Qu'est-ce qu'un logiciel de pointage ?

Un outilde pointage a pour but principal de rendre la gestion du temps de travail et le contrôle des horaires des employés plus facile. Ces systèmes de pointage en ligne permettent aux entreprises de surveiller les heures de travail des employés et d'analyser les coûts de main-d'œuvre par projet.

LLes pointeuses en ligne sont généralement proposées en tant que produits autonomes (avec fonctionnalité de suivi du temps et de gestion des présences) ou sous forme de produits intégrés à un logiciel de comptabilité (ce qui facilite les calculs de la paie en fonction du temps total travaillé et intègre ces informations dans les rapports financiers).

Quels sont les avantages d'un logiciel de pointage ?

• Calcul exact de la paie grâce au suivi numérique du temps : la gestion manuelle de la paie est un processus inefficace et propice aux erreurs. Les logiciels de pointage comprennent une fonctionnalité de capture numérique du temps appliquée aux heures d'arrivée et de départ. Ces informations sont automatiquement entrées dans les feuilles de temps des employés ; les erreurs de calcul sont ainsi réduites et vous gagnerez du temps.
• Suivi efficace du temps pour les télétravailleurs : pour les salariés qui permutent entre bureau, travail à domicile ou autres sites, un suivi manuel du temps requiert beaucoup d'efforts, s'avère inefficace et prend du temps. Une application de pointage en ligne automatise le processus de suivi du temps sur plusieurs sites.
• Capture automatique d'écran : elle permet aux responsables de surveiller les niveaux d'implication de leurs équipes en estimant le pourcentage de temps consacré à des activités sans relation avec le travail telles que la fréquentation de réseaux sociaux ou la navigation sur Internet.
• Gestion des clients et planification du personnel efficaces : pour les entreprises en contact avec les clients et qui travaillent sur de nombreux projets pour des clients variés, le suivi du temps et des recettes peut se révéler frustrant. Grâce à la capture numérique du temps, un logiciel de pointage fournit des rapports en temps réel sur le temps et les recettes consacrés à chaque projet. Ces informations aident les responsables à hiérarchiser les projets en fonction des recettes et du temps requis et à planifier leur personnel en conséquence.

Quelles sont les fonctionnalités clés d'une appli de pointage ?

• Planning du personnel : organisez le calendrier en fonction de la disponibilité des employés et de la priorité des projets. Les plannings peuvent être synchronisés avec le calendrier favori des employés (par exemple, calendrier Google, Outlook).
• Gestion du temps et des présences : laissez les employés indiquer/suivre leur présence et pointer les heures exactes d'arrivée et de départ. Il sera ainsi inutile d'effectuer des calculs manuels avant d'entrer les données dans votre système de comptabilité/paie.
• Suivi des employés travaillant à l'heure : calculez le nombre total d'heures travaillées à l'aide de la fonctionnalité de pointage à l'arrivée et au départ. Les utilisateurs peuvent consigner ces informations à l'aide de méthodes biométriques ou électroniques de capture du temps.
• Suivi des congés maladie : permettez aux employés d'envoyer des demandes de congés maladie et d'arrêt de travail qui sont transmises aux responsables en vue de leur acceptation.
• Suivi des vacances/congés : mettez à la disposition des employés un portail d'enregistrement des demandes de congés payés.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un système de pointage ?

• Capture électronique du temps : les entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer la précision de la capture du temps. L'un de ces moyens est la capture électronique du temps. Elle repose sur des méthodes de capture des données telles que les cartes d'authentification et les dispositifs biométriques enregistrant les heures d'arrivée et de départ ce qui rend impossible le pointage de complaisance par un ami. Il existe différents types de dispositifs électroniques de suivi du temps, notamment les badges avec code-barres, les badges à bande magnétique ou les lecteurs d'empreintes digitales. Les entreprises qui utilisent ou qui prévoient d'utiliser l'un de ces systèmes doivent s’assurer d’adopter un logiciel de pointage compatible avec de tels dispositifs.
• Pointage mobile en ligne et applications mobiles : les employés travaillent de plus en plus à distance ce qui pose d'importants défis en termes de suivi du temps. Les solutions de pointage mobiles en ligne permettant aux employés de pointer au début et à la fin de leur travail depuis leurs smartphones. Certains produits intègrent une fonction de suivi GPS qui informe les responsables de la position géographique en temps réel.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciel de pointage ?

• L'IA (intelligence artificielle) transforme le secteur des logiciels de pointage : la recherche de méthodes plus efficaces et plus précises de capture du temps favorise l'adoption de l'IA. Les technologies d'intelligence artificielle telles que la reconnaissance faciale apportent aux utilisateurs un moyen efficace et infaillible de confirmer la présence des employés.
• Les chatbots vont favoriser l'automatisation dans les logiciels de pointage : les petites entreprises ont de plus en plus recours à ces derniers car ils permettent aux entreprises de dialoguer en temps réel avec les employés pour connaître le statut actuel de leur travail. Ainsi, les chatbots peuvent questionner les employés sur le projet et sur les tâches sur lesquels ils travaillent actuellement, puis entrer leurs réponses dans des feuilles de temps.