Logiciels de gestion des abonnements

Logiciel de gestion des abonnements

Un logiciel de gestion des abonnements permet aux entreprises de recueillir, conserver et gérer les informations relatives aux membres d'associations, de communautés, de clubs, d'ONG (organisation non gouvernementale) ou de plusieurs autres entités reposant sur le principe de l'abonnement. Ce type de solution fonctionne généralement comme les logiciels de gestion de base de données, permettant à une société de conserver des informations sur les membres et de gérer leur dossier individuel. Cependant, la plupart des solutions vont plus loin, puisqu'elles permettent aux entreprises de gérer les renouvellements, de communiquer avec les membres, de partager des ressources ou de traiter les paiements.

Les logiciels d'abonnement permettent également aux organisations de fournir des services réservés aux membres. Pour ce faire, un portail de gestion des abonnements est généralement mis à disposition, où les membres actifs peuvent utiliser des options en libre-service pour effectuer des paiements, mettre à jour leurs informations personnelles, accéder à des fonctions en ligne réservées aux membres, consulter des contenus exclusifs et interagir avec la société par d'autres moyens. Ces logiciels peuvent également permettre à l'organisation et à ses membres de partager des ressources.

Un organisme peut investir dans des logiciels de gestion des abonnements pour plusieurs raisons. Ces solutions facilitent l'accès aux informations importantes sur les membres et permettent d'organiser ces informations de manière logique et de les conserver au même endroit. En conséquence, de nombreuses tâches administratives peuvent être accomplies de manière plus efficace. En outre, le logiciel peut améliorer l'expérience des membres, leur fournir des informations importantes et proposer des options d'automatisation afin que les tâches prévisibles puissent être traitées sans intervention humaine directe.

Parmi les organisations susceptibles d'utiliser des logiciels de gestion des abonnements, on peut citer les gymnases, les clubs, les entreprises proposant des services aux membres, les ONG, les associations caritatives et les partis politiques. Ce type de logiciel peut également être utilisé par les entreprises pour gérer des services d'abonnement en ligne, des programmes de fidélisation client et d'autres programmes d'abonnement similaires.

En général, les logiciels de gestion des abonnements peuvent être classés aux côtés d'autres solutions liées à la gestion, telles que les logiciels de gestion de club et les logiciels de gestion d'association. Ils peuvent également remplir des fonctions similaires à celles des logiciels spécifiques à un secteur, comme les logiciels pour les associations caritatives ou les logiciels pour centres de yoga.

Les caractéristiques de ces logiciels peuvent varier, pouvant être décrites comme des logiciels de base de données des adhérents ou des logiciels CRM, tandis que d'autres peuvent fonctionner principalement comme des logiciels de gestion des abonnements. Néanmoins, bon nombre des progiciels de gestion des abonnements sont des solutions complètes dotées d'un large éventail de fonctions et certaines des fonctions les plus courantes permettront aux utilisateurs d'effectuer les choses suivantes :

• Recueillir, stocker, gérer et accéder aux données personnelles de chacun des membres.
• Traiter les demandes d'abonnement et les paiements des nouveaux membres ou des membres existants.
• Communiquer avec les membres, partager des ressources et cibler les adhérents avec des messages marketing.
• Fournir un accès à un portail réservé aux membres, avec des fonctions exclusives qui leur sont réservées.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des abonnements ?

“Logiciel de gestion des abonnements” est le nom donné aux solutions mises en œuvre pour gérer les informations relatives à des programmes d'abonnement. Ces solutions, qui sont également connues sous le nom de logiciels d'abonnement, permettent aux organisations de conserver les informations relatives aux membres dans une plateforme unique et facile d'accès, tout en offrant aux membres l'accès à un portail réservé aux membres, où ils peuvent accéder à des services exclusifs. Cette approche peut contribuer à renforcer l'efficacité des tâches administratives tout en améliorant l'expérience utilisateur.

Bien que de nombreuses solutions de ce type fonctionnent principalement comme un logiciel de gestion de bases de données, où les informations personnelles et les détails de leur abonnement peuvent être stockés, ces progiciels ont souvent des fonctionnalités plus avancées, telles que des outils d'automatisation ou le traitement des paiements. Ceux-ci permettent, par exemple, de renouveler les abonnements automatiquement, sans intervention humaine. Les options spécifiques incluses dans le portail réservé aux membres dépendent du logiciel en question et du type d'organisation qui l'utilise. Cependant, la possibilité de modifier les données personnelles, d'effectuer des paiements ou d'annuler un abonnement par le biais d'options en libre-service est une fonctionnalité courante.

