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Logiciels de gestion des visiteurs

Un logiciel de gestion des visiteurs permet aux entreprises de rationaliser le processus d'enregistrement des visiteurs. Elle peut collecter des données précises et rappeler et suivre facilement les informations relatives aux visiteurs pour surveiller la sécurité du personnel et des installations. Ce logiciel utilise souvent la numérisation des pièces d'identité, le préenregistrement des personnes, les notifications par e-mail et l'impression personnalisable des badges des visiteurs. Il convient parfaitement aux hôpitaux, à la gestion des immeubles d'entreprise, aux écoles et aux bâtiments gouvernementaux. Voir aussi : logiciel de gestion de club, logiciel d'administration scolaire et logiciel de gestion des installations.

France Afficher les logiciels locaux

150 résultats

L'expérience client de Robin aide les équipes en charge du lieu de travail à gérer les visiteurs arrivant au bureau. Les administrateurs peuvent inviter une personne, y compris des questionnaires de sélection. En savoir plus sur Robin
L'expérience client de Robin aide les équipes en charge du lieu de travail à gérer les visiteurs arrivant au bureau. Les administrateurs peuvent inviter une personne, y compris des questionnaires de sélection. Robin est la première plateforme de travail qui donne la priorité aux gens plutôt qu'aux lieux. Utilisé par les entreprises de toutes tailles pour gérer avec succès un travail hybride. Aujourd'hui, Robin organise des réunions, des espaces de travail et des personnes dans des milliers de locaux à travers le monde. Robin permet aux personnes de choisir comment et où elles travaillent tout en fournissant aux organisations les outils et les informations nécessaires pour réussir. En savoir plus sur Robin

Fonctionnalités

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Logiciel de réservation en ligne pour les entreprises d touristiques te d'excursions. L'objectif est de vous aider à obtenir deux fois plus de réservations, avec la moitié des efforts.
FareHarbor est un système de réservation puissant conçu pour les entreprises touristiques et d'excursions de toutes tailles. Conçue pour faciliter et accroître l'efficacité de tous les aspects de votre entreprise, cette solution vous offre les outils dont vous avez besoin pour gérer vos activités quotidiennes à l'aide d'un tableau de bord central. Tous les appareils sont compatibles pour collecter des informations sur les clients, signer des exemptions numériques ou accepter le paiement en toute sécurité. Profitez de toutes ces fonctionnalités et d'une assistance, 24h/24, 7j/7, de leur équipe chaleureuse, dédiée à la réussite des clients. En savoir plus sur FareHarbor

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Gestion des visiteurs pour le lieu de travail moderne. Sine va plus loin pour créer un parcours d'enregistrement simplifié pour vos visiteurs.
Créez une expérience d'enregistrement professionnelle et simple d'emploi pour les visiteurs et vos invités avec Honeywell Forge Visitor Management. Cette solution complète offre la personnalisation de la marque, l'impression de badges, l'envoi de notifications par SMS et d'alertes d'urgence. Des forfaits et des tarifs flexibles sont disponibles pour les espaces de travail de tout type. En savoir plus sur Honeywell Forge Visitor Management

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Visitors et Protect donnent à vos clients et à vos employés la confiance nécessaire pour retourner au travail, en sachant que leur santé et leur sécurité sont prioritaires.
Visitors d'Envoy est l'outil de gestion des visiteurs approuvé par des milliers d'entreprises dans des secteurs tels que la fabrication, la technologie et la santé. Que vous accueilliez des employés ou des visiteurs, Visitors et Protect d'Envoy vous aident à reprendre et à maintenir vos activités de bureau. Avec l'enregistrement entièrement sans contact, le suivi des contacts et les questionnaires de santé pour tous ceux qui se rendent sur le site, vous pouvez ouvrir votre bureau, maintenir la conformité et assurer la santé et la sécurité de tous ceux qui entrent dans votre espace. En savoir plus sur Envoy

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La plateforme de paiement pour les agences de voyages. Présentation élégante. Système de réservation facile à utiliser.
La plateforme de paiement pour les entreprises de voyages qui donne aux professionnels du tourisme la possibilité de percevoir les paiements de leurs voyages à un tarif exceptionnel, avec des frais de traitement de 1 %, à la pointe de l'industrie. WeTravel représente le meilleur moyen de collecter de l'argent et de gérer les réservations pour des visites de groupe personnalisées et des propositions FIT personnalisées. En savoir plus sur WeTravel

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Solution de gestion des visiteurs : tableau de bord web pour le personnel, accueil et sécurité, application iPad pour les visiteurs, application iPhone pour le personnel
Des entreprises de premier plan font confiance à Proxyclick pour gérer les visiteurs, les employés et les sous-traitants sur site. La sécurité des personnes et des locaux est la priorité. L'éditeur fournit une solution universelle pour répondre aux besoins de l'entreprise et normaliser les processus sur tous vos sites, avec la flexibilité de la personnalisation locale. La solution se concentre sur la création de l'un des meilleurs systèmes de gestion des visiteurs sur le marché. C'est pourquoi elle s'intègre aux systèmes de contrôle d'accès, aux fournisseurs Wi-Fi, aux applications de gestion des salles de réunion, etc. En savoir plus sur Proxyclick

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Essayez le seul système de gestion des visiteurs qui propose des SMS bidirectionnels, des e-mails et des communications Slack, ainsi que des flux de gestion des visiteurs basés sur des boutons.
Un des systèmes de gestion des visiteurs les plus polyvalents, efficaces et faciles à utiliser du marché ! Une application utilisée par des milliers d'entreprises dans le monde entier, des bureaux comptant quelques employés à ceux de plus de 50 000 personnes. Que vous recherchiez un système d'enregistrement des visiteurs facile à utiliser pour suivre le trafic de vos visiteurs ou que vous ayez besoin d'un système de communication entièrement configurable, avec SMS, e-mails et impression de badges, The Receptionist pour iPad peut répondre aux besoins de votre bureau en matière de gestion des visiteurs. En savoir plus sur The Receptionist for iPad

