8 conseils pour implémenter votre programme de parrainage en entreprise

La recherche et la contractation de nouveaux talents est une mission cruciale pour tout département RH d’une entreprise. Découvrez comment le principe de parrainage en entreprise peut aider votre structure à faciliter ce processus.

Selon une étude Gartner réalisée en 2022 (article en anglais), le recrutement et la rétention de talents se profilent comme des défis majeurs pour les responsables des ressources humaines. Confrontées à un marché de l’emploi particulièrement concurrentiel où l’offre s’avère parfois plus forte que la demande pour certains secteurs, les entreprises sont invitées à déployer de nouvelles stratégies pour renforcer leur attractivité auprès des candidats.

Et si le talent recherché par votre entreprise se trouvait déjà à portée de main ? Voici la perspective qui est dressée par le principe du parrainage, également connu sous le terme de système de cooptation entre employés. En s’appuyant sur le réseau des collaborateurs déjà en poste, les programmes de parrainage permettent aux entreprises de bénéficier de recommandations émises en interne par les employés, puisées au coeur de leur cercle proche ou de leur réseau professionnel.

Afin d’aider votre entreprise à tirer le meilleur parti d’un programme de parrainage, Capterra revient dans cet article sur la définition de ce concept, ses avantages, et propose également des conseils clés pour son implémentation.

Comment fonctionne un programme de parrainage d’entreprise ?

Afin de compléter leur méthode de recrutement traditionnelle, différentes organisations ont fait le choix de développer un programme de parrainage en entreprise. Parce qu’ils sont immergés dans la culture de votre organisation, et peuvent jouer un rôle d’ambassadeur pour votre marque non seulement auprès de clients mais aussi de futurs candidats, vos employés sont une ressource essentielle à considérer dès lors qu’il est question d’attirer de nouveaux talents.

La structure d’un programme de parrainage en entreprise peut varier en fonction des organisations. Certains points communs sont toutefois observés : 

• Une récompense pour les employés référents : en règle générale, une récompense est souvent offerte aux employés en échange de leur recommandation. Cette récompense peut prendre la forme d’une prime spécifique versée par exemple à la fin de la période d’essai du candidat recommandé, mais aussi de cadeaux tels que des produits ou des services de l’entreprise offerts, des réductions ou encore des carte-cadeaux à utiliser sur des sites marchands partenaires.
• Une mesure de l’efficacité du programme de parrainage : Comme pour toute stratégie de recrutement, un programme de parrainage nécessite d’effectuer une analyse des paramètres favorisant son efficacité. Il est en ce sens crucial d’évaluer les coûts de ce programme par rapport aux autres canaux de recrutements utilisés, les taux de recrutement effectués via ce système, la performance et la fidélisation des talents recommandés, ou encore la fréquence d’utilisation du programme par les employés de l’entreprise.

8 stratégies pour faciliter la mise en place de votre programme de parrainage en entreprise

Vous souhaitez mettre en place un programme de parrainage au sein de votre entreprise ? Nous avons répertorié pour vous 8 stratégies importantes à prendre en compte pour faciliter l’instauration de ce processus.

1. Alignez votre programme de parrainage sur vos objectifs de globaux

Un programme de recommandation est un outil qui doit avant tout être complémentaire avec vos autres activités de recrutement. À ce titre, ce dernier doit s'aligner sur votre stratégie globale de recrutement et les objectifs généraux visés. Identifier dès le départ à quels objectifs stratégiques répond votre programme, ainsi que les résultats escomptés permet de prépare le terrain lors de l'élaboration de ce dernier.

Parmi vos objectifs stratégiques peuvent être visés par exemple une amélioration de la rétention des employés ou une meilleure adéquation à la culture d’entreprise des nouvelles recrues. Les résultats espérés peuvent quant à eux inclure une réduction des coûts globaux du recrutement, une réduction des délais d’embauche externes, voire un meilleur ciblage de profils intéressants et non visibles par vos recruteurs.

