Logiciels LIMS (Laboratory Information Management System)

Logiciel LIMS (Laboratory Information Management System)

Un logiciel LIMS (Laboratory Information Management System) permet aux laboratoires modernes de gérer plus facilement leurs dossiers et leur flux de travail général. LIMS est l'abréviation de "laboratory information management system" (système de gestion des informations de laboratoire). Il s'agit d'une solution destinée à gérer l'ensemble du parcours d'un échantillon dans un laboratoire, ce qui permet au personnel de laboratoire d'assurer efficacement la traçabilité et le suivi des échantillons. Les logiciels LIMS réduisent considérablement le risque de rencontrer des problèmes tels que la perte d'échantillons ou un étiquetage incorrect.

Parmi les principales fonctionnalités que l'on peut attendre de ces solutions, citons le suivi des échantillons, qui permet de suivre l'évolution d'un échantillon de son arrivée jusqu'à la transmission des résultats. Vous pouvez également compter sur une fonction d'exécution des protocoles qui facilite la normalisation du flux de travail, des procédures et des opérations d'un laboratoire, réduisant ainsi le risque d'erreurs humaines. En outre, les logiciels LIMS comprennent généralement une fonction de gestion des stocks qui aide les laboratoires à savoir exactement où les échantillons sont stockés ou utilisés tout au long de leur cycle de vie. Ces logiciels peuvent conserver des registres détaillés, parfois même jusqu'à un flacon bien particulier dans lequel un échantillon est conservé. Cette fonction est cruciale pour les laboratoires très sollicités qui manipulent régulièrement un grand nombre d'échantillons.

La capacité du logiciel LIMS à suivre les échantillons tout au long de leur cycle de vie est donc une fonction indispensable aux laboratoires très sollicités, car elle permet aux employés de suivre et de localiser les échantillons rapidement, améliorant la productivité globale du laboratoire. Elle permet également de réduire considérablement le risque d'erreurs, ce qui est particulièrement crucial pour les laboratoires qui manipulent des échantillons médicaux de nature délicate. Les systèmes LIMS facilitent la communication directe entre les laboratoires et les professionnels de la santé (ou d'autres institutions) qui demandent des analyses d'échantillons, ce qui garantit une transmission rapide et efficace des résultats.

Les plateformes LIMS sont destinées à une utilisation spécifique. Contrairement aux logiciels de gestion des leads, aux logiciels marketing ou aux logiciels de support client, les logiciels LIMS sont axés sur la gestion des échantillons médicaux et leur parcours au sein d'un laboratoire. Toutefois, certaines solutions peuvent être associées ou intégrées à d'autres systèmes de gestion des activités, tels que les logiciels de comptabilité. Les logiciels LIMS sont généralement disponibles dans deux versions distinctes : la première est une solution sur site installée et hébergée localement sur l'infrastructure informatique du laboratoire et la seconde est un système cloud disponible via un modèle SaaS.

Avant de choisir le logiciel à utiliser, les entreprises doivent tenir compte de certains facteurs dans leur processus décisionnel. Ces facteurs comprennent, entre autres, la taille du laboratoire, le nombre d'utilisateurs qui doivent avoir accès au système, la nécessité ou non de disposer d'un accès à distance et la compatibilité ou non du logiciel en question avec d'autres systèmes que le laboratoire peut déjà utiliser. Pour être qualifiés de logiciels LIMS, il faut généralement que ces solutions permettent aux laboratoires les choses suivantes :

• Suivre plusieurs échantillons tout au long de leur traitement par le laboratoire, de sorte que la progression et l'emplacement des échantillons peuvent toujours être déterminés facilement.
• Standardiser différentes procédures et améliorer le flux de travail afin de minimiser le risque d'erreur humaine lors de l'exécution des tests et des analyses.
• Gérer où et comment les échantillons sont stockés dans le laboratoire afin que les employés puissent trouver rapidement les échantillons pertinents lorsqu'ils en ont besoin.

