Logiciels de formation

Logiciel de formation

Un logiciel de formation désigne des solutions conçues pour aider les entreprises, les prestataires de formation en entreprise, les établissements d'enseignement et d'autres organisations à gérer et à administrer des programmes de formation ou d'apprentissage. Également connus sous le nom de logiciels d'apprentissage en ligne ou de logiciels de FAO (formation assistée par ordinateur), ils peuvent être utilisés pour concevoir des cours de formation, fournir aux participants ou aux apprenants un accès aux supports de cours et suivre les progrès des apprenants pendant leur formation. Dans de nombreux cas, le logiciel peut être personnalisé pour répondre aux buts et objectifs spécifiques d'une entreprise.

Les entreprises utilisent souvent des outils de formation des employés pour gérer les différentes tâches et processus associés à la formation de leur personnel. Ce logiciel peut former et intégrer des recrues et aider les employés existants à développer de nouvelles compétences et à acquérir de nouvelles connaissances. En outre, les logiciels de formation en ligne peuvent également être utilisés par les institutions académiques pour enseigner ou compléter des cours universitaires. Les systèmes de formation en ligne permettent aux utilisateurs de se connecter via Internet, facilitant ainsi les expériences d'apprentissage à distance et mixtes. Les applications de ce type peuvent potentiellement être utilisées pour enseigner ou former des particuliers, de petits groupes de personnes, des classes entières ou des équipes.

Les applications de formation fournissent souvent les outils nécessaires à un apprentissage synchrone et asynchrone. Dans un contexte professionnel, ils peuvent servir de logiciels d'onboarding, mais il peut aussi y avoir des similitudes et des convergences avec les logiciels de création de cours et les outils d'auteur e-learning. Les programmes les plus complets peuvent servir de système de gestion de l'apprentissage, à savoir les outils LMS (Learning Management System), tandis que certaines applications de formation peuvent être intégrées à un LMS tiers.

Les fonctionnalités de ces logiciels ne sont pas toujours les mêmes et il peut y avoir des différences substantielles en termes de caractéristiques. Néanmoins, plusieurs fonctionnalités définissant cette catégorie se retrouvent dans l'écrasante majorité des solutions, ainsi que des fonctionnalités communes à un grand nombre d'applications de formation. Les utilisateurs sont généralement en mesure d'effectuer les tâches suivantes :

• Gérer la programmation des cours, l'inscription aux cours, la distribution des ressources et d'autres tâches administratives.
• Créer et modifier des programmes de formation, attribuer ces cours à des apprenants spécifiques et suivre leurs progrès.
• Fournir aux apprenants ou aux participants aux cours de formation un accès à leur portail, avec des options en libre-service.
• Dispenser des cours synchrones ou asynchrones, ainsi que des possibilités de formations mobiles et mixtes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de formation ?

Un logiciel de formation, également connu sous le nom de logiciel d'apprentissage en ligne, décrit des solutions conçues pour aider les entreprises à gérer et à dispenser des cours de formation et d'autres programmes d'apprentissage similaires. Le plus souvent, il s'agit d'un outil de formation professionnelle, qui permet aux entreprises et aux structures similaires de gérer les activités de formation de leur personnel. Cependant, le logiciel peut également être utilisé par des institutions académiques, des organisations caritatives et toute autre entité ayant des besoins dans le domaine de la gestion et de la prestation de formation.

Le logiciel proprement dit a plusieurs fonctions et utilisations principales. Par exemple, il peut gérer toutes les tâches administratives liées aux programmes de formation, telles que l'inscription aux cours et la distribution des ressources et des documents pédagogiques. Par ailleurs, les entreprises peuvent bénéficier de ces outils pour diffuser du contenu de formation, tandis que les étudiants ou les apprenants peuvent gérer leur apprentissage grâce à diverses options en libre-service et de suivi des progrès.

