Êtes-vous le genre de personne qui dresse une liste le matin et en accomplit toutes les tâches avant la fin de la journée ? Ou êtes-vous plutôt le genre de personne qui voudrait bien travailler ainsi mais qui, à 18 h, réalise qu’il lui reste encore une dizaine d’e-mails à traiter et plusieurs projets en souffrance ?
Soyons honnêtes : nous voulons tous nous reconnaître dans le premier scénario, mais la plupart des gens mènent une lutte quotidienne pour éviter d’appartenir à la deuxième catégorie.
J’ai un secret à vous confier.
Pour maîtriser la méthode GTD, ou “Getting Things Done”*, il n’y a pas besoin d’être un superhéros. Il suffit de trouver les bons outils et de les utiliser efficacement. Ici, c’est Batman plutôt que Superman qui l’emporte.
Pour faire preuve d’efficacité, tant au travail que dans votre vie personnelle, vous devez pouvoir compter sur un système éprouvé. Et en tant que chef de projet (que vous le soyez officiellement ou par hasard), l’organisation et la gestion du temps représentent des compétences essentielles à maîtriser.
Après tout, si vous ne parvenez pas à respecter vos propres priorités et calendriers, comment pourriez-vous diriger une équipe ?
Cependant, passer au crible les milliers de logiciels dédiés à la productivité ou essayer de gérer des projets répartis sur une douzaine d’applications mobiles différentes devient contre-productif. Vous avez de la chance, j’ai trouvé pour vous cinq applications à essayer dès aujourd’hui pour appliquer la méthode GTD, “Getting Things Done”.
Qu’est-ce que la méthode GTD, “Getting Things Done” ?
Pour ceux qui ne connaissent pas cette méthode, “Getting Things Done” est une philosophie de productivité basée sur le best-seller du même nom par David Allen.
Depuis la parution du livre en 2001, le mouvement “Getting Things Done” a pris de l’ampleur, avec des formateurs certifiés franchisés dans le monde entier et même une conférence internationale en 2008.
La méthode GTD peut se résumer ainsi : plus vous êtes productif, moins vous êtes stressé. En d’autres termes, faites-en plus en moins de temps pour pouvoir vous détendre davantage.
La clé, selon le système d’Allen, est de prioriser votre boîte de réception pour éliminer les distractions et vous concentrer sur la tâche en cours. Simultanément, placez les tâches incomplètes dans une file d’attente jusqu’à ce que vous puissiez vous en occuper.
Pour appliquer la méthode “Getting Things Done”, vous avez besoin des outils suivants :
- Boîte de réception
- Poubelle
- Système de classement des documents de référence
- Listes
- Calendrier
En 2001, ces outils étaient encore tangibles : on avait alors un classeur à dossiers et un calendrier de bureau. Mais en 2018, vous pouvez accéder aux versions numériques de tous ces outils sur votre smartphone.
Certains comptent sur un calendrier et une liste physiques pour s’organiser, et c’est très bien.
Cependant, la technologie a évolué de façon significative depuis le début des années 2000, et les applications font partie intégrante de notre quotidien.
Un outil GTD sur votre smartphone comprend des fonctions d’organisation et de collaboration que votre ordinateur portable ou votre agenda papier ne peut tout simplement pas concurrencer. Un tel outil peut vous faire économiser du temps et de l’argent et aider votre équipe à rester connectée.
5 applications GTD pour gagner du temps et réduire le stress
Je me suis concentrée sur les cinq outils clés mentionnés plus haut (boîte de réception, poubelle, système de classement, liste et calendrier) pour dénicher cinq applications correspondant à chaque étape de la méthode GTD.
J’ai parcouru plusieurs forums de discussion dédiés pour découvrir les applications utilisées par les adeptes de la méthode GTD et ai déterminé les cinq programmes qui revenaient le plus régulièrement. Certaines de ces applications ne sont disponibles que sur iOS (après tout, il y a pas mal d’utilisateurs Apple sur le marché), mais j’ai également inclus des options multiplateformes pour que tout le monde y trouve son compte.
