Logiciels de planning

Logiciel de planning

Les logiciels de planning permettent aux entreprises et à leurs employés de gérer plus facilement des événements tels que des réunions, des échéances et d'autres événements soumis à des contraintes de temps. Ce type de logiciel est très utilisé dans la gestion de projets et joue un rôle crucial dans la réduction de la quantité de travail administratif et du temps passé à le traiter. Les logiciels de planning permettent aux entreprises de gérer les horaires de leur personnel au sein d'un système centralisé, ce qui facilite la gestion du temps de chacun.

L'une des principales caractéristiques d'un logiciel de planning est la possibilité pour le personnel d'ajouter facilement des éléments à leur calendrier, de centraliser ces informations et de permettre le suivi des tâches et leur répartition. Le logiciel devrait améliorer le flux de travail d'une organisation en réduisant le temps consacré à l'organisation des horaires, ainsi que les problèmes causés par les erreurs de communication.

Les principaux avantages sont la possibilité de saisir rapidement et facilement de nouveaux éléments dans le système de planning, ce qui réduit le temps consacré à cette activité. Il constitue également un point de décision unique, ce qui réduit le risque de conflits d'horaires. Il permet en outre de planifier les ressources et les stocks, de gérer les équipes et de suivre la présence des employés.

L'un des principaux avantages du logiciel de planning est que ses utilisations sont applicables dans la plupart des domaines d'une entreprise. Alors que les logiciels d'agenda se concentrent sur les rendez-vous et les logiciels de gestion de tâches sur les missions, ce logiciel s'intéresse à toutes les formes de planification au sein de l'organisation, de la présence des employés au supply chain management.

Le niveau de complexité requis par une organisation en matière de planning dépendra de plusieurs facteurs, tels que la taille de l'entreprise et ses besoins concernant des éléments comme l'accès à distance. Les organisations comptant un petit nombre d'employés travaillant sur un seul site auront des exigences plus simples que les grandes entreprises dont les employés sont répartis dans tout le pays, voire dans le monde entier. Les solutions de planning comprennent généralement de nombreuses fonctions qui facilitent la gestion du temps, notamment les suivantes :

• Permettre aux propriétaires d'entreprises de gérer les horaires de leurs employés avec un suivi en temps réel de leurs calendriers.
• Fournir des rappels automatiques aux employés pour leurs rendez-vous à venir en utilisant le moyen de communication de leur choix.
• Envoyer une confirmation ou un refus instantané d'une demande de réservation en fonction de la disponibilité.
• Prévoir la planification des ressources, par exemple la réservation de salles ou d'équipements pour certains événements.
• Permettre aux propriétaires d'entreprise de gérer les heures de travail des employés grâce à des fonctions de gestion de pointage.
• Prendre en charge le suivi et la gestion des employés et des ressources d'intervention.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planning ?

Les logiciels de planning sont utilisés par les entreprises pour gérer plus efficacement le temps des employés et les ressources. Cela permet à l'organisation de fonctionner plus efficacement en réduisant le temps consacré à la planification et en éliminant des éléments tels que les conflits de planning. Ils permettent également d'automatiser certaines tâches, comme l'approbation ou le refus des réservations en fonction des disponibilités et le suivi des présences des employés. Autrefois sur papier, ces outils se sont peu à peu déplacés vers le cloud. Les logiciels de planning facilitent le suivi de tout ce qui se passe dans tous les services de l'entreprise, en fournissant un point de décision unique pour les informations relatives au planning. Ce point de décision unique garantit qu'il n'y aura pas de "croisement" dû à des erreurs de communication, puisque les réservations sont saisies directement dans le système et sont ensuite immédiatement consultables.

À mesure qu'une organisation se développe et devient plus complexe, l'utilisation d'un logiciel de planning passe d'utile à nécessaire. Les possibilités croissantes d'automatisation des tâches professionnelles transforment le planning en véritable goulot d'étranglement qui entraîne des pertes de temps et d'efficacité. L'automatisation de certains aspects du planning permet d'accélérer le processus et d'éliminer les erreurs humaines. Elle facilite également la transparence puisque toute réservation peut facilement être imputée à un utilisateur spécifique. Mais ce niveau de visibilité n'a pas pour seul but de tenir les employés responsables de leurs erreurs. Cela permet à l'entreprise de donner à ses employés la possibilité de prendre en charge une plus grande partie de leur planning, notamment le choix de leurs horaires.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planning ?

