SharePoint : 4 alternatives faciles à utiliser pour les petites équipes

Publié le 08/11/2018 par Sonia Mokrani

alternative sharepoint

Si vous passez vos journées dans un bureau, vous connaissez probablement SharePoint.

Ce logiciel de collaboration et de partage de documents lancé en 2001 est désormais utilisé par plus de 190 millions de personnes dans 200 000 organisations partout dans le monde. C’est en tout cas ce que déclare Microsoft, qui a développé l’outil et le propose en version web dans le pack Office 365.

Les logiciels collaboratifs classiques, ce sont les machines à café d’aujourd’hui : ils permettent aux collègues de discuter à tout moment de leurs projets professionnels, de leur vie privée ou encore des résultats des derniers duos de The Voice.

Image d’archive : premier outil de collaboration en entreprise (source : http://www.distributeur-automatique-littoral.com/)

Il n’est pas facile de définir SharePoint tant ses innombrables intégrations en font un logiciel polyvalent. Il peut même faire office de logiciel de gestion de projets.

C’est ce que rappelle Craig Roth, analyste chez Gartner, dans “Solution Path for SharePoint” (un rapport en anglais accessible dans son intégralité aux clients Gartner) :

“Les solutions de déploiement cloud, hybrides et locales, toutes caractérisées par différentes fonctionnalités et performances, constituent un incroyable nombre de combinaisons topologiques… Pour comprendre SharePoint, il faut connaître ses fonctionnalités intégrées, sa plateforme de développement et son écosystème de plug-ins et de partenaires. Il est donc difficile de le définir précisément.”

Au fond, Sharepoint est un outil de collaboration qui permet aux équipes de communiquer par messagerie instantanée. Mais c’est également un système de stockage et de gestion de documents, un calendrier, et même un logiciel de gestion de contenu.

Il ne fait aucun doute que les grandes entreprises et les sociétés bien établies peuvent bénéficier de la puissance et de la versatilité de SharePoint. En revanche, les petites équipes voulant se doter d’un outil de collaboration et de gestion documentaire simple et accessible n’exigeant pas des semaines de formation devraient envisager d’autres solutions logicielles.

Vous devriez en trouver une qui vous convient dans cet article.

Il reprend quelques alternatives à SharePoint qui permettront à votre équipe de communiquer et de partager des ressources n’importe où et n’importe quand en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

4 alternatives à SharePoint simple d’emploi

Cette liste reprend des outils qui coûtent moins de 10 euros par utilisateur par mois, qui incluent la gestion documentaire, qui comptent au moins 100 avis d’utilisateurs sur Capterra et dont la simplicité d’utilisation a été évaluée à au moins 4/5 sur notre site.

À titre de comparaison, SharePoint comptabilise plus de 250 avis, sa facilité d’utilisation est évaluée à 3,5/5 et sa version de base pour les entreprises revient à 8,80 € par utilisateur par mois.

Les alternatives à SharePoint sélectionnées sont présentées par nombre d’avis décroissant.

1. Slack

Avis : Plus de 2 350

Facilité d’utilisation : 4/5

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Slack a beau évoquer la détente à ceux qui maîtrisent la langue de Shakespeare, c’est un outil tout ce qu’il y a de plus sérieux. D’après son créateur, Stewart Butterfield, le nom du logiciel lancé en 2014 est l’acronyme de “Searchable Log of All Conversation and Knowledge“, (journal interrogeable de l’ensemble des conversations et des connaissances). Slack était au départ un outil interne de messagerie instantanée créé par une équipe de conception de jeux vidéo de Vancouver, Tiny Speck.

Il a rapidement conquis divers profils de clients, des équipes de deux personnes aux membres du Fortune 100 (plus de trois-quarts d’entre eux utilisent Slack). Pour les freelancers en mal de collègues avec lesquels “taper la discute”, il est même possible de chatter avec le Slackbot.

Slack se distingue avant tout de ses concurrents par son interface de discussion instantanément familière à tous ceux qui ont déjà utilisé un chat. L’outil assure en outre la sauvegarde et la récupération de toutes les discussions et fichiers échangés.

De plus, avec un répertoire de plus de 1 000 apps et bots ainsi qu’un financement de 80 millions de dollars pour les développeurs indépendants, Slack évolue constamment pour intégrer ce qu’on lui réclame, de la planification des congés au suivi de la flotte automobile des entreprises.

