Boostez la productivité de vos réunions d’entreprise

Si vous avez déjà travaillé dans un bureau, vous savez à quel point les incessantes réunions d’entreprise, la lecture continue d’e-mails et les célébrations d’anniversaire improvisées dans la salle commune peuvent réduire drastiquement la productivité.

Vous vous demandez peut-être ce que quelques réunions de 30 petites minutes peuvent bien faire de mal. Ou peut-être que vous vous dites qu’il vaut mieux perdre un peu de temps que ne pas communiquer du tout (nous y reviendrons plus loin).

En fait, l’impact de ces courtes réunions est bien réel.

Une enquête menée en 2017 par la Harvard Business Review auprès de plus de 180 cadres supérieurs a révélé que :

• 65 % des répondants estiment que les réunions de ce type les empêchent d’accomplir leurs tâches
• 71 % des cadres considèrent que ces séances sont stériles et inefficaces
• 64 % des responsables pensent que ces réunions les empêchent de se plonger dans des réflexions poussées.

Tout cela coûte des centaines de milliards d’euros aux entreprises chaque année.

En tant que chef de projet à la tête d’une PME, vous êtes la première ligne de défense entre la productivité de votre équipe et la conduite de réunions inutiles.

Certaines sont nécessaires quand les circonstances l’exigent, mais vous pouvez radicalement réduire le temps perdu et booster l’efficacité de vos collaborateurs en éliminant les réunions superflues.

Voici un petit guide qui vous aidera à optimiser votre planning de réunions pour gagner en efficacité. Sacha Lopez de l’agence WorkLab, cabinet de conseil et organisme de formation spécialisé dans les méthodes de travail collaboratives, a bien voulu partager ses avis et conseils.

5 questions à vous poser avant de programmer une réunion

Les membres d’une équipe doivent communiquer. Malheureusement, les réunions excessives réduisent l’efficacité des employés, pourtant essentielle à la croissance des PME.

Pensez donc à vous poser les 5 questions suivantes avant d’ajouter une réunion au calendrier :

• Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ?
• Un e-mail suffirait-il ?
• Peut-on regrouper plusieurs réunions ?
• Qui doit participer à cette réunion ?
• Combien de temps doit durer cette réunion ?

1. Pourquoi cette réunion est-elle nécessaire ?

Si vous ne parvenez pas à déterminer pourquoi vous voulez organiser une réunion (fixer les prochains objectifs stratégiques ou répondre à une question particulière, par exemple), vous pouvez très bien vous en dispenser.

Sacha Lopez : “ La clé de la réussite, c’est la définition de l’objectif. Partir de la fin, c’est le secret d’un atelier réussi. Projetez-vous à la fin de votre réunion et visualisez le livrable obtenu : à quoi ressemble-t-il ? Si vous deviez le prendre en photo, qu’y aurait-il dessus ? Un relevé de décision ? Un plan d’action ? Si cet objectif est clair, il ne reste plus qu’à construire votre déroulé à rebours.”

Si vous comptez annoncer quelque chose, communiquer sur la progression d’un projet ou proposer un feedback, vous pouvez recourir à d’autres méthodes de communication qui vous feront gagner du temps (envoi d’un e-mail ou collaboration via un logiciel de gestion de projets, par exemple).

Sacha Lopez nuance cependant ce propos  : “Je ne fais pas partie des extrémistes anti réunions. Lorsque que l’on veut travailler ensemble, être au même endroit au même moment est encore ce que l’on fait de mieux. La vraie question est : qu’est-ce qu’on y fait ?”

2. Un e-mail suffirait-il ?

Il faut beaucoup de temps et une fameuse dose de coordination pour rassembler plusieurs collaborateurs en personne ou lors d’un appel vidéo. En revanche, quelques minutes suffisent pour envoyer un e-mail et obtenir des résultats comparables.

