Logiciel de gestion locative immobilière

Un logiciel de gestion locative immobilière se compose d'applications conçues pour aider les propriétaires, gestionnaires et agents immobiliers à répertorier, commercialiser et gérer les biens proposés pour un contrat de location ou de bail. Si ce type d'outil se rapproche de catégories telles que les logiciels de gestion locative, logiciels de location saisonnière et logiciels de gestion immobilière, il est également capable d'effectuer d'autres tâches. Les utilisateurs qui s'en servent peuvent gérer les tâches de maintenance, suivre les dépenses, collecter les loyers et traiter les paiements des locataires qui disposent souvent de leurs propres portails sur ces plateformes.

Les outils de gestion locative immobilière sont conçus pour aider les propriétaires, courtiers, agents immobiliers et gestionnaires de biens immobiliers à centraliser leurs données et leurs flux de travail. Ils ont pour vocation d'attirer, de convaincre, de gérer et de fidéliser leurs actifs les plus précieux, à savoir les locataires. Comme on ne peut attendre des propriétaires et des locataires qu'ils possèdent des compétences en programmation, ces outils sont conviviaux. Ils sont souvent proposés sous forme d'applications basées sur le web avec des tableaux de bord personnalisés pour divers types de parties prenantes. Celles-ci incluent des propriétaires, agents immobiliers, administrateurs de biens immobiliers, artisans, propriétaires et employés du back-office tels que les comptables et le personnel des RH.

Ces outils sont utiles aux propriétaires de biens immobiliers, gestionnaires, associations de résidents et investisseurs dans les secteurs de l'immobilier résidentiel, industriel et commercial. Grâce à eux, les utilisateurs sont en mesure de gérer des propriétés destinées à une utilisation traditionnelle en résidences individuelles, unités multifamiliales ou unités mixtes. Ils permettent également de gérer des biens en résidence partagée, des HMO (Houses in Multiple Occupations ou maison à occupation multiple en français), des espaces de vie en commun, des unités de colocation, des espaces de logement et des installations de garde-meubles. Comme ils intègrent tous les résidents et colocataires à leurs flux de travail, ils peuvent aussi servir à gérer des biens immobiliers plus vastes. Par exemple, dans le contexte des logements sociaux, logements militaires, logements étudiants, établissements de vacances et résidences pour retraités ou séniors.

Ils partagent en outre certaines de leurs fonctionnalités avec d'autres outils entrant dans la catégorie des systèmes de gestion locative immobilière. Les applications de gestion locative immobilière résidentielle sont semblables aux logiciels de gestion locative et logiciels de gestion immobilière, auxquels ils se rapportent. On peut cependant également dire qu'ils exploitent les fonctionnalités d'autres types de logiciels, tels que les logiciels de location saisonnière et les logiciels de gestion hôtelière. En outre, pour certaines communautés de résidents et associations de locataires, les solutions de gestion locative immobilière peuvent présenter diverses fonctionnalités des logiciels pour syndic de copropriété utilisés à l'étranger.

Les outils de gestion locative immobilière se distinguent les uns des autres par divers aspects. Leur infrastructure, conception, facilité d'utilisation, sécurité, accessibilité et leurs fonctions varient en fonction des secteurs verticaux pour lesquels ils ont été développés. La plupart des utilisateurs peuvent cependant s'attendre à ce que leurs applications soient capables d'effectuer, au minimum, les tâches suivantes :

• Créer, personnaliser et gérer des listes de biens immobiliers proposés à la location sur une plateforme ou un site web dédié(e).
• Gérer les biens vacants, les consultations, la maintenance et les charges.
• Effectuer le suivi des demandes de location, les noter et les filtrer.
• Suivre les paiements, organiser les recouvrements et émettre des relances en cas d'arriérés de paiement.
• Mettre à disposition un portail ou tableau de bord destiné aux locataires pour leur permettre de consulter le statut de leur demande, d'effectuer des paiements en ligne et de communiquer.
• Faciliter la signature, le partage et le classement des contrats, actes et autres documents relatifs au bien immobilier.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion locative immobilière ?

Les logiciels de gestion locative immobilière sont des plateformes, portails et applications basés sur le web conçus pour aider les entreprises de gestion immobilière, propriétaires et investisseurs à gérer les biens immobiliers, les locataires et les paiements. Ils peuvent servir à traiter les demandes de location, à collecter les loyers, à suivre la performance de la location, à surveiller les biens vacants, à visualiser les dépenses et à dialoguer avec les locataires, individuellement ou par le biais de communautés en ligne. Leur finalité recoupe celle des logiciels de gestion locative, de location saisonnière, de gestion immobilière et de gestion des associations de résidents.

