5 compétences humaines pour manager une équipe projet efficacement

Confrontés à des problèmes propres à leur type d’organisation, les chefs de petites entreprises doivent apprendre à maîtriser les compétences humaines, ou soft skills, dont ils ont besoin pour manager une équipe projet, aux dépens de celles qui leur ont permis de grimper les échelons.

Cependant, une fois que l’on devient manager, l’indépendance et l’assurance ne sont plus à l’ordre du jour. Pour endosser le rôle de chargé de projets, il faut faire preuve d’empathie, de leadership attentif et de diplomatie.

Selon les estimations,  la réussite d’un projet dépend à près de 85 %des compétences humaines du chargé de projets. Étant donné que près de deux tiers des organisations confient l’exécution de la stratégie aux cadres dirigeants, il est essentiel de se mettre rapidement à jour.

En s’efforçant d’acquérir les compétences humaines qui leur permettront de manager une équipe, les chefs de petites et moyennes entreprises (PME) garantiront la réussite de leurs projets et donneront à leur organisation les moyens de combler les lacunes qui affectent l’exécution de la stratégie d’entreprise.

Dans cet article, nous analysons les compétences humaines utilisées par les plus grandes organisations dans le domaine de la gestion de projets et vous présentons les outils et techniques qui vous permettront de manager plus efficacement vos équipes projets.

Comment manager une équipe projet grâce à ces 5 compétences humaines indispensables

Les cinq compétences que nous allons étudier sont extraites du rapport publié par PM Solutions en 2015, intitulé  PM Skills Benchmark (compétences de référence dans le domaine de la gestion de projets), uniquement disponible en anglais.

Ce rapport indique que le niveau de compétence d’un chargé de projets influence directement la performance des projets dont il est responsable. Il démontre également que les organisations employant des chargés de projets hautement compétents parviennent mieux à combler les lacunes affectant l’exécution de la stratégie.Par conséquent, les dirigeants de PME faisant l’effort d’acquérir ces compétences humaines pourront manager leurs équipes projets avec plus d’efficacité et donner à leur organisation les moyens de réaliser ses objectifs stratégiques.

Quelles sont donc les compétences humaines les plus utiles ?

1. Savoir écouter et communiquer

En quoi cette compétence est-elle utile aux chargés de projets ?   Dans le domaine de la gestion de projets, le manque de communication est  l’une des six causes principales d’échec.

En tant que chargé de projets, le bon déroulement des opérations repose sur votre capacité à relayer efficacement toutes sortes d’informations. Vous devrez, par exemple, partager la vision globale du projet avec l’équipe, coordonner tous les acteurs concernés et, par-dessus tout, informer les équipes de l’avancement du projet, des modifications y étant apportées et des risques potentiels, entre autres.

Il est donc essentiel de mettre à jour vos compétences dans le domaine de la communication.

Parmi les chefs d’entreprises, nombreux sont ceux qui se vantent de leurs qualités de communicateurs. Cependant, la réalité est toute autre. L’acquisition de cette compétence est complexe pour une bonne raison : une communication efficace repose sur l’écoute. Les individus qui ne voient la communication que comme le transfert unilatéral d’informations (ce qui est souvent le cas des chefs d’entreprise) omettent généralement de vérifier que les informations transmises ont bien été comprises.

Comment améliorer cette compétence :   entraînez-vous à partager, écouter et à vous adapter si nécessaire.

Gartner encourage à réaliser des changements permettant aux collaborateurs et aux acteurs du projet de se sentir inclus dans l’obtention de résultats positifs. Que ce soit pour les collaborateurs ou les acteurs, une communication efficace est absolument essentielle. (Rapport complet disponible en anglais pour les clients Gartner.)

Partager : présentez la vision du projet et inscrivez-la dans les objectifs stratégiques de l’organisation. Puis, détaillez l’ordre des priorités et les responsabilités au quotidien des acteurs du projet.

Écouter : demandez des retours et des idées. Veillez à ce que tous les acteurs aient compris ce que vous attendez d’eux et puissent répondre aux questions suivantes :

• En quoi consiste la vision du projet ?
• Comment s’inscrit-elle dans les objectifs stratégiques de l’entreprise ?
• Quels sont les délais à respecter ?
• En quoi serai-je affecté ?
• Qu’attend-on de moi ?

