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Logiciels de gestion des installations

Un logiciel de gestion des installations permet aux entreprises d'administrer plus efficacement les équipements et les installations. Des informations, telles que la disposition des bâtiments, le matériel, les employés et la superficie, sont enregistrées et facilement accessibles. Ce type de solution offre un accès facile aux dessins et schémas, à la planification des salles, aux tâches de maintenance préventive, aux bons de travail de répartition et aux enregistrements d'équipements, notamment l'éclairage, la sécurité, les CVC, les ascenseurs et les alarmes incendie. Voir aussi : logiciel de gestion des immobilisations, logiciel pour entretien de bâtiments, logiciel pour entretien des équipements, logiciel de gestion de services CVC (chauffage, ventilation, climatisation), logiciel de gestion de la maintenance, logiciel QHSE (qualité hygiène sécurité environnement), logiciel de gestion des visiteurs et logiciel de planning.

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Logiciels locaux (France)

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Le logiciel cloud de gestion d'actifs tout-en-un et facile pour PME. Automatisez votre inventaire et vos maintenances. Digitalisez rapidement vos flux de travail, à moindre coût. En savoir plus sur Bulbthings
Bulbthings est un logiciel cloud de gestion de biens immobiliers facile et ultra flexible pour PME. Le scanner de codes QR de l'application mobile facilite votre inventaire et les activités de maintenance sur le terrain. Son design unique permet de digitaliser les flux de travail les plus élaborés dans des temps records et à un prix compétitif. Passez au mobile, collaborez davantage et explorez le module d’analyse dynamique pour améliorer votre service client tout en contrôlant vos coûts En savoir plus sur Bulbthings

Fonctionnalités

  • Gestion des ordres de travail
  • Gestion des inspections
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  • Planification des installations
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  • Alertes/Notifications
  • Planification de la maintenance
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La plateforme de gestion de la maintenance de Fiix vous aide à améliorer les performances des actifs en optimisant la planification, le suivi et la mesure de la maintenance. En savoir plus sur Fiix
Fiix est une plateforme de gestion de la maintenance qui combine des outils de gestion des actifs, des bons de travail et des pièces détachées avec de puissantes capacités de cloud et de mobilité, un réseau d'intégration ouvert et des aperçus basés sur l'IA. Obtenez une vue à 360 degrés du travail, des pièces, des coûts, des calendriers et des KPI. Utilisez ces données pour améliorer votre entreprise avec des tableaux de bord et des rapports personnalisables, des outils d'IA faciles à utiliser et la possibilité de se connecter à n'importe quel système. Rejoignez plus de 3 000 entreprises qui utilisent Fiix pour améliorer la santé des actifs. En savoir plus sur Fiix

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MaintainX est un logiciel mobile de numérisation des tâches et des procédures de travail qui augmente l'efficacité et les informations en temps réel. En savoir plus sur MaintainX
MaintainX est un logiciel mobile de numérisation des tâches et des procédures de travail qui permet aux équipes de première ligne de savoir ce qu'elles doivent faire et comment y parvenir. Voici ce que l'éditeur numérise et extrait du presse-papiers : - Procédures de sécurité - Listes de contrôle environnementales - Reporting d'outillage et de jauge - Procédures de maintenance - Flux de travail d'audit/d'inspection - Listes de contrôle de formation L'éditeur aide les leaders opérationnels à devenir plus efficaces en fournissant des informations commerciales en temps réel sur le terrain. En savoir plus sur MaintainX

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Le stationnement des employés ne répondait pas aux exigences. L'éditeur a résolu ce problème. Reconnu par des employeurs de premier plan comme Indeed, CBRE, eBay et Sanofi. En savoir plus sur Wayleadr
La gestion du stationnement peut être pénible pour les professionnels en gestion des installations. Approuvé par des employeurs de premier plan tels qu'Universal Music, Uber, CBRE, eBay, Sanofi et Colliers International. Le logiciel primé de Wayleadr résout les problèmes de stationnement et de transport des employés des entreprises à travers le monde. Augmentez votre disponibilité de stationnement jusqu'à 40 %, éliminez la gestion manuelle du stationnement, numérisez l'entrée et la sortie et réduisez l'impact environnemental grâce à un logiciel facile à utiliser. En savoir plus sur Wayleadr

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Cette solution permet de plus facilement partager et gérer les espaces de stationnement en utilisant les places vacantes sur une journée donnée. En savoir plus sur Flex Parking
Flex Parking est une plateforme à la fois simple et performante qui vous aide à partager les espaces de stationnement entre les employés de votre entreprise. Flex offre des fonctionnalités uniques, comme des politiques d'utilisation équitable automatisées, des limites de stationnement, des notifications intelligentes, des cartes de stationnement personnalisées, etc. L'éditeur se concentre sur le développement de son produit aux côtés du client, en proposant majoritairement des fonctionnalités nouvelles ou à venir basées sur leurs retours continus. L'éditeur a reçu d'excellents commentaires concernant son service client et sa réactivité. En savoir plus sur Flex Parking

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Fort de plus de vingt ans d'expérience, l'éditeur s'engage à fournir des services et une assistance de haute qualité pour vous aider à maintenir votre communauté engagée. En savoir plus sur DaySmart Recreation
DaySmart Recreation aide les entreprises à gérer les opérations quotidiennes de leurs installations avec une longueur d'avance. En réunissant la planification, l'enregistrement et l'engagement communautaire en une seule solution, les propriétaires et le personnel des installations peuvent gérer leurs activités avec une plus grande efficacité et à un coût d'exploitation inférieur qui permet d'améliorer l'expérience client et d'augmenter les revenus. En savoir plus sur DaySmart Recreation