Voici quelques situations dans lesquelles vous devriez préférer un e-mail (ou un message instantané) à une réunion :

• Vous avez besoin d’un feedback de votre équipe. Vous avez revu le planning d’un projet ou retouché une offre et vous voulez connaître l’opinion de votre équipe. Que faire ? Demander un feedback ciblé grâce à un outil de collaboration ou rassembler toutes les personnes concernées pendant quelques heures pour passer en revue une pile de documents ? Et pour obtenir l’avis de vos collaborateurs sur un candidat à l’embauche que vous venez juste d’interviewer ? Dans ces situations, une enquête par e-mail fait parfaitement l’affaire. Il existe pour ce faire des outils de sondage par e-mail pour vous simplifier la tâche.
• Vous devez communiquer une information mineure. Si vous présentez un nouveau chef d’équipe ou annoncez le départ d’un employé de longue date, mieux vaut organiser une réunion avec vos équipes. Mais pour informer vos collaborateurs d’une petite modification dans la politique de gestion des mots de passe de l’entreprise ou de la date du prochain lunch, un e-mail suffira. Si vous craignez que votre e-mail se perde dans les boîtes surchargées de vos collaborateurs, demandez aux destinataires de confirmer sa réception. Vous saurez ainsi qui relancer.
• Vous voulez connaître l’état d’avancement des projets. Il y a 20 ans, la vie des entreprises était rythmée par les traditionnelles réunions hebdomadaires de programmation, idéales pour retrouver ses collègues autour d’un café et échanger des informations importantes. Aujourd’hui, elles ont toujours leur intérêt, mais elles ne sont plus indispensables. Vous pouvez maintenir vos réunions hebdomadaires, mais si votre équipe est surchargée, pensez à passer par un outil de collaboration. Vous pouvez même programmer des rappels automatiques.

Privilégiez l’envoi d’un e-mail ou un message instantané s’il vous permet d’obtenir les mêmes résultats qu’une réunion.

3. Peut-on regrouper plusieurs réunions ?

Dimanche soir : le programme chargé de la semaine qui s’annonce vous angoisse déjà. Pour prendre un peu d’avance, vous consultez votre calendrier. Les dizaines de petites cases colorées remplissant les colonnes des cinq prochains jours vous donnent le tournis.

Avec un peu de chance, vous pourrez déjà libérer quelques heures en éliminant les réunions superflues et en envoyant quelques e-mails à la place.

Pour alléger encore votre programme, voyez si vous pouvez regrouper certaines activités. Si vous avez planifié une réunion éclair avec deux chefs de projets le lundi matin pour passer leurs chiffres en revue, puis que vous comptez les revoir le mercredi après-midi pour fixer la date d’une prochaine réunion de lancement, pourquoi ne pas regrouper ces deux séances de 20 minutes en un seul bloc de 30 minutes ?

Si deux réunions impliquant les mêmes personnes sont prévues la même semaine et ne sont pas attachées à des échéances très précises, regroupez-les.

Les correspondances ne doivent pas être parfaites. Si vous avez une première réunion avec A, B et C, mais que vous n’avez besoin que de B et C pour la seconde, demandez à ces derniers de dégager un peu de temps après la première rencontre pour régler les questions que vous êtes censés aborder ensuite.

4. Qui doit participer à cette réunion ?

Vous pourriez être tenté de croire qu’on résout mieux les problèmes à plusieurs qu’en petit comité. Ce n’est pas totalement faux, mais ce n’est pas forcément en mobilisant une tonne de collaborateurs pour un brainstorming d’une heure que vous ferez vraiment avancer les choses.

Dans un monde idéal, tous vos collaborateurs vous conseillent au mieux sur tous les problèmes que vous rencontrez.

Dans la vie réelle, les outils de collaboration et un environnement de travail suffisamment ouvert encouragent les membres de votre équipe à partager librement leurs idées. La multiplication de réunions en grand comité n’a pas d’impact positif.

Sacha Lopez donne en exemple les méthodes de participation utilisées au WorkLab : “Pour engager les participants, je suis persuadé qu’il faut les rendre acteurs de la réunion et les impliquer dans la co-construction.” Ça passe par de la facilitation : on s’appuie sur une série d’exercices qui permettent d’atteindre au mieux l’objectif identifié.”

La co-construction consiste à rassembler tous les acteurs d’un projet et à les inciter à exposer les problématiques et leurs idées. Une telle émulation crée une dynamique collective dont l’entreprise peut tirer bénéfice.

La facilitation quant à elle est simplement la manière de motiver l’interaction et la prise d’initiative lors d’une réunion. Ses effets ne s’arrêtent pas là : l’esprit d’équipe se forge ainsi peu à peu. Sacha Lopez donne l’exemple de l’”icebreaker” (littéralement “brise-glace”), méthode visant à “dégeler” l’ambiance formelle d’une réunion : “C’est une bonne façon de démarrer la réunion sur de bons rails. On a remarqué qu’une personne qui ne parle pas d’entrée de jeu dans une réunion se sent implicitement autorisée à ne pas intervenir. C’est pour ça que les icebreakers existent : ils vont favoriser l’engagement des membres du groupe.”

