Master Data Management : définition et conseils d’application

Publié le 31/05/2022 par Emilie Audubert et Lauren Spiller

La gestion des données de référence ou MDM pour Master Data Management en anglais a bouleversé le traitement et l’analyse des données. Découvrez dans cet article la définition de cette méthode et comment l’appliquer pour votre entreprise.

Définition de la méthode du Master Data Management

Selon un rapport publié par Gartner (disponible en anglais pour les clients uniquement), la gestion des données de référence devrait d’ici deux à cinq ans se stabiliser et atteindre un niveau cohérent d’utilisation pour les institutions d’éducation supérieure. Si votre petite entreprise n’a pas encore adopté cette initiative pilotée par la technologie, vous devriez vous pencher sur la question.

Qu’est-ce que le Master Data Management ?

Définition du Master Data Management

Une ressource de donnée de référence, aussi connue sous le nom d’entité de donnée de référence, peut être définie comme un client, un employé, un fournisseur, un compte, un produit ou un site dans le cadre d’une transaction commerciale. En résumé, cela désigne tout individu, endroit ou objet impliqué dans le fonctionnement de votre entreprise.

Le Master Data Management joue un rôle crucial pour les entreprises en leur permettant de prendre des décisions basées sur des données et des analyses mises à jour et organisées. Cela empêche également la formation de silos de données où certaines d’entre elles ne sont accessibles qu’à un groupe spécifique au sein de l’organisation.

Si le MDM s’occupe des processus de gestion des données de référence, la gouvernance des données concerne quant à elle les droits et les règles de ces processus : qui peut faire quoi avec les données, quand et où. La gouvernance des données s’assure que les responsabilités relatives à ces dernières sont correctement assignées.

Un logiciel MDM (Master Data Management) fonctionne comme un répertoire centralisé où sont stockées les données commerciales collectées depuis de multiples systèmes. Il utilise le machine learning pour nettoyer, vérifier et organiser les données de façon à préserver leur qualité ainsi que pour relier des points de données dispersés. Votre entreprise pourra ainsi se fier à une source unique de données de référence.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de Master Data Management ?

Les logiciels MDM (Master Data Management) incluent généralement les fonctionnalités suivantes :

  • Le masquage des données pour protéger les informations sensibles ;
  • La gestion hiérarchique pour organiser les données en sous-groupes (par exemple, les données appartenant aux équipes, au service, au siège, etc.) ;
  • Le mappage des connexions pour suivre les associations entre les ressources de données ;
  • La visualisation des flux de travail pour permettre aux utilisateurs d’afficher une série de projets et de tâches ainsi que leurs responsables et les étapes de progression.

Certains éditeurs de logiciels MDM (Master Data Management) proposent des versions gratuites de leur outil, mais il est plus courant d’obtenir des versions d’essai gratuites.

Investir dans un logiciel de MDM (Master Data Management) peut accroître la transparence, développer l’efficacité opérationnelle, améliorer l’expérience client et contribuer à une croissance durable de votre entreprise. Voyons maintenant comment votre PME peut bénéficier de la gestion des données de référence.

Comment les PME peuvent-elles tirer parti de la gestion des données de référence ?

Si les piles de MDM (Master Data Management) conviennent généralement mieux aux grandes entreprises, les PME peuvent se pencher sur les plateformes qui facilitent la création d’applications. De cette façon, elles peuvent envisager de commencer par adopter un ensemble réduit de fonctionnalités, telles que le profilage des données, avant d’opter pour une solution plus élaborée. 

Pour garantir le succès de leur programme de gestion des données de référence, les PME peuvent réaliser les actions suivantes :

  • Opter pour la version d’essai d’une plateforme de Master Data Management pour savoir comment implémenter des fonctionnalités telles que le nettoyage ou le profilage des données.
  • Définir clairement les résultats commerciaux que vous voulez obtenir grâce à l’outil de gestion des données de référence que vous prévoyez d’adopter.

Le Master Data Management peut aider les dirigeants des petites et moyennes entreprises à optimiser leur processus, notamment quand il s’agit de collecter, d’organiser, de traiter et d’analyser les données. Cependant, il est important d’échanger avec les parties prenantes en amont de ce processus si vous voulez atteindre les objectifs de valeur ajoutée.