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Que vous soyez responsable d'un ou de 100 bâtiments, MEX vous aidera à donner à vos installations une apparence attrayante, à fonctionner sans heurts et à conserver des actifs de haute qualité. En savoir plus sur MEX Maintenance
MEX est un outil flexible de maintenance des installations conçu pour vous aider à maîtriser les complexités de la maintenance des installations. La gestion des installations peut être un défi, en particulier lorsqu'il s'agit de plusieurs bâtiments. Pour les responsables d'installations et de bâtiments, MEX est un compagnon fiable offrant un système intuitif et simple qui transforme la gestion de la maintenance en une expérience rationalisée. L'ensemble de fonctionnalités robustes de MEX sert de boîte à outils, permettant aux responsables d'organiser, de planifier et de suivre sans effort les travaux de maintenance, quelle que soit leur échelle, que vous supervisiez un seul bâtiment ou un vaste portefeuille de cent structures. MEX ne se contente pas de réparer les équipements lorsqu'ils tombent en panne ; il propose une gestion proactive qui améliore les performances et la longévité de vos actifs. MEX devient l'élément central de votre stratégie, offrant les outils essentiels dont vous avez besoin pour superviser diverses activités de maintenance qui contribuent au bien-être général et à l'efficacité de votre installation. En savoir plus sur MEX Maintenance

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France Produit local
Découvrez Bob! Desk pour gérer et planifier vos interventions ! Une GMAO complète, simple et puissante pour vos besoins de maintenance. En savoir plus sur Bob! Desk
Gérez vos interventions et votre maintenance en quelques clics ! Bob! Desk est une solution SAAS simple et puissante qui vous permet de traiter efficacement vos demandes d’interventions, gérer vos prestataires et suivre vos tickets. Solution pensée pour : Retail – FM – Office manager – Entreprise – Agences immobilières – Syndic et Property En savoir plus sur Bob! Desk

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EMS simplifie la réservation de salles, la réservation de bureaux, la planification d'évènements et la gestion des installations pour les entreprises et les universités. En savoir plus sur EMS
Les solutions de gestion des installations EMS d'Accruent aident les établissements d'enseignement supérieur et les entreprises de tous les secteurs à optimiser leurs espaces physiques. Ce logiciel de réservation de salles, de bureaux et d'évènements simplifie la gestion des espaces et vous aide à créer un lieu de travail ou un campus sûr, enrichissant et moderne. Avec EMS, vous pouvez : - éliminer les contraintes liées à la programmation ; - faciliter les activités hybrides grâce à l'intégration de vidéoconférences ; - bénéficier d'une collaboration accrue ; - stimuler la mobilité ; - bénéficier d'analyses pour vous aider à gérer votre espace. En savoir plus sur EMS

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Une solution pour aider à gérer un retour au bureau, un lieu de travail hybride ou un travail basé sur l'activité. Fonctionne avec n'importe quel appareil ou calendrier. En savoir plus sur Robin
Planification en temps réel, tableaux d'état et cartes pour les salles de réunion, les bureaux et les collaborateurs dans votre bureau. Robin est la première plateforme de travail qui donne la priorité aux gens plutôt qu'aux lieux. Utilisé par les entreprises de toutes tailles pour gérer avec succès un travail hybride. Aujourd'hui, Robin organise des réunions, des espaces de travail et des personnes dans des milliers de locaux à travers le monde. Robin permet aux personnes de choisir comment et où elles travaillent tout en fournissant aux organisations les outils et les informations nécessaires pour réussir. En savoir plus sur Robin

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Gestion des réservations de bureaux et de salles de réunion dans un portail intuitif et une application mobile. Configuration rapide et intégration facile, tarification transparente En savoir plus sur Clearooms
Clearooms est un outil de gestion d'espace de travail pour la réservation de salles de réunion et de bureaux partagés. Découvrez comment Clearooms peut vous aider à revenir au bureau en toute sécurité grâce à une version d'essai gratuite de trente jours. La structure de tarification transparente vous garantit de ne payer que pour ce que vous utilisez. Ces fonctionnalités ont été développées de manière réfléchie en fonction des souhaits et des besoins des utilisateurs, afin de les aider à gérer leur activité sur le lieu de travail. En savoir plus sur Clearooms

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Plateforme mobile intelligente pour l'audit et les inspections. Un moyen efficace d'améliorer la qualité, la sécurité, les normes opérationnelles et la conformité. En savoir plus sur GoAudits
Application mobile intelligente et solution complète pour les audits et les inspections. Planifiez et programmez des inspections, effectuez des audits mobiles rapides sur votre appareil préféré (même hors ligne), attribuez immédiatement des tâches correctives. Après une inspection, générez instantanément des rapports pertinents et envoyez-les automatiquement par e-mail aux bonnes personnes pour les informer en temps réel. Grâce au tableau de bord analytique avancé, obtenez des informations sans précédent sur vos opérations et maximisez votre retour sur investissement. Solution simple et abordable pour les professionnels. En savoir plus sur GoAudits