Chez WorkLab, on ne manque pas d’idées d’icebreakers afin d’être toujours en mesure de proposer une introduction originale. On peut proposer des jeux simples, des exercices de communication, des tests de personnalité (non intrusifs), des modules créatifs…

Une personne qui n’apportera aucune contribution directe à une réunion ou qui ne pourra pas répondre à des questions susceptibles d’y être soulevées peut ne pas y participer.

Et ce n’est pas parce que quelqu’un s’intéresse à l’issue d’une réunion qu’il doit absolument y prendre part. Un partenaire peut très bien se soucier des décisions prises sans devoir absolument perdre une heure en séance. Un e-mail récapitulant les décisions prises est tout aussi efficace et nettement plus rapide.

Interrogez-vous sur l’intérêt de la présence de chaque personne que vous conviez à la réunion. Si quelqu’un n’a pas de raison d’y assister, ne l’invitez pas et permettez-lui ainsi de gagner quelques minutes ou quelques heures.

5. Combien de temps doit durer cette réunion ?

Ce n’est pas parce que vous avez réservé une salle de conférence pour une heure que vous devez absolument vous y enfermer jusqu’à la dernière minute. Les membres de votre équipe préféreraient probablement passer un peu plus de temps chez eux.

Certaines réunions pourraient être bouclées en 30 à 40 minutes, mais s’éternisent pendant 20 minutes de remplissage simplement parce qu’elles sont censées durer 60 minutes.

“Le timing est extrêmement important”, commente Sacha Lopez. “Connaissez-vous la loi de Parkinson ? Elle précise qu’une tâche finit toujours par prendre le temps qu’on lui alloue. Lorsque l’on planifie deux heures de réunion, on arrive toujours à se dire des choses pendant tout ce temps. Bonne nouvelle, l’inverse est vrai aussi. Réduisez le temps de vos réunions et vous forcerez les participants à aller à l’essentiel. Proposez des séquences courtes et faites du timeboxing. Minutez chaque séquence à l’aide d’un chronomètre : c’est un moyen redoutablement efficace pour regagner la maîtrise de votre temps.”

Si vous avez programmé une réunion d’une heure et que vous avez fait le tour du sujet après une demi-heure, clôturez la rencontre et laissez votre équipe reprendre le travail.

Vous avez quelque chose à ajouter après la fin de la séance ? Envoyez simplement un e-mail à vos collaborateurs. Cela vaut mieux que de gaspiller 20 minutes irrécupérables que votre équipe aurait pu consacrer à des tâches constructives.

Quelques astuces pour organiser des réunions productives

Vous savez maintenant comment alléger votre planning de réunions. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous assurer que les réunions que vous maintenez se passent aussi fluidement et efficacement que possible.

3 conseils pour des réunions productives

1. Envoyez les documents nécessaires à l’avance. Les réunions servent à prendre des décisions et à discuter de sujets importants, pas à découvrir les résultats des ventes du mois dernier. Si vous n’avez pas besoin de connaître l’avis de vos collaborateurs sur les informations que vous leur communiquez, contentez-vous d’un e-mail.
2. Fixez clairement les limites. Un planning trop rigide ou trop serré peut étouffer la spontanéité des échanges, mais vous aurez des discussions plus fructueuses si vous définissez explicitement le temps consacré aux segments les plus importants de vos réunions.
3. Souvenez-vous qu’une réunion n’est jamais la dernière. Ce n’est pas parce qu’un participant aborde un sujet intéressant que vous devez immédiatement le traiter. Vous pourrez en parler lors de la prochaine réunion, poursuivre la discussion par e-mail ou simplement abandonner la question. Si vous avez défini un ordre du jour, respectez-le.

En guise de conclusion, Sacha Lopez propose la métaphore du bateau : “ C’est une pratique classique qui permet de travailler sur la vision de la cible (l’île au trésor), les faiblesses (ancres) et les forces (vents porteurs). Dans tous les cas n’hésitez pas à hacker vos réunions pour y injecter de la co-construction et du fun !”

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