Les domaines de l’entreprise qui bénéficient de la gestion des données de référence 

Votre organisation pourrait tirer parti d’un outil MDM (Master Data Management) si vous travaillez avec du Big Data. Le Big Data se réfère aux volumes importants de données qui requièrent des méthodes avancées de traitement et d’analyse.

Que vos ensembles de données incluent des dossiers scolaires ou médicaux, des inventaires de produits ou des données clients, la gestion des données de référence peut vous aider à organiser, uniformiser et sécuriser vos fichiers.

Pour vous donner une idée réaliste de ce à quoi cela ressemble, voici quelques domaines de l’entreprise qui peuvent bénéficier de l’implémentation d’un outil MDM (Master Data Management).

L’enseignement supérieur

Les universités et les établissements d’éducation supérieure comptent sur un réseau de bureaux et de services pour traiter les informations. Cela inclut les inscriptions, les emplois du temps, les relevés de notes, le paiement des frais de scolarité et tout autres frais à la charge des étudiants. On peut également compter les bourses, les frais de cantine, les logements universitaires et les aides à l’accès au sport.

Parmi les challenges rencontrés par le monde universitaire figure celui des systèmes d’archivage, dont le potentiel peut gagner à être optimisé. Un outil MDM leur offre la possibilité de fusionner les nombreux systèmes hérités de façon à accélérer l’accès aux données : 

  • Les données du personnel et du corps étudiant peuvent être combinées pour faciliter la planification des cours.
  • Les professeurs et les conseillers scolaires peuvent être alertés lorsqu’il y a une baisse de notes ou d’assiduité, ce qui limite les risques de décrochage ;
  • Un outil MDM peut faciliter la gestion des installations et la maintenance des actifs physiques : les ordinateurs, les navettes scolaires ou même les machines à laver dans les dortoirs, afin de réduire les risques d’interruptions des services dont les étudiants dépendent pour réussir.
Utiliser un outil MDM (Master Data Management) dans le secteur de l’éducation supérieure permet d’améliorer la tenue des dossiers scolaires et d’augmenter la transparence en fournissant une vue complète de tous les aspects de leur expérience universitaire.

Le domaine de la gestion de la relation client

D’après Gartner, le succès de tout programme de gestion de la relation client (CRM) dépend surtout de la façon dont sont gérées les données de référence (article complet disponible en anglais pour les clients Gartner). En effet, il est  presque impossible de gérer l’ensemble des besoins variés de la clientèle sans une source unique et fiable de données clients.

Un outil MDM peut accroître l’engagement et la satisfaction client des façons suivantes :

  • Assurer que toutes les communications avec les clients sont pertinentes et opportunes grâce à une connaissance précise de leur historique et leurs habitudes d’achat ;
  • Éviter que les agents commerciaux ne contactent plusieurs fois les clients pour leur parler du même problème ;

Accorder à tous les services (marketing, commerciaux, etc.) le même accès aux données des clients.

Utiliser un outil MDM (Master Data Management) dans le cadre de la gestion client permet à l’entreprise d’avoir une vue à 360 ° de leurs clients pour leur proposer une expérience plus cohérente.

Le secteur de la santé

La santé est un autre domaine où la précision, la cohérence et la sécurité des données relèvent de la plus grande importance. Les ensembles de données dans le secteur de la santé incluent les patients, les prestataires, les pratiques, les régimes d’assurance, les ordonnances et bien plus encore.

En raison des politiques régissant le respect à la confidentialité des patients, la gouvernance et les responsables des données jouent un rôle crucial.

Les prestataires de soins peuvent tirer ainsi parti de la gestion des données de référence :

  • Une meilleure coordination des soins entre plusieurs prestataires : les notes des spécialistes, la liste des examens et leurs résultats sont regroupés à un seul et même endroit ;
  • Un transfert plus fluide des informations, des médecins aux assureurs ;
  • Une intégration facilitée pour les nouveaux employés.

