Un logiciel QMS (Quality Management System) permet aux entreprises de produire plus facilement et de manière constante des produits de qualité qui répondent aux exigences des clients et minimisent les défauts de production. Les logiciels de gestion qualité peuvent être utilisés pour gérer et surveiller la qualité des produits à chaque étape de la production, depuis l'acquisition des matières premières jusqu'à la livraison du produit fini au client.

Les principales fonctionnalités d'un logiciel QMS incluent des règles et des objectifs de gestion de qualité spécifique à chaque entreprise, ainsi qu'un manuel de contrôle qualité qui définit le cadre de base dans lequel le logiciel QMS fonctionnera. En outre, vous pouvez vous attendre à retrouver un modèle clair de la structure organisationnelle de l'entreprise ainsi que l'attribution des responsabilités, auquel les employés peuvent accéder à partir de la base de données centralisée du logiciel. L'une des fonctionnalités centrales les plus importantes de toute application QMS est une base de données centrale qui contient toutes les données dont le logiciel a besoin pour fonctionner. Ces données sont partagées avec les différents modules du logiciel, ce qui lui permet de fonctionner comme une entité unique.

La possibilité d'intégrer des données provenant de plusieurs sources dans une base centralisée facilite la collaboration entre les différents services et équipes. Par ailleurs, les logiciels QMS donnent aux entreprises des informations très importantes sur la qualité des produits, les aident à identifier tout problème potentiel et permettent de déterminer les domaines qui peuvent être améliorés. Toutes ces informations sont précieuses et permettent de prendre des décisions commerciales éclairées, qui influeront à terme de manière positive sur les résultats de l'entreprise. Cependant, le logiciel QMS n'est pas seulement avantageux en termes financiers ; il aide également les entreprises à établir une relation de confiance avec leurs clients et à fournir des produits qui répondent à leurs attentes.

Parce que la gestion de la qualité fait partie intégrante des activités d'une entreprise, les logiciels QMS sont conçus pour être utilisés dans chacun des processus commerciaux. Contrairement aux logiciels de vente, aux logiciels marketing et aux logiciels de gestion de contacts, les logiciels QMS ne sont pas spécifiquement axés sur un secteur d'activité en particulier. Ces solutions envisagent plutôt l'entreprise dans son ensemble pour simplifier les processus complexes afin qu'il soit possible de mieux comprendre comment une étape particulière affecte la qualité des produits et services de l'entreprise. Les systèmes QMS sont généralement assez spécifiques et adaptés à une entreprise, en fonction des exigences uniques de cette dernière, mais plusieurs composants clé se retrouvent dans presque tous les systèmes logiciels QMS.

Chaque entreprise doit tenir compte de plusieurs éléments avant d'investir dans un système QMS. Il s'agit notamment de facteurs tels que la taille de l'entreprise, le secteur dans lequel elle opère, la nécessité ou non d'un accès à distance et la compatibilité avec d'autres systèmes d'entreprise. Les logiciels QMS sont disponibles sous forme de solution sur site ou cloud, un autre facteur de réflexion essentiel pour les entreprises. Pour être classées dans la catégorie des logiciels de gestion qualité, les logiciels doivent généralement :

• Permettre aux entreprises de créer des règles et des objectifs de gestion de la qualité pour différents secteurs d'activité, accessibles depuis une base de données centrale.
• Permettre aux entreprises de développer un manuel de gestion décrivant les exigences et les processus spécifiques qui doivent être suivis pour garantir la qualité des produits fabriqués et des processus commerciaux.
• Disposer d'une base de données centralisée pour stocker les informations de manière à ce qu'elles puissent être consultées par n'importe lequel des différents modules qui composent le logiciel QMS.
• Créer des rapports détaillés permettant d'identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et un développement plus poussé afin d'améliorer la délivrance de produits et la prestation de services de qualité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion qualité ?

Un logiciel de gestion qualité aide les entreprises à automatiser le processus d'identification et de réduction des défauts dans les produits. De telles applications peuvent surveiller et contrôler la qualité des produits et aider les entreprises à identifier tout défaut potentiel avant qu'il ne cause un quelconque préjudice. Les logiciels de gestion qualité aident également les entreprises à identifier les nouvelles tendances et à réagir rapidement aux évolutions du secteur, ce qui peut rendre l'entreprise plus compétitive et accroître sa rentabilité.

