiciels nécessaires, comme des solutions de visioconférence.
Inspirez-vous
Lorsque l’on prend en compte toutes les responsabilités incombant aux RH, implémenter un parcours d’intégration structuré peut s’avérer un véritable défi. Après tout, quand on a besoin d’employés productifs et déjà formés, a-t-on vraiment le temps de créer un parcours d’intégration complet ?
Le résultat en vaut la peine. Créer un parcours d’intégration innovant qui soit à la fois mémorable et interactif s’avère bénéfique pour retenir les employés et garantir leur productivité à long terme. C’est un atout incontournable pour votre PME.
Pour en savoir plus au sujet de l’intégration, consultez les ressources Capterra ci-dessous :
- Top 10 des logiciels RH open source et gratuits
- Comment préparer votre département RH à la transformation digitale des ressources humaines ?
- Comment favoriser l’intégration des digital natives en entreprise ?