Les logiciels de formation en ligne facilitent la diffusion de cours en ligne et l'apprentissage à distance ou mixte. Les solutions peuvent être utilisées par les prestataires de formation pour diffuser du contenu en ligne sous forme synchrone ou asynchrone. Dans le premier cas, l'apprentissage se fait de manière collective, les participants assistant simultanément à une classe virtuelle, tandis que dans le second, les participants se forment de manière indépendante, à différents moments et depuis différents environnements. Il est également important de noter que les applications de formation peuvent également être utilisées pour gérer des activités de formation en présentiel.

Quels sont les avantages d'un logiciel de formation ?

Les avantages d'un logiciel de formation sont divers et visent à aider les prestataires de formation et les étudiants ou apprenants. Nombre de ces avantages résultent du regroupement des supports de formation en un seul produit, tandis que l'accent est généralement mis sur l'accès aux supports de formation en ligne pour l'apprentissage à distance. Bien entendu, la nature du logiciel permet au final d'améliorer la qualité de la formation, ce qui peut avoir des effets induits, notamment l'amélioration des performances commerciales et des résultats scolaires. Il convient en outre de prendre le temps de se pencher sur certains des avantages spécifiques associés au logiciel, tels que :

- Centralisation des données de la formation : la centralisation des données pertinentes est l'une des principales contributions des solutions de formation en ligne et hors ligne à la gestion des activités et des programmes de formation. La gestion d'un seul programme de formation peut nécessiter l'acquisition et le stockage d'un grand nombre d'informations, du support de cours aux coordonnées des apprenants, en passant par toutes les données relatives aux résultats et aux progrès réalisés. Cette quantité de données augmente considérablement si plusieurs cours ou programmes de formation sont proposés. Grâce à l'acquisition d'une solution logicielle de haute qualité pour la formation, ces entreprises peuvent conserver toutes ces données en un seul endroit et, surtout, les informations peuvent être organisées de manière logique. En fin de compte, tout cela permet de trier plus rapidement et plus facilement l'abondance de données recueillies, en particulier lorsqu'il est nécessaire de rechercher des informations spécifiques.

- Plus grande souplesse pour les formations : l'utilisation de logiciels de formation peut rendre les programmes de formation beaucoup plus flexibles. Les fournisseurs de formation disposent d'une plus grande souplesse quant au moment où le contenu des cours est disponible, aux personnes qui y ont accès et à la manière dont il est distribué et des modifications peuvent être apportées aux programmes à tout moment. Quant aux apprenants, ils peuvent participer à des activités de formation en présentiel ou à distance, recourir à l'apprentissage par le biais d'appareils mobiles et bénéficier d'un apprentissage mixte. Ce type de flexibilité peut contribuer à maximiser le nombre de personnes qui participent aux programmes de formation, tout en permettant aux prestataires de formation d'adapter leurs programmes à des équipes, des classes, des personnes, des situations ou des circonstances spécifiques.

- Aperçu des résultats des apprenants : les entreprises et les établissements d'enseignement supérieur peuvent également tirer profit des applications de formation en obtenant des renseignements sur les résultats des apprenants. Les meilleures solutions contiennent des outils de reporting et d'analytique, permettant aux entreprises de savoir combien de personnes participent à un cours, combien de personnes terminent le cours, le niveau moyen de réussite, etc. Avoir accès à des informations sur les niveaux de performance peut être essentiel pour optimiser la qualité des programmes de formation, car cela permet d'identifier les tendances, de traiter les problèmes et de tirer des leçons des programmes fructueux.

- Suppression des frontières géographiques : l'utilisation d'un outil de formation pour les besoins des entreprises et de l'enseignement permet essentiellement de supprimer les limites traditionnellement associées à la situation géographique. Par exemple, le concept de l'intégration virtuelle a gagné en popularité ces dernières années, un nombre croissant d'entreprises accueillant des employés et les intégrant dans leurs effectifs bien qu'ils soient des télétravailleurs. Les entreprises sont désormais plus libres de recruter les meilleures personnes pour un poste donné, indépendamment de leur emplacement géographique et de la possibilité d'accéder à un site physique donné. Ce même principe s'applique également aux établissements universitaires qui dispensent des cours à des étudiants étrangers ou aux entreprises qui organisent des séminaires de formation avancée pour leurs employés, indépendamment de leur emplacement physique et de la proximité du lieu de travail à ce moment-là.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de formation ?