Les propriétaires de biens, gestionnaires, promoteurs, agents de location, fournisseurs de services après-vente et investisseurs possédant des portefeuilles de biens immobiliers à un, deux ou trois chiffres peuvent utiliser ces outils. Ils les aideront à conserver leur avance dans le secteur hautement concurrentiel de la location immobilière et à protéger la croissance de leur RNE (revenu net d'exploitation). Grâce à leurs sites web professionnels, outils de sélection intégrés, capacités d'inspection virtuelle et de signature électronique et à d'autres fonctionnalités offrant un gain de temps, ces outils peuvent rationaliser les opérations et minimiser les coûts.

Grâce à des capacités telles que des rappels automatiques, services bancaires, rapports de performance et partages de données financières, ces outils accélèrent les flux de travail et réduisent aussi le gaspillage pour les propriétaires de biens immobiliers. En contribuant à coordonner les tâches de maintenance, la gestion des achats et les contrats, les logiciels de gestion locative immobilière réduisent les coûts pour les propriétaires et préservent la valeur commerciale de leur investissement immobilier. Ils garantissent également la sécurité et la compliance en stockant et partageant de façon sécurisée les informations sensibles telles que les titres de propriété, programmes immobiliers, données du cadastre et informations de contact pour les propriétaires comme pour les locataires.

Les logiciels de gestion locative immobilière et de gestion financière sont souvent proposés sous forme de sites web entièrement intégrés. Les propriétaires peuvent s'en servir pour réserver des visites, signer électroniquement des contrats de location et s'engager à louer des appartements, maisons, locaux commerciaux ou unités de garde-meubles en ligne. Bénéficiant d'un accès à leurs comptes individuels, ils peuvent aussi utiliser les applications et portails web pour payer les sommes dues de façon sécurisée, en ligne. Des outils de communication intégrés peuvent également prendre en charge les SMS, e-mails, chats et contributions à des forums des locataires, ainsi que des rappels de factures et avis de retards.

Selon leur utilisation prévue, les logiciels de gestion locative immobilière peuvent aussi intégrer un intranet privé accessible à divers employés. Ils peuvent s'accompagner d'outils de gestion de tâches permettant d'attribuer, de surveiller et d'évaluer la performance des agents immobiliers. Certains gestionnaires de locations immobilières choisissent de rentabiliser leurs outils en proposant des publicités pour vente croisée à des assureurs, serruriers, entreprises de stationnement, installations de stockage, entreprises de déménagement, jardiniers, etc.

L'exploitation des logiciels de gestion locative immobilière implique de stocker, de transférer et de partager de forts volumes de données, notamment des listes de biens immobiliers, visites virtuelles, séquences vidéo, inventaires et documents sensibles tels que des contrats de locations, plans d'étages et contrats de travail. L'utilisation de ce type de logiciel requiert donc une connexion fiable à Internet, ainsi qu'une bande passante et un débit importants. Les entreprises peuvent configurer leurs logiciels de gestion locative immobilière sur site dans le cadre de leur pile logicielle. Elles peuvent aussi externaliser le stockage auprès d'un fournisseur de SaaS tout en permettant aux utilisateurs d'accéder à la plateforme à partir de pratiquement n'importe quel appareil, emplacement ou fuseau horaire via le cloud. Lorsque cela est possible, les entreprises de gestion locative immobilière peuvent également opter pour une configuration hybride préservant l'intégrité de leurs données tout en garantissant des transmissions rapides et fiables des données.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion locative immobilière ?

Les gestionnaires de locations immobilières, agents immobiliers et propriétaires effectuent de nombreuses tâches quotidiennes, telles que la sélection de locataires potentiels, les inspections de routine, les contacts avec les locataires, les listes de biens vacants et le suivi des paiements. Les logiciels de gestion locative immobilière peuvent contribuer à automatiser et à accélérer une grande partie de ces tâches. Avec aussi peu d'intervention humaine que possible, le recours à ces outils peut entraîner des économies et accroître l'efficacité pour toutes les personnes impliquées dans la gestion du portefeuille de biens immobiliers. Voici quelques-uns des avantages d'un logiciel de gestion locative immobilière :

- Sélection automatique des locataires : l'évaluation des candidatures des locataires fait partie intégrante d'une attribution réussie de biens immobiliers, mais c'est un processus chronophage. Plutôt que d'externaliser cette tâche en la confiant à des spécialistes ou de perdre un temps précieux à la gérer personnellement, les gestionnaires de locations immobilières peuvent compter sur un logiciel de gestion locative immobilière qui rationalisera leurs opérations. Cet outil, qui intègre des algorithmes et des règles prédéterminées par l'entreprise, peut filtrer des centaines de candidatures, les noter et les comparer en fonction de l'âge du locataire, de sa situation de famille, de sa tranche de revenus, de son historique de crédit, de son emploi et d'autres critères. Dotés d'un accès aux registres et bases de données de la police, des banques et des services fiscaux, certains outils sont même capables d'effectuer des vérifications d'antécédents pour protéger les propriétaires contre les candidats qui fraudent.