S’adapter : veillez à ce que les acteurs s’impliquent entièrement dans le projet en écoutant leurs retours et en amendant le plan de projet en conséquence, dans la mesure du possible. Ce faisant, vous devrez peut-être modifier le projet ou ses objectifs, ainsi que votre mode de communication (communiquer plus ou moins, adopter un style différent, etc.) pour éviter les malentendus.

De nombreux outils peuvent vous aider à améliorer l’efficacité de votre communication avec les acteurs du projet : messageries instantanées, flux d’activités/d’actualités, sondages et bien plus.

2. Faire preuve d’intégrité et d’honnêteté

En quoi cette compétence est-elle utile aux chargés de projets ?   D’après John Wooden, légendaire entraîneur de basket-ball américain, un individu intègre et honnête se conduit en tant que tel même quand personne n’est là pour le juger.

En tant que chargé de projets, il est essentiel que vos équipes vous fassent confiance et qu’elles comptent sur vous pour mener le projet à bien, tenir compte de leurs retours et apporter les changements nécessaires.

L’intégrité et l’honnêteté sont la clé de voûte d’une relation basée sur la confiance et le respect (voir la prochaine section). D’après une étude réalisée par PM Solutions auprès de plusieurs PME, il s’agit là des deux compétences les plus importantes pour un chargé de projets.

Comment améliorer cette compétence :   valorisez le travail des différents acteurs et montrez-leur qu’ils sont plus que des “ressources” à vos yeux.

Lorsqu’un chargé de projets est également le patron, les collaborateurs craignant le conflit n’osent pas toujours exprimer leurs opinions et objections. Créez un environnement dans lequel ils se sentent à l’aise et n’ont pas peur de parler franchement.

N’oubliez pas de répondre à leurs retours et d’apporter les changements nécessaires. Vous paraîtrez hypocrite si vous demandez des retours et ignorez les réponses de votre équipe. N’oubliez pas que le but de l’exercice est de faire preuve d’intégrité.

Veillez également à ce que les équipes projets puissent compter sur vous pour gérer leur charge de travail. Assurez un déploiement optimal de vos ressources, en éliminant les obstacles auxquels elles font face et en leur apportant votre soutien tout au long du projet.

Pour les soutenir, mettez à disposition les outils dont vos collaborateurs ont besoin. Rejetez les demandes superflues ainsi que les processus susceptibles d’entraîner la  dérive des objectifs.

En général, l’adoption d’une approche intègre et honnête passe par une organisation transparente. Adoptez des logiciels de  gestion des workflows, de  suivi des tâches ou de  gestion des exigencespour garantir la transparence de votre projet.

3. Construire une relation basée sur la confiance et le respect

En quoi cette compétence est-elle utile aux chargés de projets ?   La confiance et le respect sont essentiels à l’établissement de relations saines, y compris celles qui régissent les équipes projets.

En tant que chef de projets, vous devrez gagner la confiance de tous les acteurs et la conserver. Sans cette confiance, votre projet sera très certainement voué à l’échec, même si vous parvenez à le faire décoller.

Comment améliorer cette compétence :    la confiance dépend de trois qualités principales : l’empathie, la capacité à faire preuve d’une logique rigoureuse et l’authenticité. Développez ces trois qualités et vous saurez manager une équipe projet avec efficacité.

D’après Frances Frei, professeure et chercheuse à la Harvard Business School, la qualité essentielle à l’établissement d’une relation de confiance est l’empathie, c’est-à-dire votre capacité à comprendre et à partager la perspective et le ressenti des autres.

L’empathie demande du temps, ce qui fait généralement cruellement défaut aux chargés de projets, d’autant plus que ceux dont nous parlons ici sont également chefs d’entreprise.

Selon Frei, il faut d’abord identifier les situations où vous manquez d’empathie (où, quand et avec qui) avant de s’efforcer de s’ancrer dans le moment présent.

La mise en œuvre d’une logique rigoureuse est également problématique. À savoir, votre capacité à communiquer vos idées et à les justifier. Au lieu de commencer par la justification et de finir par la présentation de leurs idées, Frances Frei recommande aux chefs d’entreprise de présenter leurs idées avant de les justifier.

