Enquête : 44 % de PME n’étaient pas préparées au télétravail

Du jour au lendemain, les entreprises ont dû faire face à une nouvelle réalité et s’adapter à la situation inédite provoquée par l’épidémie de COVID-19. L’une des premières mesures prises, outre celle de permettre aux employés de réaliser leur travail à distance, a été de s’intéresser et d’adopter des logiciels de télétravail.

Capterra a mené l’enquête* et interrogé 311 travailleurs à plein temps et temps partiel issus de tous les domaines et officiant dans une PME. L’objectif de cette enquête était de prendre le pouls du télétravail en France, quelques jours après l’annonce du confinement général.

Au lendemain de l’annonce, on distinguait trois principaux cas de figure :

• Les employés qui peuvent effectuer le télétravail et dont l’entreprise était préparée à l’annonce du confinement.
• Les employés qui pourraient en théorie effectuer leur travail à distance mais dont l’entreprise n’a pas immédiatement permis le télétravail à l’annonce du confinement.
• Les employés dont la présence physique est requise (soins aux personnes, services de nettoyage, transport routier…).

L’analyse qui suit s’appuie alors sur les deux premières catégories de personnes, soit un nombre de 183 répondants.

Quelles ont été les mesures prises pour permettre le travail à distance ? Quels logiciels de télétravail les PME ont-elles adoptés pour l’occasion ? Quels sont les principaux défis du télétravail ? Réponse dans notre étude.

Points importants de l’étude

• 13 % affirment que leur entreprise n’était pas du tout préparée à l’annonce du confinement.
• 44 % des entreprises interrogées ont dû s’équiper de technologies afin de permettre à leurs employés de poursuivre leurs activités.
• Les logiciels de web conférence et de collaboration sont ceux qui ont été le plus massivement adoptés.
• Les plus grands défis auxquels les télétravailleurs doivent faire face sont la concentration, les relations clients et la communication interne.

Quelles ont été les diverses réactions des PME à l’annonce du confinement ?

Parmi les employés qui n’ont pu effectuer la transition à l’annonce du confinement (13 %), les principales raisons ont été les suivantes : leur entreprise n’était pas préparée, ou n’avait pas encore donné d’instructions, ou encore, n’avait pas donné la permission d’effectuer le télétravail (scepticisme de la direction, par exemple).

Après plus de deux semaines de confinement, il est probable, il faut du moins l’espérer, que ces trois données pourraient être réévaluées, au regard des diverses mesures qui ont ponctué l’actualité.

Enfin, 26 % des 311 répondants effectuent un travail requérant la présence physique (services aux personnes, agriculture, travailleurs sociaux…). Les 2 % restants n’effectuaient pas de télétravail pour raisons personnelles (congé maladie, manque de matériel ou préférence pour travailler dans les bureaux habituels).

Si une majorité de répondants a pu transférer son activité professionnelle à son domicile du jour au lendemain, nous verrons cependant que les PME ont dû investir dans des logiciels en urgence afin de faciliter la collaboration à distance. Certaines se seront rendu compte, à l’heure qu’il est, que la digitalisation d’une entreprise et l’adoption d’outils est alors nécessaire, sinon salutaire. Le télétravail est alors assez peu répandu sous nos latitudes, mais pourrait-il devenir la norme ? Et pas seulement en cas de catastrophe…

Dans quels logiciels de télétravail les PME ont-elles investi ou comptent-elles investir en priorité ?

70 % de nos répondants utilisent aujourd’hui leur ordinateur personnel pour le télétravail, les 30 % restants bénéficiant de matériel prêté par l’entreprise. Les échanges d’informations et de projets s’en retrouvant limités à e-mail ou le téléphone (ou la visioconférence pour les réunions), la meilleure réponse à ce manque d’interactivité a été d’investir dans des outils basés sur le Cloud.

44 % affirment que leur entreprise a immédiatement acheté ou installé des logiciels pour permettre ou faciliter le télétravail et 19 % affirment que leur entreprise prévoyait de telles mesures au lendemain de la mise en place du confinement.

Les quatre catégories d’outils suivantes, d’ordinaire déjà populaires, ont connu un sursaut d’intérêt significatif :

• Web conférence
• Collaboration et communication
• Gestion de projet
• E-mail marketing

Web conférence : maintenir un contact humain et pragmatique

La première mesure pragmatique a été de pouvoir organiser les réunions habituelles et extraordinaires et maintenir un peu de cette vie de bureau en cette période de distanciation sociale. Ces outils ont été les plus plébiscités (55 % des 183 répondants).

Ces outils ne se limitent pas à maintenir virtuellement un contact humain : les fonctionnalités de partage de présentation (qu’elles soient statiques ou animées) complètent ces outils de communication.

Collaboration et communication : faire partie d’une équipe, de chez soi

La collaboration fait partie des principaux défis rencontrés par les télétravailleurs : comment maintenir une collaboration sans faille et une communication étroite lorsque l’on est chacun chez soi ?

Gestion des tâches, partage de documents, calendrier, espaces de brainstorming : les outils collaboratifs ont tout prévu pour inciter à la participation et au bon déroulement des projets.

Preuve de leur succès, 40 % des répondants affirment que leur entreprise s’est tournée vers de tels outils.

