18 ans à aider les entreprises françaises
à choisir le meilleur logiciel
Logiciels d'agenda
Un logiciel d'agenda rationalise le processus de planification des clients, des patients et des réunions. L'application d'agenda favorise l'efficacité en éliminant les doubles réservations et en automatisant la planification des rendez-vous récurrents. Avec cet outil, les employés peuvent également accéder en temps réel à leurs horaires et à ceux de leurs collègues, apporter des modifications au système directement depuis l'interface des plannings et proposer aux clients des options de rendez-vous convenables. Ce type de logiciels comprend souvent des outils de rappel qui permettent d'assister en temps opportun aux réunions et aux rendez-vous planifiés. Parcourez notre liste de produits pour trouver le meilleur logiciel d'agenda en France qui répondra à vos besoins en termes de gestion d'agenda. Vous pouvez également sélectionner les logiciels d'agenda gratuits. Voir aussi : logiciel de planning du personnel, logiciel de planification pour cabinets médicaux et logiciel de réservation. Lire la suite Afficher moins
Fonctionnalités
- Base de données de clients
- Planification des groupes
- Rendez-vous récurrents
- Gestion des calendriers
- Accès mobile
- Paiements en ligne
- Rapports et statistiques
- Planification automatisée
- Gestion des rendez-vous
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Logiciels d'agenda : guide d'achat
Table des matières
Rédigé par Molly Burke et Emilie Audubert
Informations essentielles sur l'achat d'un logiciel d'agenda
Un logiciel d'agenda rationalise le processus de prise de rendez-vous pour les clients, les patients et les collègues, en éliminant les réservations en double et en automatisant la prise de rendez-vous récurrents. Il donne également aux employés et aux prestataires de services un accès en temps réel aux emplois du temps de toute l'équipe. Ainsi, chacun peut modifier ses propres horaires et proposer aux clients les meilleurs créneaux.
Les responsables administratifs, les chefs d'entreprise et les entrepreneurs utilisent ces logiciels de planification pour prendre des rendez-vous avec des clients, des candidats à l'embauche et des collègues. Les utilisateurs de logiciels d’agenda travaillent souvent dans les secteurs de la santé, du bien-être et de la remise en forme, des services aux consommateurs et de la santé.
La plupart des outils de prise de rendez-vous sont facturés au mois. Les plans tarifaires d'entrée de gamme vont de 8 à 29 dollars par mois (environ 7 et 25 euros), en fonction du nombre d'utilisateurs. Les outils premium et avancés, dont le prix est plus élevé, comprennent des caractéristiques et des fonctionnalités supplémentaires. Les plans tarifaires Premium et avancés vont de 27 à 69 dollars et plus par mois (environ 25 et 64 euros). [1]
Les nouveaux acheteurs doivent évaluer les éditeurs de logiciels en tenant compte de leur budget, des utilisateurs finaux et des intégrations nécessaires. Avant d'investir dans un nouvel outil de planification, posez les questions suivantes aux éditeurs :
- Votre logiciel est-il compatible avec nos logiciels existants ?(il peut s’agir d’agendas en ligne, d’outils de création de sites web ou de CRM.)
- Votre logiciel propose-t-il une expérience conviviale aux utilisateurs finaux externes, tels que les clients ou les candidats à des postes ?
- Votre logiciel propose-t-il des fonctionnalités qui répondent aux besoins de notre entreprise, telles que l'accès mobile, la synchronisation des calendriers et le paiement en ligne ?
- Dans quelle mesure les notifications par SMS et par e-mail sont-elles personnalisables ?
Quels sont les meilleurs outils d'agenda ?
Capterra identifie les meilleurs logiciels d’agenda en combinant les notes des utilisateurs et le score de popularité, aidant ainsi les petites entreprises à trouver le logiciel de comptabilité le plus adapté à leurs besoins. Voici les cinq produits les plus évalués pour cette catégorie :
Logiciel | Note globale | Score de popularité | Notes |
---|---|---|---|
Calendly | 99/100 | 50/50 | 49/50 |
Vagaro | 94/100 | 46/50 | 48/50 |
Doodle | 93/100 | 46/50 | 47/50 |
Acuity Scheduling | 89/100 | 42/50 | 47/50 |
Mindbody | 89/100 | 44/50 | 45/50 |
Ces classements sont déterminés en combinant les notes d'utilisateurs vérifiés et les données publiques portant sur la popularité des recherches sur Internet :
- Score de popularité : la popularité relative d'un logiciel basée sur les tendances de recherche, sa présence en ligne, ainsi que le nombre et la date de publication des avis.