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Exploitez votre entreprise en toute sécurité grâce à une solution d'ouverture de session sécurisée et sans contact qui gère vos visiteurs, vos employés, vos livraisons et vos bureaux.
Un système d'identification sur le lieu de travail simple et polyvalent, pour gérer les visiteurs, le personnel, les livraisons et les bureaux. Il comprend des questions de sélection pour les visiteurs et les employés, des notifications d'alerte instantanées, la recherche de contacts par simple pression sur un bouton, le travail à distance, des badges d'identification pour les visiteurs, une application dédiée aux employés, etc. Le service client d'envergure internationale propose un temps de réponse moyen inférieur à 2 minutes. Difficile à battre. En savoir plus sur SwipedOn

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Skedda est conçue pour gérer des espaces locatifs avec des réservations en ligne. Ces espaces incluent des terrains, studios, salles, bureaux partagés et bien plus encore !
Skedda est une plateforme de réservation et de planification en ligne majeure à l'échelle mondiale. Infiniment personnalisable, la plateforme permet aux organisations d'automatiser des tâches de réservation complexes et chronophages. Skedda élimine les tracas liés à la gestion manuelle des règles de réservation, des politiques, des limitations et des paiements. Que vous soyez une entreprise coordonnant des espaces de bureau partagés pour des milliers de travailleurs ou une installation communautaire locale, Skedda vous débarrasse de tout casse-tête logistique. Découvrez la différence Skedda primée dès aujourd'hui. En savoir plus sur Skedda

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La plateforme de gestion des visiteurs la plus personnalisable qui offre une sécurité et une expérience inégalées pour les entreprises comme Netflix.
Avec Traction Guest, leader de la gestion des visiteurs d'entreprise, l'hébergement de visiteurs est simple, mémorable et sécurisé. Grâce à une personnalisation inégalée, les organisations mondiales comme UPS et Thermo Fisher améliorent la sécurité et satisfont aux exigences de conformité comme ITAR ou le RGPD. Étant le seul VMS (système de gestion des visiteurs) qui propose l'enregistrement des visiteurs à l'aide d'iPads ou de scanners d'ID, vous pouvez concevoir des expériences visiteur uniques sur plusieurs sites. Sélectionnez les intégrations, les listes de surveillance et la résidence des données avec un VMS certifié SOC2. En savoir plus sur Sign In Solutions

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GymMaster est une puissante solution de gestion de club avec des fonctionnalités complètes sur n'importe quel appareil, un accès 24h/24, 7j/7 et un portail web pour vos membres.
GymMaster est conçu pour les clubs de santé-un plaisir à utiliser et rapide à apprendre. Gérez votre club partout et sur n'importe quel appareil grâce à la facturation automatique, à une communication personnalisée et automatisée et à un système avancé de contrôle d'accès 24 heures sur 24 qui vous donne le contrôle ultime. Augmentez vos ventes sans papier en laissant vos membres s'inscrire en ligne. Et une fois qu'ils sont membres, ils peuvent réserver et payer en ligne via votre propre portail de membres sur votre site web. Voyez ce que GymMaster peut faire pour vous aujourd'hui, réservez une démo gratuite ! En savoir plus sur GymMaster

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Une solution SaaS qui permet aux organisations de mettre en place des lieux de travail hybrides et de sécuriser le retour au travail des employés.
WorkInSync est une solution SaaS créée dans le but d'aider les organisations à établir un modèle de travail hybride, tout en assurant la sécurité des employés. Avec la flexibilité, la collaboration et la productivité comme valeurs fondamentales, WorkInSync se concentre sur l'optimisation et la simplification des opérations de bureau pour différentes parties prenantes. Avec WorkInSync, vous pouvez préparer et coordonner votre équipe sur plusieurs sites, faciliter les déplacements et améliorer la sécurité sur le lieu de travail. En savoir plus sur WorkInSync

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L'inscription des visiteurs en version simplifiée. Vizito est une solution propre, moderne et personnalisable pour enregistrer, suivre et gérer vos visiteurs.
Vizito est une solution complète de gestion de l'enregistrement des visiteurs. Cette solution basée sur le cloud permet d'enregistrer, de suivre et de gérer vos visiteurs. Elle est personnalisable à 100 % (pas de références ou d'annonces) et ils proposent du support pour les bureaux d'accueil sans réceptionniste. Les fonctionnalités incluent les notifications par textos et la signature électronique ainsi qu'un tableau de bord en temps réel sur lequel vous pouvez surveiller les dernières activités. Un livre d'or papier ne respecte pas la vie privée de vos invités. Avec Vizito, toutes vos informations sont stockées de manière confidentielle et le trafic est crypté En savoir plus sur Vizito Gestion Des Visiteurs

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VisitorOS™ améliore la sécurité, la conformité et la sureté sur le lieu de travail grâce à une automatisation qui change la donne et à une assistance axée sur les personnes.
Préchargé et préconfiguré sur du matériel de niveau entreprise, VisitorOS™ se positionne pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et de ses points d'entrée critiques. Assurer la sécurité de vos employés et la conformité de votre entreprise n'a jamais été aussi simple. Dans le monde d'aujourd'hui, les processus de point d'entrée de vos installations doivent être optimisés pour améliorer la sécurité et l'efficacité. En savoir plus sur iLobby