Les applications sont classées par ordre alphabétique.
1.
Le système GTD commence par la boîte de réception et G Suite, l’écosystème compatible GTD de Google, est livré avec un petit programme du nom de Gmail. Vous en avez peut-être entendu parler : après tout, ce n’est que le client de messagerie multiplateforme le plus populaire de la planète.
De là, vous pouvez archiver vos anciens e-mails ou les classer dans des dossiers dédiés aux projets en cours sur lesquels vous devez revenir.
G Suite inclut également Google Docs (ou Keep) pour prendre des notes et établir des listes de tâches, ainsi que Google Calendar pour suivre le planning de votre équipe. Mais la plus grande force de G Suite, c’est l’aspect collaboratif : les membres de l’équipe peuvent commenter et répondre sur toutes sortes de supports, qu’il s’agisse de documents, de feuilles de calcul ou de présentations. Et bien sûr, tout est intégré.
C’est presque comme si Google avait développé G Suite avec la méthode GTD à l’esprit.
IDÉAL POUR : des équipes hautement collaboratives qui sont à l’aise dans un environnement basé sur Gmail.
Système d’exploitation : Android, iOS
Prix : à partir de 5,2 € par utilisateur et par mois en version Basic. Cela inclut un nom de domaine personnalisé pour votre messagerie, 30 Go de stockage et une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Vous pouvez télécharger gratuitement les applications individuelles séparément.
2. Microsoft To-Do
Si vous connaissez déjà les applications GTD et que vous vous demandez pourquoi Wunderlist (l’application de gestion de tâches allemande bien-aimée) ne figure pas sur cette liste, c’est parce que Microsoft a acheté Wunderlist en 2015 et a promis de la remplacer par Microsoft To-Do.
À l’été 2018, Wunderlist est toujours en activité, mais Ori Artman, directeur général de Microsoft To-Do, a déclaré en 2017, “Lorsque nous serons certains d’avoir incorporé le meilleur de Wunderlist dans Microsoft To-Do, nous retirerons Wunderlist.”
La bonne nouvelle, c’est que Microsoft a promis d’intégrer toutes les meilleures fonctionnalités de Wunderlist (version gratuite, collaboration, fonctionnalité multiplateforme, notifications et sous-tâches) dans To-Do.
To-Do inclut également la fonction My Day qui permet aux utilisateurs d’éliminer des tâches en souffrance pour se concentrer sur leurs projets du jour. Si vous ne jurez que par la gestion de projet Agile, vous allez adorer cette fonctionnalité.
IDÉAL POUR : les chefs de projet agiles à l’aise dans un environnement Office 365 qui recherchent un outil GTD super simple et gratuit.
Système d’exploitation : Android, iOS
Prix : gratuit
3.
OmniFocus n’est disponible que sur iOS, donc si vous n’êtes pas un utilisateur Apple, vous pouvez passer directement au numéro 5 de cette liste. Mais si vous êtes un utilisateur Apple à la recherche d’une application GTD, OmniFocus a tout pour vous séduire.
En sacrifiant la simplicité sur l’autel de la puissance, OmniFocus propose des fonctionnalités robustes aux utilisateurs qui n’ont pas peur d’une interface un peu moins épurée que les autres applications.
OmniFocus 3 , la dernière version lancée au printemps 2018, propose de nouvelles fonctions telles que l’automatisation, l’étiquetage et la modification par lots. Si vous prenez la méthode GTD très au sérieux, vous adorerez la façon dont OmniFocus a été conçu spécifiquement avec GTD à l’esprit (en anglais, vous pouvez activer la traduction automatique des sous-titres sur la vidéo). Il guide l’utilisateur de la boîte de réception au traitement, à la délégation des tâches puis à l’organisation, à l’action et à la révision.