Les fonctionnalités du logiciel de formation peuvent varier, car certaines solutions ciblent les entreprises, d'autres les établissements universitaires et d'autres encore sont plus larges et peuvent être utilisées tout aussi efficacement par un large éventail de structures et d'institutions. Néanmoins, il existe des fonctionnalités populaires et pertinentes que les acheteurs s'attendent à retrouver dans la grande majorité des logiciels de cette catégorie :

- Administration de la formation : gérez toutes les tâches liées à l'administration des programmes et des activités de formation. Il peut s'agir de créer des calendriers de formation et d'informer les apprenants du moment où leur formation aura lieu. Cela peut également inclure la consolidation, la gestion et la distribution des ressources d'apprentissage et l'affectation de formateurs spécifiques à différentes classes ou personnes. Un logiciel de formation de haute qualité permettra aux utilisateurs de créer des contenus de formation et de s'assurer que les programmes de formation sont entièrement fonctionnels et optimisés.

- Gestion des cours : gérez tous les aspects de la mise en œuvre des cours, de la création des cours de formation aux modifications et à l'enregistrement des cours. Les entreprises peuvent attribuer des activités de formation à des personnes, des services, des équipes ou des étudiants spécifiques et peuvent suivre en permanence leur progression dans le cours. Dans les situations où des frais de formation doivent être payés, le logiciel peut traiter les paiements, tandis que ceux qui terminent un cours peuvent recevoir une certification correspondante, servant de preuve de leur niveau de réussite.

- Apprentissage synchrone : donnez aux apprenants l'accès à des activités et à du contenu d'apprentissage synchrone. L'apprentissage synchrone fait référence aux cas où plusieurs apprenants participent simultanément à des activités d'apprentissage, même s'ils ne sont pas physiquement présents au même endroit. Les visioconférences et la création de classes virtuelles, notamment, sont des exemples d'apprentissage synchrone. Le logiciel peut contribuer à faciliter cette approche en fournissant les outils nécessaires à la communication et à la collaboration, ainsi que la possibilité de distribuer et de partager des ressources d'apprentissage. L'apprentissage synchrone peut être particulièrement avantageux pour les institutions académiques, où la participation des étudiants est une préoccupation cruciale et où les enseignants peuvent avoir besoin de suivre continuellement les participants au cours.

- Apprentissage asynchrone : permettez aux apprenants de bénéficier d'activités d'apprentissage asynchrones et d'une formation indépendante. Contrairement à l'apprentissage synchrone, l'apprentissage asynchrone fait référence à des activités d'apprentissage qui sont réalisées par plusieurs personnes à des moments différents. Un bon exemple est l'utilisation de conférences ou de séminaires préenregistrés, auxquels les apprenants peuvent accéder en ligne, ce qui leur permet de prendre des notes et d'apprendre au moment qui leur convient. Les solutions de formation haut de gamme facilitent les deux types d'apprentissage, ce qui optimise la flexibilité et garantit la prise en compte de tous les styles d'apprentissage. Il est également important de noter que l'apprentissage asynchrone peut être particulièrement important pour les entreprises internationales ou les institutions académiques ayant des étudiants dans différents pays, car cela permet de contourner une grande partie des problèmes qui ont été historiquement associés aux personnes travaillant dans des fuseaux horaires différents.