Les avantages portent essentiellement sur l'efficacité de la planification, notamment grâce à l'automatisation et à la visibilité du système de planning. En centralisant le système et en le rendant accessible à tous les niveaux de l'entreprise, on élimine les risques d'erreurs et on évite que le planning prenne plus de temps que nécessaire. Voici quelques-uns des avantages d'un logiciel de planning :

• Réduisez la charge de travail lors du planning : il arrive qu'une réservation nécessite une autorisation, mais la grande majorité sont des opérations de routine et peuvent être effectuées sans surveillance. C'est pourquoi les logiciels de planning peuvent automatiser le processus d'approbation ou de refus des demandes de réservation, le cas échéant. Les critères d'approbation peuvent être configurés dans le logiciel, comme par exemple le refus de réservation si la réservation entre en conflit avec une autre. Par exemple, en cas de demande de réservation d'une salle donnée pour une réunion à une heure à laquelle elle a déjà été réservée.
• Gérez le planning du personnel : l'un des avantages les plus évidents de ce type de logiciel est la possibilité pour les responsables et les superviseurs de suivre les calendriers des employés en temps réel. La nature centralisée de la plateforme permet aux responsables de planifier les tâches en fonction des compétences de chacun, même lorsque les employés sont répartis sur plusieurs sites. Elle permet également auxdits employés de se porter volontaires pour des quarts de travail vacants et d'échanger avec des collègues sans avoir besoin de faire appel à un responsable ou à un superviseur pour mettre à jour le planning.
• Planifiez les ressources : il est crucial d'affecter la bonne personne à la bonne tâche. Cependant, la main-d'œuvre n'est pas la seule à être soumise à un planning. Ce type de logiciel permet également de planifier l'utilisation de certaines ressources, comme les salles et les équipements. Cela contribue à éviter les réservations conflictuelles, car il sera impossible de réserver deux fois une ressource par le biais du système.
• Réduisez le nombre de rendez-vous manqués : les entreprises modernes disposent d'un large éventail d'outils de communication, allant des SMS et des e-mails aux réseaux sociaux et aux plateformes de messagerie interne. Ce type de logiciel permet d'exploiter ces moyens de communication pour envoyer des rappels automatiques (ou manuels) aux employés ou aux clients pour des événements à venir. En réduisant le risque de rendez-vous manqués, une entreprise peut éviter de devoir reprogrammer des réunions ou rétablir des réservations de ressources.
• Gérez efficacement les employés d'intervention : la gestion des interventions a longtemps été l'un des aspects les plus difficiles du planning pour les entreprises. Cependant, grâce à la technologie interconnectée d'aujourd'hui, les solutions de planning permettent aux responsables et aux superviseurs de suivre et de gérer les plannings et les activités de leurs employés. Il s'agit notamment de mises à jour en temps réel en provenance du terrain, de sorte que tout planning établi depuis le bureau peut être parfaitement informé. Elles permettent également de prendre des décisions en fonction de l'emplacement, par exemple en affectant l'employé d'intervention disponible le plus proche à une tâche particulière.
• Remplacez complètement les méthodes traditionnelles de planning : la gestion d'un calendrier unique est l'une des fonctions clés d'un logiciel de planning. Enregistrer tous les rendez-vous et réservations dans un seul système de calendrier permet d'éliminer les doubles réservations et autres conflits. De plus, ce type de logiciel permet généralement une synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, comme Google Calendar, ce qui permet de s'assurer que les employés sont tenus informés.
• Gérez le temps de façon centralisée : l'avantage le plus important est la possibilité de tenir un calendrier centralisé pour les besoins en gestion du temps de l'organisation. Les avantages sont multiples : il est plus facile de prévenir les doubles réservations et les parties concernées peuvent voir à quoi ressemble le planning de certains employés ou certaines ressources avant de prendre des décisions. Elles réduisent également le temps consacré à l'organisation des opérations. Auparavant, l'organisation d'une réunion pouvait nécessiter plusieurs appels téléphoniques et de nombreux allers-retours pour essayer de trouver un moment qui convienne à tout le monde. Avec ce logiciel, la disponibilité de chaque personne concernée est visible et il est facile de s'y référer.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planning ?