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Système de gestion des visiteurs le plus avancé du marché offrant une solution d'authentification à deux facteurs. Prenez contact pour une DÉMO gratuite.
VAMS (pour Visitor Authentication and Management System : système d'authentification et de gestion des visiteurs) est une solution web d'authentification à deux facteurs qui aide à protéger vos locaux contre les visites frauduleuses. C'est l'une des solutions modernes en matière de compilation sécurisée des données visiteurs. Ce logiciel permet d'authentifier le visiteur avant de lui permettre d'entrer dans vos locaux, protégeant ainsi votre entreprise contre les visiteurs suspects. Il est utilisé par les entreprises, les multilocataires, les immeubles résidentiels, etc. En savoir plus sur VAMS

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Une solution d'enregistrement sur le lieu de travail tout-en-un. Enregistrement sécurisé et sans contact pour vos clients, visiteurs, sous-traitants et employés.
Avec 8 millions d'enregistrements au cours des 12 derniers mois, EVA Check-in est une solution d'enregistrement sans contact pour les personnes qui entrent dans vos locaux. Qu'il s'agisse de clients, de visiteurs, de sous-traitants ou de votre personnel. Les clients peuvent utiliser un code QR, une borne interactive ou une application pour s'enregistrer en quelques secondes. EVA Check-in est conçu pour répondre aux besoins organisationnels afin de savoir qui est sur site et met l'accent sur la sécurité des données, la confidentialité et la facilité d'utilisation. Les enregistrements peuvent être simples ou personnalisés pour inclure vos intégrations de sécurité, les accords de non-divulgation et les vérifications de santé. En savoir plus sur EVA Check-in

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Sign In App est une solution sécurisée et flexible pour la gestion des visiteurs, l'enregistrement du personnel, prestaires, la réservation de bureaux et de salles de réunion.
Sign In App est le moyen intelligent et flexible d'enregistrer le personnel, les visiteurs et prestataires sur place ou à distance. L'enregistrement sans contact, les alertes d'occupation, le suivi des contacts, les évacuations, les livraisons, enregistrement illimité, assistance et sécurité des données sont inclus. Préinscrivez-vous, imprimez des badges d'identification, informez les hôtes, signez les politiques/NDA, reproduisez des vidéos et accédez avec le lecteur RFID. Rejoignez des millions d'utilisateurs en essayant gratuitement pendant 15 jours l'application de gestion des visiteurs qui connaît la croissance la plus rapide au monde. En savoir plus sur Sign In App

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Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. À la demande, fixe, hybride ou à distance.
Othership est une plateforme de travail flexible qui vous permet de travailler où et comme vous le souhaitez. Espaces de travail à la demande : choisissez parmi un réseau hautement distribué d'espaces de travail gratuits et payants. Espaces de travail fixes : trouvez le bureau parfait ou l'espace de coworking adapté à vos besoins. Solutions hybrides : les sièges sociaux, les bureaux et un réseau d'espaces de travail à la demande sont tous réservables et gérables au même endroit. Logiciel de gestion de l'espace de travail hybride : gérez tous les besoins de votre espace de travail dans un système intégré. En savoir plus sur Othership

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Logiciel d'agenda en ligne pour grande entreprise. Moteur complexe basé sur des règles avec API de planification basée Rest.
L'outil de planification de rendez-vous en ligne Setster et l'API basée Rest permettent aux entreprises de tous les secteurs d'accepter des rendez-vous en ligne. Setster simplifie votre façon de rencontrer les clients ou de traiter avec eux et constitue un outil de génération de leads sur votre site web, convertissant les visiteurs en clients avec un pouvoir d'achat pour une satisfaction instantanée. La base clients est solide et comprend de grandes entreprises et des sociétés Fortune 500. En savoir plus sur Setster

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Un système de gestion de files d'attente qui améliore l'expérience client et fournit des informations en temps réel.
Qminder est un système de gestion de files d'attente basé sur le cloud. Sa configuration facile aide les commerces de détail à gérer leurs surfaces de vente et permet aux clients d'effectuer leurs achats au lieu de patienter dans la file d'attente. Cet outil personnalise l'expérience client sur site afin de satisfaire les clients et augmenter les ventes. Qminder sert activement des millions de clients dans le monde entier. AT&T, Sprint, les commerces de détail Verizon et les centres de service client d'Uber, de la Banque mondiale et des Jeux olympiques font confiance à cette solution. En savoir plus sur Qminder

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Teamgo est la nouvelle référence en matière de gestion des visiteurs ; elle modifie les bureaux de réception des entreprises et des services gouvernementaux du monde entier.
Teamgo fournit des solutions de gestion des visiteurs à des milliers de clients à travers le monde, dont des gouvernements, de grandes entreprises, des établissements scolaires et des organismes à but non lucratif. Des marques telles que Target, Officeworks, BlueScope Steel, Bunnings, CocaCola, McDonalds, Sydney Airport, Bayer et bien d'autres font confiance à Teamgo. Cette solution cloud et entièrement conforme au RGPD offre les fonctionnalités les plus personnalisables en matière de gestion des visiteurs : concevez et créez votre propre borne interactive avec des flux personnalisés pour les invités, les employés, les entrepreneurs et plus encore ! En savoir plus sur Teamgo

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Logiciel de gestion du personnel de sécurité qui fournit des informations exploitables grâce à des solutions intégrées d'exploitation sur site et de back-office.
TrackTik est une plateforme intuitive de gestion du personnel de sécurité qui fournit des informations exploitables grâce à des solutions intégrées d'exploitation sur site et de back-office. Ce puissant logiciel mobile et basé sur le web met en relation le personnel de terrain avec l'équipe de direction et les clients grâce à une suite d'outils de gestion de la protection incomparable, de puissants modules de business intelligence et de solutions de gestion financière automatisées. En savoir plus sur TrackTik

