5 règles de base du travail en équipe

Publié le 26/09/2019 par Caroline Rousseau et Eileen O'Loughlin

5 règles de base du travail en équipe

Un guide pour connaître les règles de base du travail en équipe

Aujourd’hui, lors d’un atelier d’entreprise :

“Formez des groupes de trois ou quatre personnes et réalisez l’activité notée au tableau. Nous nous réunirons de nouveau dans 20 minutes pour partager nos résultats.”

Que faites-vous en premier ?

  • Vous établissez immédiatement un contact visuel avec vos amis dans la pièce, concluant un accord tacite de partenariat.
  • Vous vous tournez vers vos voisins et utilisez la proximité comme mécanisme de regroupement.

De leur propre volonté, la plupart des employés rejoignent l’un de ces deux camps. Question à mille euros : quelle équipe sera la plus efficace ?

À l’école, les professeurs séparent souvent les groupes d’amis pour les projets collaboratifs, afin d’éviter les distractions. Paradoxalement, des études montrent que les équipes d’amis sont plus productives que les celles composées de connaissances ou d’étrangers.

Ce bénéfice se retrouve dans tous les groupes d’âge et est de fait plus marqué dans les grandes équipes. On peut donc s’interroger : en quoi l’amitié rend-elle le travail d’équipe en entreprise plus efficace ?

Pourquoi les amis font-ils de bons coéquipiers ?

Les amis ont un net avantage au niveau de la performance : ils se connaissent déjà et ont noué des liens par le partage et la vulnérabilité mutuelle. C’est ce lien et ce capital social qui leur permettent d’exceller en tant que coéquipiers.

Cependant, même si les amis font de bons coéquipiers, l’amitié en soi n’est pas un prérequis pour obtenir une équipe performante. Les éléments formant la base de l’amitié (confiance, respect, etc.) sont identiques à ceux qui sont nécessaires pour bâtir le capital social au travail.

En reconnaissant le lien entre le capital social et l’efficacité de l’équipe et en prenant des mesures pour favoriser cet environnement, les organisations pourront constater des améliorations en termes de rendement, d’engagement des employés et même de revenus.

Même de petits changements peuvent avoir un impact majeur. Par exemple, la pause café permet aux collaborateurs de resserrer les liens de manière informelle et d’apprendre à se connaître. 

Nous présentons ci-dessous cinq aspects essentiels du capital social et vous indiquons comment utiliser ces informations pour former des équipes hautement performantes au sein de votre organisation.

5 façons d’améliorer l’efficacité de votre équipe

1. Prenez le temps d’établir un climat de confiance

La confiance est au cœur de toute relation réussie, y compris au travail. Sans confiance, il n’y a aucune collaboration possible et il est extrêmement difficile d’obtenir des résultats probants.

La confiance se construit lorsque ces trois qualités sont présentes :

  • Bienveillance : faire preuve de gentillesse et avoir à cœur les intérêts des autres.
  • Intégrité : être honnête, fiable et avoir un bon caractère ; par exemple, comment vous agissez quand personne ne vous regarde.
  • Compétence : posséder les compétences et les connaissances requises pour un emploi.

Il faut du temps pour établir la confiance, mais il en faut très peu pour l’éroder. Comme l’indique John Blakey, coach d’entreprise auprès des PDG, la confiance est constituée d’une formule de multiplication et non d’addition :

Bienveillance × Intégrité × Compétence = Fiabilité

Si vous obtenez un zéro dans n’importe quel domaine, votre fiabilité sera également à zéro. De même, les personnes qui obtiennent des résultats positifs en termes de bienveillance, d’intégrité et de compétence seront plus dignes de confiance que celles qui excellent dans deux domaines, mais qui ont des difficultés avec la troisième.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

De nos jours, le temps est une denrée précieuse, mais qui est essentielle pour bâtir la confiance. Aidez les membres de votre équipe à établir un climat de confiance en leur permettant de faire connaissance (pauses café, sorties de groupe, etc.).

De plus, en tant que leader, vous devriez prendre le temps de reconnaître les membres de l’équipe lorsqu’ils font preuve de bienveillance, d’intégrité et de compétence. Par exemple, félicitez celui qui aide un coéquipier à respecter une échéance sans qu’on lui ait demandé, ou celle qui met les bouchées doubles pour piloter un nouveau projet et/ou apprendre une nouvelle compétence.

2. Faites preuve d’empathie

L’empathie désigne notre capacité à considérer l’expérience et l’état émotionnel d’une autre personne de son point de vue et à réagir en conséquence, sans arrière-pensée. L’empathie est une qualité cruciale pour collaborer, car cela nous aide à communiquer et à bien nous comporter les uns envers les autres.

L’empathie va de pair avec la sensibilité sociale. Si vous savez reconnaître les contextes sociaux, décoder les éléments de la communication non verbale et détecter les changements subtils d’humeur et de comportement, vous pourrez plus facilement faire preuve d’empathie à l’égard des autres.

L’empathie et la sensibilité sociale permettent aux équipes de communiquer plus efficacement, de comprendre les forces et les faiblesses des uns et des autres et de se soutenir et de se motiver mutuellement dans les situations les plus tendues.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Certaines personnes ont naturellement plus d’empathie que d’autres. Cependant, vous pouvez développer de l’empathie (et aider les membres de l’équipe à faire de même) en pratiquant l’intelligence émotionnelle. Vous pouvez commencer par mettre en pratique les trois conseils ci-dessous, puis vous pouvez féliciter vos employés quand ils reproduisent ces comportements :

  • Pratiquez l’écoute active : écoutez pour comprendre, pas seulement pour répondre.
  • Soyez vulnérable : montrez aux autres qu’ils peuvent l’être à leur tour en toute sécurité.
  • Examinez votre attitude : quel est le plus important pour vous, avoir raison ou faire preuve de bonté ?

