Logiciels de workflow

Logiciel de workflow

Un logiciel de workflow décrit des solutions conçues et développées pour aider les particuliers et les entreprises à gérer le déroulement des tâches quotidiennes. Ces programmes permettent également aux entreprises d'analyser ou d'évaluer leurs processus, les performances, de suivre les progrès et de contrôler l'état d'avancement de projets spécifiques. En outre, les chefs d'entreprise peuvent utiliser ces solutions pour gérer les problèmes de conformité et améliorer la collaboration, ce qui est particulièrement important dans les situations où plusieurs services doivent coopérer.

Un workflow fait référence à une séquence répétitive de démarches, d'actions ou d'activités qui peuvent être exécutées pour accomplir une tâche spécifique. La création de workflows permet de fournir aux employés un cadre auquel se référer pour standardiser les processus métier et garantir un certain niveau de cohérence.

Les applications de workflow aident les entreprises et leurs équipes dirigeantes à superviser leurs opérations quotidiennes, à fournir aux employés les conseils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement et à améliorer la coordination générale des employés et des équipes. Par ailleurs, leurs fonctionnalités peuvent être avantageuses dans les situations où des changements de processus doivent être mis en place, expliqués et appliqués.

Les logiciels de workflow sont principalement utilisés par les entreprises. Cependant, ils peuvent être utilisés par des entités de toutes sortes, y compris des organisations caritatives, des institutions académiques et tout autre groupe de personnes qui ont besoin de superviser des séquences définies de tâches. Les caractéristiques et les principales utilisations des logiciels de workflow font qu'ils sont souvent classés dans la même catégorie que des solutions telles que les logiciels BPM (Business Process Management), les outils de gestion de projets et les outils collaboratifs. Bien souvent, les solutions de workflow peuvent être intégrées à ces autres outils, ce qui a pour effet de simplifier considérablement les procédures. Il est fréquent de voir des intégrations avec des systèmes tiers, car le partage des informations peut aider les entreprises à simplifier et à consolider les données.

Bien que les applis de workflow se concentrent sur l'aide aux entreprises pour la gestion et le suivi des opérations quotidiennes et des séquences de tâches définies, la gamme de fonctionnalités offertes peut varier considérablement. De nombreux programmes de workflow incluent des fonctions associées à la gestion du personnel, à la gestion de projets et à la planification de projets. Cela dit, certaines fonctionnalités communes peuvent caractériser les logiciels de workflow. En règle générale, en acquérant un logiciel de ce type, les utilisateurs seront en mesure d'effectuer les choses suivantes :

• Mettez en place une automatisation pour les activités répétitives, prévisibles ou qui demandent un temps considérable au sein d'un workflow.
• Créez et modifiez les étapes d'un workflow à l'aide d'un éditeur graphique.
• Accédez à des rapports et à des données de performance actualisés afin d'analyser les différents workflows.
• Gérez les processus d'approbation, définissez des échéances et offrez aux employés des options de collaboration.

Qu'est-ce qu'un logiciel de workflow ?

Un logiciel de workflow (également appelés systèmes de gestion des flux de travail) est une solution conçue pour aider les entreprises à définir leurs processus et à gérer leurs opérations quotidiennes. Pour ce faire, elle vient créer des workflows visuels, qui décomposent les différentes étapes à suivre pour réaliser une tâche spécifique ou achever un processus particulier. Ces étapes reproductibles peuvent ensuite servir de cadre aux employés à chaque fois que cette tâche ou ce processus particulier doit être exécuté à l'avenir, ce qui permet de garantir un niveau de normalisation et de cohérence tout en aidant le personnel à ne pas perdre la maîtrise du processus.

L'acquisition d’outils de workflow permet aux entreprises de définir clairement les procédures à exécuter et d'analyser les processus métier, afin de pouvoir suivre les performances et mettre en œuvre des mesures correctives. Les applications de workflow s'articulent généralement autour de l'automatisation, qui consiste à exécuter automatiquement certaines des tâches les plus prévisibles ou répétitives, afin de réduire les pertes de temps injustifiées.

L'utilisation de logiciels de workflow peut également contribuer à améliorer la collaboration et la coordination entre les services. Si les solutions de workflow sont le plus souvent utilisées par les entreprises, elles peuvent être utiles à toute organisation qui a établi des flux de travail et souhaite que les tâches soient exécutées d'une manière spécifique. Il peut s'agir d'organismes à but non lucratif, d'écoles, d'hôpitaux ou encore d'organisations à vocation scientifique ou de recherche.