- Communication bidirectionnelle : la gestion locative immobilière est un processus bidirectionnel. Le propriétaire et le locataire doivent être désireux et capables de collaborer, de communiquer et d'apporter leur contribution à la relation. Les logiciels de gestion locative immobilière sont souvent des plateformes remplissant une double fonction qui assurent un accès au propriétaire comme au locataire. Ils servent en effet d'interface entre ces deux entités. Ils facilitent les paiements, notifications, remplissages de documents, envois de candidatures et communications bidirectionnelles. Grâce à de tels outils, les propriétaires de biens immobiliers gardent le contact avec leurs locataires, sont informés de leurs préoccupations en temps réel et peuvent répondre à leurs demandes instantanément sans laisser la situation s'envenimer.

- Traitement des paiements : les gestionnaires de locations immobilières ont de nombreuses responsabilités, mais la comptabilité, le traitement des paiements et la tenue des livres comptables n'en font pas partie. Avec l'application de gestion locative immobilière adéquate, ils peuvent faciliter les paiements en ligne tout en émettant des factures, en imprimant des quittances et en enregistrant automatiquement des autorisations de prélèvement automatique et informations financières sensibles pour les propriétaires et les locataires. En exportant et en partageant des données de transactions ou en les communiquant au système comptable de l'entreprise, ils contribuent aussi à réduire les erreurs de double saisie. Ils peuvent aussi limiter la dépendance envers des fournisseurs de services comptables, en particulier lors des déclarations fiscales, ce qui peut dégager des économies supplémentaires.

- Gestion centralisée : la gestion de portefeuilles réunissant des dizaines, voire des centaines, de biens immobiliers locatifs va au-delà des compétences d'un propriétaire, d'une entreprise immobilière familiale ou d'une petite entreprise de gestion locative immobilière. Cependant, avec une solution de gestion locative immobilière, les opérations locatives se déroulent sans heurt, quelle que soit la taille du portefeuille. Avec toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main (souvent accompagnées d'images riches en détails, de graphiques attractifs et d'éléments visuels accrocheurs), même les propriétaires inexpérimentés peuvent prendre et conserver, le contrôle de leurs opérations locatives.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion locative immobilière ?

Les fonctionnalités d'un logiciel de gestion locative immobilière sont déterminées sur l’hypothèse qu'il sera déployé pour des portefeuilles immobiliers, qu'il s'agisse d'immobilier résidentiel, commercial, industriel ou mixte. Par exemple, les outils spécialisés dans la location de biens immobiliers industriels peuvent produire et afficher des plans interactifs d'usines. Ceux conçus pour un bien immobilier commercial pourraient se concentrer sur la création de sites web personnalisés afin de mieux mettre en lumière l'emplacement et les infrastructures d'un immeuble de bureaux ou d'un espace de commerce de détail. Mais quelle que soit la complexité du projet ou la taille du portefeuille, les utilisateurs peuvent s'attendre à ce que leur solution de gestion locative immobilière propose les fonctionnalités de base suivantes :

- Listes de biens immobiliers : créez et gérez des listes de biens immobiliers proposés à la location sur une plateforme ou un site web dédié. La plupart des logiciels de gestion locative immobilière se présentent sous la forme d'une plateforme basée sur le web avec accès SSO (Single Sign-On) ou pour plusieurs utilisateurs sur laquelle les gestionnaires de locations immobilières peuvent répertorier un grand nombre d'actifs de clients et portefeuilles variés. Cependant, certains services permettent aux utilisateurs de créer des sites web individuels pour chaque bien. Cela s'applique principalement aux actifs commerciaux et industriels. Quel que soit le type de liste, celle-ci doit pouvoir inclure des contenus photographiques, vidéo et audio, des visites virtuelles et des téléchargements de plans d'étage. Elle doit aussi pouvoir synchroniser les disponibilités, tarifs et contenus entre diverses plateformes, le cas échéant.