- Notes : le score relatif du logiciel basé sur les notes moyennes données par les utilisateurs de Capterra (de 1 à 5) et normalisé en fonction du nombre et de la date des notes.
Définition d’un logiciel d'agenda
Les logiciels d'agenda permettent aux entreprises de planifier, de gérer et de suivre les rendez-vous, les sessions ou les réunions avec leurs clients. Ce type d'outil automatise le processus de réservation afin d'alerter les prestataires de services et les clients des réservations et des paiements à venir. Il fonctionne telle une plateforme centralisée où sont collectées les informations relatives aux rendez-vous. D’autres éléments tels que les noms des clients et des prestataires de services, leurs préoccupations éventuelles, les documents, les dates d'échéance et les paiements (le cas échéant) peuvent également y figurer. De plus, le tableau de bord de reporting de ce type d'outil permet de suivre plusieurs réunions pour obtenir des métriques telles que le taux de réussite, le nombre d'absences non annoncées et les tendances globales en matière de planification. Il est ainsi plus facile d'identifier les lacunes et d'optimiser le processus de prise de rendez-vous.
Les agendas en ligne facilitent la planification, le report, ou l’annulation des rendez-vous pour les clients, et ce, à l'aide d'un portail en ligne. Toutes les réunions programmées sont visibles pour les parties prenantes dans le calendrier partagé intégré.
Capterra présente 866 logiciels d'agenda ayant fait l'objet de 8 965 avis vérifiés d'utilisateurs de ce type d'outil au cours de l'année écoulée. [2]
Prix des outils d'agenda
La plupart des outils de prise de rendez-vous sont facturés au mois. Les fonctionnalités, le nombre d'utilisateurs, les exigences en matière d'infrastructure et la taille de l'entreprise sont parmi les facteurs qui sont susceptibles de faire varier le prix de l’abonnement mensuel. Les plans tarifaires d'entrée de gamme vont de 8 à 29 dollars par mois (environ 7 et 25 euros). Les plans tarifaires Premium et avancés vont de 27 à 69 dollars et plus par mois (environ 25 et 64 euros). [1]
- Les agendas en ligne d'entrée de gamme comprennent les fonctionnalités de base telles que les notifications de confirmation et les rappels, ainsi que la réservation en ligne.
- Les plans tarifaires Premium et avancés au coût plus élevé Une solution haut de gamme et plus onéreuse comprend généralement des fonctionnalités supplémentaires telles que l'accès mobile, la synchronisation des calendriers et une base de données clients.
Voici des informations importantes à retenir pour les nouveaux acheteurs :
- Les coûts initiaux courants peuvent inclure le déploiement, l'intégration et la personnalisation.
- La maintenance et le support client sont des dépenses récurrentes à prendre en compte.
Des versions d'essai gratuites et des logiciels d’agenda gratuits dans leur intégralité sont également disponibles pour ce type de logiciel :
- Version gratuite : elle vous donne accès aux fonctionnalités de base et s'avère idéale pour les entreprises disposant d'un budget limité.
- Version d'essai gratuite : les entreprises peuvent tester le logiciel gratuitement pendant 14 jours maximum. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à toutes ou la majorité des fonctionnalités du logiciel.
Fonctionnalités des logiciels d'agenda évaluées par les utilisateurs
Tous les logiciels de prise de rendez-vous incluent des fonctionnalités de confirmation, de rappel et de réservation en ligne. La plupart des plateformes de cette catégorie proposent également une base de données clients, un accès mobile et des options de paiement en ligne, ainsi que la programmation automatique des rendez-vous récurrents.
