Logiciels de gestion de stocks

On appelle logiciel de gestion de stocks les solutions conçues pour permettre aux utilisateurs de surveiller le niveau des stocks dans le but d'optimiser la distribution, le contrôle des stocks, le traitement des commandes, les inventaires et d'autres tâches associées. Pour les entreprises, la gestion des stocks est essentielle pour améliorer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement et optimiser les résultats financiers à court et long termes.

Les logiciels de ce type peuvent être très utiles pour toute entreprise qui a besoin de stocker des marchandises ou des matériaux pour une utilisation ultérieure. La gestion des stocks implique une compréhension des demandes en matière de stocks et de la façon dont ces demandes peuvent varier ou être affectées par des facteurs internes ou externes, ainsi que des niveaux de stocks nécessaires pour que l'entreprise reste aussi productive et rentable que possible.

L'un des principaux avantages à utiliser des solutions de gestion de stocks est leur capacité à automatiser nombre des processus associés à la gestion des stocks sur le terrain. Lorsque ces tâches sont effectuées manuellement, elles peuvent être extrêmement chronophages et il peut être plus difficile d'identifier les changements soudains de la demande et d'y répondre dans un délai idéal.Si l'automatisation améliore l'efficacité, elle permet également aux entreprises d'obtenir de meilleurs résultats.

On compare souvent les applications de gestion de stocks aux logiciels de gestion des commandes et leurs fonctionnalités et leur rôle global au sein de l'entreprise présentent de nombreux points communs. En outre, on peut également comparer ces logiciels aux logiciels de supply chain management ou à un logiciel WMS (Warehouse Management System). Dans certains cas, il est possible de combiner ces solutions, même si des logiciels tout-en-un complets sont disponibles.

Les fonctionnalités incluses dans les différentes applications de gestion de stocks peuvent varier, de même que la qualité de ces fonctionnalités quand elles sont mises en pratique. Cependant, la plupart des logiciels de cette catégorie partagent les mêmes fonctionnalités de base. Les utilisateurs doivent pouvoir effectuer les tâches ou activités suivantes :

• Suivre les niveaux de stocks actuels et recevoir des alertes lorsqu'il est temps de commander un ou plusieurs articles.
• Commander des produits ou des matériaux auprès de fournisseurs, stocker les reçus et apporter des modifications aux commandes avec le temps.
• Catégoriser les articles du stock en fonction de leurs fonctionnalités ou attributs, puis utiliser la fonction de recherche.
• Accéder aux données liées aux performances du stock, générer des rapports et surveiller la performance en fonction du temps.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de stocks ?

Un logiciel de gestion de stocks est un logiciel conçu pour aider les entreprises dans leurs tâches de gestion des stocks sur le terrain. Cela implique généralement le suivi des niveaux de stocks, l'optimisation des fonctions liées à la chaîne d'approvisionnement, l'identification des changements dans la demande et la réponse appropriée à ces derniers pour assurer le traitement des commandes. Les entreprises doivent gérer soigneusement leurs stocks afin d'éliminer les espaces de stockage inutiles, d'éviter le gaspillage de marchandises ou matériaux périssables, de réduire le temps d'attente des clients et d'optimiser les bénéfices.

La gestion de stocks est importante pour pratiquement toutes les entreprises, car les produits doivent être disponibles à la vente et pouvoir être livrés aux clients dans les meilleurs délais, tandis que les matières premières doivent être stockées et disponibles pour être utilisées. Cela signifie que, dans la majorité des cas, les entreprises disposent d'une forme de stock qu'elles doivent gérer.

D'une importance capitale, les logiciels de gestion de stocks permettent d'équilibrer ces besoins par rapport aux limites qui peuvent exister en termes d'espace physique disponible et de durée de conservation du stock. Encore mieux, nombre de ces tâches peuvent être automatisées afin d'obtenir une précision et une efficacité maximales. Cela peut aider les entreprises à réaliser une performance optimale tout en offrant le type d'expérience client qui assure une fidélité durable et des achats récurrents.

