Formation et LMS : comment choisir le bon logiciel ?

Publié le 29/04/2019 par Vincent Berthelot

LMS formation

La digitalisation de la formation commencée il y a plus de 20 ans est désormais devenue incontournable avec la rapidité des changements auxquels les entreprises doivent faire face. Les connaissances et compétences ne peuvent plus être seulement absorbées par les formations présentielles classiques, mais nécessitent de pouvoir disposer d’outils spécifiques. Les logiciels de Learning Management System permettent à la fois de gérer les différentes offres de formation, de diffuser des contenus, de suivre les courbes d’apprentissage et offrent bien d’autres fonctionnalités au service des professionnels de la formation et des apprenants.

Mais si ces outils de learning management sont devenus indispensables aux entreprises, les critères sur lesquels elles peuvent s’appuyer pour choisir leur solution LMS ne sont pas toujours évidents.

Nous vous donnons dans cet article les éléments clés afin de faciliter votre choix de plateforme de formation en ligne, en insistant sur cinq critères qui nous paraissent décisifs.

À quels besoins répond un LMS ?

Un LMS répond à la fois à des besoins des entreprises, des responsables de la formation mais aussi des apprenants afin de rendre l’expérience formation plus fluide sur l’ensemble du parcours.

En effet, ces systèmes permettent de gérer la montée en puissance de l’offre de formation de manière homogène et réactive. Ils offrent un suivi de la performance et du parcours de chaque utilisateur (employé, collaborateur, permanent ou non). Ils permettent en outre de former rapidement beaucoup de monde à un coût faible par apprenant.

Pour les employés, c’est la possibilité de ne plus avoir à attendre l’accord de son manager pour définir des dates parfois si lointaines qu’elles retirent l’intérêt même de cette formation. Un LMS permet d’accéder n’importe quand, n’importe où, à un contenu très large, et offre ainsi aux salariés la possibilité de construire leur parcours de formation et leur parcours professionnel en toute autonomie, en fonction de leurs besoins.

En effet, les postes et les intitulés voient leurs frontières s’élargir par une nécessité de polyvalence et d’adaptabilité aux évolutions des missions, et nécessitent de former les employés en temps réel.

5 critères essentiels dans le choix d’un LMS

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1. Les fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un LMS sont nombreuses ; voici les plus importantes à prendre en compte au moment de choisir votre solution LMS.

  • Gestion : ces fonctionnalités vont permettre de gérer à la fois les cours, les inscriptions à ces derniers, ainsi que les différents rôles dans l’outil (enseignant ou apprenant).
  • Diffusion et création des contenus : permet de diffuser plusieurs contenus, d’interagir avec ceux-ci en fonction des rôles, et de les afficher sur des supports variés (ordinateur, tablette, smartphone) ; permet également de créer des contenus originaux pouvant prendre la forme de parcours de formation organisés, d’évaluations de type QCM ou bien de cours avec importation et création de document.
  • Personnalisation : chaque apprenant doit pouvoir disposer de son espace personnel, d’un suivi de ses activités avec reporting et agenda, et d’une personnalisation de son espace.
  • Outils de communication : ils permettent d’animer le LMS et d’assurer un lien avec les apprenants, ce qui amène de nombreux LMS à adopter les mêmes outils que les réseaux sociaux et plateformes collaboratives.
  • Reporting : les LMS doit son succès à sa capacité de mobilisation des apprenants. Le système doit donc permettre de connaître rapidement le nombre d’apprenants, leur progression, leur taux de satisfaction, le pourcentage de formations suivies jusqu’au bout…

2. La taille de l’entreprise

Une PME devra s’orienter vers des solutions qui facilitent au maximum le travail du responsable du LMS car celui-ci sera souvent le responsable formation. Il est préférable de sélectionner des systèmes reprenant les standards du marché comme les contenus de type SCORM, ainsi que le mode cloud qui simplifie la mise en place. Un outil comme TalentLMS est un bon exemple d’un tel logiciel.

Une entreprise de taille intermédiaire aura le choix entre l’hébergement en interne de la solution ou celui d’un mode cloud. Ses ressources lui permettront de travailler plus finement sur les aspects graphiques et l’intégration de solution aux outils de formation existants pour les centraliser.