Fonctionnalités principales des logiciels d'agenda les mieux notées
- Confirmation et rappels : facilite la confirmation des rendez-vous des clients et la programmation des rappels par e-mail ou par SMS pour informer automatiquement les clients de leur réservation, des prochains rendez-vous et de tout paiement dû. Pour 87 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Réservation en ligne : met mettez à disposition de votre clientèle un portail pour faciliter la planification, le report ou l'annulation en ligne des rendez-vous en fonction des créneaux horaires disponibles. Cette fonctionnalité permet d'accéder aux comptes des clients pour obtenir les informations requises et de les clôturer en cas d'interruption du service ou de litige. Pour 85 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
Fonctionnalités courantes des logiciels d'agenda les mieux notées
- Gestion des rendez-vous : permet de planifier, modifier ou annuler des rendez-vous. Pour 91 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Gestion du calendrier : optimise le suivi et la gestion des emplois du temps et les des réunions grâce à un calendrier intégré. Pour 84 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Gestion des clients : facilite la gestion des clients et de la communication. Pour 80 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Accès mobile : permet d’accéder au logiciel à distance depuis des appareils mobiles. Pour 78 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Gestion de la disponibilité : donne la possibilité de contrôler et d’analyser la disponibilité des ressources pour mieux planifier et rationaliser la prestation de services aux clients. Pour 78 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Base de données des clients : permet de stocker les coordonnées de vos interlocuteurs et des parties prenantes. Pour 73 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Planification automatisée : automatise la création des emplois du temps en fonction des besoins de l'entreprise ou de la disponibilité et de l'expérience des employés. Pour 64 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Paiements en ligne : met à disposition de votre clientèle un portail de paiement où les clients peuvent payer leurs factures par différents moyens. Pour 57 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
- Rendez-vous récurrents : programme des rendez-vous récurrents sur une durée déterminée. Pour 52 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
Principaux avantages des logiciels d'agenda selon les utilisateurs
Une prise de rendez-vous simplifiée : selon les utilisateurs, les outils de planification en ligne améliorent les relations avec les clients en leur permettant de prendre rendez-vous de manière flexible et facile sur téléphone ou tablette.
"L'un des aspects les plus remarquables de ce logiciel est son système de prise de rendez-vous, qui permet aux clients de solliciter facilement des consultations, des séances de coaching professionnel et des révisions de CV."
-Rahul G., consultant en ressources humaines
Les rappels de rendez-vous : les utilisateurs affirment que ce type d'outil envoie automatiquement des confirmations de réunion et des rappels aux clients, permettant ainsi de gagner du temps ce qui fait gagner du temps à tout le monde et de limiter les absences imprévues.
"Les rappels par e-mail et par SMS m'ont permis de réduire le taux d'absence imprévue de 60 % et le CRM intégré m'a aidé à gérer tous mes rendez-vous depuis un tableau de bord centralisé."
-Rishi G., propriétaire et CEO, marketing et publicité
La synchronisation des calendriers : les utilisateurs indiquent que cette fonctionnalité limite les conflits d'emplois du temps, les retards et les réservations dupliquées.
"Ce logiciel s'intègre facilement à nos calendriers internes et nous aide à rester organisés en limitant les conflits d'emplois du temps. Ainsi, on ne manque plus de réunions ou de rendez-vous importants, même en cas de délais serrés ou de plusieurs projets à gérer en même temps."
-Collins O., chef de projet dans le secteur de la santé
Défis courants des logiciels d'agenda selon les utilisateurs
En ce qui concerne les défis posés par ce type de logiciel, les utilisateurs mentionnent régulièrement les problèmes liés à l'annulation des rendez-vous. Des processus d'annulation trop compliqués, des notifications d'annulation peu cohérentes et des erreurs au moment de reporter un rendez-vous peuvent générer de la confusion et des retards.
De nombreux utilisateurs rencontrent également des problèmes techniques avec leur outil d’agenda en ligne, certains indiquant qu'il est parfois difficile de se faire aider des éditeurs de logiciels. La lenteur du chargement, les formulaires à renvoyer, les bugs de programmation et l'indisponibilité ou l'inefficacité du service client sont des problèmes récurrents.
Un autre défi concerne le traitement des paiements. Les utilisateurs signalent des frais de traitement de carte de crédit élevés pour certaines transactions, ainsi qu'un étiquetage souvent incorrect des paiements des clients dans les rapports.
Si vous envisagez d'acquérir un logiciel d'agenda, voici quelques questions à poser aux éditeurs pour vous prémunir contre ces problèmes :
- À quelle fréquence publiez-vous des mises à jour logicielles pour corriger les bugs connus ?
- Dans quel délai votre service client traite-t-il et résout-il les demandes d'assistance ?
- Incluez-vous l'intégration et la prise en charge personnalisées dans l'abonnement ?
- Quels sont les modes de paiement pris en charge par ce logiciel ? Génèrent-ils des frais supplémentaires ?
À quoi sert un logiciel d'agenda ?