- Formation depuis des appareils mobiles :offrez aux apprenants la possibilité d'accéder aux logiciels de formation de l'entreprise et aux supports de cours à l'aide d'appareils mobiles, notamment les smartphones et les tablettes. Là encore, l'accessibilité à partir d'appareils mobiles peut contribuer à renforcer la flexibilité des programmes de formation et l'élimination des barrières géographiques et matérielles peut permettre à un plus grand nombre de personnes d'accéder au contenu de la formation. Les meilleurs logiciels offrent un accès adapté aux mobiles et optimisent les interfaces utilisateur et l'affichage du contenu de manière à ce qu'il puisse être vu et compris confortablement sur un petit appareil mobile. La formation mobile permet également de créer des contenus de formation de taille réduite, qui peuvent être consultés rapidement, même lorsque les apprenants sont à la maison ou en déplacement.

- Apprentissage social : offrez des expériences d'apprentissage social aux apprenants. En tant que concept, l'apprentissage social met l'accent sur les idées entourant l'apprentissage par l'observation et les interactions sociales, ainsi que l'apprentissage par l'imitation et la modélisation du comportement. Grâce aux solutions de formation en ligne, l'apprentissage social peut être concrétisé. Les contenus vidéo peuvent aussi être facilement accessibles et la visioconférence peut permettre aux participants au cours d'interagir en temps réel, même s'ils ne peuvent pas être physiquement présents au même endroit. Les meilleurs logiciels offrent également plusieurs options de communication supplémentaires afin que les apprenants puissent rester en contact et s'entraider.

- Voies/parcours d'apprentissage : définissez un ordre préférable dans lequel certains programmes ou cours de formation doivent être complétés. Dans de nombreuses entreprises, certaines activités de formation peuvent être regroupées de manière générale parce qu'elles visent le même type d'apprenants et certains de ces cours peuvent naturellement s'enchaîner les uns après les autres. Dans un premier temps, il va de soi qu'il faut suivre un cours d'introduction avant de s'inscrire à des programmes de formation plus avancés. Cependant, les parcours d'apprentissage peuvent devenir beaucoup plus compliqués lorsque les intéressés ont la possibilité d'explorer différentes filières ou le choix d'orienter leur carrière dans des directions différentes. Dans cette optique, les applications de formation peuvent aider les entreprises et les institutions à définir des parcours d'apprentissage et à se référer à ces informations à tout moment. Cela peut s'avérer particulièrement intéressant pour conseiller les apprenants ou les étudiants sur les différentes étapes qu'ils peuvent suivre.

- Reporting/analytique : accédez à des rapports et à des informations analytiques sur les programmes de formation. Les fonctions de reporting peuvent permettre aux entreprises d'avoir un aperçu des performances des apprenants sur un cours particulier et les outils d'analyse disponibles peuvent faciliter l'identification des tendances clés et l'analyse approfondie des données. À terme, l'accès au reporting et aux analytiques peut aider les entreprises à analyser leurs programmes de formation, à procéder à des modifications intelligentes reposant sur des données probantes et à optimiser les résultats. Les meilleures solutions de leur catégorie permettront de consulter rapidement et facilement les rapports grâce à un tableau de bord de reporting. Cela peut aider les entreprises à identifier rapidement tout problème lié à un cours de formation.

Le répertoire de logiciels de Capterra permet aux acheteurs de trier les options disponibles par le biais d'une liste de fonctionnalités proposées. Les acheteurs peuvent ainsi gagner en efficacité et commencer leur recherche en ne voyant que les solutions qui contiennent les fonctionnalités dont ils ont besoin, tout en éliminant les solutions qui sont le moins susceptibles de leur convenir.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de formation ?

Lors de l'achat d'un logiciel de formation et de développement, les acheteurs doivent tenir compte de nombreux éléments différents, au-delà des fonctionnalités incluses dans le logiciel et de la manière dont ces fonctionnalités peuvent leur être utiles. Les entreprises ou les institutions académiques doivent en définitive trouver le meilleur progiciel pour leurs besoins spécifiques, ce qui implique une évaluation plus complète des différentes options sur le marché et une compréhension des divers types de solutions qui existent. Une manière efficace d'aborder cette question est d'essayer de trouver des réponses à certaines questions clés, telles que :