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Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride En savoir plus sur Tribeloo
Tribeloo est la solution facile d’utilisation pour réserver un espace de travail dans un lieu de travail hybride. Il est difficile de changer sa gestion. Tribeloo vous aide donc à rassembler vos employés et à optimiser votre lieu de travail hybride. Installation rapide et utilisation intuitive, Rassemblement de vos équipes au bureau facilité, Utilisation de l’espace optimisée et coûts réduits En savoir plus sur Tribeloo

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EZO CMMS est un système de gestion de la maintenance de nouvelle génération qui vous permet d'aller au-delà du simple suivi des ordres de travail avec une visibilité centralisée. En savoir plus sur EZO CMMS
EZO CMMS est une solution de gestion de la maintenance spécialement conçue pour vous permettre d'aller au-delà du simple suivi des contrats de travail et d'obtenir une visibilité et un contrôle centralisés de toutes les opérations de gestion des installations. La solution est dotée de puissantes fonctionnalités conçues pour aider les responsables de la maintenance à mettre en œuvre efficacement un système qui suit de manière proactive les programmes de maintenance préventive, assure un temps de fonctionnement maximal des équipements, réduit les réparations imprévues et maitrise les frais généraux. En savoir plus sur EZO CMMS

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Logiciel de gestion des installations pour les cas d'assistance, les coûts et les fournisseurs en infogérance. Assistance spécialisée permettant une adoption rapide. Essai gratuit !
Ce logiciel de gestion des installations de pointe vous permet de suivre les coûts de maintenance, de planifier des services, de gérer les fournisseurs et de personnaliser les alertes afin d'exercer un meilleur contrôle. Ce logiciel de GMAO comprend une application mobile permettant de scanner le code QR et les étiquettes de codes-barres, tout en gérant les tickets de service en déplacement. Les historiques de maintenance complets et les rapports de service exploitables en font un outil indispensable pour tous vos besoins en matière de maintenance préventive. Intégration transparente à RFID et Zendesk. Essai gratuit ! En savoir plus sur EZOfficeInventory

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Plateforme cloud de suivi des biens avec applications mobiles (iOS/Android). Utilisateurs illimités. Bénéficiez d'une démonstration guidée gratuite dès aujourd'hui !
Asset Panda est une puissante plateforme cloud de suivi des biens immobiliers avec applications mobiles qui vous aide à travailler plus intelligemment. Les utilisateurs peuvent ainsi suivre, gérer et prendre en charge leurs immobilisations tout au long de leur cycle de vie. Le logiciel est configuré pour s'adapter à la façon dont les utilisateurs travaillent, sécurisent et exploitent les appareils mobiles que leurs employés utilisent déjà. Disponible à partir de 1 499 $ par an. Des tarifs personnalisés sont également disponibles. En savoir plus sur Asset Panda

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Ce système de gestion des installations basé dans le cloud permet de rationaliser les processus d'ordres de travail. Créez des projets, attribuez des ordres de travail et gérez les actifs.
La GMAO d'UpKeep conçue pour la gestion d'installations est une solution de gestion de la maintenance et des ressources modernes dédiée à votre équipe. Que ce soit sur votre ordinateur de bureau, votre téléphone et même votre tablette, UpKeep est facilement accessible de n'importe où et à n'importe quel moment. Créez des ordres de travail lors de vos déplacements, recevez des notifications lorsque des tâches sont mises à jour et recevez des alertes directement depuis votre application lorsque les ressources sont épuisées. Ainsi, votre entreprise est plus efficace que jamais. En savoir plus sur UpKeep

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Fracttal est un logiciel GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) et EAM (Enterprise Asset Management) dans le cloud.
Fracttal est un logiciel GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) et EAM (Enterprise Asset Management) dans le cloud. Avec Fracttal, les entreprises peuvent surveiller tous les aspects de la gestion de la maintenance, notamment les équipements, les fournisseurs, les techniciens, les calendriers, les pièces de rechange, les coûts, les ordres de travail, les urgences, les garanties, etc. En utilisant Fracttal, les entreprises peuvent résoudre leurs problèmes de performances en matière de maintenance, ce qui leur permet de réduire les temps d'arrêt et de stimuler la productivité afin d'opérer de manière plus efficace au quotidien. En savoir plus sur Fracttal

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Capable de gérer un ou plusieurs sites, ce logiciel de gestion de services performant permet de tout automatiser, du premier contact avec le client jusqu'au paiement.
mHelpDesk est une solution logicielle simple et performante pour automatiser tous les aspects de gestion d'installations, du premier contact avec le client jusqu'au paiement. L'éditeur fournit des outils mobiles et en ligne sans égal en termes de performances, de fiabilité et de fonctionnalité. mHelpDesk réunit tous les meilleurs outils en un progiciel abordable et extrêmement facile à utiliser qui ne nécessite aucun investissement initial important. De plus, une équipe de spécialistes produits se tient à votre disposition pour vous aider à être immédiatement opérationnel. En savoir plus sur mHelpDesk

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Renforcez l'image de votre entreprise. Jobber permet aux entreprises de services à domicile de générer des devis, planifier, facturer et recevoir des paiements plus rapidement.
Le temps, c'est de l'argent. Économisez 15 % sur les deux. Jobber vous permet de contrôler vos tâches et d'informer vos clients. Planifiez les tâches plus efficacement, optimisez les itinéraires et envoyez des devis et des factures par SMS. Donnez à votre équipe les informations dont elle a besoin, voyez où elle se trouve et soyez averti lorsqu'une tâche est terminée. En savoir plus sur Jobber