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WaitWell est une solution simple, mais performante pour gérer l'accès des visiteurs, les files d'attente, les réservations, etc., pour une expérience client transparente.
Bénéficiez d'un enregistrement transparent des visiteurs avec WaitWell : les clients s'enregistrent à l'aide d'une tablette ou d'un code QR, les décharges sont remplies à l'aide d'une signature électronique pour plus de sécurité, l'accès à une bibliothèque d'analyses de premier ordre est possible et une sonnette numérique avertit le personnel par SMS lors de l'enregistrement des clients. Améliorez facilement la gestion de vos visiteurs avec la solution performante et conviviale de WaitWell. En savoir plus sur WaitWell

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ROLLER est une suite logicielle tout-en-un de pointe pour les sites de loisirs, de divertissement et touristiques.
ROLLER est une suite logicielle tout-en-un de pointe pour les sites de loisirs, de divertissement et touristiques. L'objectif de l'éditeur est d'aider les sites à gérer leurs opérations et à améliorer l'expérience client par le biais de modules innovants de premier plan. ROLLER offre aux sites une solution complète qui stimule leur croissance grâce à des fonctionnalités de billetterie, de point de vente, de CRM, de dérogations, de cartes-cadeaux, d'e-mails, de gestion des entrées, de paiement, etc. ROLLER est une offre cloud moderne qui compte des utilisateurs dans 18 pays. En savoir plus sur ROLLER

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Logiciels de gestion des visiteurs : guide d'achat

Logiciel de gestion des visiteurs

Les logiciels de gestion des visiteurs permettent aux entreprises, aux établissements chargés de l'enseignement, aux complexes de divertissement et à d'autres établissements d'accélérer et d'automatiser l'inscription des visiteurs à l'aide de la préinscription, de la numérisation des pièces d'identité, de l'impression des badges et d'autres technologies. Grâce à ces outils, les organisations peuvent appliquer des restrictions d'entrée et contrôler les informations relatives aux visiteurs afin de garantir la sécurité de leurs installations et de leurs employés.

Les systèmes d'inscription des visiteurs sont utilisés dans plusieurs environnements, notamment les hôpitaux, les écoles, les musées, les locaux de l'administration publique, les usines, les entreprises, les hôtels, les restaurants et les sociétés de gestion immobilière. Les systèmes de gestion des visiteurs et du personnel peuvent également être utilisés dans les espaces de coworking et les bureaux occupés par plusieurs locataires, ce qui permet aux utilisateurs de gérer la configuration des équipes et l'utilisation de l'espace, de la phase de préarrivée à celle de l'inscription.

Ils permettent de sécuriser le lieu de travail, de fournir un accès immédiat aux auditeurs et aux inspecteurs, de gérer les livraisons et d'aider les employés à se faire inscrire lorsqu'ils se présentent au travail. Ils sont souvent accompagnés de questions de sélection pour les visiteurs et les employés, de notifications d'alerte instantanées pour les responsables et d'applications de gestion des visiteurs pour les employés. Ces derniers temps, les systèmes d'inscription des visiteurs ont aussi été utilisés pour effectuer des contrôles de température, des contrôles sanitaires et d'autres opérations sans contact.

La plupart des systèmes de gestion des visiteurs répondent aux besoins de nombreuses organisations qui gèrent l'accès à leurs installations. C'est pourquoi ils partagent certaines de leurs fonctionnalités avec les logiciels pour borne intertactive et les logiciels de sécurité matérielle. Cependant, certains d'entre eux vont plus loin dans la gestion des installations, comme les logiciels IWMS (Integrated Workplace Management System), les logiciels de gestion des installations et les logiciels de gestion de coworking.

Parfois, un logiciel de gestion des visiteurs peut également assumer d'autres fonctions de conciergerie, de réception et de billetterie, en facilitant les préréservations, les listes d'attente et les engagements de temps, de la même manière que le font les logiciels d'agenda et d'autres logiciels de planning. Tout comme les logiciels de réservation de salles, ils peuvent également être en mesure de gérer l'utilisation des salles de réunion. Enfin, certains outils peuvent s'intégrer aux logiciels pour entrepreneurs, accordant ainsi aux sous-traitants un accès automatisé aux locaux de l'entreprise.

Les outils de gestion des visiteurs sont très répandus dans de nombreux secteurs d'activité en France, de l'hôtellerie à l'éducation et permettent aux utilisateurs d'accéder aux locaux sans avoir besoin de clé, d'imprimer des badges à la demande, de s'inscrire à l'avance en ligne et de bénéficier d'autres options pratiques. Souvent dotés de portails en libre-service et d'applications de gestion des visiteurs adaptées aux mobiles, ils aident les organisations à rationaliser les contrôles de sécurité tout en garantissant leur conformité au RGPD et à la réglementation sur la protection des données, alors même qu'ils accèdent aux casiers judiciaires et autres informations à caractère personnel des visiteurs.

Les outils logiciels de gestion des visiteurs ne sont pas tous égaux. Certains sont conçus pour des secteurs verticaux spécifiques, tels que les écoles maternelles, les universités, les musées, les associations professionnelles, les restaurants et les hôtels. Ils sont dotés de fonctionnalités adaptées à leur base d'utilisateurs. De plus, ces dernières années, beaucoup se sont concentrés sur la capacité à fournir des examens de santé et des informations de suivi des contacts, ce qui n'est pas nécessaire dans tous les contextes. Cependant, la plupart des systèmes de gestion des visiteurs s'adaptent à la plupart des environnements de travail, car ils offrent certaines fonctionnalités de base :

  • Proposez un accueil chaleureux lors du filtrage des invités.
  • Autorisez l'entrée en fonction des restrictions, des limites de capacité et des contrôles de sécurité.
  • Préinscrivez les visiteurs en ligne par le biais d'une application Internet et/ou mobile.
  • Enregistrez les visiteurs à l'aide d'une borne en libre-service.
  • Capturez des images photo et scanner des permis de conduire et d'autres pièces d'identité.
  • Imprimez des badges d'identification et des jetons pour un accès temporaire ou permanent.
  • Suivez les entrées et les sorties, informez les responsables et donnez accès aux rapports d'évacuation.
  • Signez des documents juridiques, tels que des accords de confidentialité, des formulaires de santé et de sécurité, ainsi que des plans d'évacuation.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Les logiciels de gestion des visiteurs sont destinés à aider le personnel de sécurité, les réceptionnistes, les hôtes et autres professionnels en contact avec la clientèle à accorder l'accès à leurs installations sans mettre en danger la sécurité de leurs employés ou de leurs ressources.