Les fonctionnalités sont axées sur la gestion efficace du temps, tant au niveau des personnes que des ressources. En facilitant le planning et en éliminant ou en réduisant les risques d'erreurs et d'accidents de planification, le logiciel aide les organisations à réduire les coûts et à être plus efficaces. Les fonctionnalités utilisées pour atteindre cet objectif peuvent varier d'une solution à l'autre, mais un certain nombre de fonctionnalités communes devraient se retrouver dans la plupart des solutions. Voici certaines des fonctionnalités les plus courantes des logiciels de planning :

• Gérez le calendrier : la fonctionnalité principale de tout logiciel de planning est de gérer un calendrier centralisé pour toute l'organisation. Ce calendrier offre une visibilité à travers toute l'organisation (si les autorisations le permettent) et est mis à jour en temps réel. Il permet à toute personne tentant d'effectuer une réservation de voir instantanément quelles ressources et quelles personnes sont disponibles à un moment donné. Il est également plus facile pour le personnel de voir les rendez-vous à venir. Il est de plus en plus courant que ces logiciels assurent la synchronisation avec des applications de gestion de calendrier tierces, ce qui permet aux employés d'obtenir des informations de planning liées au travail dans leur application de calendrier.
• Planifiez de façon automatisée en temps réel : la plupart des solutions offrent un certain degré d'automatisation dans leurs fonctionnalités. L'exemple le plus simple est l'approbation ou le refus automatique d'une réservation en fonction de la disponibilité des ressources et des personnes demandées. Toutes les réservations ne sont pas aussi simples, mais il est tout à fait possible qu'une réunion prévue à la même heure et dans la même salle qu'une réunion déjà programmée ne puisse pas avoir lieu et le logiciel peut automatiquement informer la personne qui tente de faire la réservation que celle-ci n'est pas possible. Une autre fonctionnalité connexe est la possibilité de gérer une liste de réservations pouvant être permutées si la ressource demandée n'est pas disponible, mais qu'elle le devient plus tard en raison d'une annulation ou d'une reprogrammation.
• Planifiez la main-d'œuvre/des équipes : l'utilisation de solutions de ce type ne se limite pas aux événements ponctuels tels que les réunions et les entretiens, mais peut également servir à gérer le planning des employés dans son ensemble. Il existe généralement des fonctionnalités permettant de suivre les plannings des employés en temps réel et de définir ces plannings dans le cas d'employés travaillant par roulement. Dans ces systèmes, les employés peuvent également consulter le planning et se porter volontaires pour les quarts de travail vacants. Ils permettent également aux responsables et aux superviseurs de planifier des tâches selon les compétences sur plusieurs sites, ce qui permet d'utiliser plus efficacement les talents disponibles dans l'ensemble de l'organisation, plutôt que de se limiter aux seuls employés présents dans le bâtiment. Recevez des rappels automatiques de rendez-vous : bien qu'ils soient souvent considérés comme un désagrément relativement mineur, les rendez-vous manqués représentent une dépense qui peut devenir importante dans les grandes organisations. Il y a tout d'abord le coût engendré par la mobilisation d'une partie des employés, l'utilisation d'un équipement et l'occupation d'une salle, mais la réunion devra également être reprogrammée en raison de cette absence. Les logiciels de planning ne peuvent pas les empêcher, mais les rappels automatiques de rendez-vous réduisent considérablement le nombre de rendez-vous manqués. Comme ils sont automatiques, ils ne nécessitent pas qu’une personne envoie les rappels manuellement.
• Gérez les interventions : la gestion du planning devient de plus en plus complexe au fur et à mesure qu'une entreprise se développe. Cette complexité augmente de façon exponentielle lorsque des employés du service de terrain sont impliqués. De nombreuses solutions offrent la possibilité de gérer facilement les activités des employés et les ressources du service de terrain. Cela comprend la gestion des plannings de répartition, l'établissement des demandes d'intervention et l'optimisation des itinéraires des véhicules. Les données de localisation permettent également aux responsables d'utiliser au mieux leurs ressources en planifiant l'intervention de l'employé le plus proche pour une tâche donnée.
• Gérez le pointage : la gestion du pointage est un élément crucial pour toute organisation comptant un grand nombre d'employés. Les solutions de planning prévoient généralement la gestion des heures de travail des employés, y compris le suivi de leurs heures d'arrivée et de départ. Elles permettent également d'assurer le suivi des congés payés. Les informations relatives à la présence des employés peuvent être facilement exportées pour établir des rapports sur les retards répétés ou les absences journalières d'un employé. Certaines solutions permettent également l'intégration avec des logiciels tiers, tels que les logiciels de traitement de la paie ou de gestion des RH.
• Planifiez les ressources : le planning de l'utilisation des ressources est tout aussi important que celui des employés. En effet, il n'existe qu'une quantité limitée de ressources et si celles-ci font l'objet de doubles réservations, cela peut entraîner des pertes de temps et des conflits internes. Les logiciels de planning permettent souvent aux responsables et aux superviseurs de planifier des événements et des rendez-vous ainsi que les ressources nécessaires. Par exemple, un entretien avec un employé particulier nécessite également la réservation d'une salle pour mener à bien cet entretien. Une réunion nécessitera une salle et des équipements, tels qu'un projecteur. Le logiciel permettra le suivi de ces ressources afin qu'elles puissent être correctement réservées en cas de besoin, garantissant ainsi qu'elles sont toujours disponibles pour un événement ou un rendez-vous correctement planifié.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning ?