Quels sont les avantages d'un logiciel de workflow ?

Les avantages d'un logiciel de workflow sont nombreux, mais reposent sur les idées d'efficacité, d'automatisation et de création de cadres définis pour les processus métier. Ces priorités se traduisent ensuite par de nombreuses retombées potentielles pour les entreprises et autres organisations. Les avantages les plus significatifs et les plus spécifiques de l'utilisation des systèmes de workflow sont décrits ci-dessous :

- Amélioration de la productivité : stimulez la productivité au sein de votre entreprise et investissez dans un logiciel de workflow de haute qualité, qui peut entraîner diverses retombées. En tout premier lieu, les logiciels de workflow peuvent aider les employés à se familiariser avec les étapes qu'ils doivent suivre pour mener à bien un processus, une tâche ou une activité. Une définition claire des workflows peut prévenir les retards imputables aux employés qui ont besoin de demander quelles sont les prochaines étapes à suivre. Ensuite, de nombreux aspects d'un workflow peuvent être automatisés, autrement dit, les actions sont exécutées automatiquement, même si aucun employé ne peut intervenir directement. Troisièmement, l'aspect de reporting et d'analytique des systèmes de workflow peut aider les entreprises à identifier et à améliorer les processus non efficients.

- Processus d'approbation plus efficaces : prenez en compte que les approbations sont très importantes dans la plupart des entreprises modernes et un grand nombre de workflows comprendront au moins une phase d'approbation à laquelle il faudra se conformer. Grâce à l'intégration d'un logiciel de gestion, le processus d'approbation peut être contrôlé et optimisé. Il peut s'agir d'approbations automatiques pour certains workflows, pour d'autres d’approbations manuelles, avec des règles définies pour les situations où le processus d'approbation peut être contourné. Cela permet d'accélérer les activités commerciales et d'éviter tout retard inutile.

- Une collaboration renforcée : collaborez dans votre environnement professionnel. Cela revêt une importance capitale et peut se manifester sous bien des aspects. Par exemple, la collaboration peut intervenir au sein d'une seule équipe ou d'un seul service ou entre plusieurs services. Elle peut aussi se produire entre différentes filiales du même groupe, voire entre plusieurs entités distinctes. Dans tous les cas, cette collaboration se doit d'être aussi transparente que possible et les solutions de workflow peuvent y contribuer. En utilisant des logiciels de workflow, toutes les parties concernées pourront déterminer clairement ce qui doit être accompli, à quel moment et quand une approbation est requise. Disposer de cette structure peut s'avérer particulièrement pertinent dans les cas où les différents services, filiales ou entreprises exécutent généralement leurs processus de manière différente.

- Standardisation : apportez un certain degré de standardisation aux processus métier grâce aux systèmes de workflow. Ils peuvent notamment garantir que les mêmes opérations précises sont suivies systématiquement et que les actions sont effectuées au même moment du processus. La création de workflows permet de documenter et de définir clairement les étapes à suivre et de lever toute ambiguïté. En outre, la mise en place de l'automatisation peut faire progresser les processus au moment opportun. Cela est particulièrement important pour toute tâche, activité ou processus d'entreprise qui doit produire des résultats cohérents et constants.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de workflow ?

Les fonctionnalités des logiciels de workflow aident les entreprises à créer des processus clairement définis. Ces séquences fournissent un cadre de travail clair aux employés et peuvent contribuer à assurer un certain niveau de cohérence lors de la réalisation des activités. Cependant, les caractéristiques des logiciels de workflow dépassent également ce cadre et, bien qu'il puisse y avoir des variations importantes, la majorité des solutions de haute qualité offrent la plupart des caractéristiques suivantes :

- Configuration des workflows : divisez un processus ou une activité commerciale en une séquence d'étapes ou créez des flux de processus plus complexes. Un flux de processus peut également être composé de différentes phases, créant ainsi des possibilités de segmentation au sein du workflow. Ainsi, lorsqu'un processus atteint l'étape d'approbation d'un workflow, certaines activités peuvent nécessiter l'approbation manuelle d'un haut responsable de l'entreprise, tandis que d'autres peuvent être approuvées automatiquement. Les workflows plus complexes peuvent également inclure plusieurs étapes qui doivent se dérouler simultanément, ce qui se traduit par la création de différentes ramifications dans le workflow. La composante de configuration de workflow de ce progiciel doit permettre aux utilisateurs de tout configurer, des simples flux séquentiels aux processus beaucoup plus complexes et les workflows peuvent généralement être créés à l'aide de commandes par glisser-déposer.