Gardez à l’esprit que la collaboration n’est pas le point fort d’OmniFocus, qui s’adresse à des utilisateurs individuels (le développeur a mis à disposition des équipes un produit différent du nom d’OmniPlan). Pour les projets collaboratifs, vous aurez besoin d’un outil distinct.
IDÉAL POUR : les utilisateurs avancés de GTD travaillant seuls la plupart du temps, qui sont dévoués aux produits Apple et ne rechignent pas à dépenser un peu d’argent pour leur outil GTD.
Système d’exploitation : iOS
Prix : 39,99 $ (environ 36 €)
4.
Things a vu le jour en 2007 sous forme de programme sur Mac développé par Cultured Code, une start-up allemande. Things a par ailleurs été l’une des premières applications commercialisées sur iPhone lors du lancement de l’App Store en 2008.
Things est restée fidèle à Apple et a accompagné le lancement de l’iPad et de l’Apple Watch avec des versions mises à jour de cette application de productivité populaire. Elle a remporté le prestigieux Apple Design Award en 2009 et 2017 et en est maintenant à sa troisième itération, avec Things 3, sortie en mai 2017.
Comment Things a-t-elle défendu sa place au panthéon des applications de productivité pendant plus d’une décennie tout en séduisant de nouveaux disciples chaque année ? Les utilisateurs considèrent que le design minimaliste s’intègre bien dans l’écosystème d’Apple et que l’application propose suffisamment de fonctionnalités (boîte de réception, système de classement, liste de tâches, calendrier) pour appliquer la méthode GTD sans autre distraction.
Alors que OmniFocus excelle dans la personnalisation et la profondeur des fonctionnalités, Things mise sur la simplicité et sur un design minimaliste. Comme OmniFocus, Things n’inclut pas de fonctionnalités collaboratives. Vous pouvez donc l’utiliser pour mener vos propres projets à bien, mais vous aurez besoin d’un autre outil pour travailler en équipe.
IDÉAL POUR : les utilisateurs indépendants qui veulent un outil GTD simple et élégant qui s’intègre parfaitement à l’esthétique épurée et minimaliste d’Apple.
Système d’exploitation : iOS
Prix : 9,99 $ (environ 9 €)
5.
Si les deux dernières applications vous semblaient parfaites, mais que vous n’utilisez pas d’appareil Apple, Todoist est fait pour vous. Cette application prend les meilleurs éléments d’OmniFocus et de Things et les inclut dans un package multiplateforme. L’application est également disponible sur navigateur.
Créée en 2007 par Amir Salihefendic, réfugié bosniaque, dans le but d’organiser ses propres projets, Todoist a séduit cinq millions d’utilisateurs.
Qu’est-ce qui distingue Todoist des autres applications ? La version gratuite inclut des outils de collaboration (contrairement à OmniFocus et Things, qui sont conçues pour un seul utilisateur), et intègre une fonction de gamification unique, récompensant les utilisateurs avec des points de “karma” pour chaque tâche accomplie.
Elle propose également toutes les fonctions nécessaires pour mettre en œuvre un système GTD rationalisé. Mais la plus grande force de Todoist réside dans son aspect multiplateforme. Vous pouvez l’utiliser avec n’importe quel système d’exploitation, sur mobile ou sur navigateur.
IDÉAL POUR : les chefs de projet indifférents aux marques, travaillant avec des budgets serrés, et qui veulent simplement exécuter leurs tâches, ni plus, ni moins.
Système d’exploitation : Android, iOS
Prix : gratuit
Quelles sont vos applications GTD préférées ?
Voilà, vous êtes paré ! J’espère que ces applications vous aideront à appliquer la méthode “Getting Things Done” en douceur et vous aideront à simplifier votre liste de tâches. N’oubliez pas : chacun doit adapter ses outils de travail à sa propre méthode. Essayez quelques-unes de ces applications et optez pour celle qui répond le mieux à vos attentes.
Quelles sont vos applications GTD préférées ? Partagez-les dans les commentaires !
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*GTD® et Getting Things Done® sont des marques déposées par The David Allen Company.