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Solutions de self stockage pour installations de petite à moyenne envergure : logiciel, marketing, réponse aux appels, comptabilité, contrôles d'accès, etc.
Easy Storage Solutions fournit un logiciel web aux petits et moyens opérateurs du secteur du garde-meubles. Le logiciel est fourni avec un site web entièrement intégré qui permet aux locataires de signer des contrats de location de manière électronique, de louer des unités en ligne et de payer leurs factures via leur propre compte en ligne. Celui-ci peut également envoyer des messages texte ainsi qu'envoyer des notifications de retard de rappel de facture par e-mail aux locataires. Le support client et les mises à jour logicielles sont gratuits. En savoir plus sur Easy Storage Solutions

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Sine est un système logiciel de poste de travail qui permet d'inscrire des visiteurs, des entrepreneurs, des employés, des étudiants et des coursiers en ligne, sur tablette et mobile.
Logiciel complet de poste de travail pour les visiteurs, les entrepreneurs, le personnel, les étudiants et les coursiers. Approuvé par JLL, Lendlease, Charter Hall, Comcast, DHL et des milliers d'organisations à travers le monde. Les utilisateurs réguliers peuvent "s'enregistrer" à l'aide de leur smartphone ; les hôtes peuvent accueillir les clients préenregistrés à l'avance et être avertis par SMS, e-mail ou l'application Sine de l'arrivée des visiteurs. Installation instantanée, logiciel facile d'utilisation avec tout le matériel fourni via la boutique en ligne mondiale. Assistance 24 heures sur 24 et version d'essai gratuite de 30 jours. Aucune carte de crédit n'est nécessaire. En savoir plus sur Honeywell Forge Visitor Management

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ArcGIS fournit aux entreprises une plateforme normalisée pour l'analyse spatiale, la gestion des données et la cartographie.
ArcGIS est une collection intégrée de produits logiciels SIG ; fournit une plateforme normalisée pour l'analyse spatiale, la gestion des données et la cartographie. En savoir plus sur ArcGIS

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Le module Work Order Management d'eSPACE est un logiciel de gestion des installations des plus complets.
eSPACE offre un service client de premier ordre et une prise en charge continue au cours du développement ; le module Work Order Management est un logiciel de gestion des installations des plus complets. Parmi les fonctionnalités clés figurent : - Ordres de travail, affectations et contrôle d'inventaire - Options de reporting robustes et suivi de l'équipement - Maintenance préventive - Portail fournisseur Essayez-le gratuitement pendant 30 jours ou demandez une démo gratuite dès aujourd'hui. En savoir plus sur eSPACE

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Le logiciel de gestion des installations de FMX rationalise les processus, augmente la productivité des biens et transforme les informations exploitables en résultats.
FMX offre un logiciel de gestion des installations configurable qui aide les organisations à rationaliser leurs processus, à augmenter la productivité de leurs biens et à transformer des informations exploitables en résultats concrets. Ce logiciel permet de réduire le temps de résolution des ordres de mission, d'organiser des tâches de maintenance préventive et de gérer vos équipements et vos biens à l'aide d'un système facile à utiliser. L'éditeur de FMX propose une solution entièrement dédiée à l'excellence opérationnelle et à l'amélioration des résultats de ses clients. En savoir plus sur FMX

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Logiciels de gestion des installations : guide d'achat

Introduction

Les logiciels de gestion des installations (facility management en anglais) ont pour vocation d'aider les organisations à mieux gérer leurs installations et leurs usines. Ce type de logiciel est notamment utilisé pour superviser les réparations et tâches de maintenance préventive, stocker les plans et schémas, faciliter les tâches d'audit, enregistrer des informations sur la disposition de l'installation et l'utilisation des salles, ainsi que pour stocker des données importantes relatives à l'équipement et aux outils. Grâce à ces caractéristiques, il est facile pour les entreprises d'exploiter efficacement l'espace, d'éviter les arrêts inutiles, d'économiser sur les réparations d'urgence et de gérer d'autres aspects d'une installation.

La pratique consistant à gérer une installation en utilisant un logiciel informatique est parfois appelée CAFM (Computer-Aided Facility Management) et les logiciels entrant dans cette catégorie sont qualifiés de logiciels de CAFM. Grâce à ces programmes, les utilisateurs sont en mesure de centraliser les informations sur un lieu de travail afin de les rendre facilement accessibles. Ces renseignements sont ensuite disponibles pour la consultation dans le contexte plus général de l'identification de la nature et des raisons des événements survenant dans le bâtiment. Pour les entreprises comportant plusieurs installations, un logiciel de gestion des installations fournit également des informations importantes à partager entre ces différents sites.

Parmi les fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel de gestion des installations figurent la gestion de coworking, des équipements, de la maintenance et des incidents. Certaines applications se focalisent sur des domaines spécifiques, comme c'est le cas d'un logiciel de gestion de coworking ou d'un système de billetterie. D'autres sont plus variés en termes d'options et de fonctions proposées et fournissent une expérience plus polyvalente.