Une grande entreprise doit aborder le choix d’un LMS comme un projet informatique majeur avec une équipe dédiée. Elle devra en outre gérer les problématiques de reprise de l’outil existant et d’interface avec le SIRH, rendre les contenus disponibles en plusieurs langues, et garantir la sauvegarde et protection des données. Ce projet devient souvent le fer de lance de la transformation digitale de l’entreprise avec un soutien fort de la direction, mais également des hautes exigences de réussite. Seuls les LMS ayant des expériences réussies avec d’autres grandes entreprises ou groupes seront susceptibles de pouvoir répondre à ces attentes.

3. Les modes d’utilisation

Les modes de travail ont fortement évolué : les moyens d’accéder à la formation, les lieux et les supports sont désormais d’une grande diversité.

Lorsque l’on parlait de formation en ligne il y a quelques années, on s’imaginait les salariés suivant les cours à leur poste de travail pendant leur pause, ou bien lors d’heures de formation prévues avec leur manager.

Ce temps est révolu et de plus de plus de salariés suivent ces formations de chez eux, que ce soit en dehors des heures de travail ou en télétravail, ce dernière pratique étant de plus en plus courante.

La véritable révolution est l’usage du mobile comme appareil à tout faire. Il suffit de voir que 64 % des Français surfent depuis leur mobile pour comprendre cette révolution et la prendre en compte lors du choix de votre LMS. Si vous avez un nombre important de salariés en télétravail, jeunes ou avec des temps de transport importants, la compatibilité de votre LMS avec un usage par mobile est importante et votre LMS devrait être conçu dès le départ comme “mobile friendly”.

Il peut ainsi être intéressant d’avoir un LMS permettant les consultations hors ligne après téléchargement, une orientation ludique en responsive design des contenus et un chargement en ligne rapide avec une navigation fluide.

4. Les langues

Ce point est d’autant plus important si votre entreprise est implantée à l’international afin de permettre le plus large accès aux apprenants sans discrimination par rapport à la langue. Le choix de votre LMS sera alors fortement influencé par ses capacités en formations multilingues avec une interface disponible dans plusieurs langues.

Vous aurez certainement intérêt à préférer une solution dans le cloud plutôt qu’un hébergement sur vos propres serveurs pour des raisons de disponibilité et de capacité à gérer des interfaces multiples et des problèmes de sécurité.

Qui dit multilingue dit aussi multiculturel avec un travail sur les contenus corporate afin de ne pas utiliser des images pouvant être mal perçues dans certains pays. Ce souci de compréhension doit aussi s’appliquer aux principes de navigation comme au choix des boutons de navigation et pictogrammes.

Enfin vous pouvez vérifier si le LMS affiche par défaut une langue en fonction de la géolocalisation de l’apprenant, ce qui peut faciliter son accès tout en s’assurant que le changement de langue reste aisé.

5. Le budget

Calculer le budget de la mise en place d’un LMS et de son exploitation sur plusieurs années demande une bonne appréciation de l’ensemble des coûts à chaque étape.

Parmi tous les LMS disponibles, vous allez trouver des outils gratuits avec des versions basiques, des outils payants aux fonctionnalités avancées, d’autres avec une licence à vie ou mensuelle, ou encore proposant une facturation en fonction du nombre d’apprenants pour les solutions dans le cloud. Vous devrez estimer le budget nécessaire pour votre propre LMS, assurer sa maintenance, ainsi que son approvisionnement en nouveaux contenus.

  • Si votre LMS est hébergé dans votre entreprise :

Le choix d’héberger son LMS dépend, d’une part, de vos ressources internes en informatique, mais aussi du coût des serveurs dédiés, des équipes qui devront assurer le back office et les mises à jour, ainsi que les interfaces avec votre SIRH.

Vous aurez alors le choix entre un outil en open source avec tous les aléas de la gratuité apparente, ou de prendre une licence et disposer ainsi d’une garantie de suivi, de maintenance et de support professionnel.

Cette licence peut être à durée limitée ou illimitée. Le premier choix sera réservé aux entreprises qui sont certaines de maintenir le même LMS durant plusieurs années, alors que le second permettra une plus grande souplesse et une capacité d’adaptation en fonction de la progression du nombre d’apprenants.