Les entreprises modernes s'appuient souvent sur des processus compliqués. Un incident à n'importe quel stade du processus de production peut de ce fait avoir des répercussions financières préjudiciables. Les systèmes QMS permettent à toute entreprise de simplifier les processus les plus complexes et de suivre les indicateurs de performance clé afin de s'assurer que les attentes en termes de qualité sont satisfaites. Ces logiciels peuvent comparer automatiquement les indicateurs de qualité escomptés aux indicateurs réels, ce qui permet d'identifier les zones problématiques éventuelles et d'alerter le personnel. Les rapports du logiciel peuvent en outre aider une entreprise à réagir de manière proactive aux anomalies détectées au lieu d'essayer de les rectifier a posteriori.

Les entreprises se tournent souvent vers les logiciels QMS afin de pouvoir se familiariser plus facilement et plus efficacement aux normes et réglementations industrielles qui régissent de nombreux processus de production. Ces processus requièrent souvent une supervision permanente pour garantir que les produits respectent ou excèdent les normes. Un logiciel QMS facilite le suivi de la qualité au cours de la production qui doit respecter des normes strictes. Qui plus est, le logiciel QMS aide également les entreprises à identifier les défauts et à les rectifier. Cela permet de garantir que les processus de production sont aussi efficaces que possible et conformes à toutes les normes industrielles, tout en réduisant la possibilité de devoir faire face à des amendes ou des atteintes à la réputation pour cause de non-conformité.

Quels sont les avantages d'un logiciel QMS ?

Les avantages des logiciels de gestion de la qualité sont nombreux et variés. La plupart d'entre eux sont axés sur la recherche de la satisfaction et de la fidélisation client, ainsi que sur le respect des exigences réglementaires ou des normes industrielles. Chaque entreprise étant unique, le logiciel QMS est généralement conçu pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique. Parmi les fonctionnalités de base de la plupart des logiciels QMS, citons :

• Centralisation de la politique et des objectifs de gestion qualité : un logiciel QMS permet aux entreprises de centraliser leurs politiques de gestion de la qualité en un seul endroit et de les partager facilement avec les employés et les autres parties prenantes. La centralisation des objectifs permet également aux employés de mieux comprendre les objectifs que l'entreprise s'efforce d'atteindre, permettant également de s'assurer que tout le monde travaille à partir du même ensemble de règles. Les bases de données centralisées permettent au logiciel QMS d'offrir de meilleures possibilités d'analyse des données et de réduire les risques de discordance entre les employés dans les grandes entreprises.
• Amélioration de la satisfaction client : les logiciels QMS améliorent la satisfaction client en réduisant la probabilité qu'un produit défectueux soit vendu. Les logiciels QMS contribuent en outre à protéger la réputation de l'entreprise en garantissant que les défauts dans les processus de production sont détectés et corrigés avant qu'ils ne puissent causer des problèmes. Des informations telles que les causes des défauts, les axes d’amélioration pour les processus de production et comment les plaintes des clients peuvent être traitées plus efficacement peuvent toutes être soutirées des systèmes logiciels QMS.
• Amélioration de l'élaboration des politiques internes : l'élaboration des politiques internes est plus facile lorsque les entreprises y intègrent les informations essentielles que le logiciel QMS peut fournir. Le logiciel QMS peut aider les développeurs à identifier les failles des règles internes existantes et à les corriger pour améliorer l'efficacité et la qualité. En utilisant les informations fournies par le logiciel QMS, les entreprises peuvent développer des politiques internes conçues pour améliorer la communication entre les employés, accroître la qualité dans toute la société et s'assurer que les clients sont toujours satisfaits des produits fabriqués par l'entreprise.
• Meilleures capacités d'automatisation : l'utilisation d'un logiciel pour automatiser les tâches de gestion qualité peut alléger la charge de travail des employés et augmenter l'efficacité des systèmes dans l'entreprise. De plus, l'automatisation peut aider à gagner un temps précieux et à accroître l'efficacité globale d'une ligne de production. Les systèmes d'assurance qualité s'appuient souvent sur une automatisation partielle pour effectuer des contrôles de qualité sur les produits, ces derniers peuvent également être améliorés en intégrant les informations fournies par les logiciels QMS.
• Amélioration de la communication interne : une base de données centralisée permet aux différents services d'une entreprise de communiquer plus facilement entre eux et d'adopter les mêmes politiques d'assurance qualité. Ceci est particulièrement important et avantageux pour les grandes entreprises et les sociétés qui produisent des articles devant respecter des normes strictes. Les malentendus entre les différents employés et services d'une entreprise peuvent causer de sérieux problèmes lorsqu'il s'agit de garantir la qualité. Les entreprises se doivent d’utiliser des outils tels que les solutions QMS pour s'assurer que la communication est fluide et efficace.
• Amélioration de la détection des défauts : la détection des défauts est indispensable pour garantir une prestation de haute qualité par une entreprise. Les logiciels QMS permettent aux entreprises de détecter les défauts et d'analyser les tendances afin de prévoir les éventuels défauts récurrents. Cela permet aux entreprises de réagir à d'éventuels problèmes de qualité avant que les produits ne soient envoyés aux clients et de réduire le risque de mauvaise publicité due à des déficiences au niveau de la qualité des produits.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de la qualité ?

