Qu'est-ce qu'un logiciel de planning ?

Un logiciel de planning permet aux organisations de planifier des événements, d'établir l'horaire des employés, de réserver des salles et d'autres ressources. Les entreprises utilisent une application de planning pour gérer la programmation des activités internes et externes grâce à des outils comme le calendrier partagé et les fonctions de prévision, d'affectation et de gestion des ressources.

Avantages d'un logiciel de planning

• Stimulez la productivité. Le planning en ligne est synonyme de gain de temps. Il permet aux utilisateurs de se concentrer sur les tâches importantes en éliminant le recours aux conversations téléphoniques pour planifier les réunions des intervenants. Avec un logiciel de planning, les utilisateurs finaux peuvent réserver des ressources pendant leurs déplacements grâce à la fonctionnalité application mobile. En outre, les télétravailleurs peuvent gérer leurs horaires sans se rendre au bureau de leur employeur.
• Renforcez la collaboration et réduisez les conflits. Le système de planning fournit une plateforme centralisée qui stocke tous les calendriers et procède aux modifications nécessaires, tout en gardant les utilisateurs informés. Les horaires sont accessibles par tous les employés d'une organisation, ce qui améliore la collaboration, facilite l'utilisation efficace des ressources et réduit les conflits de programmation.
• Réduisez le taux de non-présentation. Le logiciel de planning permet d'envoyer des rappels automatiques aux participants via e-mail et SMS. De plus, l'intégration de l'application calendrier avertit les utilisateurs de tout éventuel conflit de planification. Ces rappels évitent les annulations tardives et les absences en permettant aux utilisateurs de reprogrammer ou d'annuler leur rendez-vous ou leur réunion via le système.

Fonctionnalités clés des logiciels de planning

• Gestion du calendrier : gérez et créez des plannings en utilisant plusieurs calendriers.
• Réservation en ligne : programmez des rendez-vous en ligne via un appareil mobile, des portails de réservation et/ou des kiosques.
• Planification de groupe : trouvez automatiquement les créneaux de réunion disponibles sur plusieurs calendriers.
• Planification automatisée : examinez la disponibilité des ressources pour générer automatiquement des plannings en fonction des besoins de l'entreprise, de la disponibilité des employés et des qualifications.
• Planification en temps réel : programmez un rendez-vous et procédez aux réservations en fonction de la disponibilité en temps réel.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning

• Business intelligence et reporting. Pour une planification efficace, les gestionnaires doivent étroitement superviser le rendement des équipes et l'utilisation des ressources. Ils doivent donc sélectionner des applications de planning qui permettent de suivre l'utilisation des ressources et qui fournissent des renseignements/indicateurs de rendement et d'utilisation. Ces métriques peuvent contribuer à réduire les problèmes opérationnels tels que les heures supplémentaires, les absences et la sous-utilisation des ressources. Les petites entreprises dont les besoins sont plus importants peuvent rechercher des solutions qui offrent des tableaux de bord et des capacités de reporting.
• Accès mobile. Les petites entreprises peuvent accélérer leur croissance en tirant parti d'initiatives numériques telles que BYOD (bring your own device). Toutefois, pour en profiter pleinement, elles doivent évoluer vers une culture favorable au télétravail. Les entreprises qui envisagent une telle conversion doivent sélectionner les applications de planning qui offrent un accès mobile et évaluer leurs capacités avant de prendre une décision d'achat.

Principales tendances en matière de logiciels de planning

• L'adoption des bots pour les systèmes de planning est à la hausse. La concurrence pourrait s'avérer difficile pour les petites entreprises si elles n'adoptent pas les outils d'IA (intelligence artificielle). Selon une étude, sept petites entreprises sur dix prévoient d'adopter une technologie d'interface utilisateur conversationnelle au cours des deux prochaines années. Les chatbots optimisés par l'IA seront bientôt capables d'interagir avec les clients et de les aider à prendre des rendez-vous.
• Les technologies de machine learning progressent rapidement. Les outils de machine learning ne se contentent plus de traiter de petites tâches, mais gèrent des processus entiers. Des géants de la technologie comme Apple, Amazon, Facebook, Google et Microsoft investissent massivement dans la recherche et le développement de tels outils. Associées aux innovations prêtes à l'emploi des start-ups, les offres technologiques en matière de machine learning se développent avec des solutions disruptives.

Selon une étude, la moitié des petites entreprises disposeront de scénarios d'utilisation de machine learning dans leur infrastructure informatique d'ici un à deux ans. Un outil de planning plus intelligent, adossé à des technologies de machine learning prévisionnel, permettra d'anticiper avec précision l'offre et la demande. Les gestionnaires pourront ainsi prendre des décisions opportunes et optimiser le rendement de l'entreprise.