Qu'est-ce qu'un logiciel LIMS ?

Un logiciel LIMS (Laboratory Information Management System) est conçu pour aider les laboratoires à gérer le cycle de vie des différents échantillons. Ces systèmes sont conçus pour aider les laboratoires à gérer de manière efficace et efficiente leur charge de travail et à concilier productivité et rigueur. Par ailleurs, les systèmes LIMS peuvent aider les laboratoires à réduire les risques d'erreur humaine et les risques de problèmes tels que la permutation d'échantillons ou les erreurs d'étiquetage. Ils aident également les laboratoires à homogénéiser leurs activités, tandis que certains systèmes peuvent même être interconnectés avec d'autres systèmes métier pour permettre le partage automatisé de données.

Les laboratoires modernes sont souvent très sollicités et doivent procéder rapidement à l'analyse des échantillons. Les logiciels LIMS leur permettent de faire un suivi des échantillons et de visualiser leur cheminement tout au long de leur cycle de vie. Ces systèmes centralisent également les données provenant de différents échantillons et de différentes procédures dans une seule base de données facilement accessible, de sorte qu'il est plus facile de localiser rapidement les informations en cas de besoin. Les logiciels LIMS peuvent également être utilisés pour partager automatiquement les résultats de laboratoire avec des tiers, tels que des professionnels de la santé. Cela facilite la communication entre les laboratoires et leurs clients et peut considérablement réduire les temps d'attente.

De nombreux laboratoires utilisent des systèmes LIMS pour respecter des délais contraignants, effectuer leurs opérations de manière efficace ou réduire le risque d'erreurs. En utilisant un tel logiciel, les laboratoires peuvent centraliser les données et partager les informations avec leurs partenaires facilement et rapidement. Qui plus est, les systèmes LIMS permettent aux laboratoires de normaliser les procédures et les pratiques, ce qui renforce l'efficacité et le professionnalisme de l'entreprise.

Quels sont les avantages d'un logiciel LIMS ?

Les avantages sont nombreux, notamment parce qu'ils permettent de retracer le parcours précis d'un échantillon en laboratoire. Parmi les avantages les plus concrets :

• Suivi des échantillons : le suivi des échantillons depuis leur réception jusqu'à la fin de leur cycle de vie en laboratoire est une fonction essentielle de tout système LIMS. Cette fonction permet aux techniciens de laboratoire de trouver facilement les échantillons lorsqu'ils en ont besoin, tout en réduisant le risque de perte.
• Standardisation des opérations et procédures : la standardisation des protocoles peut se faire facilement à l'aide d'un système LIMS. Cela est particulièrement utile dans les grands laboratoires qui reçoivent quotidiennement de nombreux échantillons et tests différents. Les logiciels LIMS peuvent en outre créer des procédures opérationnelles standard, améliorant ainsi la qualité et l'efficacité globales du laboratoire.
• Gestion du stockage des échantillons : la conservation des échantillons dans les laboratoires modernes peut être compliquée, en particulier dans les laboratoires qui en traitent un grand volume. Les logiciels LIMS automatisent la tenue des registres et permettent aux techniciens de déterminer rapidement et facilement l'emplacement exact d'échantillons spécifiques, ce qui accroît la productivité et réduit le risque d'égarer des échantillons ou de les confondre.
• Partage automatique des résultats de tests : le partage des résultats avec des tiers, tels que des médecins ou des hôpitaux, peut se faire automatiquement avec un logiciel LIMS. Le partage automatisé permet aux laboratoires de fonctionner plus efficacement et assure la transmission des résultats importants aux partenaires ou aux clients dès qu'ils sont disponibles. La capacité de partage automatique des données permet en outre à un laboratoire de travailler aussi efficacement que possible et de satisfaire ses clients.
• Recherche dans une base de données centralisée : la plupart des systèmes LIMS disposent d'une base de données centralisée qui conserve des relevés détaillés de tous les échantillons traités par un laboratoire. L'accès à une base de données centralisée améliore l'efficacité et permet de partager facilement les données avec d'autres applications commerciales, telles que les systèmes comptables. Cette centralisation est aussi très utile lorsque les laboratoires participent à des études médicales ou à des essais cliniques, car elle permet de retrouver facilement les informations historiques et récentes.
• Gestion de l'inventaire : la gestion des inventaires est une composante essentielle des opérations quotidiennes de tout laboratoire. En utilisant un logiciel LIMS pour gérer les inventaires et les fournitures de laboratoire, ces derniers sont assurés de garder un contrôle étroit sur ces activités. La possibilité de suivre des données telles que les numéros de série, les numéros de lot et les dates de péremption à partir d'un emplacement central facilite la gestion des stocks en laboratoire.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel LIMS ?