Les fonctionnalités d'un tel logiciel se composent généralement de fonctionnalités de base et optionnelles. Les logiciels QMS sont souvent personnalisés en fonction des besoins spécifiques d'une entreprise, de sorte que les fonctionnalités peuvent différer considérablement d'une solution à l'autre. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes :

• Suivi des défauts : assurez le suivi des défauts signalés par les clients à l'aide du logiciel QMS. Le fait de pouvoir suivre les défauts permet aux d'identifier les problèmes récurrents et de les rectifier avant qu'ils ne deviennent un risque pour la réputation du produit ou de la société. Un suivi approprié permet également à une entreprise de préserver la confiance et la satisfaction de ses clients, car ces derniers bénéficient d'un meilleur produit répondant à leurs attentes. La finalité de ce suivi est d'éliminer tout risque d'apparition de futurs défauts.
• Gestion de la conformité : restez conforme aux dernières normes et exigences du secteur pour vous tenir au fait des amendements à la législation. Les logiciels QMS peuvent alerter les entreprises des modifications apportées aux lois, ce qui facilite l'application des changements et le maintien de la conformité. Ne pas rester conforme avec le secteur peut faire perdre de l'argent, porter atteinte à la réputation et entraîner le déclin de la confiance clients. L'utilisation d'un logiciel QMS pour identifier les éventuels remaniements des normes et alerter l'entreprise de ces modifications réduit considérablement les chances que de tels problèmes se produisent.
• Gestion de la formation : formez les employés plus efficacement en utilisant le logiciel QMS pour garantir l'uniformité dans toute l'entreprise. Les logiciels QMS sont souvent dotés d'un module de cours spécialisé qui aide l'entreprise à s'assurer que le personnel chargé de l'assurance qualité reçoit une formation adéquate tout en suivant les progrès des apprenants pour garantir qu'ils respectent les normes applicables.
• Gestion des audits : effectuez des audits réguliers des processus d'assurance qualité. L'audit des procédures et des pratiques d'assurance qualité est une tâche compliquée qui peut être facilitée par l'utilisation d'un logiciel QMS pour vous assister dans l'audit des documents, des processus et des rapports.
• Codage et contrôle des documents : assurez le suivi des différentes versions des documents grâce à la base de données centralisée. Le codage automatisé des documents facilite le suivi des révisions et garantit que toutes les parties prenantes utilisent les dernières versions des documents importants.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion qualité ?

Ces logiciels sont des éléments essentiels de toute entreprise. Généralement coûteux, les entreprises doivent tenir compte de certaines considérations spécifiques avant de se décider pour une solution particulière. Chaque entreprise est différente et la gestion de la qualité n'est pas la même dans toutes les sociétés, ce qui signifie que, bien que les systèmes QMS aient de nombreuses caractéristiques communes, ils sont adaptés pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique. Le logiciel QMS peut être fourni en tant que système autonome ou via un modèle SaaS. Une entreprise doit tenir compte de ses exigences opérationnelles lorsqu'elle choisit l'un de ces deux modèles. Parmi les facteurs à prendre en compte, citons les suivants :

