L’e-learning : une modalité de formation professionnelle pour les PME à privilégier ?

Publié le 11/12/2018 par Franck La Pinta

L'e learning

L’e-learning, comprenez tout type de formation professionnelle à distance qui s’appuie sur le digital, recouvre plusieurs modalités qui présentent des opportunités et des avantages certains pour la formation professionnelle des PME, en complément ou en substitution des formations présentielles. Ce billet s’adresse à ces entreprises, pour les aider à mieux comprendre les différents outils e-learning et leur permettre de mieux identifier leurs besoins en matière de formation professionnelle.

Que recouvre le terme e-learning ?

L’e-learning est un terme générique qui recouvre toutes les modalités de la formation professionnelle à distance (ou formation en ligne) qui s’appuient sur des moyens électroniques. Par extension, cela concerne surtout les principales modalités de formation accessibles depuis Internet.

L’e-learning présente un certain nombre d’avantages :

  • Le coût : qu’il soit conçu spécifiquement pour répondre à un besoin, ou acheté auprès de plates-formes sous forme de licence d’utilisation, l’e-learning présente un coût par apprenant compétitif.
  • La disponibilité : contrairement à une session présentielle, le module ou le parcours (c’est-à-dire un ensemble de modules) d’e-learning peut être suivi au rythme de chaque apprenant, en fonction de ses contraintes de disponibilité, de son planning et de son rythme d’acquisition des savoirs.
  • La facilité de diffusion : la dimension distancielle de l’e-learning lui permet de s’affranchir de toutes les contraintes logistiques et géographiques, ce qui contribue à son coût réduit, puisqu’il évite les frais éventuels de déplacement des apprenants, de location de salle.
  • L’optimisation de l’évaluation : sa nature de modalité électronique offre des possibilités de reporting détaillées et quasi en temps réel. Pour l’entreprise : nombre d’apprenants, durée de la formation, taux et moment de l’abandon ; pour l’entreprise comme pour l’apprenant : évaluation des savoirs initiaux avant la formation et acquisition des savoirs à l’issue de la formation.

Il est également important d’avoir à l’esprit que les modalités e-learning présentent également quelques limites :

  • Le manque de disponibilité : l’apprenant va devoir organiser seul son temps de formation et son temps d’activité professionnelle.  Il va devoir réserver une plage de temps dédiée à la formation. Or les urgences et les priorités opérationnelles prévalent toujours. Le collaborateur devra également lutter pour ne pas se laisser interrompre par des sollicitations pendant qu’il suit son module de formation, comme par exemple être tenté de répondre à un appel téléphonique ou à un mail. Dans ce cas, l’accompagnement du manager, pour “sanctuariser” ce moment dédié à la formation et éviter ainsi les occasions de perturbation, peut être une aide précieuse.
  • L’isolement : l’apprenant est seul face à son module de formation. Il ne peut donc pas solliciter un formateur s’il se retrouve bloqué au cours d’une activité pédagogique, s’il éprouve une difficulté pour réaliser un exercice ou tout simplement s’il souhaite poser une question pour approfondir un point. En outre, suivre un e-learning est une activité solitaire, il est rarement possible d’échanger avec un autre collaborateur. Le moyen de pallier à cette situation est d’organiser des sessions d’e-learning collective : concrètement, les collaborateurs se retrouvent sur un même lieu pour suivre leur module e-learning et ont ainsi la possibilité de communiquer.
  • La fracture numérique : nous l’avons vu, l’e-learning s’appuie sur les technologies digitale. Il est donc indispensable que l’apprenant dispose d’un device (ordinateur, tablette ou smartphone, qu’il soit personnel ou professionnel). Il est également indispensable que l’utilisation de ce type de terminal ne soit pas un frein à l’apprentissage. Certaines populations de collaborateurs, par le nature de leur activité, ne sont pas familiers avec ce type d’outil. Il conviendra donc de prévoir un accompagnement supplémentaire pour faciliter la prise en main et lever les éventuels freins ou craintes liés à l’outil avant de penser à l’activité pédagogique.

Quel e-learning choisir ?

Il existe plusieurs modalités que l’on regroupe sous le terme générique de e-learning. Chacune dispose d’avantages, mais aussi de contraintes, qui sont essentiellement de nature pédagogique ou technique. Il est donc important d’avoir ces éléments à l’esprit et de bien identifier les besoins et les priorités afin de pouvoir s’orienter vers les plus pertinentes. Petit panorama des principales modalités :