Les logiciels de gestion des abonnements peuvent être utilisés par plusieurs organisations, comme les gymnases, les centres de loisirs, les associations, les clubs, les ONG, les partis politiques et les entreprises proposant des services d'abonnement, des programmes de fidélisation client ou d'autres systèmes de gestion des abonnements. Le logiciel peut permettre à ces organisations de communiquer plus efficacement avec leurs membres, de partager des ressources, de promouvoir des événements, produits ou services, ainsi que de percevoir des cotisations.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des abonnements ?

Les avantages d'un logiciel de gestion des abonnements dépendent de sa capacité à aider les organisations à gérer un grand nombre de données sur leurs membres en les stockant au sein d'un emplacement unique et en les organisant de manière logique. Cela permet à l'organisation de trouver facilement les informations dont elle a besoin et de mener à bien ses tâches plus efficacement. Les acheteurs doivent prendre en considération certains des avantages spécifiques liés à l'acquisition de logiciels de gestion des abonnements et des avantages qu'ils peuvent procurer. En voici quelques-uns :

• Accès facile aux données sur les membres : accédez rapidement et facilement aux données relatives aux membres. La plupart des solutions comprennent des bases de données de membres avec des enregistrements individuels. Une telle base de données est généralement entièrement consultable et contient les coordonnées, informations personnelles et données pertinentes liées à chaque abonnement, telles que le niveau d'abonnement et les informations de paiement. En permettant aux organisations d'accéder aux informations depuis un seul et même logiciel, il est possible de réduire la duplication inutile des données et de faire en sorte que les employés sachent précisément où trouver les informations.
• Amélioration de l'expérience utilisateur : contribuez à rapprocher les organisations ou les associations de leurs membres. Le logiciel permet notamment aux membres d'accéder à un portail pour accéder à des fonctionnalités ou des contenus exclusifs et mettre à jour leurs données. Par ailleurs, les membres peuvent communiquer avec l'organisation ou l'association dont ils sont adhérents et accéder à d'autres ressources. Toutes ces fonctionnalités offrent une plus grande transparence et un meilleur aperçu de l'organisation et permettent aux membres de comprendre précisément les informations dont dispose l'organisation à leur sujet.
• Automatisation des workflows : l'un des meilleurs exemples est la possibilité de renouveler automatiquement les abonnements lorsqu'ils arrivent à échéance, si le membre donne son accord pour que ce renouvellement automatique ait lieu. Par ailleurs, les technologies d'automatisation peuvent également envoyer automatiquement des rappels indiquant que le renouvellement est arrivé à échéance ou cibler automatiquement certains membres avec des services spécifiques ou des messages marketing en fonction de leur profil. En conclusion, l'automatisation de tâches répétitives, prévisibles ou simples peut permettre aux sociétés et à leurs employés de libérer du temps pour se consacrer à des activités plus complexes.
• Une efficacité et une précision accrues : améliorez l'efficacité des organismes constitués de membres grâce à l'automatisation et la centralisation des données relatives aux membres. De nombreux processus peuvent être réalisés sans intervention humaine, tandis que la recherche d'informations est considérablement accélérée. Ces méthodes peuvent également aider les organisations à fournir des réponses plus rapides et plus claires aux questions des membres, des abonnés ou des clients, car les informations dont ils ont besoin seront plus facilement accessibles. En outre, la saisie automatisée des données est moins fastidieuse que la saisie manuelle, et peut également être plus précise. Cela se traduit par une plus grande précision des données et une réduction du nombre d'erreurs.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des abonnements ?

Les caractéristiques du logiciel de gestion des abonnements sont liées à sa capacité à faire office de base de données, laquelle contient des informations précieuses sur chaque membre. Diverses fonctionnalités de base permettent à cette catégorie particulière de logiciels de se distinguer tandis que des caractéristiques communes sont présentes dans la plupart des produits de ce type. Les fonctionnalités les plus populaires et les plus utiles sont :