Gestion de projet : mener à bien ses objectifs et à distance

Comment mener son projet à terme lorsque tous les acteurs sont aux quatre coins de la région, voire du pays ? Internet a aboli les frontières et la gestion de projet a trouvé un terrain de prédilection dans les outils en ligne. Les fonctionnalités de tels outils ont été pensées pour organiser les tâches et les flux de travail, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Les fonctionnalités collaboratives rationnalisent et simplifient la vie du chef du projet et celle des parties prenantes.

Pour 17 % des répondants, un outil de gestion de projet s’est révélé indispensable pour poursuivre leurs activités. Les outils de gestion de projet sont par ailleurs parmi les plus recherchés dans le monde professionnel car le concept de projet et de chef de projet est bien celui que l’on retrouve dans tous les domaines (lien : chef de projet).

E-mail marketing : maintenir la communication externe

En ce qui concerne la communication externe, les outils d’e-mail marketing sont un canal efficace pour garder les clients informés du statut de votre activité et de vos produits, surtout si l’entreprise a dû modifier son mode opératoire, ses services ou son stock de produits.

19 % des personnes interrogées ont ainsi répondu avoir investi dans un logiciel d’e-mail marketing à l’aune de la mise en place du télétravail pour tous.

Un logiciel de télétravail pour une ou plusieurs problématiques à la fois

D’autres outils peuvent également trouvent d’autant plus grâce aux yeux des employeurs en cette période (et le reste de l’année !), les problématiques inhérentes à chaque secteur étant diverses et variées : outils de gestion du personnel (retrouvez notre template Excel téléchargeable gratuitement), ceux de webinar pour créer des présentations instructives et des formations, de chat pour communiquer avec les clients et ceux de service client, ces deux dernières catégories répondant à l’un des autres défis majeurs du télétravail.

Quels sont les principaux défis auxquels font face les télétravailleurs ?

Le passage soudain d’une routine de travail dans des bureaux au domicile personnel n’est pas sans difficultés, qu’elles soient matérielles ou psychologiques.

Si les horaires restent sensiblement les mêmes, une nouvelle organisation personnelle s’impose. Quant à rester dans l’ambiance “bureau”, outre disposer d’un espace dédié (dans la mesure du possible), il est crucial de pallier les défis que représente le travail à distance, surtout lorsqu’il s’agit d’une pratique nouvelle pour un grand nombre d’employés.

• Productivité et concentration : c’est la première inquiétude du télétravailleur néophyte. Discipline personnelle, vie familiale, espace inadéquat, nombreuses sont les embûches sur la route de la concentration. On peut suivre ces quelques conseils afin d’intégrer une ambiance de travail à son univers personnel. Une to-do list ou la méthode GTD peuvent également aider à organiser sa journée sans stress.
• Relations clients : si le cœur de son métier consiste à être en communication avec la clientèle, il n’y a pas de raison pour que celle-ci ne persiste en dehors des murs du bureau. Après tout, tout le monde est à la maison. S’il est possible grâce à un softphone de passer des appels depuis son ordinateur, un outil de chat permet de son côté de discuter en ligne en toute quiétude.
• Collaboration et communication : la productivité est certes ce qui inquiète le plus les entreprises, mais il ne faut pas oublier que chacun vient avec son individualité et que le contexte de télétravail ne convient pas forcément à tout le monde. Le moins que l’on puisse faire est d’entretenir le moral des troupes avec toutes les petites habitudes que cela sous-entend. Cela peut se traduire par des espaces dédiés aux centres d’intérêt ou discussions personnelles dans votre outil de communication ou encore proposer une pause-café ou une activité ludique par vidéo (objet d’un prochain article !).
• Gestion de projet : comme évoquée plus haut, la gestion prend une autre tournure dès que l’on n’a plus de contact direct avec son équipe. Les outils dédiés centralisent toutes les tâches et informations nécessaires afin d’en suivre totues les étapes. Vous pouvez également vous essayer au diagramme de Gantt en téléchargeant gratuitement notre modèle Excel.

La digitalisation comme plan de continuité

Capterra a compilé pour vous une liste de logiciels de diverses catégories ayant adapté leur offre afin de permettre aux entreprises de se retourner et de poursuivre leur activité à distance le plus efficacement possible. Vous pourrez également consulter ces articles abordant plusieurs problématiques liées au télétravail : plan de communication, cybersécurité, management, et bien d’autres !

*Méthodologie de l’enquête : pour collecter les données de ce rapport, nous avons mené une enquête en ligne entre le 20 et 24 mars 2020. Les réponses proviennent d’un échantillon du marché cible français. Parmi les 639 personnes ayant été sollicitées, 311 répondants correspondant à ces critères ont été sélectionnés pour répondre à nos questions. Les participants sont issus de divers secteurs d’activité et travaillent dans une PME. Parmi ces 311 répondants, 183 pratiquent le télétravail ; les pourcentages représentés dans cet article se basent sur ce dernier nombre de répondants, à l’exception de ceux rapportés dans l’infographie n° 3 (voir détails ci-dessous).

  **Les infographies 2 et 3 étant à réponses multiples, la somme totale des pourcentages peut dépasser 100 %.

***L’infographie n° 3 a été réalisée d’après les réponses à la question suivante “ Quel(s) défi(s) rencontrez-vous vis-à-vis du télétravail ?”. Les répondants à cette question sont les 183 réalisant leur travail à distance, plus 39 des 128 ne pouvant réaliser de travail à distance (les autres répondants ne pouvant réaliser de télétravail car leur présence est requise ou pour raisons personnelles ont été exclus).