Mieux collaborer avec vos sponsors projet

Publié le 17/10/2019 par Caroline Rousseau et Eileen O'Loughlin

Garder vos projets sur les rails à l’aide de votre sponsor

Comment votre sponsor projet réagirait-il si vous lui disiez que, malgré tous ses efforts, son soutien ne suffit pas ? Pouvez-vous vous exprimer franchement sur le sujet et parler des hauts et des bas de votre collaboration ?

Si vous grimacez rien qu’à l’idée de cette rencontre, vous devriez remettre en question votre capacité à gérer un projet avec cette personne. C’est en tout cas ce que conseille Michael Hanford, analyste chez Gartner (article complet en anglais disponible pour les clients Gartner).

“Le manque d’engagement de la part du sponsor d’un projet force l’équipe à fournir des efforts supplémentaires et à recommencer certaines tâches. Il peut aussi bloquer la prise de décisions applicables dans le temps imparti”, écrit Hanford.

Malgré l’importance du soutien d’un sponsor, de nombreuses entreprises ne maîtrisent pas bien cet aspect de la gestion de projets.

Le rôle de sponsor projet est crucial. C’est pour cette raison qu’en tant que responsable vous devez absolument pouvoir travailler avec différents profils de personnalités et savoir comment maintenir la motivation de vos sponsors et leur engagement dans vos projets.

Dans cet article, vous découvrirez les types de sponsors projet que vous êtes susceptibles de rencontrer ainsi que des conseils pour mieux gérer votre relation avec eux.

Rôle et responsabilités du sponsor projet

Si tant d’entreprises peinent à gérer le soutien de leurs sponsors projet, c’est d’abord parce que la définition du rôle et des responsabilités d’un sponsor n’est pas claire (ou pas fixe).

Cadres, chefs de projets, activités, secteurs… Chacun a sa propre idée de ce qu’implique ce statut.

Il y a peu, le PMI a décidé de définir quelques principes bienvenus afin de mieux cerner la question. Voici les éléments à retenir.

Rôle d’un sponsor projet

Le rôle de sponsor projet est attribué à un cadre (ou un autre responsable) qui répond globalement du bon déroulement d’un projet. Le sponsor est donc directement associé à la réussite d’une initiative. Il est attaché à un projet spécifique, dont il supervise tout le cycle de vie, depuis ses débuts jusqu’à son adoption.

Responsabilités d’un sponsor projet

Le sponsor projet est responsable du lancement, du suivi, de l’approbation, de la détermination de la vision, de la gestion et de la concrétisation de la valeur et des bénéfices d’un projet.

Quelques responsabilités d’un sponsor projet :

  • Informer et conseiller le chef de projet et l’équipe.
  • Porter le projet, notamment en le défendant et en obtenant le soutien de différents services.
  • Assurer la disponibilité des ressources ainsi que le financement des activités et communiquer les priorités liées au projet au sein de l’organisation.
  • Relayer les informations à la hiérarchie et contribuer à la résolution des problèmes qui dépassent les responsabilités du chef de projet.
  • Servir de premier point de contact pour les intervenants internes et externes (p. ex. équipe en charge du projet et clients).

Un sponsor projet engagé jette des ponts, élimine les obstacles et fait en sorte que les personnes impliquées dans un projet soient sur la même longueur d’onde pour que les projets aboutissent. Cependant, la plupart des responsables n’excellent pas immédiatement dans ce rôle. Il faut de l’expérience mais aussi avoir été formé et coaché pour acquérir les compétences nécessaires à tout bon sponsor projet.

Quel est le niveau d’engagement de votre sponsor projet ?

Nous avons demandé à des professionnels du management de partager leur expérience de collaboration avec différents types de sponsors afin d’en définir les caractéristiques essentielles.

Au cours de votre carrière, vous rencontrerez probablement l’un des quatre types de sponsors suivants :

1. Engagé et investi

Ce sponsor connaît son sujet et sait s’impliquer tout en laissant l’équipe prendre des décisions. Il offre un support adéquat et use de son influence pour éliminer activement les obstacles.

Son approche exige du temps et de l’expérience, mais il peut toujours bénéficier des conseils du chef de projet pour apprendre comment aider au mieux l’équipe.

2. Modérément engagé, mais demandeur d’informations

Ce sponsor veut être informé, mais il ne veut pas s’embarrasser des détails. Il fera remonter les problèmes et communiquera avec la hiérarchie sur l’avancement du projet, mais il peut négliger ou minimiser certaines responsabilités clés.

Cette approche est souvent adoptée lorsque le sponsor a d’autres priorités et ne se rend pas suffisamment disponible pour le projet.

3. Contrôlant et autoritaire

Ce sponsor essaie de tout contrôler et devient souvent un goulot d’étranglement pour les décisions importantes concernant le projet. En conséquence, de trop nombreuses actions nécessaires restent en suspens, ce qui peut bloquer certains aspects du projet, voire sa réalisation complète.

Cette approche découle souvent d’un manque de confiance ou d’une certaine incertitude, notamment en cas de mauvaise expérience par le passé, d’arrivée dans une nouvelle équipe ou de découverte du sujet.

4. Désengagé et indifférent

Ce sponsor n’est ni impliqué dans le projet ni investi dans l’équipe et il est difficile de lui demander des comptes. Souvent, il ne prend part au projet que lorsqu’un problème nécessite l’attention de ses supérieurs.