Prix

  • Slack propose une version d’essai gratuite pour les petites équipes et des tarifs réduits pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.
  • Tarif de base : à partir de 6,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif supérieur : à partir de 11,75 € par utilisateur par mois

2. Asana

Avis : plus de 1 880

Facilité d’utilisation : 4/5

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Comme Slack, Asana était au départ un outil interne d’une petite entreprise dont vous avez peut-être entendu parler : il a en fait été conçu par Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein pour simplifier la coordination des différents acteurs impliqués dans le développement de ni plus ni moins que Facebook. (Moskovitz est l’un des cofondateurs de Facebook et Rosenstein est un ingénieur associé à la création du bouton Like, du chat de Gmail ou encore de Google Drive.)

Asana s’articule autour d’une interface de gestion des tâches. Il est doté de fonctionnalités avancées de gestion de projet (gestion de budget et de suivi des heures notamment).

Pour gérer vos documents, vous pouvez soit les attacher à des tâches et des sous-tâches, soit profiter de l’intégration Google Drive.

Asana se distingue de nombreux autres outils de gestion de projets grâce à Conversations, son interface de discussion interrogeable et robuste qui prend en charge de multiples projets et membres et permet de créer des tâches directement depuis les conversations. Toutes ces caractéristiques en font une bonne alternative à SharePoint.

Prix

  • Tarif Premium : à partir de 9,25 € par utilisateur par mois
  • Tarif Business : à partir de 18,75 € par utilisateur par mois
  • Tarif Enterprise : sur devis

3. monday.com

Avis : plus de 440

Facilité d’utilisation : 5/5

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monday.com est le premier outil collaboratif de cette liste qui ne nous vient pas du pays de l’Oncle Sam. Provenant d’Israël, il a été créé en 2012 par Roy Man, ancien cadre supérieur chez Wix, et Erin Zinman, développeur. Il est commercialisé  depuis 2014.

Qu’est-ce qui différencie cette alternative à SharePoint des autres ? Un revendeur vous dirait que ce n’est pas un logiciel de gestion de projets, mais plutôt un outil visuel en grille orienté processus. Les discussions dans monday.com s’organisent en effet autour de mentions @ au sein de tableaux de conversation. Les utilisateurs peuvent directement glisser-déposer des fichiers dans leurs conversations.

Prix

monday.com propose une tarification sur-mesure en fonction de la taille de l’équipe. Voici un exemple de tarification pour une équipe de 5 personnes (facturation annuelle) :

  • Basic : 5 Go de stockage à partir de 25 € par équipe par mois
  • Standard : 50 Go de stockage et fonctionnalités avancées à partir de 39 € par équipe par mois
  • Pro : stockage illimité et fonctionnalités supérieures à partir de 59 € par équipe par mois
  • Enterprise : stockage illimité, service client VIP et sécurité renforcée à partir de 118 € par équipe par mois

4. Samepage

Avis : 99

Facilité d’utilisation : 5/5

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Samepage, né dans la Silicon Valley en février 2017, fait figure de petit nouveau dans l’univers des outils logiciels collaboratifs.

Comme son nom l’indique, cette alternative à SharePoint intègre dans une seule page l’ensemble des tâches, des conversations et des documents associés à votre équipe pour une visibilité idéale. La navigation rappelle celle d’une page web, les interactions en plus. Sur Samepage, les membres peuvent collaborer par message, discussion de groupe et appel (audio ou vidéo).

Il est même possible de créer des schémas visibles en temps réel par toute l’équipe. Samepage propose également un menu complet d’applications et d’intégrations adaptées à vos besoins. Au-delà de la collaboration et de la gestion de documents, Samepage comprend des fonctionnalités avancées comme le partage de calendriers et la gestion de contenu.

Prix

  • Samepage offre une version gratuite pour un nombre indéfini d’utilisateurs, mais limitée à 10 équipes, 10 pages, 1 Go de stockage et un historique de conversations de 30 jours.
  • Version Pro : équipes et pages illimitées, 1 TB de stockage et bien plus pour 7 $ (un peu plus de 6 €) par utilisateur par mois facturés annuellement. Réductions pour les structures éducatives et organismes à but non lucratif.

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