De plus, les solutions les plus avancées peuvent aider les entreprises à réaliser un audit de leurs stocks afin de détecter rapidement les problèmes, de traiter les inefficacités et de réduire le besoin en interventions humaines actives.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de stocks ?

Les avantages de l'utilisation d'applications de gestion de stocks sont liés à l'automatisation. Après tout, la gestion de stocks est une discipline complexe, qui exige des entreprises qu'elles réfléchissent soigneusement à la composition de leurs stocks, aux demandes relatives à ces stocks, à la façon dont ces demandes peuvent changer et à ce qu'il faut faire pour optimiser les performances malgré ces changements. Ceci étant dit, il existe des avantages spécifiques liés à l'utilisation des logiciels de ce type, comme :

• L'efficacité de la chaîne d'approvisionnement : le processus de gestion manuelle de tous les aspects d'une chaîne d'approvisionnement peut être extrêmement chronophage et la technologie moderne l'a rendu inutile et dans de nombreux cas, également imprécis. Grâce aux logiciels de gestion de stocks, il est possible d'automatiser de nombreuses tâches et processus dans ce domaine. Par exemple, la plupart des logiciels de cette catégorie offrent des outils pour gérer les commandes auprès des fournisseurs, passer de nouvelles commandes quand le niveau de stock l'exige et modifier celles existantes. Quand ce processus est automatisé, le logiciel peut automatiquement passer des commandes quand les niveaux de stocks atteignent un seuil défini ou quand la demande atteint un certain niveau. Grâce à la puissance de l'intelligence artificielle, cela est plus fiable que la gestion manuelle des chaînes d'approvisionnement, car les changements ou les faibles niveaux de stocks seront détectés et une mesure pourra être prise immédiatement.
• Les avantages économiques : l'investissement initial dans un logiciel de gestion de stocks peut présenter des avantages financiers à long terme, en aidant les entreprises à économiser de l'argent, réduire les dépenses et optimiser les bénéfices. Lorsque les stocks sont gérés efficacement, le niveau de stock conservé à un moment donné peut également être minimal. Cela, en retour, peut faire faire des économies aux entreprises en réduisant la taille des espaces de stockage ou des entrepôts dont elles ont besoin. De plus, une gestion efficace des stocks réduit, voire même élimine complètement, les dépenses liées aux produits ou matériaux périssables qui atteignent leur date d'expiration avant d'avoir pu être utilisés. Le nouveau stock étant commandé automatiquement, au meilleur moment possible, les entreprises peuvent également éviter certains des frais liés aux commandes urgentes auprès des fournisseurs.
• La réduction des besoins en personnel : quand elle est utilisée à son plein potentiel, l'intelligence artificielle permet d'effectuer de nombreuses tâches et processus de gestion de stocks automatiquement, au meilleur moment, sans besoin d'une intervention personnelle des employés. La réduction du besoin en main-d'œuvre peut présenter plusieurs avantages importants, comme la réduction des charges de travail, simplifiant en général la vie quotidienne des employés et limitant le nombre de personnes nécessaires à un moment donné. En conséquence, les entreprises peuvent ne pas avoir à recruter autant de personnes, ce qui peut générer d'importantes économies. Outre les avantages économiques, la réduction des besoins en matière de travail peut libérer du temps pour les employés, qui peuvent se consacrer à des tâches complexes ou imprévues que l'IA (intelligence artificielle) ne peut pas gérer.
• Une réaction rapide aux changements : les entreprises ont souvent besoin de réagir à des événements ou des changements subits et cela s'applique non seulement à elles-mêmes, mais également aux fournisseurs, partenaires commerciaux et clients ou consommateurs. On peut citer comme exemples une augmentation soudaine des commandes ou des changements saisonniers de la demande pour un produit particulier. Autrement, les changements soudains peuvent résulter de circonstances totalement imprévisibles, comme l'émergence de la COVID-19 et la mise en place de restrictions concernant les rassemblements publics. Néanmoins, les applications de gestion de stocks permettent aux entreprises de réagir rapidement à tout changement qui affecte la demande. En cas de pic soudain, le logiciel peut alerter les décisionnaires ou automatiquement passer des commandes pour augmenter les stocks. Inversement, si la demande chute, le logiciel peut également le détecter et annuler les commandes programmées ou de les modifier, afin de commander une quantité plus faible d'un produit ou d'un matériau en particulier. L'essentiel ici est d'éviter les situations dans lesquelles une entreprise aurait trop ou pas assez de stock pour gérer la demande à laquelle elle fait face.
• La centralisation des données : le processus complet de gestion de stocks implique qu'une grande quantité d'informations doit être conservée. Cela comprend les informations sur les niveaux de stocks ou sur des produits/matériaux spécifiques. Cependant, cela peut aussi inclure des détails sur les contrats avec les fournisseurs, des informations sur les commandes qui ont été passées, etc. Disposer de toutes ces informations au même endroit peut considérablement simplifier la gestion des stocks et contribuer à éviter les situations où les employés doivent faire des allers-retours entre différentes applications.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de stocks ?