2. Simplifiez pour mieux engager

Votre programme de parrainage se doit de rester aussi simple que possible : les règles qui l’entourent, le type de récompenses attendues, et le processus pour soumettre une recommandation doivent rester facile à comprendre et à appliquer. En ce sens, vos employés n’auront pas l’impression d’avoir à effectuer un effort supplémentaire pour y participer.

Différentes options existent pour vous aider à simplifier ce processus : 

• L’utilisation d’un logiciel de parrainage, dont l’avantage est d’automatiser l’ensemble du processus de recommandation, de la soumission d’un candidat, au suivi du recrutement et à la gestion des récompenses associées
• La mise en place d’un formulaire en ligne permettant de collecter le retour de vos employés à l’aide de champs prédéfinis
• La création d’un espace géré par les RH, tels qu’un dossier stocké en ligne,  où les employés peuvent déposer les CV recommandés

3. Établissez des directives et des attentes claires 

L’un des facteurs clés de la réussite d’un programme de parrainage repose sur la compréhension des avantages et des objectifs de votre programme par l’ensemble des parties prenantes. Voici quelques considérations importantes à prendre en compte : 

• Pour les employés référents :  il est important que ces derniers soient au fait des règles entourant leur participation à ce type de programme. Tous les employés peuvent-ils référer un candidat ou doivent-ils atteindre un certain degré d’ancienneté au sein de l’entreprise pour pouvoir y participer ? Comment peuvent-ils soumettre leur recommandation ? Sous quelles conditions peuvent-ils obtenir la récompense liée à leur recommandation ?
• Pour les recruteurs et les managers : Les managers aussi bien que les recruteurs doivent pouvoir bénéficier de toutes les informations importantes entourant votre programme afin de les relayer efficacement auprès des employés. Pour encourager leur engagement, fournissez leur des données et un retour d’information sur les résultats attendus pour ce programme. Assurez-vous que ces derniers comprennent la nécessité et l’avantage de capitaliser sur les réseaux des employés existants.

4. Responsabilisez les managers et les équipes RH

Outre le rôle important qu’ils occupent pour engager vos équipes à participer à votre programme, les managers impliqués dans le recrutement et les responsables des ressources humaines ont également une responsabilité majeure pour le bon déroulement du processus. L’un des risques pouvant causer une certaine frustration quant à un programme de parrainage est l’absence de communication avec le candidat recommandé et l’employé référent tout au long du processus.

Veillez à ce que les deux parties soient  informées dès la réception de la candidature jusqu’à la finalisation de son traitement. Que le candidat soit retenu ou non, fournir des retours sur les paramètres qui ont amené à cette décision participent à améliorer l’expérience du postulant et à encourager l’implication des employés pour vous proposer de nouveaux profils.

5. Proposez des récompenses propices à motiver vos collaborateurs

Le système de récompense auquel sont fréquemment associés les programmes de parrainage en entreprise participent à l’émulation autour de ces derniers. Ce système peut inclure un incentive financier ou non, voire une combinaison de ces deux aspects.

Qu’il s’agisse d’un bonus spécifique, d’un jour de congés supplémentaire, d’un coupon pour des loisirs, ou encore d’un produit prisé par les employés, différentes formes de récompenses peuvent être proposées à vos employés. Pour identifier quelles récompenses sont les plus plébiscitées et générer de l’engagement, il vous est possible de les consulter par le biais d’une enquête interne leur proposant de définir l’incentive répondant à leurs attentes.

S’il est possible de varier les incentives reçues en fonction du poste pour lequel le candidat est recommandé, veillez à ce que l’équité soit respectée. Tout employé doit pouvoir accéder à un type de récompense égale, quelle que soit la position qu’il occupe au sein de l’entreprise.

6. Assurez la visibilité de votre programme de parrainage 

Pour inciter vos employés à prendre part à votre programme de cooptation en entreprise, communiquer autour de ce système auprès de vos salariés est une étape à ne pas négliger. Pour ce faire, il vous est par exemple possible de créer des ateliers de formation spécifiques lors de son lancement et même d’implémenter une initiation à vos processus de recommandation lors de l’onboarding de tout nouvel employé.