Lors de l'achat d'un logiciel de planning, il est essentiel de tenir compte des fonctionnalités qui sont importantes pour l'acheteur. Par exemple, nul besoin de payer un supplément pour pouvoir gérer les employés du service d'intervention si l'entreprise n'en dispose pas. L'acheteur doit également tenir compte de la flexibilité des solutions logicielles envisagées. La plupart des logiciels de gestion du SaaS permettent de mettre facilement à niveau l'abonnement, ce qui fait qu'il est moins important de tenir compte des besoins futurs lors du choix d'une solution. Un autre facteur crucial est la taille de l'organisation. Les besoins en gestion du temps d'une petite entreprise peuvent être radicalement différents de ceux d'une entreprise de taille moyenne. Voici quelques-uns des éléments plus spécifiques qu'un acheteur doit prendre en compte lorsqu'il recherche une solution de planning :

• Quelles sont les principales fonctionnalités d’une solution de planning ? Lors de la recherche d'un tel logiciel, l'acheteur doit toujours prendre en compte les principales fonctionnalités et surtout, se demander si elles correspondent aux besoins de l'entreprise. Dans la plupart des cas, les fournisseurs de ce type de logiciel proposent des sélections de fonctionnalités comparables, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessairement considérées comme standard. Chaque solution est différente, mais certaines des fonctions les plus courantes qui peuvent être omises sont la gestion des stocks, la gestion du pointage en ligne et le routage.
• Quel est le coût du logiciel ? Le coût du logiciel est important, mais il peut être un peu complexe dans le cas des solutions SaaS, car il existe souvent différentes formules d'abonnement. Certaines solutions sont gratuites, mais comme on peut s'y attendre, les solutions gratuites sont limitées par rapport à leurs homologues payants. Il est également important d'évaluer l'engagement financier à long terme. Acheter un logiciel en une seule fois, ce qui est de moins en moins fréquent de nos jours, implique un coût initial important. En revanche, le SaaS est beaucoup moins coûteux au départ, mais représente un engagement financier sur la durée. Il est également crucial de prendre en compte le coût du déploiement si l'acheteur a l'intention de déployer la solution localement.
• L'entreprise tirera-t-elle un avantage important du logiciel ? L'une des choses les plus importantes à prendre en considération avant d'effectuer un achat important ou de modifier la façon dont une entreprise est gérée est de savoir si ce changement lui sera bénéfique. Un logiciel de planning améliore incontestablement l'efficacité et la rentabilité du temps au sein d'une entreprise. Cependant, l'entreprise se trouve-t-elle dans une situation où ces économies sont suffisamment importantes pour justifier le coût de la solution logicielle ? Le logiciel de planning est-il adapté à la taille de l'entreprise ? Les solutions modernes, et en particulier les solutions SaaS, proposent généralement des solutions évolutives. Cependant, un acheteur qui acquiert une solution en vue d'un déploiement local devra évaluer l'adéquation de cette solution à son entreprise. Par exemple, sera-t-il possible de faire évoluer la solution de planning en fonction de la croissance prévue de l'organisation ?
• Le logiciel s'intègre-t-il aux autres solutions utilisées par l'entreprise ? Les systèmes interconnectés deviennent indispensables pour les entreprises. La possibilité d'intégrer différents systèmes est un facteur important pour la réduction du temps et du coût des tâches. Si un acheteur travaille déjà avec des solutions logicielles, il est utile de trouver une solution de planning qui puisse s'y intégrer, si une telle plateforme existe. Dans le cas d'un logiciel de planning, les exemples les plus évidents seraient les applications de calendrier utilisées par les employés et d'autres éléments comme la gestion de stocks.
• Comment la solution gère-t-elle les données ? Le stockage des données est un sujet de plus en plus sensible. Les acheteurs devront s'assurer que leurs données sont stockées en toute sécurité et que toutes les pratiques sont conformes aux réglementations en vigueur. Ce n'est généralement pas un problème pour les logiciels SaaS, car le stockage des données est assuré dans l'environnement cloud. Pour les solutions déployées localement, il faudra veiller à ce que toutes les données soient sécurisées, en particulier si le système comprend des informations sur les clients.
• Le fournisseur propose-t-il une assistance technique ? Chaque fois qu'une organisation déploie un nouveau système, son adoption doit être accompagnée d'une période de formation. Dans de nombreux cas, cette formation peut être limitée aux quelques employés qui utilisent le système. Dans le cas du planning, une grande partie de l'organisation utilisera le système. En choisissant une solution offrant un bon support technique, les entreprises pourront réaliser des économies considérables, à la fois en évitant d'avoir à fournir le support elles-mêmes et en réduisant le temps perdu par les employés qui rencontrent des difficultés avec le système.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planning ?