- Gestion des données : créez et stockez des informations sur les biens immobiliers et les locataires de façon sécurisée, afin que toutes les parties prenantes y aient accès. Les systèmes de gestion locative immobilière doivent être en mesure de stocker les listes de biens, les visites virtuelles, les inventaires, les séquences vidéo et des documents importants tels que les titres de propriété, contrats de location, lettres du conseil, documents de planification et de contrôle des bâtiments et plans d'étages. Ils doivent aussi pouvoir stocker les contrats de travail, vérifications de crédit et autres documents sensibles des locataires de façon sécurisée, conformément à la loi. Certains outils permettent aux propriétaires d'élaborer leurs documents à partir de zéro, de les rendre juridiquement contraignants en utilisant une technologie de signature électronique et de les déposer auprès des autorités compétentes. Surtout, l'outil logiciel doit pouvoir rendre ces données accessibles pour les parties prenantes lorsqu'elles en ont besoin.

- Portail pour locataires : gérez l'ensemble de l'expérience client pour les locataires, du début à la fin de leur location. Un logiciel de gestion locative immobilière doit pouvoir aider le locataire à partir du moment où il visite le bien en ligne jusqu'à la fin de son contrat de location. Il doit notamment permettre de réserver une visite, d'envoyer une candidature, de fournir des documents, de négocier, de signer un contrat, de convenir d'un dépôt, de payer un loyer, de contribuer aux coûts des réparations, de communiquer avec le propriétaire et de remettre leur préavis.

- Gestion des contrats de location : surveillez les contrats de location et de bail et effectuer le suivi des dates de reconduction. Les logiciels de gestion locative immobilière peuvent être configurés de façon à surveiller les conditions de reconduction de contrat, les clauses de rupture et les dates de fin des locations à échéance fixe et reconductibles. Cela s'avère particulièrement pratique pour les maisons à occupation multiple proposées pour une courte durée et pour lesquelles la situation des locataires est susceptible de changer davantage que celle des locataires de résidences individuelles ou commerciales.

- Aide aux locataires : fournissez aux locataires les moyens d'envoyer leurs questions et communications au personnel de l'entreprise de gestion locative immobilière ou aux propriétaires. Selon l’Insee, 36 % des Français vivent dans des logements loués, qu'ils soient privés ou sociaux. Pourtant, beaucoup de ces locataires ont peu, voire pas, d'interactions positives avec leurs propriétaires et doivent chercher la réponse à leurs questions auprès d'agents immobiliers contactés par e-mail ou par téléphone. Ces locataires se plaignent souvent de la mauvaise qualité de la communication, de la lenteur des réponses, du caractère inopiné des visites et d'un manque d'empathie. Les solutions de gestion locative immobilière peuvent contribuer à traiter certains de ces problèmes et à améliorer les relations avec les locataires en aidant ces derniers à se faire entendre plus vite de leur propriétaire.

- Suivi des biens occupés et vacants : suivez le statut d'occupation de plusieurs unités immobilières simultanément. Avec les outils de gestion locative immobilière, les propriétaires et leurs agents peuvent surveiller l'occupation, visualiser les taux de vacances et intervenir pour les limiter pour plusieurs biens à la fois. Ils peuvent également utiliser ces informations pour évaluer la demander, ajuster les tarifs, comparer le RNE de plusieurs établissements et prévoir la performance de la location.

- Support client : obtenez l'assistance d'une équipe Customer Success ou d'un chargé de clientèle technique dédié. Les fournisseurs de SaaS proposent souvent leurs services à des gestionnaires de locations immobilières professionnels, investisseurs et autres clients tout au long du cycle de vie du client.

Le répertoire de logiciels de Capterra présente des outils réunissant toutes ces fonctionnalités, etc. Les lecteurs sont chaudement invités à le parcourir pour en apprendre plus sur les logiciels de gestion locative immobilière présentés dans ce document et à baser leur décision d'investir sur les connaissances qu'ils en retireront. Grâce à des filtres basés sur les fonctionnalités et avantages, il est bien plus facile de réduire la liste des préférences et de trouver le produit adapté aux besoins de l'entreprise.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion locative immobilière ?

Avant d'acquérir un logiciel de gestion locative immobilière, les propriétaires, agents et gestionnaires immobiliers doivent tenir compte de plusieurs facteurs. Même si ces facteurs n'ont pas d'impact majeur sur le RNE (résultat net d’exploitation) ou sur le résultat financier de l'entreprise, ils peuvent affecter l'expérience du propriétaire et celle du locataire, la performance et l'image de l'entreprise. Voici quelques points importants à considérer sans faute avant de choisir une application de gestion locative immobilière :

- Convivialité : ni les propriétaires ni les locataires ne devraient avoir à suivre une formation pour utiliser l'application. Elle doit être facile à utiliser, dotée d'une interface dans laquelle chacun peut s'orienter dès le premier regard et proposant un affichage compatible avec les appareils mobiles. Demander un essai gratuit ou une démonstration en direct au développeur avant de s'engager dans l'achat d'un outil est toujours une bonne idée.