En raison même de leur nature, les logiciels de gestion des installations peuvent être classés dans la même catégorie que des solutions telles que les logiciels de maintenance de bâtiment, logiciels de gestion des immobilisations et logiciels de gestion des interventions. Il faut cependant souligner qu'un logiciel de gestion des installations, s'il inclut souvent un grand nombre de fonctionnalités semblables à celles de ces applications, en propose également beaucoup d'autres. Les entreprises réalisent ainsi des économies en évitant d'acheter plusieurs applications, un aspect plus spécifiquement appréciable pour les petites entreprises dont le budget logiciel et de formation est en général réduit.

Si les fonctionnalités exactes proposées varient fortement d'une solution à une autre et bien que certaines solutions proposent une qualité supérieure à celle d'autres programmes, la plupart des solutions logicielles de CAFM réunissent des fonctions de base semblables. Ces fonctions contribuent à définir la catégorie et offrent les possibilités suivantes aux utilisateurs :

  • Planifier et suivre les activités de maintenance et planifier les tâches de maintenance préventive
  • Contrôler et gérer l'utilisation matérielle de l'espace sur un lieu de travail, par exemple par le biais de réservation de salles
  • Planifier des événements et des activités et réserver l'équipement et d'autres ressources en vue de les utiliser
  • Consigner les résultats ou conclusions des audits et planifier toute activité de suivi pouvant être nécessaire

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des installations ?

Sont appelés logiciels de gestion des installations des logiciels conçus pour assister les utilisateurs dans leurs activités de gestion de leur installation et des actifs d'usine. L'un des meilleurs moyens d'étudier précisément ce qu'est un logiciel de gestion des installations et de déterminer son fonctionnement consiste à répondre tout d'abord à la question "Qu'est-ce que la gestion des installations ?". À la base, il s'agit de l'utilisation d'outils et de processus dans le but de veiller à ce que le fonctionnement opérationnel, la sécurité et l'efficacité de l'installation soient optimisés.

Cela étant dit, un outil de gestion des installations permet aux entreprises et autres organisations de centraliser une grande partie des informations importantes relatives à la gestion du coworking, de la maintenance, de l'équipement et des incidents. Il devient ainsi plus facile de veiller au fonctionnement adéquat du lieu de travail, de s'assurer que les employés peuvent remplir leur rôle en toute sécurité et de garantir que l'équipement est géré efficacement afin que le personnel puisse l'utiliser lorsqu'il en a besoin.

Avec l'aide d'un logiciel de CAFM de grande qualité, il devient facile de réaliser les tâches de maintenance préventive et de corriger les problèmes quand et où ils se produisent, le plus efficacement possible, tout en évitant des situations telles que des réservations en double de salles ou d'équipements. Tous ces avantages associés améliorent la productivité et permettent une meilleure gestion générale des installations de travail ou des actifs d'usine. Surtout, ces améliorations peuvent affecter aussi bien un bâtiment unique qu'un ensemble de lieux ou sites de travail différents en fonction des circonstances spécifiques.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des installations ?

Les avantages des logiciels de gestion des installations ou logiciels de CAFM, découlent largement de la centralisation d'informations importantes relatives aux installations ou usines et aux actifs qui leur sont associés. Dans la plupart des cas, ces solutions logicielles sont destinées à aider les gestionnaires d'installations et autres hauts cadres d'entreprises à garantir le fonctionnement harmonieux des lieux de travail, à identifier dès que possible les problèmes et à suivre des activités importantes telles que la maintenance. Plus spécifiquement, les principaux avantages associés à l'utilisation de ce type de logiciel sont les suivants :

- Hausse de la productivité : l'un des principaux avantages associés à l'utilisation d'un système de gestion des installations est sa capacité à réduire les temps d'arrêt. Cet avantage est essentiellement dû à l'exploitation de fonctions permettant de suivre, de gérer et de planifier les options de maintenance passées, présentes et futures afin de minimiser les défaillances de l'équipement et de résoudre aussi rapidement que possible tout problème pouvant se présenter. Cependant, il est également possible d'obtenir des gains de productivité grâce à des capacités efficaces de gestion du coworking et de planification des salles et à des fonctionnalités semblables garantissant que les employés savent où ils doivent se trouver à tout moment. Les organisations évitent ainsi les surréservations de salles, les situations dans lesquelles une présence excédentaire gêne le travail et les cas où un trop grand nombre de personnes tentent d'utiliser le même équipement au même moment.

- Amélioration de l'accès aux informations : l'autre avantage majeur des logiciels de gestion des installations est leur capacité à centraliser des informations importantes et à rendre leur accès rapide et aisé. Les informations auxquelles les utilisateurs ont besoin d'accéder peuvent inclure, par exemple, les rapports d'audit et ceux de maintenance, les réservations de salles, les rapports d'incidents et les informations sur les visiteurs sur le lieu de travail. Surtout, lorsque toutes ces données sont stockées dans une même application, l'efficacité de l'ensemble du processus de recherche et d'utilisation des informations est renforcée. Par ailleurs, il devient plus facile de trouver, d'afficher, de comparer et de mettre en contraste des données provenant de sources diverses. Enfin, sur les lieux de travail comportant plusieurs bureaux ou installations, le partage d'informations entre ces différentes unités est également facilité.