- À combien s'élève le coût d'un logiciel de formation ? Les acheteurs doivent soigneusement étudier la question du coût, mais cette réflexion doit aller au-delà de la simple comparaison du prix d'achat initial. La meilleure approche consiste plutôt à évaluer le coût total de possession des différentes solutions disponibles sur le marché. Cela englobe tous les coûts principaux associés à l'acquisition, à la mise en place et à l'utilisation du logiciel. Certains des coûts qui peuvent ne pas être immédiatement apparents pour les acheteurs comprennent les coûts associés au stockage des données et les coûts liés à la formation des chefs d'entreprise à l'utilisation du logiciel pour faciliter les activités de formation. Bien entendu, il faut également tenir compte du coût au même moment que l'on s'attarde à la notion de création de valeur. Par exemple, un logiciel de formation des employés de haute qualité peut être plus onéreux qu'une application intermédiaire, mais cet investissement supplémentaire en vaut la peine si la société concernée a besoin de cette solution haut de gamme.

- Quelle est la meilleure option de déploiement ? Il est impératif de comprendre que la question du déploiement des logiciels est fondamentale pour presque toutes les acquisitions d'applications modernes. Il existe deux grandes options de déploiement en ce qui concerne les logiciels de formation et le débat des solutions cloud par opposition aux logiciels sur site peut se révéler quelque peu complexe. Par exemple, un déploiement classique sur site permet à une entreprise d'acquérir le logiciel, puis de prendre en charge son installation et sa gestion, ce qui lui procure un contrôle accru. Cette solution contourne aussi généralement la question des frais d'abonnement récurrents, ce qui peut signifier que les coûts à long terme sont moins élevés. Cependant, les coûts associés au logiciel ne sont pas prévisibles, car des problèmes peuvent survenir et l'entreprise est responsable de la résolution de ces problèmes. À cela s'ajoutent des coûts de mise en service initiaux élevés, car le logiciel doit être acquis et configuré correctement. Les logiciels sur site sont également moins flexibles, notamment lorsqu'il s'agit de permettre un accès à distance et mobile. En revanche, les logiciels basés sur le cloud sont exceptionnellement flexibles et la prise en charge de leur accessibilité à distance et mobile est excellente. La responsabilité du déploiement du logiciel et de la gestion des données est déléguée à un prestataire de services tiers. Par conséquent, les coûts de lancement sont très bas, tandis que le risque de problèmes graves peut être moins élevé. Toutefois, si les coûts sont extrêmement prévisibles et constants, il y a généralement des frais d'abonnement continus, ce qui peut faire grimper les coûts à long terme. Les solutions de formation en ligne sont généralement plus efficaces lorsqu'elles sont basées sur une approche cloud, mais les acheteurs doivent évaluer les avantages et les inconvénients des deux options de déploiement, puis chercher à parvenir à leur propre conclusion.

- Une intégration avec des services tiers est-elle possible ? Dans la plupart des cas, un logiciel de formation numérique sera l'un des nombreux logiciels différents utilisés par une entreprise ou une institution. Plus ces différentes solutions peuvent être intégrées et configurées pour interagir les unes avec les autres, mieux c'est. Les solutions de formation peuvent potentiellement être intégrées à un logiciel de gestion du personnel, à un logiciel de CRM, à un logiciel de planification et à un large éventail d'autres outils. Non seulement cela peut faciliter le passage d'un logiciel à l'autre et préserver un certain niveau de cohérence, mais cela peut également réduire la quantité de données en double que les entreprises doivent conserver. Partant de ce constat, les entreprises peuvent rationaliser leur collecte de données, facilitant ainsi la recherche d'informations spécifiques en cas de besoin. L'intégration avec des logiciels de planification et des solutions similaires peut également aider les entreprises à être mieux organisées et préparées.