Le dernier point essentiel au développement d’une relation de confiance est l’authenticité, ou l’honnêteté envers soi-même. Pour le chef d’entreprise, qui se différencie du reste de l’organisation par son statut, l’identité vraie (authentique) est “différente” de celle de la majorité. De ce fait, vous vous différenciez de votre équipe projet par votre âge, vos responsabilités, votre expérience, etc.

Frances Frei recommande simplement aux chefs d’entreprise d’être eux-mêmes, d’agir avec sincérité et de créer un environnement où ces valeurs sont appréciées.

Bien entendu, la confiance et le respect résultent de vos interactions avec les différents acteurs du projet. Néanmoins, il existe de nombreuses solutions technologiques conçues pour vous venir en aide. Vous pouvez, par exemple, utiliser des outils collaboratifs pour interagir avec vos collaborateurs (que ce soit pour partager des informations ou leur demander des nouvelles). Encouragez-les à prendre la parole en engageant la discussion.

4. Développer de bonnes relations

En quoi cette compétence est-elle utile aux chargés de projets ?    La gestion des relations avec les acteurs d’un projet est un facteur essentiel de réussite. Votre efficacité et votre rendement reposent entièrement sur la relation que vous entretenez avec eux.

Les acteurs d’un projet incluent toutes les parties qui affectent ou sont affectées par le projet (collaborateurs, clients, cadres, fournisseurs, etc.). Le chargé de projet doit absolument obtenir et conserver leur soutien.

Comment améliorer cette compétence :   apprenez à collaborer avec (et à manager) différents types de personnalités, en comprenant mieux ce qui les motive.

En effet, l’analyse des styles sociaux de votre entourage professionnel peut vous être très utile. Vous apprendrez à communiquer, collaborer et réagir différemment dans le contexte d’interactions diverses.

Programmez une réunion d’entreprise ou un atelier et demandez aux participants d’analyser leurs propres profils. Faites des groupes basés sur l’équipe avec laquelle chaque participant travaille normalement, afin que chacun puisse identifier les différences et les similarités entre leur profil et celui de leurs collègues, puis apprendre ce qui motive les individus avec qui ils travaillent le plus souvent.

Ensuite, regroupez les participants sur la base de leur style social principal. Ce faisant, vos collaborateurs pourront identifier les collègues dont le profil social est similaire au leur à travers l’organisation, ce qui pourra encourager la discussion et la collaboration.

Voici quelques exemples de supports d’analyse des types de personnalités et de profils :

• Le modèle DiSC®, conçu par Inscape Publishing.
• Le modèle SOCIAL STYLE™, conçu par le groupe TRACOM™.
• Le modèle Myers-Briggs Type Indicator®, conçu par CPP, Inc.

Sans oublier les  outils de collaboration, qui peuvent également s’avérer utiles dans ce contexte. Publiez les résultats de l’analyse des types sociaux de vos collaborateurs sur l’une des plateformes de partage de votre entreprise ou un forum de discussion interne (avec l’accord préalable de tous les participants).

5. Donner le bon exemple

En quoi cette compétence est-elle utile aux chargés de projets ? Parmi les raisons données par les collaborateurs ayant démissionné ou envisageant de le faire dans l’année, la relation qu’ils entretiennent avec leur manager revient régulièrement. Selon Brian Westfall, analyste de contenu chez Capterra, tant un manager peut changer la vie de ses collaborateurs pour le meilleur, tant il peut leur rendre la vie impossible.

S’appliquant à toute relation personnelle entre un manager et un collaborateur, son analyse qualifie parfaitement la relation entre un chargé de projets et son équipe.

Pour simplifier,  l’incivilité et le manque de respect peuvent détruire le moral des équipes et coûter des millions d’euros à votre organisation.

Selon une étude menée par Christine Porath, professeure et chercheuse à l’Université de Georgetown, 66 % des collaborateurs deviennent moins productifs dans un contexte d’incivilité, alors que 80 % d’entre eux perdent de temps à s’en inquiéter.

