Comment optimiser la gestion des contrats de votre PME ? Notre modèle excel gratuit à télécharger

Parce qu’elle implique différentes parties prenantes ainsi que des cycles de traitement sur le long terme, l’administration des contrats des clients et des fournisseurs est une activité souvent complexe à gérer pour une PME. Consultez notre modèle de suivi de contrat excel gratuit à télécharger et découvrez comment un outil approprié peut faciliter la gestion de ce processus.

Parce qu’il permet de formaliser tout aussi bien d’établir les conditions d’un partenariat ou de l’achat de biens et de services, le principe de contraction est l’un des piliers de l’activité d’une entreprise. Administrer efficacement les différentes relations contractuelles d’une organisation joue un rôle crucial dans la génération de revenus en établissant les conditions de paiement, tout en améliorant l'efficacité opérationnelle par la définition claire des rôles et des délais.

Les données des contrats sont-elles traitées en conformité avec les réglementations en cours ? Comment les dates de renouvellement et d’expiration des contrats sont-elles monitorées ? Le contrat permet-il de définir clairement les responsabilités légales ainsi que les attentes de chaque partie ?  Ces problématiques sont inhérentes au processus de gestion de contrat et peuvent contribuer à complexifier cette tâche.

Parmi les solutions permettant de faciliter l’exécution de cette opération figure l’utilisation d’un modèle de tableau de gestion de contrats. En centralisant l’ensemble des données et le suivi des informations en un seul fichier, cet outil propose notamment une base de travail intéressante pour  les PME afin d’organiser le traitement de leurs contrats. 

Téléchargez notre modèle de tableau de suivi des contrats excel gratuit

Découvrez dans cet article des conseils sur la gestion des contrats ainsi qu’une explication du fonctionnement de notre modèle. Vous trouverez également des pistes de réflexion pouvant aider une entreprise à évaluer dans quelle mesure un modèle ou l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats peut répondre à ses besoins.

Les principes fondamentaux de la gestion de contrat

Qu'il s'agisse d'un fournisseur, d'un partenaire, ou d’un client, le processus de gestion des contrats repose sur certaines étapes fondamentales qui doivent être monitorées par l’entreprise et qui sont décrites dans l’infographie ci-dessous.

1. La création

Première étape du cycle de gestion des contrats, la création d’un contrat nécessite tout d’abord une première phase de préparation et de recherche. Souvent réalisée en collaboration avec un représentant légal de l’entreprise, elle permet de définir : 

• les responsabilités de chaque parties prenantes, 
• les termes du contrat et clauses légales devant figurer dans le contrat,
• les scénarios de risque éventuels et la réponse que les contractants s’engagent à apporter.

Une fois ce processus achevé, une première version du contrat peut alors être rédigée.

2. La négociation et la collaboration 

La négociation est l'une des étapes les plus importantes du cycle de vie des contrats. Permettant aux entités impliquées de réviser l’objet du contrat, cette étape permet aux différentes parties de s’assurer de bénéficier de conditions satisfaisantes, de minimiser les risques financiers, juridiques ou encore opérationnelles associés à l’accord. 

3. La signature

Une fois l’intégralité du contrat révisé et validé par les différentes parties prenantes, l’accord peut être finalisé officiellement sous la forme d’une signature. Si cette étape peut sembler particulièrement simple, certains facteurs sont susceptibles de la retarder : la différences de fuseaux horaires en cas de contraction à l’étranger ou la nécessité de faire appel à plusieurs signataires légaux sont tout autant de paramètres à prendre en compte.

4. Le suivi et la maintenance

Pour s’assurer de la pérennité d’un contrat, il est impératif de surveiller son exécution. La  réalisation d’un suivi régulier permet de s'assurer que toutes les parties respectent leurs obligations et bénéficient des avantages associés à l’accord établi. Révision des incidences éventuelles, des échéances de renouvellement, ou tout simplement des feedbacks des entités concernées font partie des tâches de suivi devant être réalisées.

5. Le renouvellement ou la résiliation 

Lorsqu’un contrat arrive à son terme se pose la question de sa reconduction ou de son arrêt. Quelle que soit la décision prise par les contractants, cette dernière peut s’appuyer sur un constat effectué lors de la phase de suivi, soit : 

• le respect des obligations par l’ensemble des parties tout au long de l’exécution du contrat,
• les éventuelles modifications ou amendements s’avérant nécessaires par rapport au contrat initial, 
• l’analyse de la valeur ajoutée du contrat pour chacune des entités.

Une stratégie de gestion des contrats réussie présente divers avantages : elle améliore la coopération et l’engagement des parties concernés, peut réduire les risques de litiges contractuels et améliorer la communication entre les départements internes concernés. Pour ce faire, une solution telle qu’un modèle de tableau de suivi permet de rationaliser le traitement et le stockage des contrats, et peut aider les entreprises de petite taille à répondre plus facilement aux exigences légales et réglementaires.

Comment notre modèle de tableau excel peut-il faciliter le processus de gestion des contrats ?

Une gestion efficace des contrats exige une approche systématique et un suivi rigoureux sur la durée.  L'utilisation d’un modèle de tableau de suivi des contrats gratuit peut constituer une bonne approche en aidant une PME à garder la trace de l’ensemble de ses contrats, à en monitorer le statut, et ainsi contribuer à maintenir des relations contractuelles satisfaisantes avec les entités impliquées. 

