Gérer de façon automatique des documents critiques tels que des contrats, des factures ou encore des présentations professionnelles peut contribuer à améliorer les tâches quotidiennes de votre organisation. Découvrez un classement de 3 logiciels de création de documents gratuits proposé par Capterra.
Dans cet article
Qu’il s’agisse de contracter de nouveaux employés, de réaliser une newsletter pour des clients, ou de créer un support de formation, ce sont de nombreux documents qui sont créés chaque jour au sein des entreprises.
À l’ère du digital, automatiser cette tâche est une pratique essentielle qui peut aider les organisations à améliorer leurs processus : réduction des risques d’erreurs manuelles, mais aussi gain de temps sur certaines opérations répétitives sont parmi les avantages à considérer. De plus, à l’heure où la question d’une utilisation plus responsable des ressources par les entreprises est avancée, cette solution peut faciliter la démarche d’une diminution de l’usage du papier.
Conçus pour générer plusieurs types de documents sous un format numérique, les logiciels de création de documents s’adaptent à différents scénarios, en pouvant par exemple aider à la création d’un devis client personnalisé sur la base de modèles préétablis. Différents outils prennent également en charge la génération ou la conversion des éléments créés selon différents types de format, à l’exemple du format pdf.
Pour vous aider à faire votre choix parmi les différentes solutions proposées, Capterra vous présente une sélection de 3 outils de création de documents comprenant une version gratuite. Ces derniers offrent les principales fonctionnalités de la catégorie des logiciels de création de documents, soit l’automatisation des processus et flux de travail et une bibliothèque de modèles. Les logiciels spécialisés dans la création de documents légaux ont été exclus de ce classement.
Une méthodologie complète est disponible à la fin de cet article.
Découvrez ci-dessous les solutions de notre sélection, classées ici par ordre alphabétique :
- BEE Pro
- Google Workspace
- Power-user
1. BEE Pro
- Note globale : 4.8/5
- Facilité d’utilisation : 4.9/5
- Service client : 4.5/5
- Fonctionnalités : 4.5/5
- Rapport qualité-prix : 4.8/5
BEE Pro est une solution de création de document basée sur le cloud, conçue pour aider permettre aux entreprises de créer, modifier et stocker différents types de contenus, tels que des bulletins d’information d’entreprise, des emails d’annonces de nouveaux produits, ou encore des landing pages pour des campagnes marketing.
Ce logiciel ne nécessite pas de codage et facilite la création de documents à l’aide de sa fonctionnalité de glisser-déposer. Il est possible pour l’utilisateur de concevoir des documents à partir de zéro ou en faisant appel à des modèles prêts à l’emploi. Une fois la conception du document réalisée, ce dernier peut être exporté de différentes façons. Il est ainsi possible par exemple de le télécharger sous la forme d’un fichier zip, ou encore de le convertir en PDF.
Bee Pro dispose également de fonctionnalités permettant la collaboration de plusieurs personnes sur les projets élaborés. Les équipes peuvent de ce fait organiser et répartir le travail entre plusieurs projets de création, mais également inviter d’autres personnes à examiner, collaborer et approuver les projets conçus. En outre, l’une des options payantes du logiciel permet aux administrateurs de spécifier et d’attribuer des droits d’édition, de révision et d’approbation, ainsi que des autorisations aux utilisateurs en fonction de leur rôle.
Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Bee Pro inclut jusqu’à dix créations, des exportations illimitées, ainsi qu’un nombre illimité d’utilisateurs sans rôle défini.
Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Team de Bee Pro inclut un nombre illimité d’emails, de pages et de projets, des blocs de contenu réutilisables illimités, ainsi que la possibilité de définir les rôles et autorisations des utilisateurs.
2. Google Workspace
- Note globale : 4.7/5
- Facilité d’utilisation : 4.6/5
- Service client : 4.3/5
- Fonctionnalités : 4.6/5
- Rapport qualité-prix : 4.6/5
Google Workspace est un système de gestion de documents et d’équipes basé sur le cloud, permettant aux entreprises de créer et de stocker des fichiers, mais aussi de disposer de fonctions de collaboration.
Cet outil est disponible pour toute personne possédant un compte Google, et propose des fonctionnalités permettant de créer et modifier des documents texte, des feuilles de calcul ou des présentations à partir d’un navigateur Web. Ces solutions facilitent la communication et le travail des équipes en s’appuyant sur différentes options : le partage de documents, l’édition en temps réel, les commentaires, la création multi-auteur ou encore le contrôle des versions de chaque document.
Google Workspace permet également le stockage des documents et des fichiers dans un espace centralisé et hébergé sur le cloud. Les ressources peuvent être partagées avec leurs propres paramètres de lien et de permission, mais aussi être localisées à l’aide de la fonctionnalité de recherche avancée.
Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Google Workspace est limitée à un utilisateur, comprend jusqu’à 15 Go de stockage gratuit, ainsi que les fonctionnalités de création, de commentaires et de partage des documents.
Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Business Starter de Google Workspace comprend des fonctionnalités identiques à celle de la version gratuite, avec jusqu’à 30 Go de stockage par utilisateur, et un nombre d’utilisateurs illimités.
3. Power-user
- Note globale : 4.8/5
- Facilité d’utilisation : 4.6/5
- Service client : 4.3/5
- Fonctionnalités : 4.7/5
- Rapport qualité-prix : 4.5/5
Power-user est un logiciel dit de plug-in, soit un outil complémentaire, pouvant s’associer à des solutions telles que Word, Excel, ou encore Powerpoint, et déployable sur un environnement Windows.
Parmi ses principales caractéristiques, le logiciel propose différents modèles PowerPoint, Excel et Word personnalisables, un accès à une bibliothèque d’images libres de droits, ainsi qu’à plusieurs types de graphiques dont les diagrammes de Gantt. Pour faciliter l’édition de documents, Power-user dispose d’un outil de remplacement des couleurs, permettant d’adapter les projets aux couleurs de l’entreprise, mais aussi des fonctions de détection des erreurs de présentation, ou d’édition simultanée de plusieurs graphiques.
L’outil offre également des fonctionnalités pour faciliter la création de documents reposant sur des feuilles de calcul, tels que des bases de données. Ces fonctionnalités permettent d’automatiser diverses fonctions, notamment le contrôle des cellules fusionnées, le copier-coller de données filtrées et la transformation de tableaux en base de données à l’aide de la fonction UnPivot Table.
Quelques fonctionnalités de la version gratuite : la version gratuite de Power-user est limitée à la création de 100 documents, à 30 fonctionnalités avancées pour l’édition de fichiers Excel, et dispose de la mise à jour automatique du logiciel.
Quelques fonctionnalités de la version payante : la version payante Premium de Power-User de Google Workspace comprend des fonctionnalités identiques à celle de la version gratuite, avec la création d’un nombre illimité de documents, la possibilité d’ajouter des templates personnels, et d’accéder à la bibliothèque de graphiques.
Méthodologie
Pour figurer dans cette liste, les logiciels sélectionnés devaient répondre à la définition d’un logiciel de création de documents, qui inclut les fonctionnalités de base suivantes :
- Automatisation des processus et flux de travail
- Modèles
Dans cet article, nous avons mis en avant les logiciels proposant de générer des documents généraux et exclut les solutions spécialisées dans la création de documents légaux. Les solutions mentionnées disposent d’un minimum de 20 avis obtenus entre le 1/10/2020 et le 1/10/2022, et une note globale d’utilisateurs de 4 étoiles sur 5 minimum sur capterra.fr au moment de la publication.