Les tendances les plus pertinentes sont centrées sur l'utilisation à distance des solutions logicielles en question. Le télétravail étant de plus en plus courant et les logiciels cloud devenant la solution privilégiée, les logiciels d'entreprise sont de plus en plus accessibles, avec des options de plus en plus étendues quant aux dispositifs pris en charge. Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de planning sont les suivantes :

• Optimisation mobile : les téléphones mobiles sont devenus une partie intégrante de la vie quotidienne, dans la sphère professionnelle comme personnelle. Les smartphones représentent près de la moitié du trafic en ligne, il est donc logique que les fournisseurs s'efforcent de faire en sorte que leurs solutions fonctionnent bien sur mobile. Cette optimisation s'inscrit de plus en plus dans le cadre d'une combinaison d'applications natives et d'interfaces web adaptées aux mobiles.
• Système de gestion cloud : le passage vers des solutions sur le cloud est en cours depuis de nombreuses années. À mesure que la couverture Internet et la fiabilité de ces connexions s'améliorent, il devient de plus en plus pratique d'utiliser des solutions du cloud. Cette tendance devrait se poursuivre, avec l'accent davantage mis sur les solutions SaaS, ce qui repousserait le déploiement local en marge des solutions de planning.
• Des intégrations plus larges : les API (Application Programming Interface) sont plus populaires que jamais et les fournisseurs cherchent constamment à tirer parti de la commodité et du potentiel qu'elles offrent. Les intégrations avec d'autres applications connexes sont l'une des principales façons dont leurs bénéfices se manifestent. Qu'il s'agisse d'intégrer des applications de calendrier ou des systèmes de gestion des stocks, les acheteurs doivent s'attendre à ce que l'on mette davantage l'accent sur la façon dont la solution de planning d'un fournisseur fonctionne conjointement à d'autres systèmes, y compris des solutions tierces.
• Une automatisation plus intelligente : plus un logiciel peut automatiser d'opérations de manière fiable, plus cela facilitera la tâche d'une organisation. La fiabilité est clé. S'il faut que quelqu'un vérifie constamment une tâche automatisée pour s'assurer qu'elle a fonctionné correctement, il n'y a aucun avantage. Les acheteurs peuvent s'attendre à ce que les fournisseurs proposent de nouvelles options d'automatisation dans les années à venir.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• Logiciels de planning (Comparaison des prix et avis) - Capterra 2021 (Date de consultation : dimanche 24 avril 2022)
• 5 Reasons Why Your Business Needs Employee Scheduling Software (5 raisons pour lesquelles votre entreprise à besoin d'un logiciel de planning, article en anglais) (Date de consultation : dimanche 24 avril 2022)
• Toolkit : Resource Scheduling Application Vendor and Product Data (Boîte à outils : fournisseur d'application de planning des ressources et données sur les produits, article en anglais) (Date de consultation : lundi 25 avril 2022)