  • Le module e-learning : il recouvre à la fois le terme générique, mais il s’applique aussi à un contenu de formation dont la structure est scénarisée (démarche de déduction, activités pédagogiques, démonstrations, quizz d’évaluation…). Dans la forme, l’e-learning comprend des contenus graphiques, des animations, des schémas… Pour qu’il maintienne l’attention et la motivation de l’apprenant, le module e-learning doit être interactif.
  • La vidéo : la vidéo seule n’est pas à proprement parler une modalité pédagogique, car elle se situe entre formation et information. Pourtant, le développement exponentiel de la vidéo grâce aux mobiles et aux réseaux sociaux en fait une des modalités les plus universelles et les plus faciles d’accès pour les populations d’apprenants qui peuvent rencontrer certaines difficultés face à des exercices pédagogiques plus “scolaires”. En effet, Youtube a popularisé le principe de consommation de vidéos tutorielles, mais aussi de production de ces vidéos personnelles et de leur diffusion pour un coût quasi nul.
  • Le rapid-learning : comme son nom l’indique, son principal atout réside dans sa rapidité de réalisation. Cela peut aller de la conception d’un simple PowerPoint, sans enrichissement, jusqu’à la publication d’un contenu plus élaboré, constitué d’animations, de sonorisation et d’éléments interactifs. Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de produire en interne ce type de contenus pédagogiques.
  • La classe virtuelle : elle permet de réunir à distance, par écran interposé et lors de sessions planifiées à l’avance, un groupe d’apprenants et un formateur pour échanger et pour commenter des contenus pédagogiques qui sont vus avant ou pendant la session. La classe virtuelle évite certains inconvénients des formations uniquement présentielles : temps et coût du transport pour se rendre sur le lieu de formation, coûts logistiques comme la location de la salle…
  • Le MOOC : cet acronyme vient de l’anglais Massive Open Online Courses. Il signifie “cours sur Internet gratuits et ouverts à tous”. Le MOOC s’articule autour de plusieurs modalités : vidéos, classes virtuelles, exercices personnels et en groupe, activités d’évaluation. Pour l’entreprise, il s’agit le plus souvent de payer une licence pour accéder à une sélection ou à la totalité des contenus, ainsi qu’à des données de reporting. Un MOOC s’étale généralement sur 4 à 12 semaines, c’est donc une formation qui demande un investissement conséquent pour l’apprenant. Il peut être accompagné d’une certification, généralement payante, mais qui représente une valeur ajoutée à la formation.
  • Le mobile learning : cette modalité va concerner des contenus de formation (activités pédagogiques, graphisme, support sonore, durée…), spécifiquement conçus pour être consommés sur un téléphone mobile, en situation de mobilité. Elle est particulièrement adaptée aux collaborateurs qui ne disposent pas d’un ordinateur sur leur lieu de travail ou qui sont souvent en déplacement.
  • Le blended learning : il s’agit d’une association de différentes modalités d’e-learning, possiblement accompagnées de présentiel, afin de construire un parcours plus riche et plus complet. Ce parcours, dont l’ambition pédagogique est plus grande, est constitué de plusieurs modules à faire dans un ordre précis ou laissé à l’initiative de l’apprenant. L’investissement du collaborateur est plus important, sur une durée plus longue.

Comment mettre ces modalités e-learning à disposition de vos collaborateurs ?

Pour héberger ces contenus de formation, il est nécessaire de disposer d’une plate-forme de formation. On parle alors de LMS pour “Learning Management System”. Ces solutions logicielles permettent de mettre les formations à la disposition des collaborateurs, à l’image d’un catalogue de formations, mais également de gérer ces formations : construire des parcours, suivre les inscriptions, planifier les sessions, piloter le suivi de la consommation, réaliser des reporting… Le marché des LMS a nettement évolué ces dernières années, dans une direction favorable aux PME. Il existe aujourd’hui des solutions moins onéreuses de type Saas. Pour faire simple, il s’agit de “louer” l’utilisation d’une plate-forme existante à un éditeur plutôt qu’acheter des développements informatiques pour  ad hoc.

Historiquement, le marché de la formation différenciait clairement éditeur de LMS et fournisseur de contenus de formation, essentiellement présentiels. Avec le développement du e-learning et du “tout digital”, cela a brouillé les frontières entre ces deux types de prestataires. L’arrivée récente de start up spécialisées en formation, qui se positionnent entre plate-forme LMS et fournisseur de contenus, renforce la concurrence et offre aux entreprises un choix plus large de plates-formes pour former leurs collaborateurs.

Comme pour tout type d’outil RH, il est indispensable de bien choisir son LMS. C’est en effet un choix qui va engager l’entreprise sur plusieurs années. Pour cela, il convient de bien définir en amont les besoins de son entreprise. Voici quelques critères à prendre en compte :

  • types de contenus de formation et volumes de modules à distribuer
  • informations sur les collaborateurs : équipement en PC et / ou smartphone, éléments de leur activité à prendre en compte (rythme de travail, itinérance, présence en atelier, appétence pour le digital,…)
  • organisation, process, compétences des équipes du département formation,
  • contraintes techniques de son SI et des autres outils RH existants,
  • nature des besoins en indicateurs de pilotage et de reporting

Les outils d’e-learning présentent donc des avantages certains pour les PME et ETI. Reste ensuite à faire son choix parmi ces modalités, à sélectionner en fonction des priorités et des contraintes de l’entreprise, mais aussi de la typologie des collaborateurs. Ensuite, il faut se poser la question du choix de la plate-forme d’e-learning : elle doit permettre aux collaborateurs d’accéder facilement à des contenus et aux équipes formation de disposer d’un tableau de pilotage et de suivi des formations qui soit performant. Ici encore, des critères de nature pédagogique et technique sont à prendre en compte pour faire les bons choix. Il convient donc de réaliser en amont un diagnostic sérieux des objectifs et des contraintes de formation.

 


À PROPOS DE L’AUTEUR

Franck La Pinta

Franck La Pinta est spécialiste de la transformation des organisations liée aux nouvelles technologies et au digital pour analyser les impacts de cette révolution sur les méthodes et l’organisation du travail, les Ressources Humaines, le management. Il anime des conférences et séminaires en entreprise et est intervenant externe en école (Celsa, CNAM, EDHEC, ESCP, IEP…). Retrouvez-le sur son site et sur Twitter : @flapinta