Ils permettent aux employés, aux patients, aux invités et aux visiteurs autorisés d'utiliser les locaux et leurs installations en s'enregistrant, en numérisant leurs documents et en imprimant leurs badges. Grâce à eux, les organisations de divers secteurs, notamment l'éducation, l'hôtellerie, le divertissement, les entreprises, les administrations et l'industrie peuvent contrôler les visiteurs, appliquer des mesures de sécurité et restreindre l'accès aux sites. Tout en se conformant aux lois locales en matière de HSE (hygiène, sécurité et environnement) et de confidentialité (par exemple, RGPD, Data Protection Act).

Très prisés dans les halls d'entrée, les logiciels de gestion des visiteurs sont principalement utilisés par le personnel de la réception, de la conciergerie ou de l'accueil pour faciliter l'inscription des invités et des employés tout en assurant le suivi des limites de capacité, des chiffres de fréquentation, des données d'entrée et de sortie et des exigences en matière de contrôle de sécurité. Les responsables peuvent y accéder pour dresser des listes de surveillance et des listes noires, consulter à distance les rapports d'évacuation et faire respecter les accords de confidentialité, les décharges de responsabilité et autres conditions d'entrée.

Les outils de gestion des visiteurs sont souvent accompagnés d'un système de préinscription via Internet ou une application mobile, de bornes en libre-service sur site avec des écrans d'accueil personnalisables et d'une technologie de capture de photos pour l'impression des badges d'identification des visiteurs. Si certains sont dotés de fonctionnalités spécifiques au secteur de l'hôtellerie, comme l'octroi d'un accès WiFi pour la durée du séjour, la plupart se soucient avant tout de la sécurité sur place. Ils peuvent s'intégrer aux systèmes de contrôle d'accès pour consulter les bases de données de la police et les listes de surveillance personnalisées.

Ces dernières années, les systèmes de gestion des visiteurs ont également permis d'effectuer des examens de santé, d'appliquer des règles de recherche de contacts et de communiquer avec les bases de données de sécurité. Par exemple, certains outils ont été mis en service pour scanner les laissez-passer relatifs au Covid-19 et les codes QR à l'aide de la technologie d'OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères en français). Certains ont aussi été utilisés pour établir des liens avec des capteurs en temps réel afin de fournir des relevés de température aux employés, aux voyageurs et aux clients des restaurants et des hôtels.

Au fil des années, les applications de gestion des visiteurs se sont également étendues au planning, à la gestion des installations et à la réservation de chambres. Toutefois, contrairement aux logiciels de réservation en ligne, les outils de gestion des visiteurs ne traitent généralement pas les paiements et ne montrent pas les installations du lieu, mais se concentrent principalement sur l'accès, la sécurité et la sûreté.

Certains gestionnaires y ont recours pour mettre en place des lieux de travail hybrides, établir des listes d'employés et des plans de bureaux et faire venir le personnel au bureau en toute sécurité. La gestion des salles de conférence, des parkings, des cafétérias et des salles de réunion ne sont que quelques-unes des activités que les gestionnaires et les assistants personnels peuvent faciliter grâce à ces logiciels de réservation. En coordonnant leurs activités avec celles de leur personnel grâce aux moteurs de planning et aux applications de gestion des visiteurs, les responsables peuvent accepter plus facilement les rendez-vous, connecter les flux de travail et optimiser les ressources.

Aussi populaires soient-ils, les systèmes de gestion des visiteurs sont rarement utilisés en tant qu'applications sur site, sauf dans les bureaux des administrations publiques et autres établissements ayant des exigences strictes en matière de cybersécurité. Pour les hôtels, les usines, les entreprises, les écoles, les musées et autres organisations disposant de vastes locaux, les systèmes de gestion des visiteurs cloud constituent une alternative rentable et efficace aux registres papier et au matériel de sécurité obsolètes.

Comme leur base d'utilisateurs s'est étendue aux hôtes de chambres d'hôtes, aux restaurateurs et aux exploitants de petites salles, la plupart des utilisateurs optent pour des configurations cloud ou hybrides. Celles-ci fournissent des mises à jour en temps réel de la liste des invités, des notifications automatiques de l'arrivée des visiteurs et des options de suivi des invités avec des fonctionnalités en ligne et hors ligne via des applications iOS et Android. Comme elles fonctionnent même sans électricité ni accès à Internet, leurs avantages dépassent ceux des solutions sur site.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Les utilisateurs ont conscience des avantages d'un logiciel de gestion des visiteurs, qu'il s'agisse du personnel de l'accueil, des gestionnaires immobiliers ou de tous ceux qui accèdent à un bâtiment et attendent un niveau de sécurité et d'attention total pour leur bien-être et la gestion de leur temps. Ainsi, il est possible de classer les avantages des systèmes de gestion des visiteurs dans les groupes suivants :

  • Rationalisez l'enregistrement des visiteurs : qu'il s'agisse d'une entrée unique ou d'un enregistrement de groupe, les systèmes d'inscription des visiteurs facilitent l'accès aux locaux pour toutes les personnes concernées, grâce à l'impression automatique des badges, à un accès sans clé et à d'autres technologies qui éliminent le traitement individuel, la signature de formulaires de consentement et l'autorisation à la demande des responsables. De plus, grâce à un système d'inscription des visiteurs, les visiteurs qui reviennent et les livreurs n'ont plus besoin de suivre le processus d'enregistrement chaque fois qu'ils accèdent au bâtiment.