Les fonctionnalités d'une appli de gestion de stocks visent toutes à aider les utilisateurs à gérer les niveaux de stocks. Cela signifie avoir la capacité de superviser les aspects de la chaîne d'approvisionnement, tout en gérant également des facteurs comme les fluctuations de la demande. Les logiciels de cette catégorie peuvent différer quant aux fonctionnalités supplémentaires offertes, mais la plupart des solutions disposent des mêmes fonctionnalités de base. Certaines des fonctionnalités les plus courantes et les plus importantes associées aux logiciels de gestion de stocks sont décrites en détail ci-dessous :

• Gestion de stocks : créez une base de données pour les stocks de l'entreprise afin que toutes les informations pertinentes soient accessibles au même endroit, puis supervisez tous les aspects de la gestion de ces stocks. Grâce aux fonctionnalités de gestion de stocks, les utilisateurs peuvent consulter les niveaux de stocks actuels pour chaque article et avoir une bonne connaissance des produits ou matériaux en stock, de ceux dont le stock est faible et de ceux qui sont totalement épuisés. La plupart des informations peuvent être automatisées, en particulier si l'intégration à un système de caisse est possible, de sorte que les niveaux de stocks soient automatiquement mis à jour quand de nouvelles commandes arrivent ou quand des ventes sont réalisées.
• L'optimisation des stocks : définissez des niveaux de stocks idéaux, en fonction des besoins et des circonstances spécifiques à l'entreprise et garantissez le maintien de ces niveaux. L'optimisation des stocks concerne la réduction ou l'élimination des instances où les niveaux de stocks d'un article particulier sont trop faibles ou trop élevés. Lorsque le stock est trop faible, les clients connaissent des retards potentiels qui ont un impact négatif sur l'expérience client. Si les niveaux de stocks sont trop élevés, les entreprises doivent disposer d'un espace pour stocker les articles, avec le risque qu'une partie du stock soit périssable avant que la demande n'augmente. Grâce à l'automatisation, il est possible de maintenir des niveaux de stocks idéaux, avec des ajustements intelligents des commandes quand le niveau de la demande change ou qu'un autre événement important survient.
• L'identification des produits : catégorisez les produits en fonction de leurs fonctionnalités et leurs attributs et attribuez des types de produit ou des mots-clés pour que la liste des stocks puisse être triée de façon logique. L'identification des produits peut aider à rendre la base de données du stock entièrement consultable, permettant aux utilisateurs de rapidement et facilement trouver des articles spécifiques et voir les niveaux de stocks actuels, de même que les données contextuelles importantes. Les informations qui peuvent être recueillies sur les articles du stock comprennent le poids, la taille, les numéros de lot et les dates d'expiration. Cela permet aux différents articles du stock d'être traités différemment en fonction des exigences spécifiques de l'entreprise et des demandes qui sont pertinentes pour cet article. Certains logiciels de gestion de stocks haut de gamme comprendront aussi la lecture de codes-barres (ou d'autres techniques d'identification de produits), de sorte que les articles peuvent être scannés et automatiquement ajoutés à cette base de données sans nécessiter de saisie de données manuelle.