- Quel est le niveau de personnalisation proposé ? Pour les entreprises, les établissements universitaires et les prestataires de formation, la question de la personnalisation des logiciels de diffusion de formations est plus importante que pour de nombreuses autres solutions logicielles qu'ils peuvent être amenés à acquérir. Les entreprises veulent que leurs solutions de formation soient adaptées à leurs propres besoins et qu'elles diffusent leur documentation pédagogique pour atteindre de meilleurs résultats. Par conséquent, les acheteurs doivent accorder une attention particulière au niveau de personnalisation disponible. Les options basées sur le cloud, par exemple, peuvent être personnalisées par le fournisseur de services tiers, mais même les logiciels sur site peuvent offrir des options pour adapter le logiciel et s'assurer qu'il répond aux exigences et aux attentes.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciel de formation ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de formation doivent être soigneusement étudiées avant toute décision d'achat, car ces tendances devront être prises en compte par le logiciel. Lorsqu'une application a été conçue en tenant compte des tendances émergentes et établies, elle a plus de chances d'être véritablement utile à long terme. À contrario, lorsque les systèmes de formation hors ligne et en ligne sont conçus sans une attention appropriée aux tendances clés dans le domaine de la formation, leur viabilité à long terme doit être remise en question et ils sont moins susceptibles de constituer un investissement judicieux. Parmi les tendances les plus notables dans ce domaine, citons :

- Le recours à l'IA (intelligence artificielle) : la technologie de l'IA s'améliore constamment, ce qui la rend plus fiable pour les entreprises et les établissements universitaires. Par conséquent, les fournisseurs de services de formation et leurs logiciels font davantage appel à cette technologie. Les utilisations de l'IA sont nombreuses, de l'automatisation de communications prévisionnelles, telles que les rappels d'échéance, à l'analyse des résultats de la formation et à l'identification des tendances. Lorsqu'elle est utilisée efficacement, l'IA peut permettre aux fournisseurs de formation de consacrer plus de temps aux tâches complexes qui nécessitent l'attention de l'homme, car beaucoup moins de temps sera consacré aux tâches les plus simples.

- Une attention plus marquée pour les compétences non techniques : historiquement, les logiciels de formation et la majorité des programmes de formation en milieu professionnel ont principalement mis l'accent sur le développement de compétences spécifiques, qui sont techniques et professionnelles, souvent basées sur les connaissances et l'expérience. Cependant, les sociétés commencent de plus en plus à utiliser les logiciels de formation pour développer également les compétences générales. Les compétences générales peuvent être décrites comme des qualités qui ne sont pas d'ordre technique. Elles comprennent les compétences en communication, les capacités de résolution de problèmes, les aptitudes à résoudre les problèmes, les qualités de leadership, l'intelligence émotionnelle et d'autres compétences "relationnelles". Bien qu'elles soient plus difficiles à enseigner parce qu'elles ne reposent pas sur une simple transmission de connaissances, elles peuvent néanmoins être travaillées et le chat vidéo et le streaming en direct peuvent y contribuer grâce à des techniques comme le jeu de rôle, où les gens peuvent recevoir des retours et mieux réfléchir aux interactions sociales. Compte tenu de ces éléments, il peut être judicieux de se concentrer sur les logiciels qui peuvent contribuer à faciliter ce type d'enseignement et d'apprentissage.

- L'essor de la gamification : enfin, les logiciels de formation interactifs existent depuis de nombreuses années et ont contribué à améliorer la qualité des programmes de formation. Toutefois, les apprenants demandent de plus en plus que cette interactivité soit améliorée grâce aux outils de gamification. Il s'agit essentiellement de l'utilisation d'activités de formation basées sur le jeu, ainsi que de l'utilisation de concepts ludiques courants, tels que les classements et les tableaux de records. La gamification peut contribuer à accroître le niveau de divertissement et de compétition amicale au sein d'un programme de formation, ce qui peut se traduire par un engagement accru envers les ressources pédagogiques, des leçons plus mémorables et une meilleure rétention des connaissances.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Les 15 soft skills à maîtriser en entreprise - Forbes (Date de consultation : 9 février 2023)