• Le logiciel est-il modulable ? La possibilité d'adapter les fonctionnalités d'une solution logicielle QMS aux besoins particuliers d'une entreprise donnée est un facteur essentiel pour la plupart des acheteurs de logiciels QMS. Chaque entreprise est unique et ses besoins sont particuliers, c'est pourquoi le logiciel QMS doit être flexible et modulable. Ce point est également important si l'on envisage la mutation constante du secteur de l'assurance qualité : Le logiciel QMS doit pouvoir s'adapter facilement aux nouveaux changements. Il est également crucial pour un système QMS de pouvoir évoluer au même rythme que l'entreprise et de se développer pour accueillir de nouvelles fonctionnalités en cas de besoin.
• Le modèle de tarification convient-il à la société ? La tarification est une composante importante pour toute entreprise, en particulier lors de l'acquisition d'un logiciel spécialisé. En général, les logiciels QMS sont disponibles dans deux variantes avec des modèles de tarification distincts. La première est une solution logicielle sur site, installée sur les serveurs de l'entreprise et gérée par le personnel informatique interne. La seconde est une application cloud qui est vendue à l'entreprise en tant que produit SaaS. Il est essentiel de déterminer le modèle de tarification qui répond le mieux aux besoins d'une entreprise, surtout si l'on tient compte des coûts initiaux associés à une solution logicielle sur site.
• Les principaux objectifs de l'entreprise peuvent-ils être atteints ? Comprendre les objectifs et les exigences exacts auxquels une solution doit répondre est essentiel pour assurer la bonne marche du système. Il est crucial d'établir ces objectifs avant d'opter pour un système spécifique, car il est généralement compliqué et coûteux de changer de système une fois qu'une solution a été mise en œuvre.
• Le logiciel offre-t-il une compatibilité avec d'autres systèmes ? Les solutions QMS doivent souvent interagir avec d'autres systèmes. Il est donc essentiel de vérifier si le logiciel choisi pourra ou non interagir avec les systèmes déjà en place. Découvrir des problèmes de compatibilité entre des systèmes stratégiques après l'installation est souvent une erreur coûteuse à corriger. Il est préférable de s'assurer de la compatibilité des systèmes avant de porter son choix sur un système spécifique.
• La solution est-elle conforme aux exigences légales ? Les logiciels QMS sont souvent utilisés pour traiter des données sensibles et nominatives qui sont protégées par les lois et réglementations sur la confidentialité des données. Il est donc primordial de s'assurer que la solution choisie respecte ou même excède toutes les normes applicables en matière de protection des données afin d'éviter d'éventuelles complications juridiques. Le logiciel peut potentiellement conserver des données sensibles, il est donc important de s'assurer que le système retenu prévoit des mesures de protection des contre les cyberattaques (tels que le piratage ou l'espionnage industriel).

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de la qualité ?

Le secteur est marqué par plusieurs tendances et celles-ci doivent être prises en compte au moment de sélectionner une solution de gestion qualité. Les entreprises qui opèrent dans des secteurs où la qualité des produits est une notion à ne pas négliger sont susceptibles d'être affectées par ces tendances et doivent y prêter une attention particulière. Voici quelques-unes des tendances les plus notables :

• Évolution des normes du secteur : les normes industrielles au niveau international évoluent régulièrement, ce qui peut affecter les normes internes d'une entreprise. C'est pourquoi les logiciels QMS doivent pouvoir s'adapter aux nouvelles normes industrielles au prix d'un minimum de contraintes. La mise en œuvre automatique et en temps voulu des nouvelles normes industrielles est primordiale, car elle peut aider une entreprise à ne pas avoir à payer des amendes découlant d'une modification des normes industrielles qui n'aurait pas été identifiée.
• De plus grandes attentes de la part des clients : les clients exigent plus que jamais une meilleure qualité de la part des entreprises. Pour qu'une entreprise reste compétitive sur un marché exigeant, il est essentiel qu'elle puisse fournir des produits de qualité à des prix raisonnables. Les logiciels QMS peuvent fournir des informations que les entreprises peuvent utiliser pour mieux comprendre et répondre aux attentes des clients.
• Renforcement de l'automatisation des lignes de production : l'assurance qualité gagne en importance à mesure que de plus en plus de processus de production sont automatisés. Les entreprises adoptent ce type de procédés, ce qui explique en grande partie le développement de nouvelles fonctions logicielles.
• La nécessité d'améliorer l'analyse des données : les entreprises modernes dépendent fortement de la collecte de données et il est très peu probable que cette tendance s'inverse de sitôt. Les logiciels QMS peuvent fournir aux entreprises des informations essentielles sur le comportement des clients et les modifications des normes industrielles, tout en mettant en évidence les domaines dans lesquels la qualité peut être améliorée grâce à l'analyse des données.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• Logiciel de gestion de la qualité - Capterra France (Date de consultation : lundi 16 mai 2022)
• Unifize Quality Management Software Website - Site anglais du logiciel de gestion de la qualité Unifize (Date de consultation : lundi 16 mai 2022)