- Déploiement : les systèmes cloud, sur site et hybrides ont chacun leurs avantages respectifs. Dans le cas des systèmes cloud, l'infrastructure d'hébergement est relativement simple et dépourvue de maintenance. En dépit de coûts d'abonnement parfois élevés, les outils cloud sont évolutifs et s'adaptent sans heurt aux changements de la demande et de la productivité. Pour les solutions sur site, il faut tenir compte des frais de configuration initiaux, ainsi que de ceux de l'entretien, des mises à jour et mises à niveaux et des frais généraux. En outre, leur évolutivité est directement proportionnelle à la taille de l'investissement et tout dysfonctionnement relèverait de la responsabilité de l'entreprise de gestion locative immobilière. Cette option offre cependant un contrôle total sur la sécurité et la compliance des données.

- Disponibilité du centre d'assistance : pour les utilisateurs de logiciels cloud, pouvoir contacter les experts techniques du fournisseur est un impératif. Le type de représentants du service Customer Success que les fournisseurs mettent à la disposition des utilisateurs n'est pas la seule considération importante. Leur disponibilité le jour et la nuit et le canal de communication proposé, sont aussi importants. Indépendamment du service téléphonique et de la messagerie électronique proposés, les utilisateurs doivent rechercher des fournisseurs pouvant offrir un service client par chat, à l'aide de systèmes de chatbots exclusifs ou d'applications de chat.

- Prise en charge de la gestion de portefeuille : les agents immobiliers doivent pouvoir gérer tout un éventail de biens immobiliers simultanément. Il peut s'agir d'espaces de vie en commun, colocations, espaces de logement, maison à occupation multiple (HMO), résidences individuelles et unités multifamiliales, bureaux, boutiques, espaces de garde-meubles, locaux industriels et espaces à usage mixte. Il peut également s'agir d'ensembles résidentiels protégés, de complexes résidentiels, de logements militaires, de propriété pour location saisonnière, de logements étudiants et d'appartements pour retraités. Quelles que soient la taille et la diversité du portefeuille, l'application de gestion locative immobilière doit pouvoir les prendre en charge.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion locative immobilière ?

En matière de logiciels de gestion locative immobilière, les tendances les plus pertinentes se rapportent à l'accroissement de la demande, aux exigences accrues des consommateurs et aux défis que cela présente. Les bons outils logiciels sauront anticiper certains de ces défis, mais également surveiller l'émergence de nouvelles tendances et fournir aux utilisateurs la flexibilité dont ils ont besoin. Les entreprises de gestion locative immobilière, agents immobiliers et propriétaires visionnaires doivent rechercher les tendances suivantes en matière de logiciels de gestion locative immobilière :

- RV (réalité virtuelle) : de plus en plus de listes de propriétés intègrent une forme ou une autre de technologie de RV pour améliorer l'expérience des locataires. Alors que cette technologie devient abordable pour les entreprises de toutes tailles, la mise en œuvre de la RV peut aider les gestionnaires immobiliers à configurer des visites virtuelles, à créer des expériences interactives pour les locataires, à toucher les jeunes générations et à mettre en lumière les caractéristiques des propriétés, mais aussi leurs inconvénients pour éviter les déconvenues.

- Chatbots avec IA (intelligence artificielle) : le recours à des chatbots intégrant l'IA s'est développé ces dernières années. Étant donné que, de nos jours, les locataires éventuels utilisent volontiers les chatbots lors de leur premier contact avec les agents ou gestionnaires immobiliers, il n'est pas étonnant que les propriétaires recherchent ce type de fonctionnalité auprès de leurs fournisseurs de logiciels. Contrairement aux solutions toutes prêtes des années antérieures, les chatbots avec IA peuvent répondre aux demandes des locataires en temps réel, en tenant compte de leur profil en ligne, de leur comportement d'achat, de leur localisation GPS, de commandes intégrées et de déclencheurs de conservation qui rendent leurs réponses plus pertinentes et plaisantes.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Négociation commerciale : 5 techniques pour convaincre vos acheteurs potentiels - Blog de Capterra (Date de consultation : mardi 1er mars 2022)

2. Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment en créer une ? - Blog de Capterra (Date de consultation : mercredi 2 mars 2022)

3. Proportion de locataires immobiliers au sein de la population de la France de 2006 à 2019 - Insee (Date de consultation : jeudi 3 mars 2022)