Ces logiciels sont généralement constitués de fonctionnalités de base et de fonctionnalités courantes, que l'on retrouve généralement dans toutes les applications LIMS. Cependant, en dehors de ces fonctionnalités, les applications peuvent également comporter une série de fonctionnalités optionnelles et peuvent différer considérablement d'une application à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes :

• Gestion du flux de travail : les systèmes LIMS permettent aux laboratoires de gérer plus efficacement leur flux de travail en permettant le suivi des échantillons à chaque étape de leur cycle de vie. Cette fonction stratégique est importante, car elle peut améliorer considérablement l'efficacité et la précision de tout laboratoire.
• Gestion des stocks : cette fonction revêt un caractère essentiel dans la plupart des laboratoires. Les logiciels LIMS permettent aux laboratoires d'automatiser la gestion des stocks en assurant le suivi des niveaux d'inventaire et des informations importantes telles que les numéros de lot, les dates de péremption et les informations sur les fournisseurs.
• Gestion des instruments : les grands laboratoires disposent souvent d'un large éventail d'instruments différents et il n'est pas toujours facile de suivre leur état manuellement. Les systèmes LIMS peuvent automatiser cette tâche et informer les techniciens de laboratoire lorsqu'un instrument spécifique doit faire l'objet d'un entretien, d'un étalonnage ou lorsqu'un défaut est détecté.
• Partage automatisé des données : partagez automatiquement les résultats de tests et autres informations avec les clients, afin de garantir une communication des résultats rapidement. Le partage automatisé des données permet de réduire la charge de travail administrative des laboratoires et d'améliorer leur efficacité, ce qui peut se traduire par une meilleure réputation et de meilleurs résultats commerciaux.
• Suivi de la conformité : les laboratoires réalisent souvent des tests très pointus et le non-respect de certaines réglementations peut entraîner l'invalidation des résultats. Les logiciels LIMS (Laboratory Information Management System) peuvent aider les laboratoires à suivre chaque étape d'une procédure spécifique afin de garantir que les tests sont effectués en totale conformité avec les normes applicables.
• Certification des analyses : de nombreuses applications LIMS peuvent certifier électroniquement les résultats d'analyse en annexant une certification numérique aux résultats. Les résultats certifiés ont généralement plus de valeur que des résultats non certifiés et les clients décident souvent de faire affaire avec un laboratoire qui peut fournir des résultats certifiés, d'où l'importance de cette fonctionnalité.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel LIMS ?

Lors de l'achat d'un logiciel LIMS (Laboratory Information Management System), il est essentiel de tenir compte de plusieurs facteurs. Il existe plusieurs applications sur le marché et toutes ne se valent pas. Si presque toutes ont des fonctionnalités de base plus ou moins similaires, elles présentent des différences au niveau de leurs fonctionnalités optionnelles. Vous trouverez ci-dessous les principaux éléments à prendre en compte :