- Amélioration de la compliance : recourir à un logiciel de gestion des installations pour suivre le statut de divers aspects du lieu de travail et pour gérer les rapports d'audit permet aux utilisateurs d'améliorer les niveaux généraux de compliance avec les règles et réglementations du secteur. Certaines solutions offrent la capacité de stocker les documents pertinents, de mettre en lumière les processus devant être effectués dans un ordre précis afin de respecter totalement les nouvelles lois et de confirmer quelles réglementations sont actuellement respectées tout en fournissant des éléments probants pertinents. Toutes ces spécificités contribuent à prévenir les situations dans lesquelles une entreprise ne se met pas en conformité dans les délais requis, ce qui peut donner lieu à des amendes et autres sanctions.

- Optimisation de l'utilisation des ressources : lorsque les ressources d'une installation peuvent être gérées ou contrôlées à l'aide d'une solution logicielle de gestion des installations centralisée, leur utilisation s'en trouve facilitée. Cette optimisation se manifeste au niveau de la régulation ou de la supervision de l'utilisation de l'équipement, des outils ou même de la main-d'œuvre, de sorte que la productivité est maximisée, le temps passé par les employés à ne rien faire est minimisé et les files d'attente inutiles pour utiliser des outils ou salles spécifiques supprimées ou ramenées au strict minimum. Réduction de la paperasserie : la capacité à stocker numériquement les informations relatives aux installations et aux actifs aide les organisations à réduire le volume de paperasserie à traiter. Elle contribue également à améliorer la précision en faisant disparaître certaines des erreurs humaines associées aux documents écrits. En France et dans d'autres parties du monde, les signatures électroniques sont désormais reconnues et avalisées par la loi, à très peu d'exceptions près. Il est donc possible d'utiliser un logiciel de gestion des installations pour traiter numériquement les questions liées à la compliance avec la réglementation.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des installations ?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion des installations dépendent de la nature de chaque application individuelle et de son ou ses domaines d'attention spécifiques. Par exemple, un logiciel de billetterie d'installation peut comporter une gamme moins étendue de fonctionnalités qu'un logiciel de CAFM, alors qu'un logiciel de gestion de coworking ou de gestion des actifs d'une installation proposera également des fonctionnalités centrées sur ces aspects. Cependant, la plupart des solutions disponibles sur le marché proposent les fonctions suivantes :

- Gestion de la maintenance : prévoyez, planifiez et suivez les tâches de maintenance en veillant à ce que tous les actifs matériels demeurent pleinement opérationnels. Avec un logiciel de gestion des installations, il devient rapide et simple de surveiller et de planifier les tâches de maintenance à effectuer sur l'équipement et les réparations structurelles, de sorte que le lieu de travail est pleinement opérationnel et que les perturbations sont minimisées. La composante de gestion de la maintenance de nombreuses solutions logicielles permet aussi aux utilisateurs de gérer un registre des tâches de maintenance précédemment effectuées. Il en découle que les informations sont aisément disponibles à des fins de référence ultérieure et peuvent servir de base aux efforts de maintenance ultérieurs. Dans le temps, ces données peuvent également permettre d'anticiper le moment où des tâches de maintenance futures seront nécessaires.

- Gestion du coworking : pour surveiller, organiser, contrôler et superviser l'utilisation de l'espace dans un bâtiment physique. Cette fonctionnalité est également présente dans les logiciels de gestion de coworking dans une installation, de sorte qu'il serait potentiellement possible d'utiliser des solutions logicielles de gestion des installations à la place. Surveiller les niveaux physiques d'occupation des différentes sections d'un bâtiment peut s'avérer essentiel pour optimiser l'utilisation de l'espace, mais également dans une optique de santé et de sécurité. Les utilisateurs pourraient définir des limites au nombre de personnes autorisées à se trouver dans un lieu particulier à un moment donné et, dans ce nombreux cas, des notifications peuvent être définies pour alerter l'utilisateur en cas de présences excessives ou d'inefficacités.

- Reporting/analytique : créez des rapports sur les résultats ou conclusions des audits et présentez les informations dans un vaste éventail de formats visuels différents, comme des tableaux, graphiques, textes standard ou données numériques. Cette capacité permet aux utilisateurs d'automatiser des tâches analytiques avec leur logiciel de gestion des installations grâce à l'IA (intelligence artificielle) et au machine learning. C'est une capacité utile pour identifier les tendances ou schémas significatifs, retirer des enseignements précieux et déterminer précisément l'état d'une installation et comment l'améliorer.

- Gestion de l'équipement : surveillez l'utilisation de l'équipement dans une installation, gérez l'affectation des différents outils et prenez des décisions importantes sur la réaffectation de l'équipement aux différentes sections du lieu de travail en fonction des besoins du moment. Une fonctionnalité de gestion de l'équipement est parfois indispensable pour s'assurer que les outils et technologies sur le lieu de travail sont suffisants et qu'ils sont utilisés correctement afin de maximiser les résultats.

- Gestion d'incidents : effectuez le suivi des incidents dans une installation (par exemple, pannes de l'équipement, défaillances de service et autres perturbations). Lorsque ces informations sont disponibles dans un lieu central, il est plus facile d'y accéder sur-le-champ, mais également à une date ultérieure. Les utilisateurs sont ainsi en mesure de comparer les incidents actuels aux incidents passés, de voir comment des incidents similaires ont précédemment été résolus et d'identifier tout incident récurrent. Ils peuvent ensuite prendre des décisions informées sur l'achat d'équipement, la maintenance et la formation.