  • Contrôlez les visiteurs : le personnel chargé de l'accueil ne doit pas être chargé des contrôles de sécurité s'il n'a pas d'expérience dans ce domaine. Grâce à la numérisation des pièces d'identité en temps réel, à la capture de photos, au traitement des informations sur les antécédents et aux restrictions d'accès immédiatement applicables, les logiciels de gestion des visiteurs peuvent prendre en charge ces aspects. Ces outils extraient des informations à partir de documents délivrés par des autorités locales ou étrangères, comme les passeports, les permis de conduire, les cartes d'identité et les cartes d'assurance maladie et signalent instantanément au personnel et à leurs responsables tout risque de brèche de sécurité. Ces outils sont très utiles dans les établissements chargés de l'enseignement, les musées et les administrations publiques, qui peuvent être la cible de personnes ayant commis des infractions pénales.

  • Dissuadez les fraudeurs : toutes les organisations sont vulnérables aux vols, aux cambriolages, au harcèlement du personnel et aux dommages ; celles qui connaissent une forte affluence le sont encore plus que les autres. Qu'il s'agisse de chambres d'hôtes, de bureaux de l'administration publique, de restaurateurs, de musées ou d'écoles, un logiciel de gestion des visiteurs peut dissuader les personnes qui tentent d'accéder au bâtiment à des fins malveillantes. Les personnes ayant des antécédents de délit sexuel, de harcèlement, de violence physique, d'intrusion, de cambriolage ou d'autres activités criminelles peuvent être dissuadées de s'approcher d'un bâtiment qui utilise des systèmes d'entrée des visiteurs dans le cadre de son dispositif de sécurité.

  • Assurez la conformité juridique : les organisations doivent se conformer aux réglementations relatives à la protection de la vie privée, telles que le RGPD et la loi sur la protection des données et toute autre de loi en immobilier présente en France. Tenir un registre des inscriptions au format papier comportant des noms et des signatures non vérifiés à des fins de santé et de sécurité ne répond pas à ces exigences, d'autant plus qu'il n'y a aucune garantie que les informations seront détruites en toute sécurité et à la date prévue. Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent automatiser tous ces processus et garantir la conformité au sein de toute l'organisation.

  • Réduisez la charge de travail administratif : tant les employés de la réception que ceux du back-office ont tout à gagner d'un processus d'enregistrement des visiteurs simplifié. Hormis la vérification des antécédents, les tâches administratives impliquent également des activités chronophages de saisie, de rapprochement, de stockage et d'élimination des données. Même dans les petites structures, comme les crèches privées, les musées commémoratifs, les centres pour enfants, les cliniques privées et les lieux de fête d'anniversaire, la quantité de travail nécessaire pour gérer les demandes, les approbations, les réservations, les listes d'attente et les temps d'attente des visiteurs peut être écrasante. Comme tous les processus sont automatisés, les tâches administratives sont rationalisées et les tâches répétitives ou redondantes sont éliminées, ce qui permet aux visiteurs réguliers de s'inscrire et de partir plus facilement sans avoir à dépendre du personnel de la réception.

  • Stimulez la productivité : dans le cadre d'un travail d'équipe, les systèmes de gestion des visiteurs peuvent aider les collègues à s'y retrouver et à diriger leurs demandes uniquement vers les collègues qui sont sur place et disponibles pour y répondre en temps réel. Il s'agit notamment des professionnels d'entreprise, du personnel scolaire, des employés d'hôtel et d'autres équipes qui doivent se déplacer dans de grands locaux. En ayant connaissance des allées et venues des employés, les dirigeants peuvent plus facilement déléguer et s'adapter aux changements, par exemple lorsque les taux d'infection sont élevés et que le personnel doit s'isoler rapidement.

  • Offrez plus de transparence : les heures de travail, les heures supplémentaires, les congés payés et les allées et venues quotidiennes sont difficiles à suivre et sont souvent mal interprétées par les collègues. Grâce à un système de gestion des visiteurs, les collaborateurs et les responsables autorisés peuvent mieux comprendre le niveau d'engagement d'un employé et le nombre d'heures qu'il effectue, ce qui exclut le risque de traitement préférentiel et d'animosité entre collègues. Il en va de même pour les non-cadres, qui peuvent se consoler en sachant que leurs responsables travaillent autant qu'eux, si toutefois ces derniers sont disposés à partager cette information.

  • Favorisez une plus grande responsabilité : comme chaque visiteur est suivi par le système d'entrée, grâce à un enregistrement du motif de sa visite et du nom de son hôte dans le dossier, les administrateurs immobiliers peuvent attribuer aux hôtes la responsabilité des infractions à la sécurité. Ces outils permettent aux hôtes d'autoriser des personnes à entrer dans le bâtiment, y compris des parents, des amis et des personnes à charge. Ils assument également la responsabilité de tout problème de sécurité.