• La gestion des bons de commande : gérez tous les aspects liés à l'achat de produits, matériaux, fournitures et équipements. Cela peut inclure l'accès à toutes les commandes passées, aux reçus, aux coordonnées des différents fournisseurs et aux détails des commandes récurrentes. Il est également possible de collecter, ajouter et stocker indéfiniment les factures, les rendant facilement accessibles à l'avenir. Outre la supervision des détails de base liés aux commandes, l'une des principales parties de la gestion des commandes implique d'évaluer les comportements actuels et d'estimer si tous les achats sont nécessaires, bénéfiques et s'ils ont été optimisés en termes économiques.
• La gestion des fournisseurs : recueillez et gérez toutes les informations pertinentes sur les fournisseurs, notamment les coordonnées, l'historique des commandes, les reçus, les e-mails de confirmation, les notifications d'expédition, les factures et les contrats ou les accords écrits signés. Dans certains cas, le logiciel inclura des outils de signature et d'authentification numériques de documents, afin que tous les contrats avec les fournisseurs soient sans papier. Grâce au stockage de toutes ces informations, il est facile d'y revenir en cas de conflit, désaccord, rupture de contrat ou délais non respectés. Dans certains cas, il est également possible de comparer les fournisseurs dans des domaines comme les coûts, les délais de livraison et la disponibilité, de sorte que tous les articles puissent être commandés chez les meilleurs fournisseurs, au bon moment et au meilleur coût.
• Les alertes/notifications : créez des alertes quand le stock atteint un certain niveau (ou quand la demande atteint un certain seuil) afin d’alerter es décisionnaires. Certaines des entreprises peuvent connaître des situations qui font qu'elles ne souhaitent pas profiter de l'automatisation pour recommander des matériaux ou d'autres articles de stock. Dans ces situations, les alertes peuvent contribuer à assurer qu'ils pourront répondre rapidement aux changements quand ils se produisent. Cela aide ensuite à éviter les situations où une entreprise se retrouve sans fournitures ou matériaux dont elles ont désespérément besoin.
• Le reporting/l'analytique : définissez les KPI (Key Performance Indicator), collectez les données pertinentes et créez des rapports riches en informations sur les performances passées et actuelles des stocks ou créez des prévisions sur les performances futures. La création de rapports est essentielle pour informer les parties concernées sur la situation actuelle. Ils peuvent être très importants pour susciter l'adhésion dans les situations où l'on a besoin de davantage d'espace de stockage ou lorsque des changements plus fondamentaux doivent être apportés aux pratiques de l'entreprise. Les solutions de gestion de stocks de premier plan donneront accès à des informations en temps réel, de sorte que tous les problèmes ou toutes les inefficacités seront identifiés et traités dès que possible. Des outils de visualisation de données peuvent également être proposés, permettant de consulter des indicateurs clés dans un format facile à comprendre, comme des schémas, des graphiques ou des tableaux.