- Maintenance préventive : planifiez, enregistrez et supervisez les interventions de maintenance préventive. Souvent, les installations demeurent pleinement opérationnelles grâce à un planning soigneusement pensé d'interventions de maintenance préventive destiné à prévenir les pannes d'équipement et autres problèmes semblables. L'exploitation des données passées, de l'IA et des informations fournies par les employés permet souvent d'anticiper les problèmes, d'agir rapidement et de prévenir les temps d'arrêt. Si cette fonctionnalité contribue au bon fonctionnement de l'installation, elle permet aussi de gagner du temps et de réaliser des économies en limitant les coûts liés à des activités de maintenance plus complexes à un stade ultérieur.

- Planification de l'utilisation des salles : planifiez qui utilise une salle en particulier, à un moment donné. Les logiciels de planning sont efficaces pour gérer divers types de salles sur le lieu de travail, en particulier celles contenant des équipements et technologies qui sont seulement disponibles ponctuellement. Cette fonctionnalité, en particulier, est indissociable de la composante de gestion du coworking des logiciels de gestion des installations. Lorsque l'utilisation de certaines salles est contrôlée par un planning, il devient plus facile de veiller à ce que ces espaces soient utilisés par un nombre adéquat de personnes. La planification de l'utilisation des salles est également essentielle pour savoir où se trouvent des employés individuels au cours d'une journée de travail.

- Gestion des visiteurs : gérez les visiteurs sur un lieu de travail afin de rendre accessibles des informations importantes, parmi lesquelles des renseignements sur l'identité des visiteurs, le moment de leur visite, les personnes qu'ils rencontrent et où ils se trouveront. Disposer de ces informations avant l'arrivée d'un visiteur peut être indispensable pour affecter du temps, de l'espace et de l'équipement. L'utilité de la composante de gestion des visiteurs se révèle aussi lors des visites, car elle indique où se trouvent les visiteurs. Après la visite, elle précise qui est venu sur le lieu de travail, les raisons de la visite et quelles personnes les visiteurs ont rencontrées. Certaines solutions incluent en outre des options intégrées de pointage à l'arrivée et au départ.

Avec le répertoire des logiciels de Capterra, il est facile de trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités qu'elles proposent. Les utilisateurs commencent ainsi leur recherche en ne voyant s'afficher que les solutions logicielles répondant exactement à leurs besoins. Simultanément, le répertoire présente des avis d'utilisateurs des divers produits de gestion des installations. Ces commentaires issus d'utilisateurs réels ayant une expérience pratique des applications contribuent à une prise de décision d'achat bien informée.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des installations ?

Avant d'acheter un logiciel de gestion des installations, divers points doivent être évalués. Prendre le temps de peser soigneusement les différentes options sur le marché et de les envisager dans un contexte plus vaste que ce qui est véritablement nécessaire peut être fondamental pour prendre la bonne décision. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir consiste à se poser les questions suivantes et à véritablement soupeser les réponses à ces questions :

- À quoi servira le logiciel de gestion des installations ? Il est essentiel de réfléchir soigneusement à l'utilisation qui sera faite du logiciel de gestion des installations. Les organisations n'auront pas toutes besoin de l'ensemble des fonctionnalités proposées par les solutions les plus complètes disponibles sur le marché. C'est pourquoi, dans certains cas, la meilleure solution générale ne sera pas la plus appropriée pour un lieu de travail spécifique. Efforcez-vous de répertorier les fonctionnalités les plus importantes, l'utilisation qui sera faite du logiciel et les fonctions accessoires. Cette tâche accomplie, le processus d'identification de la meilleure option sera grandement facilité.

- Le logiciel de gestion des installations s'intègre-t-il aisément à d'autres applications ? Si d'autres applications sont actuellement utilisées pour certaines des fonctionnalités incluses dans le logiciel de gestion des installations ou s'il existe d'autres solutions logicielles qui pourraient fonctionner en parallèle au logiciel de gestion des installations, il faut réfléchir soigneusement au niveau d'intégration possible. Les données peuvent-elles être facilement transférées d'une application à une autre ? Est-il possible d'importer des fichiers à partir d'autres applications ? Quels sont les formats de fichiers pris en charge ? Lorsque les acheteurs prennent le temps de trouver les réponses à ces questions, ils prennent des décisions mieux fondées sur la solution la plus adaptée à leur configuration et à leurs spécificités.

- Un accès mobile est-il important ? Une étude de Gartner (disponible en anglais) indique que les applications mobiles ont un impact majeur sur la réussite commerciale des entreprises modernes, en grande partie parce que le monde du travail moderne est devenu plus flexible. De nos jours, il est courant pour les employés d'effectuer des tâches depuis leur domicile, lors de déplacements ou sur des sites autres que leur lieu de travail. Il est alors indispensable de disposer d'une application mobile dédiée ou d'un accès à un logiciel de gestion des installations en ligne disponible par le biais d'un navigateur web mobile. Même si cet aspect ne constitue pas un impératif à l'heure actuelle, les acheteurs doivent réfléchir à l'utilisation qui pourra être faite à l'avenir de leur logiciel de gestion des installations.