Utiliser un outil MDM (Master Data Management) dans le secteur de la santé permet de garantir la sécurité des données sensibles et d’améliorer la communication entre les patients, les médecins et le personnel soignant.

Quels types de systèmes prennent en charge la gestion des données de référence ?

Le MDM est bien souvent moins une fonctionnalité en soi qu’une méthode que les outils existants utilisent pour aider les entreprises à collecter et à organiser leurs données. Cependant, la gestion des données peut être proposée sous forme de fonctionnalité individuelle des logiciels qui ciblent les besoins de marchés spécifiques, tels que ceux que nous venons d’aborder.

Si vous cherchez des solutions logicielles conçues tout spécialement pour votre secteur, consultez les outils ci-après.

1. Logiciels de système d’information scolaire

Un logiciel de système d’information scolaire (SIS) aide les établissements d’enseignement à automatiser la répartition des tâches, la notation et d’autres communications avec les élèves et leurs parents. Il sert également de référentiel de documents liés à la permanence des élèves dans un établissement.

2. Logiciels CRM

Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) facilite l’interaction, le support et la gestion de la relation client. Il conserve toutes les informations de contact dans un seul et même endroit, suit les communications avec les clients et s’intègre aux clients de messagerie. Ce n’est qu’un aperçu des nombreuses fonctionnalités disponibles.

3. Logiciels de dossier patient informatisé

Un logiciel de dossier patient informatisé (DPI ou EMR en anglais) permet aux cabinets médicaux et aux établissements de santé de documenter, organiser et gérer des dossiers médicaux des patients. Un logiciel de DPI conserve un enregistrement digital des ordonnances, des tableaux et des traitements détaillés des patients. Ce type de logiciel s’appuie sur les codes approuvés par le secteur pour enregistrer et rationaliser la saisie des données.

Il aide les prestataires de soins à abandonner la prise de notes manuscrites pour adopter un système d’archivage électronique.  

Les logiciels de DPI sont étroitement liés aux logiciels de dossier médical informatisé (DMI) et souvent inclus dans les suites de logiciels de gestion pour cabinet médical.

Existe-t-il des alternatives à la gestion de données de référence ?

Si les avantages de la gestion des données de référence sont nombreux quand elle est implémentée de façon stratégique, cela peut représenter un travail considérable et coûteux, particulièrement pour les PME.

Si votre entreprise n’est pas encore prête pour le MDM, il existe des alternatives.

1. La saisie manuelle des données 

De nombreuses entreprises comptent sur un administrateur chargé de saisir manuellement les données.Toutefois, il s’agit d’un processus pénible où les erreurs humaines sont à envisager. Cette solution peut être envisagée pour des structures de petite taille.

2. Les logiciel d’automatisation de formulaires

Au lieu de miser sur la saisie manuelle des données, vous pouvez adopter un logiciel d’automatisation de formulaires pour faciliter le traitement électronique des documents.

Si vous travaillez dans le secteur médical, cela peut vous servir à collecter des informations sur les patients et les visiteurs. Si vous êtes dans les ressources humaines, utilisez-le pour obtenir les avis et opinions des employés. Les commerces de détail peuvent s’en servir pour créer des factures et organiser les données produits, et les équipes en charge du service client peuvent générer des tickets d’assistance.

Ce genre d’outil ne peut cependant pas procéder au nettoyage ou à la fusion des données de la même façon qu’un logiciel MDM (Master Data Management), mais peut vous aider en matière de gain de temps au moment de saisir des données et les rendre plus lisibles.

Et maintenant ? Consultez notre catalogue de logiciels de Master Data Management pour trouver l’outil qu’il vous faut.

Cet article peut faire référence à des produits, programmes ou services qui ne sont pas disponibles dans votre pays, ou qui peuvent être limités par les lois ou règlements de votre pays. Nous vous suggérons de consulter directement l'éditeur du logiciel pour obtenir des informations sur la disponibilité du produit et le respect des lois locales.

À propos de l'auteur

Content Analyst pour Capterra, à l'affût des dernières tendances technologiques et stratégiques pour les PME. Spécialisée en e-commerce, passionnée de podcast audio et des carlins.

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