- Automatisation des processus métier : mettez en œuvre l'automatisation des processus métier les plus courants, prévisibles ou répétitifs au sein d'un workflow. L'automatisation peut accélérer les workflows, car elle élimine les retards découlant de la dépendance à l'égard du personnel et du besoin de confirmation ou d'approbation manuelle avant de passer à l'étape suivante. Les meilleures solutions permettent également de déterminer des règles spécifiques, qui régissent le moment où l'automatisation doit intervenir et ce qui doit se produire automatiquement. Cela permet également de libérer des ressources pour les collaborateurs, qui peuvent alors se consacrer à des tâches plus complexes, ce qui accroît la productivité dans son ensemble.

- Gestion de tâches : créez une liste des tâches nécessaires pour chaque workflow et gérez les avancements en continu au fil du temps. Le système de gestion des tâches d'un système de workflow doit permettre de suivre les tâches individuelles en temps réel. Les responsables et autres cadres supérieurs peuvent donc voir précisément où en sont leurs équipes, ce qui a été fait, ce qu'il reste à faire et combien de temps l'ensemble du processus est susceptible de durer.

- Contrôle des accès/autorisations : mettez en place des contrôles d'accès et gérez les autorisations afin que les workflows ne soient accessibles qu'aux personnes autorisées. Cette précaution est importante, car certains workflows contiennent des informations sensibles et confidientielles. Les meilleures solutions du marché permettent aux chefs d'entreprise de définir les autorisations en fonction des rôles et des responsabilités de chacun. Par exemple, toutes les personnes occupant un poste particulier peuvent être encouragées à consulter les workflows qui les concernent, mais cela implique également que l'autorisation d'accéder ou de modifier les workflows peut être accordée ou retirée pour des personnes spécifiques.

- Contrôle du processus d'approbation : gérez chacune des différentes étapes d'un processus d'approbation afin que le workflow soit aussi efficace que possible et intègre toutes les vérifications nécessaires. La composante de contrôle du processus d'approbation permet de mettre en œuvre un processus d'approbation alternatif pour chaque workflow. Des notifications peuvent en outre être mises en place afin que les employés concernés soient alertés lorsque l'approbation est donnée et qu'un processus puisse passer à l'étape ultérieure.

- Gestion du calendrier : suivez l'avancement des tâches et gérez les délais et les dates d'échéance. Le module de gestion du calendrier d'une solution permet généralement aux utilisateurs de consulter les échéances à l'aide d'un calendrier interne, qui peut être subdivisé en mois, jours et même en unités horaires. Dans de nombreux cas, des notifications peuvent également être mises en place pour avertir les utilisateurs de tâches à effectuer ou de l'approche d'une échéance. Les meilleurs progiciels offrent également des options d'intégration avec des applications de calendrier tierces, telles que Google Calendar ou Microsoft Outlook.

- Reporting/analytique : contrôlez les indicateurs de performance clés et accédez à des informations analytiques actualisées pour optimiser la productivité et les performances de l'entreprise. Lorsqu'un nouveau workflow est créé, il faut absolument comprendre son fonctionnement pour pouvoir le mettre en pratique. Cela implique de déterminer la durée d'un processus, les étapes les plus longues et les problèmes potentiels. Grâce au reporting et à l'analytique, les utilisateurs peuvent comprendre quels processus fonctionnent bien et ceux qui prennent plus de temps que de coutume. Il est ensuite beaucoup plus facile d'optimiser les workflows en fonction des résultats concrets obtenus.

- Éditeur graphique de workflow : créez des workflows clairs, concis et attrayants grâce à un éditeur graphique de workflows. Cette fonctionnalité se caractérise par la possibilité de voir à quoi ressemblera le workflow au cours de sa création et de sa modification. Par le passé, la création de workflows s'appuyait souvent sur une programmation complexe. Toutefois, les solutions modernes devraient permettre aux utilisateurs de créer des workflows présentant un aspect professionnel sans avoir besoin de connaissances spécialisées, car le logiciel gère automatiquement les questions techniques. Les entreprises devraient idéalement rechercher une solution qui permette à quiconque de créer, modifier et automatiser un workflow avec une formation de base.