• Quelles sont les principales fonctionnalités d'une solution LIMS ? Il est essentiel d'examiner de près les fonctionnalités de base que la solution en question propose. Des facteurs tels que la prise en charge ou non de tous les besoins d'un laboratoire spécifique et la capacité d'adaptation ou non du système sont des considérations importantes. Il est également important d'évaluer les besoins fondamentaux d'un laboratoire avant d'opter pour une solution spécifique. Dans de nombreux cas, une solution peut être fournie avec de nombreuses options supplémentaires qui ne sont ni nécessaires ni utiles. Il convient donc de toujours trouver un équilibre entre les besoins d'un laboratoire et les fonctionnalités offertes.
• Quels sont les objectifs attendus ? Tous les laboratoires ne se ressemblent pas et ne sont pas tous spécialisés dans le même domaine. Les solutions LIMS peuvent toutefois être utilisées dans tout type de laboratoire, qu'il s'agisse de laboratoires de prélèvements médicaux, de développement de produits, de recherche ou de contrôle de la qualité. Aussi, certaines solutions sont conçues pour être utilisées dans des domaines spécifiques et privilégient les fonctionnalités qui s'appliquent à ce domaine plutôt qu'à d'autres. Les laboratoires doivent examiner de près les fonctionnalités offertes par un logiciel spécifique et juger s’il sera en mesure de répondre à leurs besoins avant d'effectuer un achat. Si l'on comprend parfaitement les objectifs poursuivis par une plateforme LIMS, il est plus facile de trouver la solution adéquate.
• Quels sont les coûts associés ? Les solutions LIMS sont généralement disponibles sous deux formules tarifaires. La première correspond aux solutions traditionnelles sur site, qui nécessitent une plus grande implication du service informatique interne et des coûts initiaux plus élevés. L'autre est une solution SaaS cloud et offre l'avantage d'être plus rapide et moins coûteuse à déployer. Pour ce qui est de prévoir les éventuels frais de mise à niveau, les solutions sur site sont à la charge des services internes. Pour leur part, les coûts de mise à niveau des solutions SaaS sont fixés par le fournisseur, de sorte qu'ils sont moins faciles à anticiper à long terme. Le facteur le plus important pour décider du modèle de tarification à adopter dépend généralement du budget initial du laboratoire, mais il est important de prendre en compte tous les frais ultérieurs potentiels au moment de faire son choix. En basant sa décision sur le coût total de possession d'une solution spécifique, le laboratoire aura une meilleure idée de ce à quoi il s'engage.
• La solution LIMS permettra-t-elle au laboratoire d'atteindre ses objectifs ? Avant de sélectionner une solution spécifique, il est important de tenir compte des objectifs commerciaux. En comprenant clairement ces objectifs, le laboratoire pourra prendre de meilleures décisions et évaluer plus soigneusement si la solution en question l'aidera ou non à atteindre ces derniers. Acquérir un système qui ne correspond pas à ses besoins peut entraîner des dépenses importantes et inutiles, sans compter les éventuelles perturbations de l'activité.
• Le logiciel LIMS doit-il permettre un accès à distance ? Si le travail de laboratoire se fait généralement en personne et sur place, les employés peuvent avoir besoin d'accéder aux données à distance. Dans le même temps, les laboratoires traitent souvent des informations très sensibles, qui doivent toujours être stockées en toute sécurité. Si un accès à distance est nécessaire, il est important de rechercher une solution qui met l'accent sur la sécurité des données et qui utilise un cryptage des données conforme aux normes industrielles pour sécuriser les données lors de l'accès à distance.
• La solution est-elle adaptée à la taille du laboratoire ? La taille des laboratoires n'est pas toujours la même, par conséquent, tous n'ont pas besoin de la même solution. Par exemple, un petit laboratoire qui ne compte que quelques employés n'a peut-être pas besoin des mêmes fonctionnalités qu'un grand laboratoire disposant de plusieurs sites. L'achat d'un système inadapté aux besoins d'un laboratoire peut être une erreur coûteuse, aussi est-il préférable d'analyser les besoins actuels et futurs d'un laboratoire avant d'investir dans un système.
• La solution répond-elle aux exigences en matière de stockage des données ? Les laboratoires sont souvent amenés à traiter des données très sensibles et personnelles, ils doivent donc tenir compte des exigences légales en matière de stockage des données. Divers pays et juridictions ont considérablement durci leur approche en matière de violations de données. Il est important de protéger les données personnelles et le fait d'investir dans un système qui ne répond pas aux normes en vigueur peut s'avérer particulièrement problématique.
• La solution LIMS est-elle compatible avec d'autres systèmes métier ? Les entreprises modernes disposent souvent de plusieurs systèmes de gestion et dans de nombreux cas, un système s'appuie sur les données d'un autre pour remplir sa fonction. Au moment de choisir une solution LIMS, il est judicieux de se tourner vers un système capable d'interagir avec d'autres systèmes d'entreprise préexistants. Par exemple, la capacité d'un système à interagir avec les solutions ERP et CRM est un facteur à ne pas négliger.
• Le système LIMS peut-il interagir avec les équipements de laboratoire existants ? Les laboratoires qui disposent de nombreuses machines différentes s'appuient souvent sur un logiciel LIMS pour s'assurer de la maintenance régulière. Ces solutions peuvent souvent interagir directement avec les équipements pour obtenir des informations sur leur état actuel et leurs besoins spécifiques en matière de maintenance. Cependant, certains systèmes ne peuvent pas interagir avec toutes les machines, il est donc important d'en tenir compte lors du choix du logiciel LIMS.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels LIMS ?