Cette approche peut être observée lorsque le sponsor ne comprend pas son rôle et ses responsabilités, a d’autres priorités ou dispose d’une expérience limitée du sujet.

Comment gagner et conserver le soutien d’un sponsor projet

Fixer les attentes

Selon Todd Williams, président d’eCameron, Inc., une société de conseil spécialisée dans l’audit, la reprise et la complétion de projets, la plupart des sponsors sont désengagés.

Cela se produit souvent lorsque leur rôle n’est pas bien défini et qu’ils ne sont donc pas certains de ce qu’ils sont censés faire (et la plupart des chefs de projets détestent devoir le leur dire).

“Je ne présuppose jamais que le sponsor d’un projet sait ce qu’il doit faire. C’est pour cette raison que j’essaie de former tous mes sponsors.”
Todd Williams, président d’eCameron, Inc.

Williams rencontre d’abord ses sponsors et parcourt avec eux un document qui définit leurs responsabilités ainsi que les attributions du chef de projet et celles du sponsor. Selon lui, ce processus est généralement très instructif.

“De nombreux sponsors en savent si peu sur la gestion de projets qu’ils sont choqués par la quantité de travail à abattre”, précise Williams. “S’ils pensent qu’une responsabilité ne leur incombe pas, nous en discutons immédiatement et nous essayons de déterminer qui pourra s’en charger et comment elle devrait être transférée à la hiérarchie.”

Établir un plan de communication

Il est essentiel que vous établissiez un plan de communication et le planning correspondant avec votre sponsor. Cette opération peut varier selon le type de sponsor avec lequel vous travaillez. Si vous ne parvenez pas à fixer ces éléments dès le départ, préparez-vous au désengagement de votre sponsor.

Chacun communique et interagit différemment. Vous devez donc veiller à vous adresser à chaque sponsor projet en utilisant le canal de communication qui lui convient.

Préfère-t-il discuter par e-mail ou par chat ? Utilise-t-il Google Sheets ou Excel ? A-t-il besoin d’un bilan quotidien ou hebdomadaire ?

“Les chefs de projets doivent être des caméléons et adapter constamment leurs techniques de management et de communication pour adopter des approches qui conviennent aux différents membres de l’équipe. Le sponsor d’un projet devrait toujours être pris en considération”, affirme Emily Meyers, consultante principale et practice lead chez Sparkhound, une société de gestion de services informatiques et de conseil commercial.

La meilleure manière de définir les besoins, les sources de motivation et le type de communication que votre sponsor projet préfère est de le rencontrer et de lui poser la question.

Astuce de pro

Si votre entreprise a pris part à un exercice sur les styles sociaux ou les profils de personnalité, c’est un excellent moyen d’apprendre à connaître vos sponsors et de découvrir leur style de communication privilégié.

De plus, selon Emily Meyers, vous pouvez interroger vos collaborateurs pour obtenir des conseils sur la communication avec un sponsor particulier. Pensez simplement à préciser que vous cherchez à savoir ce qui a fonctionné par le passé, pas à récolter des avis négatifs. Vous garantissez ainsi que les discussions restent constructives et professionnelles.

Résoudre les problèmes à la source

Si votre sponsor n’est pas engagé et investi, prenez le temps de comprendre pourquoi afin de pouvoir corriger le tir.

Par exemple, un sponsor qui essaie de contrôler un projet agit souvent ainsi parce qu’il ne fait pas suffisamment confiance à ses collaborateurs.

Meyers prévient qu’un sponsor peut devenir autoritaire s’il a vécu une mauvaise expérience sur un précédent projet, s’il ne maîtrise pas suffisamment la matière à son goût ou s’il intervient dans une toute nouvelle équipe.

Dans ce cas, plusieurs problèmes doivent être pris en considération : un besoin de connaître le moindre détail, une tendance à régenter les comportements de tous les collaborateurs, une propension à microgérer les membres de l’équipe ou encore une tolérance limitée pour les prises de décision collectives.

“Le défi avec ce type de sponsor consiste à canaliser son énergie pour la focaliser sur des activités productives afin de faire progresser le projet tout en lui permettant de sentir qu’il est aux commandes”, précise Meyers.

“Une fois la confiance établie, vous pouvez l’aider à convertir son énergie en atout. C’est le meilleur moyen d’aider toute l’équipe et de la voir avancer.”

Faire des bilans périodiques

Si votre sponsor commence à se désengager ou ne réagit plus, Williams conseille de prendre des mesures correctives. Vérifiez par exemple qu’il considère toujours le projet comme une priorité et déléguez les questions moins cruciales à d’autres personnes pour l’en décharger.

Ensuite, si un problème urgent se déclare et que votre sponsor n’y répond pas, faites remonter l’information pour faire face à ce manque de réponse. Enfin, si le problème persiste, Williams conseille de changer de sponsor de projet.

Conseils pour bien gérer le partenariat avec un sponsor

Les recommandations reprises dans cet article sont résumées dans une liste pratique de conseils à laquelle vous pourrez vous référer pour assurer le bon encadrement de vos projets. Gardez-la avec vous afin d’améliorer la collaboration avec votre sponsor lors de votre prochain projet.

Infographie de conseils pour mieux collaborer avec son sponsor projet

Un logiciel de gestion de projet pourrait grandement vous aider à organiser vos projets et donc améliorer vos relations avec vos sponsors. N’hésitez pas à comparer les différentes options qui s’offrent à vous !