Grâce au répertoire des logiciels de workflow de Capterra, les utilisateurs peuvent trier les différentes options du marché en fonction des fonctionnalités spécifiques qu'elles proposent. Cela signifie que les entreprises peuvent entamer le processus de recherche en écartant les logiciels qui ne leur conviennent pas et en se concentrant sur les options qui offrent les fonctionnalités dont elles ont besoin.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de workflow ?

De nombreux points doivent être pris en compte lors de l'achat d'une application de workflow en vue de parvenir à la meilleure décision possible. Certains aspects sont plus importants pour une entreprise que pour une autre, c'est pourquoi les acheteurs doivent se concentrer sur la recherche de la meilleure solution pour leurs besoins et circonstances spécifiques. En règle générale, il est recommandé de répondre à certaines questions clés, telles que les suivantes :

- Combien coûte un logiciel de workflow ? Le prix des solutions de workflow est un facteur important pour la grande majorité des acheteurs. Les entreprises disposent généralement d'un budget et doivent trouver une option qui soit adaptée à cette enveloppe, mais les réflexions en matière de tarification doivent être bien plus poussées. Les entreprises et autres acquéreurs doivent plus particulièrement prendre en compte le coût total de possession et d'utilisation du logiciel tout au long de son cycle de vie. Il ne s'agit pas seulement du prix d'acquisition de la licence du logiciel (ou des frais associés à un service d'abonnement), mais aussi du coût de la formation des employés à l'utilisation du logiciel, de l'accès à l'assistance technique, des mises à jour et des mises à niveau, ainsi que des modifications apportées à l'infrastructure informatique.

- L’outil de workflow est-il facile à utiliser ? Un autre élément important à prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de workflow est sa facilité d'utilisation. Il s'agit notamment de disposer d'une interface conviviale et de la compatibilité nécessaire, mais cela implique également que les fonctionnalités de base doivent être fiables et faciles à utiliser. Ainsi, avec un système de workflow, les utilisateurs ayant des connaissances techniques limitées doivent être en mesure de créer un workflow après une formation de base, il doit être également facile de configurer des alertes et d'automatiser les étapes d'un workflow. La lecture des avis des clients est l'un des meilleurs moyens de se renseigner sur ce point avant de procéder à un achat. Dans l'hexagone, 64 % de la population lisent les avis avant d’effectuer un achat et font davantage confiance aux avis en ligne plutôt qu’aux recommendations de leurs amis. Le répertoire des logiciels de workflow de Capterra donne accès aux avis écrits des clients et attribue même un score de facilité d'utilisation pour chaque produit en fonction de ces évaluations.

- Quel est le degré de détail des fonctions de reporting et d'analytique ? Un logiciel de workflow vise principalement à aider les entreprises à créer et à automatiser les workflows. Ce type de logiciel est essentiellement une solution de gestion des performances et de la productivité de l'entreprise, ce qui signifie que les fonctions de reporting et d'analytique doivent être à la hauteur. Les indicateurs clés de performance doivent être facilement accessibles. De préférence, tous ces éléments doivent pouvoir être visualisés à partir d'une seule section de rapport de l'application. En outre, il doit être possible de voir quelles étapes spécifiques d'un workflow sont efficaces et quelles étapes génèrent des retards et peuvent nécessiter des modifications.

- Quelles sont les options d'intégration offertes par le logiciel ? Les systèmes de workflow font partie d'une stratégie logicielle plus large, mais les entreprises utilisent également diverses autres solutions. Les options d'intégration peuvent rationaliser et simplifier les processus, car les données peuvent être partagées entre les progiciels. Cela permet de garantir la cohérence des données, mais aussi de réduire la duplication inutile de celles-ci. Ces options d'intégration s'appliquent en particulier à des outils tels que les logiciels de gestion du personnel, les outils de gestion de projet et les outils collaboratifs.

- Le logiciel offre-t-il un accès à distance ainsi que par le biais d'appareils mobiles ? De nombreuses entreprises permettent aux employés de travailler à domicile, tandis que d'autres comptent certains employés qui travaillent sur le terrain ou voyagent dans le monde entier et ont besoin d'un accès à distance. Il peut donc être crucial d'acquérir une solution qui permette l'accès à distance et, idéalement, un accès via des appareils mobiles. Les logiciels cloud constituent une solution simple à ce problème ; ils sont généralement compatibles avec de nombreux appareils différents, partout dans le monde, pour autant que l'appareil en question dispose d'une connexion à Internet. Toutefois, les solutions sur site peuvent également permettre un accès à distance, tandis que les logiciels dotés d'une application mobile dédiée peuvent constituer une solution potentielle aux problèmes d'accessibilité via des appareils nomades.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de workflow ?