- Quelle est la meilleure option de déploiement pour le logiciel de CAFM ? Enfin, les acheteurs doivent impérativement consacrer suffisamment de temps à l'examen des différentes options de déploiement de leur logiciel de gestion des installations. En l'occurrence, les deux principales options sont le déploiement sur site, auquel cas l'entreprise possède le logiciel, l'installe sur ses propres systèmes, puis gère elle-même les données et l'approche SaaS en ligne, dans laquelle un fournisseur de service tiers fournit le logiciel, le rend disponible en ligne, puis stocke les données dans le cloud de façon sécurisée. La première option s'accompagne des frais initiaux les plus élevés et les coûts sont parfois moins prévisibles, en particulier en ce qui concerne les mises à jour et le traitement des données. La seconde, en revanche, présente des coûts initiaux plus faibles et plus prévisibles, mais comporte généralement des frais d'abonnement dus sur une durée de temps convenue. Chacune s'accompagne d'avantages et d'inconvénients spécifiques. La bonne option dépendra donc de divers facteurs, notamment de l'usage qui sera fait du logiciel et des personnes qui s'en serviront.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des installations ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion des installations doivent être examinées avant toute décision d'achat. Il est important pour les entreprises de choisir les solutions les plus susceptibles de leur être utiles dans un avenir proche. Pour cela, les applications doivent avoir été conçues en tenant compte des tendances actuelles et émergentes. En matière de gestion des installations, certaines des tendances les plus importantes dont tenir compte sont les suivantes :

- Essor des interfaces utilisateur interactives : l'essor des chatbots, des assistants intelligents et d'autres outils semblables a conduit à une demande générale accrue d'interfaces utilisateur interactives. Il est conseillé de réfléchir pour déterminer si l'intégration d'éléments interactifs, comme une fonctionnalité de reconnaissance vocale ou le recours aux chatbots, à la solution peut être utile pour les gestionnaires d'installations et accroître l'efficacité du travail. L'un des avantages potentiels d'une interface utilisateur interactive est sa capacité à effectuer des tâches de gestion des installations tout en réalisant aussi d'autres tâches complexes, principalement par le biais de commandes vocales. Les interfaces utilisateur interactives offrent aussi des avantages en termes d'accessibilité, en particulier pour les personnes souffrant d'un handicap les empêchant d'utiliser des interfaces utilisateur logicielles classiques.

- Montée en puissance de la technologie cloud : pratiquement tous les types de logiciels ont été influencés par la montée en puissance de la technologie cloud et les avantages qu'elle procure. Plus spécifiquement, le stockage en ligne facilite le partage des données entre divers sites et la mise à jour de ces données afin que chacun ait connaissance de ces changements en temps réel. Il présente aussi des avantages en termes de sécurité des données et de compatibilité entre plusieurs appareils et systèmes d'exploitation différents. Avec un logiciel de gestion des installations, la technologie cloud peut servir à garder les rapports d'audit et autres informations de même type actualisés et à partager des renseignements sur l'état de l'équipement. Cela peut en outre s'avérer particulièrement avantageux pour soutenir un système de billetterie d'installation ou une plateforme de réservation nécessitant un partage instantané des informations.

- Recours accru à l'IA : de plus en plus de solutions logicielles intègrent efficacement les capacités de l'IA et du machine learning, une tendance qui ne semble pas près de ralentir. Dans les logiciels de gestion des installations, en particulier, l'IA a la capacité potentielle d'identifier les tendances, comme le moment où une maintenance doit être planifiée afin d'éviter les temps d'arrêt ou les périodes prévisibles de forte demande des salles. Dans le cas de la prévision des réservations de salles, cette analyse peut s'effectuer jour par jour, mais aussi globalement en identifiant avec précision les mois ou les périodes les plus chargées de l'année. Il est ainsi plus facile de planifier et de gérer l'utilisation des salles, des espaces et de l'équipement dans le temps. La technologie de l'IA est potentiellement capable d'effectuer des tâches telles que l'analyse de données sans aucune intervention humaine. Elle fait également disparaître certaines erreurs humaines associées à l'exécution manuelle de ces tâches. Il en résulte une efficacité accrue, mais également une plus grande précision.

- Modèles de travail à distance et hybrides : lorsque vous examinez les options en matière de logiciels de gestion des installations, il convient de tenir compte d'une autre tendance, à savoir la montée en puissance des aménagements de travail à distance et hybrides. Aujourd'hui, il est plus courant et parfois même indispensable, que les employés travaillent depuis leur domicile ou depuis d'autres sites distants, ce qui peut avoir un impact sur le logiciel utilisé. Une enquête Capterra montre que 67 % des employés français souhaitent un modèle de travail hybride. Quand il est nécessaire de recourir au télétravail ou lorsque les gestionnaires d'installations travaillent occasionnellement en dehors de leur bureau, le logiciel doit impérativement être accessible depuis n'importe quel lieu sur toute une gamme d'appareils. Il importe également que toute modification des données soit communiquée à tout le bureau afin de garantir la cohérence dans l'ensemble de l'organisation.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment en créer une ? - Blog de Capterra France (Date de consultation : lundi 25 octobre 2021)

  2. Gartner Says the Future of App Development Is Multiexperience (Selon Gartner, la multiexpérience est l'avenir du développement d'applications) Gartner.com (Date de consultation : lundi 25 octobre 2021)

  3. Tech trends 2022 : 5 innovations pour entreprise à surveiller - Capterra Blog (Date de consultation : mardi 14 décembre2021)

  4. 67 % des employés souhaiteraient un modèle de travail hybride - Capterra Blog (Date de consultation : mardi 26 octobre 2021)