L'analyse des avis publiés sur les logiciels d'agenda met en exergue les cas d'utilisation les plus courants :
- Optimisation du processus de prise de rendez-vous des clients : ce type d'outil met à disposition de tous les utilisateurs une interface conviviale, que ce soit depuis un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.
- Automatisation des rappels de rendez-vous : un agenda en ligne planifie automatiquement les rappels de rendez-vous à envoyer aux clients et aux prestataires de services.
- Synchronisation des calendriers pour garantir la disponibilité : le logiciel synchronise plusieurs calendriers pour indiquer la disponibilité de l'utilisateur et limiter les risques de rendez-vous dupliqués.
De nombreux logiciels de prise de rendez-vous sont conçus pour des secteurs d'activité spécifiques :
- Logiciels de planification pour cabinets médicaux
- Logiciels de programmation des patients
- Logiciels de réunions
- Logiciels de planning infirmier
- Logiciels de gestion de quais
- Logiciels de planning chantier
Qui utilise un logiciel d'agenda ?
Les logiciels d'agenda sont utilisés par les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs pour réserver des services, des sessions et des réunions, des rendez-vous en interne comme en externe et des entretiens d'embauche. Dans ce segment du marché des logiciels, certains outils s'adressent à des secteurs d'activité spécifiques, comme le secteur médical, les ressources humaines, le bâtiment, ainsi que la santé et le bien-être.
Les données de Capterra révèlent que les principaux utilisateurs de logiciels de prise de rendez-vous occupent souvent des postes administratifs, de gestion ou d'entrepreneuriat. Les secteurs qui reviennent le plus parmi les utilisateurs sont la santé, le bien-être et la remise en forme (20 %), les technologies de l'information et les services (5 %), et les services aux consommateurs (5 %). [2]
Intégrations courantes des logiciels d'agenda
Sur la base des nombreux avis que nous avons traités, nous avons défini les trois catégories de logiciels qui s'intègrent le plus souvent aux agendas en ligne : les logiciels d'e-mail marketing, les logiciels de création de site Internet, et les logiciels de calendrier.
Ces intégrations permettent d'accéder facilement aux outils de prise de rendez-vous en ligne, de se tenir informés à l'aide des notifications et des rappels par e-mail, et de consulter la disponibilité des prestataires de services. Elles facilitent le processus de prise de rendez-vous et la synchronisation des calendriers en temps réel afin d'éviter les réservations dupliquées et autres conflits d'emplois du temps.
Tendances récentes en matière de logiciels d'agenda
L’intégration de services additionnels renforce l’expérience client : certains éditeurs de logiciels de prise de rendez-vous proposent des intégrations avec des services tels que la réservation de chambres d'hôtel, l'orientation et la gestion des visiteurs. Les entreprises qui proposent des services de rendez-vous en personne peuvent ainsi mieux gérer l'expérience client du début à la fin. Quant aux utilisateurs, ils peuvent réserver et localiser plus facilement les lieux de réunion disponibles. [3]
L'intelligence artificielle améliore l'expérience des entretiens d'embauche : l'IA a considérablement amélioré cet aspect des relations avec les entreprises au cours des cinq dernières années et continue d’avoir bonne presse auprès des candidats. En laissant aux candidats le choix des dates disponibles grâce à un logiciel de planification des entretiens, vous rendez le processus de recrutement plus flexible. De plus, l'envoi automatique d'invitations à l'entretien réduit la charge de travail de vos recruteurs. [4]
Comment un logiciel d'agenda peut aider votre entreprise
Sources
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Données Capterra sur les prix des logiciels : les outils évalués pour le calcul des tarifs proviennent de notre catalogue de logiciels d'agenda. Les fourchettes de prix excluent les versions freemium des logiciels. Les fonctionnalités mises en valeur dans ce guide ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de logiciels figurant sur notre site qui les incluent. Les conversions de devises sont basées sur le taux du jour de la publication et peuvent différer des taux de change actuels. Consultez la méthodologie complète ici.
-
Données sur les avis publiés sur Capterra : ils sont collectés auprès d'utilisateurs vérifiés de logiciels individuels. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Le nombre de produits se réfère à notre catalogue complet. Consultez la méthodologie complète ici.
-
Hype Cycle for Unified Communications and Collaboration, 2024, article publié en anglais par Gartner
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Innovation Insight: AI-Enabled Interview Technology to Improve Candidate Experience, article publié en anglais par Gartner