• Base de données des membres : créez et maintenez une base de données avec des entrées individuelles pour tous les membres d'un club, d'une association, d'une communauté ou d'une entreprise. Chaque entrée de la base de données contient généralement des noms, des coordonnées, des informations personnelles et des données relatives à l'abonnement lui-même. Ces données peuvent inclure le type d'abonnement, sa date de début, sa durée de validité ou sa date de renouvellement. Le fait de disposer de toutes ces informations au même endroit permet à une entreprise de rechercher plus facilement des données spécifiques. Dans la plupart des cas, de nouvelles entrées dans la base de données peuvent être créées automatiquement dès que la candidature d'un nouveau membre est approuvée. Les entreprises peuvent également choisir de supprimer les entrées de la base de données à l'expiration de l'abonnement ou de conserver les données afin de pouvoir continuer à fournir des services si un membre souhaite se réinscrire ultérieurement.
• Communication avec les membres : communiquez avec les membres, partagez des actualités, des informations et des ressources importantes. Vous pouvez également recevoir des communications de la part des membres. Les logiciels de gestion des abonnements permettent généralement de conserver les communications de chaque membre afin de pouvoir y faire référence ultérieurement. Cette fonctionnalité peut s'avérer particulièrement pertinente pour les entreprises qui doivent fournir un service ou un support client, car les problèmes peuvent être réexaminés rapidement et en toute transparence. Une communication efficace avec les membres est indispensable à toute petite entreprise. Une étude de Capterra montre que 65 % des PME françaises utilisent un logiciel de CRM. Dans de tels contextes, les solutions de gestion des abonnements peuvent jouer un rôle similaire, car elles permettent de se passer de solutions CRM dédiées tout en offrant les mêmes avantages.
• Gestion des demandes d'abonnement : donnez la possibilité aux intéressés de faire une demande d'abonnement et d'étudier les demandes, en rassemblant toutes les informations pertinentes pour approuver ou refuser ces dernières. En fonction de la nature de l'organisation, l'approbation pourrait également être automatisée, une fois que les informations pertinentes ont été soumises et qu'un mode de paiement a été validé. La plupart des options de gestion des demandes d'abonnement permettent aux utilisateurs de visualiser une candidature, d'en voir toutes les informations, de connaître le statut actuel de la demande et de la faire passer à l'étape suivante du processus. Cette fonction permettra également aux utilisateurs d'annuler des dossiers à la demande des intéressés ou de refuser des demandes si les critères d'approbation ne sont pas remplis. Là encore, les refus peuvent potentiellement être entièrement automatisés. Des e-mails peuvent également être envoyés aux personnes déposant un dossier, confirmant l'approbation ou expliquant le refus.
• Portail pour les membres : fournissez aux membres l'accès à un portail exclusif, avec une variété d'options en libre-service. En fonction du type d'organisation, de club ou d'association, ces options peuvent inclure la mise à jour des informations personnelles et des coordonnées, le changement de type d'abonnement, la possibilité de communiquer avec l'organisation ou avec d'autres membres, d'effectuer des paiements et d'accéder à des fonctionnalités et des contenus exclusifs. Ce portail requiert généralement des identifiants de connexion, tels qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe. En règle générale, lorsqu'un utilisateur annule son abonnement ou ne le renouvelle pas, son accès au portail est soit interrompu, soit restreint, de sorte que les services et les contenus réservés aux membres ne sont pas accessibles.
• Traitement des paiements : traitez les paiements des membres ou des personnes qui souhaitent adhérer et enregistrez toutes les informations pertinentes liées aux paiements. Plusieurs méthodes de paiement sont souvent acceptées, notamment les paiements par carte de crédit et/ou de débit et les paiements effectués à l'aide de portefeuilles numériques ou mobiles. Les meilleures solutions permettent également de générer automatiquement des factures et de créer un enregistrement numérique de toutes les transactions financières qui pourront être consultées ultérieurement. Le logiciel peut généralement envoyer automatiquement des rappels de paiement. Le traitement des paiements doit progressivement prendre en compte les cryptomonnaies, qui sont appelées à jouer un rôle de plus en plus important dans les années à venir.
• Renouvellement des abonnements : traitez les demandes de renouvellement des abonnements et gérez toutes les autres tâches administratives. Les meilleurs progiciels de gestion des abonnements comprennent des options d'automatisation qui permettent de renouveler automatiquement les abonnements à la fin d'un cycle, à condition que le membre ait choisi ce service. Les membres doivent également avoir la possibilité de renouveler leur abonnement manuellement, avant la fin de leur période d'abonnement ou après l'expiration de leur dernière souscription. Dans le cadre d’un processus de renouvellement, il faudra également communiquer aux membres que la fin de leur cycle d'abonnement actuel approche, afin de les encourager à le renouveler. La plupart des solutions permettent également aux entreprises de proposer différentes modalités de renouvellement, en autorisant des renouvellements mensuels ou annuels, en fonction des préférences de chaque membre.
• E-mail marketing : intégrez des campagnes d'e-mail marketing dans le cadre de vos opérations de gestion des abonnements. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs du logiciel d'envoyer des e-mails à tous les membres ou de les cibler en fonction de leur profil. Dans de nombreux cas, les campagnes marketing peuvent être entièrement automatisées et cibler les membres s'ils répondent à certains critères, par exemple si leur abonnement est en vigueur au cours d'une période donnée. Les membres peuvent également être ciblés et recevoir des messages en fonction de leurs préférences, de leur activité, de leur localisation, de leur âge, de leur sexe ou d'autres facteurs similaires. En outre, les membres qui approchent de la fin de leur période d'abonnement peuvent être ciblés pour recevoir des informations destinées à les encourager à renouveler leur abonnement.