Le répertoire de logiciels de gestion de stocks de Capterra comprend un grand nombre d'options qui peuvent être filtrées en fonction du prix, des fonctionnalités disponibles, de la méthode de déploiement et du nombre d'utilisateurs prévu. En conséquence, les entreprises peuvent simplifier leur recherche de la solution logicielle idéale, en éliminant les options qui ne correspondent pas à leurs exigences.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de stocks ?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion de stocks, il y a différents facteurs à prendre en compte pour que les décisionnaires puissent trouver la solution idéale répondant à leurs besoins spécifiques. Un moyen efficace de comprendre ces besoins est de se poser quelques questions importantes et d'en trouver la réponse, car cela peut aider à se concentrer sur ce qui importe vraiment. Parmi les questions les plus importantes à se poser, on peut citer :

• Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de stocks ? Il existe plusieurs fonctionnalités de base que les acheteurs s'attendent à trouver dans la grande majorité des solutions de ce type, mais il est important d'étudier avec soin les fonctionnalités précises dont ils ont besoin, ainsi que celles qui peuvent être moins indispensables, mais néanmoins très utiles. Les besoins des entreprises en termes de gestion de stocks peuvent aussi considérablement varier. Les fonctionnalités exigées par un restaurant ou un hôtel peuvent être sensiblement différentes des besoins d'un revendeur de composants électroniques ou d'un supermarché. Les acheteurs doivent identifier les fonctionnalités qui sont les plus importantes pour eux. De là, ils peuvent utiliser leur processus de recherche pour réduire la liste des solutions disponibles à celles qui répondent le mieux à ces besoins.
• Quel est le coût total d'un logiciel de gestion de stocks ? Les entreprises doivent toujours calculer les coûts des différentes options logicielles disponibles sur le marché. Cependant, il est important de comprendre que cela doit être évalué de façon holistique, en tenant compte de tous les coûts pendant la durée totale d'utilisation du logiciel. On peut parler plus simplement de coût total de possession et d'utilisation et cela signifie que les entreprises doivent réfléchir, non seulement au coût d'acquisition du logiciel, mais également aux dépenses liées à la formation nécessaire des employés, à l'assistance en cas de difficultés techniques, à la réception des mises à jour logicielles, au stockage des données associées et à la mise en place d'un accès à tous ceux qui en ont besoin.
• L'intégration à d'autres applications est-elle possible ? Les entreprises modernes ont tendance à utiliser une large gamme d'outils et d'applications et pour cette raison l'intégration et la compatibilité sont des points importants. Si les entreprises utilisent déjà des logiciels financiers, des systèmes de caisse et des outils similaires, l'intégration à un système de gestion de stocks va être un point majeur à prendre en compte. Quand ces outils sont utilisés en combinaison et que les données sont partagées entre eux, l'efficacité et la précision peuvent être améliorées, la duplication de données peut être minimisée et l'expérience utilisateur optimisée. Idéalement, l'intégration fournit une couche d'automatisation supplémentaire, ce qui permet aux entreprises d'économiser du temps, des efforts et de l'argent dans le processus. Cependant, les besoins d'intégration doivent être mis en balance avec les autres points à prendre en compte.
• Quelle est la méthode de déploiement préférée ? Outre trouver le logiciel disposant des bonnes fonctionnalités (disponible au bon prix), les entreprises ont aussi besoin de réfléchir à leur méthode de déploiement préférée. Les deux options principales sont le déploiement sur site et le déploiement dans le cloud, chacun ayant ses avantages et ses inconvénients. En général, le déploiement sur site présente des coûts initiaux plus élevés, mais les coûts à long terme peuvent être plus faibles et l'on dispose d'un meilleur sens de contrôle et de possession. En revanche, les solutions cloud sont déployées avec l'assistance d'un prestataire de services tiers, en général sous la forme d'un abonnement. Cela signifie que les coûts initiaux peuvent être extrêmement bas et les coûts à long terme, bien qu'étant plus élevés, sont extrêmement prévisibles et constants. Le besoin de stockage de données sur site est éliminé et la responsabilité d'assurer la sécurité des données peut être déléguée à un expert tiers. Les options cloud présentent également des avantages en termes d'accessibilité à distance et de compatibilité avec une large gamme d'appareils. Cependant, il y a moins de contrôle global et le coût total de possession peut s'avérer plus élevé.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de stocks ?

