Qu'est-ce qu'un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) ?

Un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) est un outil destiné à aider les entreprises à changer des données et des informations avec leurs partenaires commerciaux dans un format dématérialisé, structuré et standardisé. Ces données correspondent à des documents tels que les bons de commandes, les demandes de devis, les propositions et les factures. Chaque type de document possède un format et un contenu standardisés présentant les informations de façon facilement compréhensible par toutes les personnes impliquées.

Avantages d'un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange)

Un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) connecte les entreprises en transmettant automatiquement entre celles-ci des données structurées sans aucune intervention manuelle. Voici quelques-uns des avantages à utiliser ce logiciel :

• Rationalisation des processus : un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) automatise le processus d'échange de documents entre les parties prenantes clés afin d'accélérer la distribution et le traitement des informations. Le temps autrement perdu à auditer et partager manuellement les documents est ainsi économisé.
• Amélioration du flux d'informations : l'envoi et la réception de données structurées éliminent la nécessité d'entrer manuellement ces données, le risque de données erronées et la perte ou la dégradation des documents. Un flux d'informations correctes aide les entreprises à exécuter leurs processus de façon homogène et dans les délais prévus.
• Réduction des coûts : toutes les transactions du logiciel sont électroniques, ce qui élimine les coûts d'impression, d'archivage, de reproduction, de stockage, de rangement et d'affranchissement. Un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) peut éviter aux entreprises de devoir payer les lourdes amendes imposées en cas de perte de documents essentiels. Les possibles litiges entre partenaires en cas de documents illisibles sont aussi évités.

Fonctionnalités clés d'un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange)

• Capacités AS2 : transportez vos données de façon sécurisée entre deux serveurs via Internet à l'aide de certificats numériques et de techniques de chiffrement.
• Traduction du format des données : traduisez les formats EDI codés vers des formats que les utilisateurs peuvent modifier.
• Formats de messagerie multiples : communiquez dans de nombreux formats, y compris dans des standards spécifiques à certains secteurs, comme les formats EDIFACT, HL7 et X12.
• Alertes/notifications : mettez en place des alertes pour les étapes et activités clés et recevez instantanément des notifications par e-mail ou SMS.
• Prise en charge de bases de données : profitez de la prise en charge du transfert et de l'extraction de données vers de nombreuses bases de données comme MySQL et Oracle.
• Archivage des documents : compressez et stockez les documents rarement utilisés dans un répertoire en vue d'une consultation future.
• Gestion des exceptions : créez des flux de travail basés sur les règles afin de gérer les transactions non conformes avec le standard EDI.
• Intégration tierce : connectez l'application à des outils tiers existants pour améliorer l'échange de données.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange)

• EDI interne ou externalisé : un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) peut être onéreux pour certaines PME, car un personnel informatique dédié est nécessaire pour le faire fonctionner efficacement. L'externalisation ou la gestion de l'EDI est un concept émergeant dans ce domaine. Un fournisseur de services de gestion de l'EDI demandera le paiement de frais initiaux basiques puis facturera un prix nominal en fonction du nombre de documents à partager. Ce modèle convient aux petites entreprises ne partageant quotidiennement que quelques documents. Il est recommandé d'évaluer vos besoins en EDI actuels et futurs avant de décider si l'externalisation à un tiers est nécessaire ou non.
• Niveau d'intégration : un logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange) doit interagir avec d'autre logiciels afin d'importer et d'exporter des données. Vérifiez auprès de l'éditeur de logiciels que la solution s'intègre bien à votre système et ceux de vos partenaires commerciaux. La solution doit aussi être assez flexible pour s'intégrer aux applications que vous pensez utiliser dans le futur.
• Normes de sécurité relatives aux données : les logiciels d'EDI (Electronic Data Interchange) sont généralement utilisés pour transférer des documents sensibles entre entreprises. Il est par conséquent vital d'évaluer les standards de sécurité de l'éditeur de logiciels. Assurez-vous que le logiciel adhère aux derniers standards de sécurité et qu'il chiffre les données lors du transit et du stockage.

Principales tendances en matière de logiciel d'EDI (Electronic Data Interchange)

• Les secteurs de la santé et de la logistique mèneront l'implémentation de l'EDI : selon Wayne Marshall, vice-président du département des services professionnels et de l'ISO chez EDI Staffing, l'utilisation de logiciels d'EDI n'est pas près de s'arrêter. Il remarque que même 40 ans après avoir été lancée, cette technologie continue de croître. Pour lui, elle sera dominante dans les secteurs de la santé et de la logistique. Il y a de fortes chances que le marché de l'EDI continue de croître dans les années à venir.
• La demande d'EDI va augmenter au sein des petites entreprises : jusqu'à récemment, les petites entreprises étaient contraintes d'implémenter des outils d'EDI (Electronic Data Interchange) onéreux pour satisfaire aux exigences de leurs partenaires. Avec les logiciels d'EDI (Electronic Data Interchange) adoptant un modèle SaaS, les PME peuvent répondre à ces exigences en matière d'échange de données sans débourser une fortune. En plus d'être bon marché, ce type de logiciel offre de nombreux avantages comme un coût d'investissement en infrastructure réduit et une sauvegarde des données 24h/24, 7j/7. Les entreprises remarquent une amélioration de la qualité et de la fiabilité dans leurs échanges de données ainsi qu'une réduction des coûts après être passées d'une solution d'EDI (Electronic Data Interchange) interne à un modèle en SaaS.