Le répertoire des logiciels de gestion des abonnements de Capterra propose des options permettant de filtrer les applications disponibles en fonction des fonctionnalités incluses. Ainsi, un acheteur peut commencer sa recherche en se concentrant sur les options les plus susceptibles de lui convenir, tout en éliminant les options qui ne seront pas viables en raison de l'absence de fonctionnalités importantes. Au final, la démarche de recherche d'un logiciel gagne en commodité et en efficacité.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des abonnements ?

Lors de l'achat d'une solution de gestion des abonnements, plusieurs éléments doivent être pris en compte. En général, les acheteurs doivent se poser les bonnes questions, qui leur permettront de comprendre quel progiciel est susceptible d'être l'option la plus adaptée à leurs besoins et de déterminer précisément quels sont ces besoins. Il convient notamment de se poser les questions suivantes :

• Combien coûte un logiciel de gestion des abonnements ? Un des points les plus importants à prendre en compte lors de la sélection des différentes solutions est le coût de chaque logiciel. Il est important de noter que la question du coût de revient peut être grandement affectée par le type de logiciel sélectionné. Par exemple, les solutions cloud sont souvent fournies sur la base d'un SaaS, l'utilisateur payant un abonnement régulier, alors que les logiciels déployés sur site sont généralement payés initialement par le biais d'une seule contribution. Toutefois, la question de la tarification doit être étudiée de manière plus approfondie et les entreprises doivent prendre en compte le coût total de possession et d'utilisation. Cela implique de prendre en compte toutes les dépenses liées à la mise en place du logiciel, au stockage et à la sécurisation des données adhérents, à la formation des employés à l'utilisation du logiciel et à l'accès à une assistance technique. Le facteur coût peut être déterminant pour ceux qui acquièrent des logiciels de gestion des abonnements pour des ONG.
• Comment assurer la sécurité des données des membres ? Pour de nombreuses entreprises, il est essentiel de recueillir des données sur les membres, notamment pour les logiciels avec un portail destiné aux membres, qui doivent pouvoir accéder à des fonctions en libre-service. Les clients, abonnés et membres des différentes entités sont toutefois de plus en plus préoccupés par la sécurité de leurs données lorsqu'elles sont entre les mains de tiers et veulent être sûrs que leurs informations sont protégées. Les entreprises ont bien sûr des préoccupations qui dépassent ce simple constat. Des règlements comme le RGPD les obligent à être transparentes avec les données clients et à prendre les mesures appropriées pour les protéger. Cela implique que leurs obligations vont au-delà de la simple satisfaction des membres. Par conséquent, toute acquisition de logiciels de gestion des abonnements doit donner la priorité à la sécurité des données et la vérification des caractéristiques de sécurité est importante.
• Quelle est la méthode idéale de déploiement du logiciel ? Il convient également de bien évaluer le mode de déploiement d'un logiciel de gestion des abonnements. On distingue ici deux approches : le déploiement sur site, qui est une méthode plus traditionnelle et le déploiement dans le cloud, qui fait appel à la technologie de l'informatique dématérialisée. La première approche procure un degré de contrôle plus important, mais les frais de déploiement peuvent être sensiblement plus élevés. Cette méthode prévoit que l'entreprise fasse l'acquisition de la licence du logiciel et qu'elle soit ensuite chargée de l'installer sur ses systèmes et de stocker les données. La sécurité est principalement gérée en interne, mais les conditions d'accès sont moins souples que celles de la solution alternative. Avec l'approche basée sur le cloud computing, les coûts de mise en œuvre sont extrêmement faibles, mais les coûts à long terme peuvent être plus élevés en raison des frais d'abonnement récurrents. La responsabilité du déploiement du logiciel et de la gestion des données et de la sécurité est assumée par un prestataire de services tiers. Bien qu'il faille céder un certain niveau de contrôle à un tiers, le logiciel cloud présente des avantages majeurs en termes d'accessibilité à distance et de compatibilité avec de nombreux appareils connectés à Internet. L'étude des avantages et des inconvénients propres aux besoins spécifiques d'une entreprise est une étape cruciale lors de l'acquisition d'un logiciel.
• Les logiciels de gestion des abonnements peuvent-ils accompagner la croissance de l'entreprise ? Il faut enfin se demander si le logiciel choisi sera en mesure de suivre la croissance d'une entreprise. Plus le nombre d'adhérents ou de souscripteurs augmente, plus il est possible qu'une entreprise souhaite élargir sa gamme d'offres, voire introduire différents niveaux ou types d'abonnement. La croissance, même sans l'ajout de ces options, implique de traiter avec succès un plus grand nombre de données sur les membres, avec toutes les obligations liées à la sécurité. Pour réussir à mener à bien toutes ces tâches, un logiciel robuste et flexible, entièrement évolutif, sera nécessaire pour permettre à la société de se développer sans rencontrer de problèmes imprévus.
• Les logiciels de gestion des abonnements sont-ils compatibles avec les appareils mobiles ? Pour les employés comme pour les membres, la possibilité de se connecter depuis un appareil portable est une préoccupation majeure. De plus en plus d'employés utilisent des appareils mobiles, que ce soit sur leur lieu de travail ou en déplacement, ce qui plaide en faveur de l'utilisation de logiciels cloud, car ils sont généralement plus adaptés à ces utilisations. Ceci étant dit, certaines solutions sur site proposent également des applications mobiles, qui permettent aux employés d'effectuer les tâches les plus importantes à l'aide d'un téléphone portable ou d'une tablette. Par ailleurs, il peut être judicieux de rendre le portail des membres accessible aux appareils mobiles et d'optimiser l'interface pour qu'elle puisse être utilisée efficacement sur un écran plus petit.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des abonnements ?