Télécharger notre modèle de tableau de suivi des contrats excel gratuit

Notre modèle s’articule autour de différents onglets où les informations essentielles associées à la gestion des contrats peuvent être renseignées. Voici ci-dessous une explication de chacune des sections concernées.

Processus contractuels

Cette catégorie permet de synthétiser et de centraliser les informations globales liées à votre processus de gestion de contrat. Quelles personnes ou départements sont chargés de l’administration des contrats ? Quelles sont les responsabilités de ces collaborateurs ? Où et comment les contrats sont-ils stockés ? Voici quelques unes des informations pouvant y être compilées.

Données des fournisseurs

Cet onglet est dédié aux informations importantes liées aux contrats des fournisseurs : leurs coordonnées, informations bancaires, le montant ou encore le nombre de contrats associés font partie des champs qui y sont inclus.

Données des clients

Cette section concerne l’ensemble des informations liées aux informations contractuelles des clients. Tout comme l’onglet précédent, elle permet de réunir l’ensemble des données importantes relatives aux contrats réalisés avec des clients (coordonnées, informations financières, montants et volumes de contrats, etc.).

Conditions contractuelles

Cette section contient des données facilitant un aperçu global du statut des contrats. Des éléments tels que la date de début et de fin du contrat, le nombre de mois restants avant son expiration, ou encore le statut actuel (résilié, en cours de négociation, actif, etc.) sont à ici à renseigner. Cet onglet revêt une importance particulière au sein de notre modèle puisque c’est à partir de celui-ci que sont automatiquement reportées la plupart des données visibles dans les sections suivantes.

Coûts des contrats

Les ruptures de contrat peuvent entraîner des pertes financières importantes. En contrôlant régulièrement les contrats, les entreprises peuvent s'assurer que toutes les parties respectent leurs obligations et minimisent les risques financiers potentiels. À partir de l’onglet “coûts des contrats”, il est ainsi possible de monitorer le statut des paiements réalisés dans le cadre d’un contrat, les modes de règlements utilisés, ou encore les dépenses estimées par rapport aux frais réels engagés.

Livraison des contrats

Qu’ils soient positifs ou négatifs, différents types d’événements peuvent survenir au cours de l’exécution d’un contrat : service exceptionnel de la part d’un fournisseur, mécontentement et demande de résiliation d’un client ou encore retards de livraison font partie des exemples d’impondérables. Cette feuille de calcul peut vous aider à réduire les risques associés à ces facteurs en vous donnant la possibilité de contrôler le statut de livraison des contrats, ainsi que la qualité d’exécution de ces derniers.

Gestion des risques

La gestion des risques contractuels implique l'évaluation précise du niveau de risque contenu dans un contrat. Via l’onglet “Gestion des risques” de notre modèle, il vous est possible de documenter et de centraliser les risques potentiels pouvant survenir dans le cadre d’un contrat. Vous pouvez ainsi y mentionner les probabilités de risques et renseigner les mesures préventives qui peuvent être appliquées. Ces données sont susceptibles de vous aider à anticiper les incidents pouvant survenir et à créer une base de connaissance et de procédures de référence.

Évaluation

Conçu sous la forme d’un tableau de bord, l’onglet “Évaluation” vous aide à visualiser les chiffres clés associés à la gestion de vos contrats, tels que le revenu estimé et réel des contrats, leur volume par clients et fournisseurs, ou encore le nombre de contrats reconduits. Cette feuille de calcul ne nécessite pas de saisie manuelle, les chiffres étant calculés à partir des informations présentes dans d’autres onglets.

Liste

L’onglet liste contient l’ensemble des contenus visibles dans chacun des menus déroulants du tableau. En fonction de vos besoins, il vous est possible de faire évoluer ce contenu en le modifiant à partir de cette feuille de calcul, tout en en veillant à mettre à jour les cellules correspondantes.

Modèle de suivi des contrats ou logiciel de gestion de contrats : que choisir ? 

Lorsqu’une PME n’entretient que quelques relations contractuelles, un modèle de tableau de suivi peut s’avérer suffisant dans un premier temps, en lui permettant de répondre à ces défis.  Toutefois, au fur et à mesure de sa croissance et de l’augmentation de ses relations contractuelles, la profusion d’informations à gérer peut conduire à augmenter certains risques : multiplier les tâches chronophages pour les équipes, générer des goulots d’étranglement au sein des processus, voire à des risques d’erreurs manuelles coûteux pour le budget et la réputation de l’organisation.

Parce qu’elle permet d’automatiser différentes tâches associées au suivi et à la gestion des contrats, l’utilisation d’un logiciel de gestion de contrats peut en ce sens présenter différents avantages.

Parmi leurs fonctionnalités principales, ces outils facilitent : 

• la validation et le stockage des informations relatives aux entités contractées (fournisseurs, clients, partenaires, etc.),  des factures et expéditions reçues.
• la numérisation et  le stockage de l’intégralité des documents de contraction liés aux différents contrats,
• le suivi du cycle de vie des contrats à l’aide d’émission d’alertes et de notification,
• l’analyse des indicateurs clés des contrats à l’aide de rapports,
• La standardisation de la création des contrats à l’aide de modèles personnalisables.