Les principales tendances en matière de logiciels de workflow doivent également être prises en compte lors de l'achat. Les entreprises et autres structures doivent savoir que le logiciel qu'elles acquièrent leur permettra de capitaliser sur ces tendances. Dans le même temps, l'achat d'un logiciel conçu en tenant compte des dernières tendances en matière de logiciels de workflow peut contribuer à assurer l'avenir d'une entreprise et garantir la pérennité du logiciel dans les années à venir. Parmi les tendances les plus notables dont il faut tenir compte, citons les suivantes :

- Logiciels cloud : prenez en compte que la technologie du cloud est l'une des plus grandes évolutions logicielles de ces derniers temps et un nombre croissant de sociétés se tournent vers les solutions SaaS plutôt que de déployer des logiciels sur site. La question de savoir s'il faut opter pour un déploiement dans le cloud ou sur site penche de plus en plus en faveur des options axées sur le cloud. Cette tendance est particulièrement marquée pour les logiciels de workflow, car de nombreuses entreprises bénéficient des fonctions de sécurité des données, de la possibilité de mettre à jour les informations pour tous les utilisateurs en temps réel et de l'accessibilité à distance et sur appareil mobile. Cet aspect est d'autant plus important que les modèles de télétravail et de travail hybride sont de plus en plus populaires. Les solutions cloud ont également des coûts initiaux inférieurs et peuvent être configurées beaucoup plus facilement. Par ailleurs, les charges à long terme peuvent être plus élevées (en raison des frais d'abonnement permanents associés au modèle SaaS) et il convient donc de peser soigneusement le pour et le contre. Quoi qu'il en soit, à l'avenir, les logiciels cloud devraient gagner une part encore plus importante du marché.

- Machine learning : prenez en compte que le machine learning est une forme d'intelligence artificielle qui s'améliore continuellement et automatiquement grâce à la collecte de données et aux expériences. Cette technologie est particulièrement pertinente pour l'automatisation des systèmes de workflow, car elle permet d'effectuer des actions cruciales au moment le plus opportun, sans intervention humaine. Le machine learning pourrait permettre à une équipe marketing de créer un workflow entièrement automatisé, par exemple, en ciblant les bonnes plateformes avec le bon contenu, au bon moment, sur la base des informations recueillies par la campagne marketing. Le machine learning pourrait également déterminer quand un workflow présente des problèmes de rendement et formuler des recommandations intelligentes sur ce qui pourrait être fait pour optimiser le processus.

- Chatbots spécialisés dans les workflows : prenez en compte que l'une des tendances les plus importantes à prendre en compte pour les systèmes de workflow concerne l'évolution des interfaces utilisateur. On peut notamment s'attendre à ce que les chatbots jouent un rôle de plus en plus important. Il s'agit d'interfaces de chat assistées par l'intelligence artificielle, qui imitent les conversations avec des personnes réelles et peuvent recevoir des instructions pour effectuer des tâches spécifiques. Ainsi, un utilisateur peut demander au chatbot d'apporter une modification à un workflow ou même d'en créer un nouveau, sans avoir à exécuter manuellement les tâches en question. Les chatbots sont régis par l'intelligence artificielle et à mesure que cette technologie s'améliore, ils gagneront en précision et en fiabilité. Cette technologie deviendra donc une fonction de plus en plus recherchée dans les années à venir.

- Technologie de commande vocale : prenez en compte que le recours aux technologies vocales est une autre façon de faire évoluer l'interface utilisateur. Avec l'essor des assistants mobiles et des haut-parleurs intelligents, les utilisateurs se fient de plus en plus aux commandes vocales dans leur vie quotidienne et cette technologie est mise en œuvre dans les solutions logicielles professionnelles les plus répandues. Grâce aux commandes vocales, les utilisateurs peuvent demander au logiciel d'exécuter des tâches spécifiques, ce dernier peut alors comprendre la commande et exécuter la tâche demandée. Cela peut s'avérer particulièrement utile au sein de sociétés où les employés doivent effectuer plusieurs tâches à la fois ou effectuer un travail minutieux qui exige une concentration de tous les instants. Dans le même temps, les commandes vocales sont susceptibles d'améliorer l'accessibilité pour les utilisateurs souffrant de certains handicaps ou déficiences.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. L’importance des avis en ligne pour le consommateur - Capterra Blog (Date de consultation : vendredi 1er avril 2022)