  • Si votre LMS est dans le cloud :

Une fois la phase de déploiement passée, vous pourrez choisir différentes options pour avoir accès à votre plateforme.

Vous pourrez opter pour une tarification basée sur le coût par apprenant et souvent par paliers de nombres d’utilisateurs avec des tarifs dégressifs.

Les droits par utilisateur de la solution dans le cloud peuvent sembler élevés, mais ils sont aussi le prix de la tranquillité, de la disponibilité et du support lors de problème. Il faut être vigilant sur la définition de ce qu’est un utilisateur pour votre fournisseur, en particulier s’il fait une différence entre utilisateur enregistré et utilisateur actif.

Il existe aussi la tarification basée sur le coût d’utilisation. Le budget mensuel dépend alors des inscriptions et du suivi des cours, ce qui le rend plus juste, mais aussi plus difficile à évaluer et donc parfois moins intéressant si son utilisation s’annonce importante.

Dans tous les cas, lors des comparaisons entre les offres, vous devrez exiger la plus grande lisibilité sur leur grille tarifaire, avec une définition des termes employés, l’ensemble des coûts dans la durée du projet. Stipuler contractuellement à ne pas avoir à supporter des coûts cachés.

Les clés du succès des LMS

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Le LMS répond au besoin d’autonomie des salariés, en particulier des plus jeunes, et à celui de pouvoir se former où ils le désirent et quand ils le veulent. Les formations présentielles ont bien entendu des avantages mais sont compliquées à organiser et demandent du temps ; il est tellement plus facile de sortir son mobile sur le trajet du travail.

À l’heure où les entreprises sont en permanence amenées à s’adapter, les salariés doivent acquérir de nouvelles compétences, et la formation en ligne à l’aide d’un LMS répond particulièrement bien à la nécessité d’acquisition rapide de soft skills. Vous pouvez bien entendu proposer des programmes spécifiques au leadership ou à la collaboration, mais ce qui est intéressant dans le LMS, c’est que l’outil par lui-même permet aux salariés qui l’utilisent de développer de nouvelles compétences. Ils doivent parfois utiliser les outils de partage et de collaboration afin de suivre leur parcours de formation ; celui-ci peut être évalué par leur manager pour mesurer l’acquisition de nouvelles soft skills.

Les LMS peuvent apporter de nouvelles approches de la formation : gamification,  puissance de la vidéo ou du virtuel, couplés à des questionnaires dynamiques afin de créer une expérience immersive. On améliore ainsi largement le suivi des formations et l’engagement des salariés.

Enfin, les LMS proposent des badges ou la reconnaissance des acquis par certification. Cela  permet aux salariés de construire un portefeuille de compétences validées qu’ils peuvent utiliser dans leur parcours professionnel, pour prétendre à un nouveau poste ou de nouvelles missions.

La formation à portée de main

Les LMS constituent une révolution douce et digitale de la formation car ils sont faciles à utiliser, personnalisables, attractifs et accessibles.

Ce sont des outils puissants pour les salariés à qui ils permettent de suivre des formations en fonction de leurs centres d’intérêt et de leur disponibilité, ainsi que d’accéder à de nombreux contenus et de gérer leur parcours à l’aide d’un tableau de bord personnel. Les LMS sont des outils essentiels et efficaces pour évoluer, se réinventer et s’adapter.

L’expérience positive de l’apprenant qui utilise un LMS renforce l’expérience salarié et améliore sa productivité comme son engagement.

Le choix du LMS devra correspondre à la taille de l’entreprise, à son implantation (locale ou à l’étranger), et bien entendu à son budget afin de lui offrir les plus grandes chances de réussite. Comme nous l’avons vu, les LMS se sont pas réservés aux grandes entreprises, à condition de bien identifier ses objectifs d’utilisation prioritaires.

À PROPOS DE L’AUTEUR

 

 

 

 

 

Vincent Berthelot a été enseignant associé au CELSA dans les Masters RH à l’ESG, responsable formation, puis chargé des relations sociales dans un grand groupe français. Auteur de divers ouvrages, il est actuellement responsable de la veille stratégique à l’Observatoire des réseaux sociaux d’entreprise et intervenant auprès des entreprises dans les domaines du management, de l’expérience salarié et de la performance sociale. Retrouvez-le sur LinkedIn et sur Twitter : @VinceBerthelot