Les principales tendances en matière de logiciels de gestion des abonnements doivent être soigneusement étudiées avant l'achat. Les meilleurs progiciels seront conçus en tenant compte des tendances actuelles, naissantes et potentielles, ce qui contribue à les rendre plus viables sur le long terme. En revanche, les solutions qui ne tiennent pas compte de ces grandes tendances peuvent se révéler moins pertinentes après une période relativement courte, ce qui les rend moins avantageuses pour un investissement qui se veut pérenne. Parmi les tendances les plus notables dans ce domaine, citons :

• L'essor et la prévalence du télétravail : prenez en compte que divers facteurs, de la COVID-19 à la fiabilité accrue du cloud, ont contribué à accroître la prévalence du télétravail pour de nombreux secteurs, s'appliquant également aux entreprises qui offrent des abonnements. Cependant, les entreprises se doivent de comprendre les défis liés aux modèles de travail à distance et hybrides, notamment en matière de sécurité. Cela peut également être un autre argument de poids en faveur des solutions cloud, où un fournisseur de services tiers peut veiller à la mise en place d'une stratégie de sécurité fiable.
• L'intelligence artificielle au service de la rétention : prenez en compte que la dernière tendance en matière de logiciels de gestion des abonnements sur laquelle les acheteurs doivent se pencher avant de se décider est liée à l'intelligence artificielle. Cette technologie bouleverse la plupart des catégories de logiciels, mais peut être particulièrement bénéfique dans le cadre des solutions de gestion des abonnements, car elle peut être déployée à des fins de fidélisation clients. Concrètement, la technologie de l'intelligence artificielle peut permettre d'identifier les tendances parmi les membres qui annulent leur abonnement ou ceux qui ne le renouvellent pas et ce, beaucoup plus rapidement que si l'on faisait appel à des ressources humaines. Une fois ces tendances identifiées, les entreprises peuvent commencer à examiner si des mesures peuvent être prises pour réduire le taux de résiliation. Dans le même temps, l'intelligence artificielle peut prédire quels sont les membres les plus susceptibles de renouveler leur abonnement et les entreprises peuvent s'en servir pour cibler ces derniers de manière stratégique.
• La progression des cryptomonnaies : prenez en compte que de nombreuses entreprises, associations et clubs exigent un paiement pour pouvoir devenir membre et il peut être déterminant d'essayer de répondre aux demandes d'un membre ou d'un abonné dans ce domaine. Ces dernières années, les cryptomonnaies sont devenues des méthodes de paiement populaires et l'utilisation de ces monnaies présente des avantages qui peuvent intéresser les membres de certaines entreprises. Compte tenu de ces considérations, il est judicieux d'examiner si les logiciels de gestion des abonnements permettent d'accepter les paiements en cryptomonnaie.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

• 1. Enquête : les solutions CRM sont parmi les logiciels les plus utilisés par les PME - Blog Capterra France (Date de consultation : mercredi 27 avril 2022)
• 2. Comment les PME abordent-elles la question de la sécurité des données à l’heure du RGPD ? - Blog Capterra France (Date de consultation : mercredi 27 avril 2022)