Lors de ces formations, vous pouvez donner ou rappeler toutes les informations clés à vos collaborateurs, et les aider à prendre en main les outils utilisés, en effectuant par exemple une simulation de recommandation par le biais d’une plateforme de parrainage. N’hésitez pas à planifier des campagnes de communication trimestrielle sur les canaux de communication utilisés au sein de votre entreprise, en rappelant le fonctionnement et les avantages associés à votre programme.

Enfin, assurez vous que toute information concernant votre programme soit aisément accessible auprès de vos employés. Que ce soit par le biais d’une page dédiée à votre programme au sein de votre intranet, d’une mention au sein de votre newsletter, ou d’une présentation partagée auprès de vos collaborateurs, plusieurs stratégies de communication sont susceptibles de renforcer la visibilité de cette initiative. 

7. Éduquez vos employés pour optimiser la suggestion de nouveaux profils

À l'exception des employés ayant une expérience dans le domaine des ressources humaines ou du management, il est fortement probable que la plupart de vos collaborateurs ne soient pas avertis quant aux prérequis exigés pour un recrutement. Si l’objectif de votre programme n’est pas de transformer vos salariés en expert des RH, il est important que ces derniers soient informés sur la façon dont ils peuvent effectuer des recommandations de qualité.

Leur fournir les outils et ressources nécessaires, tels que le mode d’emploi d’une plateforme de parrainage, des descriptions de postes exhaustives ou des liens de recommandation qu’ils peuvent utiliser, sont un moyen des les aider à identifier des candidats adéquats. Vous pouvez également les former à la manière d’aborder et d’engager les personnes de leurs réseaux, et à promouvoir les caractéristiques de votre marque employeur susceptibles d’intéresser de nouveaux talents. 

8. Évaluez l’impact de votre programme de parrainage

Suivre les résultats de votre programme de parrainage est essentiel pour déterminer quelles sont les retombées positives de ce dernier ainsi que les paramètres susceptibles d’être améliorés. Pour ce faire, différents points peuvent être analysés, comme : 

• le nombre de recommandations soumises par vos employés
• le nombre d’employés recrutés par le biais du programme
• le taux de rétention des candidats embauchés par ce biais par rapport aux autres méthodes de recrutement
• le taux de poste remplis à l’aide du programme de parrainage par rapport aux autres méthodes de recrutement
• le degré de satisfaction de vos employés et managers quant au programme déployé

Ces données peuvent également être partagées auprès de vos employés pour renforcer leur adhésion et leur participation. 

Un atout pour la rétention et l’attractivité de votre entreprise

Un programme de parrainage en entreprise dispose de différents avantages, l’un des principaux étant le gain de temps et de coûts qu’il peut générer pour vos processus de recrutement. Non seulement vos équipes RH peuvent bénéficier d’un potentiel de candidats inexplorés, mais aussi d’une aide supplémentaire dans l’étape de recherche de talents susceptibles de s’adapter au mieux à la culture et aux exigences de votre structure.

Outre cet avantage, ce système est un atout non négligeable pour améliorer la rétention de vos employés, tout comme pour la réputation de votre entreprise. D’une part, les employés recommandés en interne ont souvent une grande chance de mieux correspondre au rôle et à la culture de l'entreprise en étant avisés par leurs futurs pairs sur ce qu’ils peuvent espérer de leur potentiel nouvel environnement de travail. D’autre part, lorsqu’un candidat recommandé est embauché, la satisfaction éprouvée par l’employé référent peut contribuer à son engagement.

Enfin, la mise en place d’un programme de parrainage interne est un moyen de renforcer le rôle de vos employés en tant qu’ambassadeurs, et de bénéficier d’un nouvel outil pour promouvoir la réputation de votre marque auprès d’un réseau de professionnels étendu.

Avec l’utilisation d’outils appropriés facilitant le déploiement de ce processus, à l’image des logiciels de parrainage, d’une communication adaptée auprès de vos employés, et d’un processus d’analyse des performances de votre programme, cette pratique peut s’avérer particulièrement intéressante pour renforcer votre stratégie de recrutement.