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5 astuces pour une réunion virtuelle parfaite

Publié le 03/04/2020 par Agnes Teh Stubbs et Caroline Rousseau

réunion virtuelle

2020 est et restera sans aucun doute l’année de la prise de pouvoir de la réunion virtuelle. À l’heure où le coronavirus confine la moitié de la population mondiale chez elle, l’heure n’est plus aux rassemblements et beaucoup d’entreprises découvrent le télétravail et les réunions en ligne.

Une réunion virtuelle bien ficelée permet à des équipes géographiquement dispersées de collaborer, de résoudre des problèmes et de travailler en groupe. En revanche, une réunion mal organisée et inefficace constitue une perte de temps. Résultat : collaborateurs démotivés et productivité en berne.

Les chefs d’entreprise doivent tenir compte des défis uniques de la communication virtuelle pour tirer le meilleur parti de leurs équipes lors de chaque réunion. Voici quelques conseils utiles pour maîtriser l’organisation de vos réunions en ligne.

Astuce n° 1 : établissez un programme

Ce conseil est valable pour toute réunion, mais il prend une importance particulière lorsque les participants ne sont pas physiquement réunis.

Il est crucial de fixer à l’avance le programme d’une réunion virtuelle afin que les participants sachent à quoi s’attendre et comment apporter leur contribution aux discussions. Voici les bonnes pratiques incontournables :

  • Partagez votre ordre du jour à l’avance : communiquez l’ordre du jour aux participants bien avant la réunion afin qu’ils puissent s’y préparer au mieux. Dans votre invitation par e-mail, détaillez les principaux points qui seront abordés et mentionnez les éventuels documents, dossiers ou recherches pertinents auxquels vous vous référerez durant la réunion.
  • Le cas échéant, donnez aux participants la possibilité de consulter les documents que vous utiliserez ou d’y ajouter des commentaires avant la réunion : laissez une chance à chacun de contribuer de manière équitable à la réunion au moyen d’outils de gestion documentaire tels que Google Drive. Qu’il s’agisse d’un diaporama, d’une vidéo ou d’un rapport annuel, l’utilisation de logiciels de partage de fichiers tels que Dropbox et Box permettra à tout le monde de disposer de toutes les informations nécessaires.
  • Formulez vos attentes sur la gestion de l’espace virtuel : assurez-vous que tous les participants sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la manière dont la réunion virtuelle sera menée. Faut-il couper son micro lorsque quelqu’un d’autre prend la parole ? Les interventions sont-elles bienvenues ou préférez-vous qu’une seule personne s’exprime pendant toute la réunion ?

Astuce n° 2 : planifiez vos réunions virtuelles bien à l’avance

La coordination des différents plannings et fuseaux horaires des participants peut se révéler compliquée. Voici quelques recommandations pour que tout le monde soit en phase en termes de planification :

  • Choisissez des plages horaires qui conviennent au fuseau horaire de chacun : par exemple, si vous attendez des participants de New York et de Londres, l’heure idéale pour organiser une réunion en ligne serait 10 h à New York et 13 h à Londres.
  • Fiez-vous à des logiciels pour choisir le bon créneau horaire : il peut sembler pratiquement impossible de concilier les disponibilités de chacun. Au lieu de vous casser la tête sur les fuseaux horaires, confiez le problème à un logiciel d’agenda qui détectera automatiquement les fuseaux horaires de tous les participants.
  • Planifiez les réunions bien à l’avance : plus les participants sont informés à l’avance des réunions, moins ils risquent d’être confrontés à des conflits d’horaires. Si vous devez programmer une réunion de dernière minute, assurez-vous que tous les participants ont encore des disponibilités.

Astuce n° 3 : édictez des règles de conduite pour vos réunions en ligne

Les règles de conduite donnent le ton d’une réunion virtuelle fluide et productive. Voici quelques conventions utiles que les organisateurs et les participants peuvent s’imposer avant chaque réunion virtuelle afin d’en assurer le bon déroulement :