Les évolutions logiciels sont un autre facteur important à prendre en considération lors du choix d’une solution LIMS. Les tendances les plus pertinentes dans le domaine sont :

• Meilleure gestion des données : les données sont aujourd'hui des composantes plus stratégiques que jamais et les normes relatives à leur gestion évoluent et sont sans cesse renforcées. Cela est particulièrement important pour le secteur des laboratoires en raison de la quantité de données qu’un laboratoire moyen est amené à générer, manipuler et stocker. Une gestion intelligente des données est un impératif pour toute solution LIMS.
• Cybersécurité : les données sont des ressources précieuses et les cybercriminels en sont bien conscients. L'une des tendances les plus fondamentales dans le domaine des logiciels LIMS est l'importance accrue accordée à la cybersécurité et à la protection des données. De plus en plus de fournisseurs de logiciels adoptent un modèle de tarification SaaS, ce qui se traduit également par une demande de protection accrue contre les cybercrimes tels que le piratage, l'hameçonnage et le data mining.
• Entretien des instruments : les laboratoires s'appuient sur des instruments coûteux et compliqués et les résultats dépendent de la fiabilité de la maintenance des instruments. C'est pourquoi les utilisateurs de LIMS exigent de plus en plus de meilleures fonctionnalités de gestion des instruments.
• Systèmes préconfigurés : de nombreux laboratoires effectuent des tests complexes qui doivent répondre à des normes industrielles spécifiques et il n'est pas toujours évident de se tenir au fait des modifications réglementaires. Pour cette raison, les laboratoires se tournent vers des systèmes préconfigurés qui ont déjà été configurés selon les dernières réglementations.
• Recours accru à l'intelligence artificielle : très peu de domaines ne bénéficient pas encore des avancées de l'intelligence artificielle, et cette technologie est particulièrement pertinente pour les logiciels LIMS. La plupart des laboratoires sont constamment à la recherche de moyens d'améliorer leur efficacité et leur précision et l'intelligence artificielle se révèle être un outil très utile.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• LIMS Systems (Systèmes LIMS (Laboratory Information Management System) – Capterra France 2021 (Date de consultation : lundi 30 mai 2022)
• Google People Ask (People Ask de Google (Date de consultation : lundi 30 mai 2022)
• LIMS Trends (Tendances en matière de LIMS (Laboratory Information Management System)) – Solution 4 Labs, site en anglais (Date de consultation : lundi 30 mai 2022)