  • Gérez de façon centralisée : les données sur les visiteurs sont collectées, stockées et gérées de manière centralisée dans une base de données unique, plutôt que dans des feuilles de calcul ou des formulaires papier collectés à chaque point d'entrée. Cela donne aux parties prenantes la possibilité d'obtenir des informations cruciales en temps réel et d'accéder aux données à distance, moyennant l'autorisation appropriée. Enfin, cela limite le nombre de personnes qui peuvent consulter et utiliser les données relatives aux visiteurs, car chaque élément de données passe par des machines plutôt que par le personnel de l'accueil et les personnes qui peuvent se trouver à leur bureau à tout moment.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Les fonctionnalités des logiciels de gestion des visiteurs varient considérablement, car les développeurs font tout leur possible pour différencier leurs produits et fournir des arguments de vente uniques pour les marchés visés. Ces dernières années, les fonctionnalités de ces applications se sont également adaptées à l'évolution de la réglementation RGPD, aux exigences de contrôle des laissez-passer COVID-19 et aux nouveaux environnements de travail. En plus de cela, certaines applications peuvent offrir des fonctionnalités, telles que la gestion des comptes invités WiFi, la gestion du stationnement, l'intégration de carnets d'adresses actifs et des extensions de préréservation pour les logiciels de bureautique les plus utilisés. Cependant, il s'agit avant tout de savoir si elles peuvent offrir les six fonctionnalités de base d'un logiciel de gestion des visiteurs :

  • Gérez les contacts : permet de saisir, interpréter, vérifier et stocker les informations de contact des visiteurs. Les responsables de la sécurité peuvent avoir la certitude d'avoir recueilli en temps réel des informations de contact correctes et précises pour tous les visiteurs, au lieu de se fier à des notes manuscrites griffonnées sur du papier au guichet et recueillies à la fin de la journée. Après avoir scanné les cartes de visite, les permis de conduire, les cartes d'identité, les passeports, les badges de travail, les cartes de santé et autres documents, croisé les données et les avoir stockées dans une base de données centrale, le système de gestion des visiteurs peut rendre ces informations disponibles instantanément.

  • Gérez les inscriptions : cela permet aux visiteurs de s'enregistrer eux-mêmes, soit sur place, soit à l'avance. Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent faciliter ce service en fournissant un lien de préinscription ou une section de réservation dédiée sur une application qui gère la signature de conformité et l'impression de jetons (tokens) en amont. Les visiteurs peuvent alors obtenir un code QR ou une autre méthode d'authentification, partagée avec eux par SMS ou par e-mail, ce qui peut accélérer l'inscription à l'arrivée sur le site.

  • Assurez le suivi des visiteurs : permet de suivre les visiteurs qui entrent et sortent, tout en enregistrant la raison de leur visite et leur hôte. Cette fonction est un simple outil de journalisation qui s'intègre souvent aux bases de données existantes des entrepreneurs, aux CRM (Customer Relationship Management) et à d'autres outils de l'entreprise. Elle offre aux utilisateurs la possibilité de générer des rapports en temps réel, de garder un œil sur les niveaux d'occupation et de respecter les limites légales de capacité lors des simulations d'incendie et d'évacuation.

  • Permettez l'auto-inscription : permet aux visiteurs de s'inscrire à l'aide de leurs cartes d'identité. Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent être configurés pour reconnaître et valider les cartes d'identité, les badges de travail, les passeports, les permis de conduire et autres documents personnels, qu'ils soient émis localement ou à l'étranger. Cela vaut également pour les systèmes qui comportent des codes QR, du texte et des photos. Cette fonctionnalité évite au personnel de l'accueil de vérifier personnellement les documents et de faire des allers-retours avec le personnel de sécurité ou les responsables pour vérifier la validité d'un document difficilement reconnaissable localement.

  • Capturez des photos : prend des photos instantanées des visiteurs à des fins de stockage, de références croisées ou de contrôles de sécurité renforcés. Tous les systèmes d'enregistrement des visiteurs ne prennent pas la photo d'un visiteur et la soumettent instantanément à une base de données de la police ou à un autre outil de contrôle gouvernemental. Certains se contentent de la capturer et de la stocker à des fins de référence ultérieure, conformément aux lois sur la protection de la vie privée ou uniquement pour imprimer les badges des visiteurs.

  • Imprimez des badges : délivre des badges instantanés pour une utilisation permanente ou temporaire en fonction des niveaux d'autorisation et des restrictions propres à chaque visiteur. Plusieurs bornes en libre-service sont disponibles aux points d'inscription des sites pour imprimer des badges immédiatement. Certaines distribuent même des lanières et des pins gratuits. Toutefois, la plupart seront en mesure de proposer des mises en page et des contenus personnalisés en fonction des informations d'identification du visiteur, afin de le différencier du personnel, de la direction ou des autres visiteurs.

  • Gérez une liste de surveillance : permet de tenir à jour une liste de surveillance et de signaler au personnel de sécurité les intrus potentiels. Il n'est pas rare que les administrateurs de sites ajoutent à une liste de surveillance d'anciens employés, de clients mécontents, d'invités destructeurs, de parents d'élèves indisciplinés ou d'autres visiteurs indésirables. Les logiciels de réservation des visiteurs et les logiciels d'inscription peuvent aider à trier les invités gênants avant qu'ils ne pénètrent dans les locaux.

  • Recevez des alertes et des notifications : informent l'hôte de l'arrivée de ses invités et envoient des notifications à l'échelle du système si nécessaire. Cette fonctionnalité permet aux invités d'accéder immédiatement au bâtiment, à la salle de réunion ou au logement réservé, tout en permettant aux hôtes d'accélérer leurs rendez-vous, de personnaliser l'inscription sur place, de donner une autorisation temporaire urgente aux inspecteurs et aux auditeurs et d'accélérer leurs rendez-vous.

Le catalogue de logiciels de Capterra propose d'innombrables outils de gestion des visiteurs, dont beaucoup possèdent plusieurs autres qualités que celles mentionnées ci-dessus. Les utilisateurs sont encouragés à parcourir le catalogue de logiciels qui regorge de systèmes de gestion des visiteurs idéaux pour toute entreprise, en espérant que la liste sera réduite à un candidat qui répondra à toutes les exigences.