L’étude a également conclu que les effets néfastes de l’incivilité ne se limitaient pas aux victimes directement ciblées. En effet, ceux qui témoignent de mauvais comportements observent une baisse de performance de 25 % et une réduction de 45 % du nombre d’idées qu’ils partagent avec l’organisation.

Comment améliorer cette compétence :   donnez l’exemple à vos équipes,  en adoptant le type de comportement que vous souhaitez encourager. Créez un environnement positif, en remerciant les membres de votre équipe pour leur contribution, en reconnaissant leur travail et en faisant preuve d’empathie.

La théorie de l’apprentissage social nous explique que les individus copient les comportements et attitudes qu’ils observent autour d’eux. Par conséquent, si un manager répond à ses e-mails à 22 h 30, ses collaborateurs se sentiront obligés d’en faire de même. Un manager stressé et frustré sera source de stress et de frustration pour ses collaborateurs. Enfin, un manager dont la motivation bat de l’aile affectera la performance de ses collaborateurs.

La règle la plus importante est d’éviter l’hypocrisie à tout prix, sous peine de perdre la confiance et le respect de votre équipe.

Si vous avez demandé aux membres de votre équipe projet de vous donner leur opinion, n’oubliez pas de répondre aux retours que vous recevrez et de prendre les mesures correctives nécessaires (en suivant le modèle “partager, écouter et s’adapter”, qui favorise une communication efficace), afin que tous sachent que vous valorisez leur contribution.

De nombreux outils peuvent vous aider dans votre travail de manager. Commencez par mettre par écrit les valeurs de votre entreprise, puis partagez-les avec vos collaborateurs internes, en leur demandant régulièrement leur opinion à l’aide de  sondages et d’autres outils permettant d’obtenir des retours. Cela vous permettra de savoir ce qu’ils pensent de vous et de la direction en général.

Ressources supplémentaires pour les chargés de projets

En tant que chef de petite entreprise, vous avez la responsabilité de superviser l’exécution de la stratégie au sein de votre organisation. Plus vous maîtriserez les compétences humaines susmentionnées, mieux vous saurez combler les lacunes affectant l’exécution de la stratégie au sein de votre entreprise.

Bien que ces compétences de gestion de projets soient différentes de celles que vous avez acquises sur votre parcours d’entrepreneur, vous saurez les développer pour devenir un excellent chargé de projets.

Pour en savoir plus sur les qualités requises pour manager une équipe et mener votre organisation sur la voie de l’excellence, voici quatre initiatives clés qui permettront à votre PME d’atteindre certains objectifs stratégiques :

• Créer un environnement professionnel productif où les collaborateurs se sentent motivés et soutenus.
• Encourager le développement de compétences liées à la gestion de projets pour tous.
• Améliorer la gestion des différents acteurs.
• Promouvoir un style de leadership qui favorise l’adaptabilité.

Pour en savoir plus, consultez le rapport publié par PM Solutions en 2015, intitulé  PM Skills Benchmark (Compétences de référence dans le domaine de la gestion de projets) :

PM Solutions a interrogé les chefs d’entreprise et professionnels de la gestion de projets de plus de 300 organisations, pour identifier les compétences commerciales générales et techniques ainsi que les compétences en leadership dont un chargé de projets avait besoin pour être efficace.

Ses conclusions indiquent que le niveau de compétence d’un chargé de projets influence directement la performance des projets dont il est responsable. En d’autres termes, les projets menés par des individus aux compétences humaines moins développées donnent de moins bons résultats que les projets menés par des individus aux compétences humaines mieux établies.

PM Solutions a également demandé aux personnes interrogées de donner une note sur cinq à chacun des huit facteurs de mesure de la performance organisationnelle : exécution de la stratégie, satisfaction des acteurs, réussite financière, performance budgétaire/respect des délais, satisfaction client, affectation des ressources, alignement stratégique et hiérarchisation des projets.

Ses conclusions démontrent de meilleurs résultats pour les chargés de projets ayant des compétences humaines plus développées que leurs autres collègues. En effet, les premiers sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs organisationnels que les seconds (la note moyenne des chargés de projets les plus performants s’élevait à 3,7, alors que celle des moins performants plafonnait à 2,48).

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