  • Testez vos outils : vérifiez vos connexions et notamment les fonctionnalités vidéo, Wi-Fi et partage d’écran de l’appareil que vous comptez utiliser. Si possible, connectez-vous environ dix minutes avant le début de la réunion.
  • Rencontrez-vous en face-à-face par vidéo : veillez à ce que chaque participant à la réunion virtuelle puisse voir les autres. La communication passe en grande partie par le langage corporel. Une rencontre en face-à-face, même par vidéo, est donc bien plus personnelle qu’une réunion téléphonique avec une voix désincarnée. Ce mode de communication améliore le contact en permettant aux participants de percevoir le langage corporel et les signaux. Il permet notamment de comprendre plus rapidement si une personne a fini de parler ou fait simplement une pause.
  • Évitez toute distraction :  il est toujours tentant de consulter sa messagerie lorsque l’on s’ennuie dans une réunion, même lorsque les collègues, clients ou supérieurs sont présents. Rappelez à vos collaborateurs de consacrer toute leur attention aux autres et de limiter les distractions comme les e-mails et les textos pendant la réunion.

Astuce n° 4 : impliquez les participants

Tous vos efforts d’organisation et de planification auront été vains si votre audience n’est pas impliquée. Voici nos recommandations pour que votre équipe reste attentive et active durant la réunion virtuelle :

  • Prévoyez du temps pour les conversations informelles : laissez les participants discuter spontanément en début d’une réunion. Ces conversations permettent aux équipes d’établir une connexion personnelle avant de passer aux choses sérieuses, comme elles le feraient dans la vie réelle.
  • Encouragez la participation : offrez différentes possibilités d’interaction à vos collaborateurs pour les inciter à s’impliquer dans la réunion virtuelle. Invitez-les par exemple à transmettre leurs questions avant de les retrouver en ligne. Si nécessaire, vous pouvez également lancer un sondage ou leur proposer de s’exprimer sur un chat en direct.
  • Posez fréquemment des questions : faites le point tout au long de la réunion afin de permettre aux participants d’échanger et assurez-vous qu’ils suivent. Posez des questions fermées plutôt qu’ouvertes. Par exemple, au lieu de demander ce que votre public pense d’un outil, demandez-lui clairement s’il pense que cet outil améliorera la productivité de l’équipe.

Astuce n° 5 : assurez un suivi

Après n’importe quelle réunion au bureau, les échanges qui suivent autour de la machine à café peuvent être tout aussi déterminants que la réunion elle-même. En ligne, c’est pareil. Voici ce que vous pouvez faire pour assurer une communication claire et limpide :

  • Concluez par une discussion informelle : cinq à dix minutes avant la fin de la réunion, demandez à votre équipe si elle souhaite poser d’autres questions ou exprimer d’autres préoccupations. À ce stade des échanges, les participants seront plus enclins à partager leurs réserves ou leurs doutes. Résumez les informations qui ressortiront de cette conversation et organisez ensuite un débriefing avec votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez récapituler dans un e-mail ce qui a été abordé lors de la réunion, les décisions clés qui ont été prises et les actions que votre équipe doit entreprendre.
  • Déterminez les points à améliorer : posez-vous les bonnes questions. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Il n’est pas nécessaire d’appliquer tous les principes ci-dessus dans ces sessions moins formelles, mais vous ne pourrez assurer le succès de vos prochaines réunions que si vous prenez le temps d’écouter, d’évaluer et de vous corriger honnêtement.

Choisissez le bon logiciel pour organiser votre réunion virtuelle

Qu’il s’agisse d’un logiciel de web conférence ou d’un logiciel de gestion de projets, vous avez accès à une large palette d’outils technologiques pouvant vous aider à organiser des réunions virtuelles productives et efficaces.

L’essentiel est de trouver le logiciel qui conviendra le mieux à votre équipe. Pour faire le bon choix, posez-vous ces deux questions :

  • Quelle est la fonctionnalité principale nécessaire pour réussir ma réunion virtuelle ? Vous avez besoin que tout le monde collabore simultanément sur un même document ? Alors Google Docs semble être la solution tout indiquée. Les membres de votre équipe doivent visualiser une démo en temps réel ? Dans ce cas, un logiciel de partage d’écran est l’outil qu’il vous faut.
  • Quel est le nombre moyen de participants à vos réunions virtuelles ? Le logiciel de réunion dont vous avez besoin pour une réunion virtuelle avec une seule personne peut être très différent de celui qui vous permettra d’organiser une réunion avec plus de 15 collaborateurs. Assurez-vous que l’outil de web conférence ou de réunion en ligne que vous envisagez d’adopter est suffisamment flexible.

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