3. Privilégiez la collaboration et non la rivalité

Les équipes performantes savent faire la différence entre la compétition et la collaboration. Afin de travailler ensemble efficacement, l’objectif d’un individu ne peut pas être plus important que celui du groupe et les membres de l’équipe doivent adopter le mantra que personne ne gagne à moins que tout le monde gagne.

Une mentalité axée sur la collaboration favorise le partage et l’entraide. Comme la chercheuse Margaret Heffernan l’a expliqué lors d’une conférence TED : “La collaboration […] c’est vraiment le cœur des équipes performantes et elle surpasse très souvent l’intelligence individuelle. Collaborer, ça veut dire que je ne suis pas obligée de tout savoir, je dois simplement être avec des gens qui savent demander et aider.” Des outils collaboratifs peuvent vous aider à instaurer une telle entraide en facilitant le contact. 

D’autre part, la concurrence crée des silos, réduit l’utilité et restreint le partage des connaissances entre les individus. Bien qu’elle puisse produire des résultats positifs à court terme sur le dos du succès d’un individu, elle compromet les objectifs à long terme et la productivité d’une équipe. C’est ce que Heffernan appelle le phénomène de la super poule : “On pensait réussir en sélectionnant les superstars, les hommes, parfois les femmes, les plus brillants et en leur donnant toutes les ressources et tout le pouvoir. Et le résultat […] : agressivité, dysfonctionnement et gâchis”.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Avant tout, prenez du recul et réfléchissez au type de comportement que vos actions suscitent. Avez-vous l’habitude de féliciter vos collaborateurs pour leurs contributions ou vos équipes pour ce qu’elles accomplissent ensemble ? Identifiez le comportement que vous voulez développer.

Le fait de monter les individus les uns contre les autres dans le but d’obtenir des gains rapides est profondément ancré dans notre société. Ainsi, pour passer d’une culture qui valorise la concurrence à une culture qui favorise la collaboration, il ne suffit pas de se contenter de belles paroles : il faut que les dirigeants rejettent les comportements convenus.

D’après Daniel Pink, journaliste américain, le système de commission des commerciaux est contre-intuitif, érode la motivation des équipes de ventes et divise les collaborateurs. 

4. Maintenez un état d’esprit de développement

D’après une étude menée par Carol Dweck, on discerne deux états d’esprit principaux chez les individus (dans les équipes et les organisations également) : un état d’esprit fixe et un état d’esprit de développement. Voici quelques-unes des principales différences entre les deux :

  • Un état d’esprit fixe : l’individu considère que les capacités innées sont établies, il veut paraître intelligent (peur de l’échec) et est bien adapté à la maîtrise individuelle et aux problèmes nécessitant une expérience passée.
  • Un état d’esprit de développement : l’individu croit que l’intelligence et le talent peuvent s’apprendre, il est désireux d’apprendre (l’échec est une occasion de grandir) et est bien adapté au travail d’équipe, à la collaboration et aux problèmes exigeant créativité et prise de risques.

Le maintien d’un état d’esprit de développement est crucial pour les équipes. Non seulement elle favorise l’apprentissage continu, mais elle permet aussi de réduire les conflits tout en développant le débat. Les équipes qui ont une mentalité de développement ne considèrent pas que les questions sont synonymes d’un manque de respect. Au contraire, elles cherchent activement un désaccord constructif pour s’assurer qu’elles sont sur la bonne voie.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Les individus et les équipes auront tendance à adopter l’état d’esprit que les dirigeants valorisent et incarnent. En termes simples, si vous voulez promouvoir un état d’esprit de développement, vous devez d’abord le pratiquer vous-même, puis reconnaître, encourager et récompenser ce comportement chez les autres. Par exemple, ne mesurez pas seulement le rendement en fonction du succès, mais aussi en fonction des connaissances acquises pour l’atteindre.

5. Établissez un plan de communication et une hiérarchie des outils

Le cinquième et dernier secret des équipes performantes réside dans leur plan de communication et leur hiérarchie d’outils établis. Le fait d’indiquer à l’avance quel support utiliser pour quel type de communication réduit les répétitions, les questions et le temps perdu.

En effet, 33 % des répondants d’un récent sondage Planview ont déclaré qu’ils souffrent d’un “chaos de communication” qui a un impact négatif sur leur productivité. Ce chaos est causé par l’abondance d’outils à leur disposition, mais aussi par l’absence de directives sur la façon de les utiliser collectivement.

Comment appliquer cette théorie à votre équipe ?

Établissez des lignes directrices : il est préférable d’être clair vis-à-vis de vos attentes que de supposer que les gens vont tous utiliser le même outil de la même façon. Par exemple, utilisez la messagerie instantanée ou des logiciels de communication interne pour tout ce qui est informel ou non urgent, privilégiez le courrier électronique pour les demandes de renseignements plus formelles et lancez toutes les conversations liées aux projets dans votre outil de gestion de projet partagé. Vous instaurez ainsi les règles de base nécessaires à un travail en équipe efficace.

Tableau sur les outils de communication efficaces

Voilà, vous connaissez désormais les 5 règles de base du travail en équipe ! Comment allez-vous les appliquer à votre entreprise ? N’hésitez pas à profiter de toute l’aide que peuvent apporter des logiciels de gestion de projet pour accorder tous les membres de l’équipe !