Que faut-il prendre en compte lors de l'achat d'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion des visiteurs, la multitude d'offres peut faire perdre de vue les aspects les plus importants. En se limitant aux exigences minimales, les dirigeants d'entreprise ont tout intérêt à prendre en compte cinq aspects fondamentaux au moment de choisir un logiciel de gestion des visiteurs :

  • Dans quelles langues est-il disponible ? Il est facile de se retrouver dépassé par toutes les caractéristiques attrayantes d'un outil de gestion des visiteurs de qualité supérieure. Les dirigeants d'entreprise doivent d'abord s'assurer que le logiciel de leur choix est disponible sur le marché auquel ils s'adressent et qu'il est adapté aux locuteurs natifs et étrangers. Les organisations du secteur de l'hôtellerie et les multinationales ne sont pas les seules à devoir s'adapter aux locuteurs non natifs : les écoles, les musées et les administrations publiques sont également concernés.

  • Le logiciel s'intègre-t-il aux outils et équipements de l'organisation ? Il est indispensable de trouver un logiciel capable de s'intégrer aux API (Application Programming Interface) existantes et futures, car toutes les organisations évoluent rapidement. Le logiciel doit être évolutif, idéalement grâce à des abonnements flexibles de type SaaS et pouvoir être connecté à des imprimantes, des appareils mobiles, des bornes interactives, des scanners de codes-barres, des caméras de vidéosurveillance, des thermomètres et tous les autres appareils nécessaires au travail de l'utilisateur.

  • Est-il accompagné de modèles et de fonctionnalités de personnalisation ? Les parties prenantes doivent pouvoir accéder facilement aux dossiers des visiteurs et personnaliser les rapports, les tableaux de bord, les modèles de notification et les écrans d'alerte de sécurité. De même, les visiteurs pourront apprécier la variété des mises en page, des formats et des polices de caractères disponibles pour l'impression de leurs badges.

  • Est-il indépendant ? Plusieurs des outils actuels utilisent des algorithmes pour croiser les données, rapprocher les dossiers, valider les documents et appliquer les règles de protection des données. Cependant, certains requièrent une intervention humaine constante. Même ceux qui ne le font pas peuvent fonctionner avec des règles obsolètes, biaisées ou localement invalides. Les utilisateurs doivent vérifier si leur outil est algorithmique et quel est le codage sur lequel repose sa programmation pour s'assurer qu'il est conforme aux lois locales en matière de travail, de confidentialité, de protection des données et de sécurité.

  • Le rapport qualité-prix est-il intéressant ? Les budgets peuvent entrer en conflit avec les exigences en matière de fonctionnalités, mais les logiciels de réservation et d'inscription des visiteurs de qualité doivent être disponibles en plusieurs versions pour s'adapter à tous les budgets et à tous les besoins de l'entreprise. Bien que les utilisateurs puissent s'attendre à devoir revoir le déploiement, le nombre d'utilisateurs et les exigences matérielles au nom d'un bon outil, ils ne doivent pas renoncer à la croissance de l'entreprise, au nombre de visiteurs, à la localisation des bureaux ou au nombre d'hôtes en raison des coûts de possession.

Quelles sont les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion des visiteurs ?

Ces derniers temps, les tendances les plus significatives en matière de logiciels de gestion des visiteurs reflètent des changements macroéconomiques plus larges et des tendances sociales mondiales. Les développeurs tentent de rattraper leur retard et de proposer des fonctionnalités dont les entreprises peuvent tirer le meilleur parti dans des circonstances imprévues, notamment en cas de menaces pour l'environnement, la santé et la sécurité. Voici quelques-unes des tendances émergentes en matière de logiciels de gestion des visiteurs les plus pertinentes pour les utilisateurs à l'heure actuelle :

  • Une dépendance accrue à l'IA (intelligence artificielle) : les systèmes de gestion des visiteurs voient une augmentation de la reconnaissance faciale, de la biométrie et d'autres technologies basées sur l'IA. Comme tous les types de programmation, ces systèmes peuvent être vulnérables aux biais, à une logique défectueuse ou à une erreur de codage. Des situations facilement résolues par les humains, comme l'identification erronée d'un visiteur, peuvent causer des difficultés néfastes aux visiteurs, notamment aux candidats à l'emploi, aux invités de dernière minute et aux parents d'élèves.

  • Adoption des technologies portables : les montres, les bagues et les lunettes intelligentes ne sont que quelques-uns des dispositifs que les visiteurs utilisent de plus en plus. Bien que ces dispositifs puissent contribuer à accélérer le processus d'enregistrement, certains peuvent entraver la validation de l'identité et les vérifications de la base de données. L'essor de l'IdO (Internet des objets) : des thermomètres effectuant des dépistages de température aux scanners RFID contrôlant les bracelets à Disneyland, les organisations ont de plus en plus recours aux connecteurs et aux capteurs. Ces dispositifs alimentent le Big Data et accélèrent considérablement les opérations d'une entreprise, mais peuvent aussi être accueillis avec méfiance et défiance par certains visiteurs.

  • La mobilité est un atout pour les entreprises : l'accès à distance est d'une importance capitale pour tous les usagers et continuera de l'être même si la conception des appareils devient de plus en plus complexe. Les visiteurs s'attendront à pouvoir accéder à l'application de gestion des visiteurs de l'organisation, au réseau Wi-Fi, au logiciel d'entrée sans clé et à l'installation d'autoinscription, souvent à partir du même appareil, ce qui constitue un véritable défi pour tous les développeurs.

  • Écrans d'accueil par chatbot : les bornes en libre-service ne sont pas un phénomène nouveau, mais, aujourd'hui les chatbots gagnent en popularité. Les développeurs ne seront peut-être pas en mesure de fournir une assistance par chatbot sur chaque terminal, mais ils doivent au moins disposer des ressources nécessaires pour offrir cette option à l'avenir si la demande continue dans ce sens.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du catalogue de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

  1. Les meilleurs systèmes de réservation en ligne pour les entreprises de service (Date de consultation : samedi 23 avril 2022)