Un logiciel de création de devis aide les organisations à prévoir les coûts et à produire des estimations avec précision et efficacité. Les applications de gestion de devis peuvent distribuer des devis dans une entreprise, automatiser la tarification sur la base de données historiques et intégrer aisément des données telles que les profils de clients, la terminologie spécifique à un cas et les taux de fiscalité sur les ventes. De nombreux outils de création de devis s'intègrent directement à des outils comptables, ce qui permet une conversion automatique des devis en factures.

Avantages d'un logiciel de création de devis

• Gagner en efficacité : un logiciel de création de devis collecte et analyse des données provenant de plusieurs sources, y compris de bases de données de coûts, d'e-mails, de logiciels de CRM et de projets antérieurs afin de générer des devis et de créer des propositions. Ces systèmes suppriment les transactions en liquide en permettant aux responsables de transférer et de recevoir des fonds en ligne, alors que des modules de tableau de bord et de reporting leur permettent d'effectuer un suivi des performances commerciales et de prendre des mesures correctives. Toutes ces fonctionnalités se combinent pour améliorer l'efficacité dans l'ensemble des organisations.
• Gagner en précision : un outil de création de devis aide les organisations à créer des propositions automatiques, ce qui réduit le risque d'erreurs humaines et leur nombre. Ces systèmes incluent souvent des outils multiples pour faciliter ce type d'automatisation, notamment le suivi de la messagerie électronique, des générateurs de propositions et des systèmes de surveillance des coûts. Les entreprises sont ainsi en mesure de créer rapidement des devis et de répondre sans tarder aux RFP (appels d'offres).
• Mettre la marque en lumière : grâce aux outils de création de devis, les organisations peuvent envoyer des propositions intégrant des logos, icônes et couleurs spécifiques et personnalisés dans le respect des directives de leur marque pour veiller à ce que les clients reconnaissent leur activité. Une communication de marque cohérente aide les organisations à mettre une marque en lumière et à préserver son identification.

Fonctionnalités clés d'un outil de création de devis

• Gestion des contacts : créez et conservez des enregistrements des contacts.
• Création de devis/proposition : créez des propositions portant la marque et présentant un aspect professionnel et gérez un référentiel centralisé des propositions précédentes.
• Intégration d'applications tierces : exploitez l'intégration à des applications tierces associées (comme des logiciels CRM, d'automatisation des ventes ou de comptabilité) pour réduire la duplication des saisies et améliorer l'efficacité des flux de travail.
• Création automatique de devis : générez automatiquement des devis basés sur règles pour les clients en fonction de leurs exigences, de la disponibilité des stocks et des taux d'offre et de demande.
• Gestion des remises et déductions : configurez des règles d'attribution de réductions en fonction du volume/de la quantité commandé(e).
• Gestion des tarifs : créez des tarifs basés sur règles pour les stocks et gérez les prix en fonction de l'évolution de la demande.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un outil de création de devis

• Intégration avec d'autres solutions : les professionnels des appels d'offres ont besoin d'outils de création de devis pouvant s'intégrer de façon transparente à leurs logiciels et outils technologiques existants pour prédire les coûts avec précision et générer des devis en conséquence. Le système de création de devis doit être en mesure de transférer et de recevoir des données provenant de solutions tierces, comme des calculateurs de coûts, outils d'estimation des appels d'offres, analyses prédictives et tableaux de bord. Les acheteurs d'un logiciel de ce type doivent sélectionner un nombre limité de solutions de création de devis qui s'intègrent à leurs systèmes existants.
• Déploiement sur le cloud à peu de frais : le cloud computing a bouleversé le paysage technologique et un nombre croissant de fournisseurs transfèrent leur infrastructure logicielle sur le cloud. En adoptant des déploiements basés sur le cloud, les utilisateurs peuvent réduire leurs dépenses d'immobilisation et obtenir une sécurité accrue de leurs actifs avec un budget limité. Les petites entreprises dont le budget consacré aux logiciels est limité doivent sélectionner un petit nombre d'options de logiciels de création de devis qui n'excèdera pas leurs limites budgétaires.

Principales tendances en matière de logiciel de création de devis

• Les chatbots et le support client : alors que les chatbots et technologies de conversation se généralisent, les règles régissant l'engagement des clients vont continuer à se transformer. Une étude de Capterra indique qu'aujourd'hui près de sept petites entreprises sur dix utilisent ou prévoient d'utiliser une technologie de conversation au cours des prochaines années. Alors que les chatbots chargés du support client se généralisent, il faut s'attendre à ce que les fournisseurs d'outils de création de devis remarquent ce phénomène et commencent à proposer des fonctionnalités de ce type.
• Analyse prédictive et IA (intelligence artificielle) : les améliorations apportées à la technologie de gestion et de traitement des données ont permis aux organisations de créer des algorithmes de machine learning qui prévoient avec exactitude le coût des marchandises vendues et les ventes. L'adoption de cette technologie devrait s'étendre : selon une étude de Capterra, 50 % des entreprises sont intéressées par la mise en œuvre d'une technologie d'IA dans les prochaines années.