• Recours accru à l'IA : l'utilisation de l'IA au sein des logiciels n'est pas nouvelle, mais elle devient constamment plus fiable et plus sophistiquée et cela augmente sa portée potentielle. À des fins de gestion de stocks, l'IA peut être utilisée pour faire des prévisions intelligentes de la demande en fonction des données passées, des données du marché, des tendances pertinentes de la société et du comportement des clients. De plus, l'IA peut jouer un rôle en analysant les performances des stocks et en automatisant certaines des tâches de base de la gestion de stocks. Dans certains cas, l'IA peut aussi être utilisée pour assurer le support utilisateur. Par exemple, on peut utiliser un chatbot pour répondre aux questions de base sur la façon d'effectuer certaines actions ou l'endroit où trouver une information en particulier.
• Développement du télétravail et du travail hybride : en général, les entreprises adoptent plus que jamais des modèles de télétravail et de travail hybride et cela pourrait entraîner une réduction du nombre d'employés présents sur site à un moment donné. Concernant la gestion de stocks, cela augmente le besoin d'une automatisation fiable, avec des systèmes en place pour surveiller en permanence les niveaux de stocks et fournir des informations actualisées aux personnes qui ne peuvent pas contrôler physiquement les entrepôts ou les autres zones de stockage. Au niveau mondial, 70 % des entreprises dans le monde ont adapté leur offre d'une façon ou d'une autre pendant la pandémie de COVID-19 afin de pouvoir la proposer de manière virtuelle. Avec le retour à la vie normale, nombre de ces entreprises ont continué à capitaliser sur ces changements, pour réduire leurs dépenses, pour limiter leurs exigences en termes d'espaces physiques ou pour satisfaire leurs employés. Cependant, cela ne veut pas dire trouver des solutions qui offrent une accessibilité à distance.
• Intégration à la technologie de l'IoT (Internet des objets) : un nombre croissant d'appareils courants utilisés dans le cadre professionnel sont maintenant des appareils ''connectés'', c'est-à-dire connectés à Internet, afin de communiquer avec les autres appareils environnants. L'utilisation de l'IoT (ou IdO en français) nécessite des logiciels qui ont été conçus avec de tels appareils à l'esprit. Ainsi, une tendance croissante dans la gestion de stocks est l'utilisation de la vidéosurveillance et de l'analyse vidéo afin de déterminer l'espace de stockage utilisé à un moment donné. Quand l'intégration à l'analyse vidéo est possible, ces informations peuvent aider les entreprises à avoir une meilleure vision d'ensemble. Comme autre exemple, on peut citer l'utilisation d'un thermostat connecté pour réguler la température d'une zone de stockage et cela peut contribuer à optimiser la durée de conservation de certains produits. Cependant l'intégration IoT peut être plus simple et concerner la compatibilité avec des enceintes connectées et des smartphones, ce qui permet une plus grande utilisation des commandes vocales.
• Popularité des solutions cloud : enfin, la demande d'accessibilité à distance augmentant, les entreprises prenant conscience de l'importance de conserver des données actualisées et sécurisées et les coûts initiaux étant considérablement réduits, le déploiement dans le cloud devient de plus en plus populaire. Dans un domaine comme la gestion de stocks, les options cloud peuvent présenter des avantages, car elles garantissent que tout le monde peut accéder aux mêmes données actualisées et que tous les changements apportés aux données sont appliqués globalement. Les solutions cloud sont accessibles via des ordinateurs, des smartphones et des tablettes et les autorisations peuvent être définies facilement, afin que seuls ceux qui disposent du bon niveau d'autorisation puissent accéder aux données les plus sensibles. Bien sûr, cela doit être mis en balance avec les désavantages des solutions cloud, comme les frais d'abonnement permanents qui peuvent augmenter les coûts à long terme.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment en créer une ? - Blog Capterra (Date de consultation : mardi 18 janvier 2022)

2. 59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde - Blog Capterra (Date de consultation : mardi 18 janvier 2022)