Facilitez la gestion de projet avec un planning de travail

Publié le 17/09/2019 par Caroline Rousseau et Andrew Conrad

Facilitez la gestion de projet avec une planning de travail

Dans les années 1950, les États-Unis avaient une vision merveilleuse du futur.

La Seconde Guerre mondiale avait pris fin, le pays était désormais plus accessible grâce aux autoroutes et aux compagnies aériennes, et tout semblait alors possible.

Bien que les réplicants et le TARDIS se fassent encore attendre, il est certain que ces 70 dernières années ont été riches en innovations technologiques.

On se déplace désormais avec un mini-ordinateur surpuissant dans la poche, on utilise un assistant virtuel et on voit même des drones autonomes prendre leur envol pour livrer des colis.

Avec tous ces bouleversements affectant notre vie quotidienne, il est normal de se demander si, en tant que chef de projet, vous faites vraiment appel à toutes les avancées technologiques disponibles actuellement.

Bien que la majorité des chefs de projet semblent déjà faire appel à des logiciels dédiés, il se peut que vous n’utilisiez pas les dernières innovations du secteur.

Surtout si vous utilisez toujours une feuille de calcul partagée pour les emplois du temps de vos collaborateurs.

Vous savez sûrement à quel point des fonctionnalités telles que le suivi budgétaire et la gestion des tâches peuvent vous faciliter la vie. Mais ajouter un planning de travail à votre boîte à outils peut vous donner l’impression de vivre dans un épisode de Star Trek plutôt qu’un épisode des Pierrafeu.

Un système primitif de gestion du personnel

Pour commencer, nous verrons à quoi sert réellement un planning de travail. Ensuite, nous vous présenterons un cas d’étude pour comprendre comment utiliser un tel programme et vous proposerons quelques solutions plébiscitées.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Interface principale when I work versions portable et poste de travail
Interface principale de l’application de planning de travail When I Work

Un emploi du temps de travail désigne un outil de gestion de projet qui aide les chefs de projet à gérer leurs équipes. Il s’avère particulièrement utile pour les employés qui travaillent par shift ou par heure.

L’interface principale d’un planning de travail ressemble à un calendrier, vous permet d’organiser vos équipes et de visualiser leur emploi du temps d’un seul coup d’œil.

La plupart des logiciels et applications de planning de travail proposent les fonctionnalités suivantes :

  • Notifications automatiques en cas de modification du planning
  • Messagerie instantanée
  • Suivi du temps
  • Reconnaissance de la position GPS

Nous vous recommandons d’opter pour un programme basé sur le cloud pour que tout le monde y ait accès. Il faut également qu’il soit compatible avec plusieurs plateformes pour être utilisé en déplacement.

Comment utiliser un planning de travail

En tant que chef de projet, il est crucial de faciliter le travail de vos équipes.

Imaginons que vous êtes chef de projet pour un développeur de jeu mobile. Votre objectif est de sortir une nouvelle version du jeu de tower defense de zombie d’ici la fin de la semaine prochaine. Vous aurez besoin de l’aide des programmeurs qui devront sûrement faire des heures supplémentaires, mais vous ne pouvez pas les faire travailler en continu à moins de vouloir les transformer eux-mêmes en zombies.

La solution ? Prévoyez trois sessions de travail de 8 heures en décalé. Assignez-y les programmeurs disponibles et assurez-vous qu’aucun d’entre eux n’enchaîne deux sessions d’affilée. Préparez votre emploi du temps, envoyez-le aux programmeurs pour avoir leur feu vert et lancez le projet.

Mais tout ça, c’est sans compter les imprévus. Romain le programmeur vous appelle mardi matin pour vous annoncer qu’il est malade. Il vous faut désormais trouver rapidement un programmeur pour le remplacer.

Grâce à votre application de planning de travail, vous pouvez retirer Romain de la journée de mardi et laisser sa session ouverte pour les autres programmeurs. L’application envoie alors une notification aux collaborateurs disponibles, et ce sera Jeanne qui proposera de remplacer Romain.

L’application assigne la session de mardi à Jeanne, enregistre ses heures supplémentaires ainsi que le congé maladie de Romain et notifie nos deux programmeurs.

Les applications de planning de travail les plus populaires

Maintenant que vous savez comment fonctionne une application d’emploi du temps, nous allons vous présenter les options les plus populaires (triées selon le nombre de commentaires laissés par les utilisateurs sur le catalogue Capterra des logiciels de planning du personnel) pour que vous identifiiez celle qui vous conviendrait le mieux.

1. TSheets

Note globale : 4,5/5 

Nombre d’avis : plus de 4800

Interface Tsheets
Affichage du calendrier mensuel des shifts dans TSheets

Cette application de suivi du temps inclut un planning robuste. Si vous utilisez déjà QuickBooks, vous pourrez utiliser TSheets pour synchroniser votre suivi du temps et votre planning avec le service comptable.

Prix : environ 7 € par utilisateur et par mois (8 $) + un tarif mensuel de base d’environ 13 € (20 $) pour un abonnement payé à l’année. TSheets est entièrement gratuit pour 14 jours si vous voulez seulement l’essayer.

2. Deputy

Note globale : 4,5/5

Nombre d’avis : plus de 540

Interface principale de Deputy
Interface du côté employé dans Deputy

Créé par une entreprise australienne, Deputy propose un solide outil de planification du travail. Vous pourrez consulter des statistiques et des rapports pour comparer les coûts de main-d’œuvre aux ventes estimées.

Prix : environ 2,25 € (2,5 $) par utilisateur et par mois pour l’abonnement annuel. L’abonnement Premium, à environ 4 € (4,5 $) par utilisateur et par mois, inclut des analyses, une fonction d’export pour le service comptable, et la planification automatique.

 

3. Branch

Note globale : 4,5/5

Nombre d’avis : plus de 630

Interface principale de Branch
Aperçu de Branch

Branch Messenger est bien plus qu’une application de collaboration : il s’agit d’un outil complet de productivité. Il met à votre disposition un chatbot d’intelligence artificielle qui aide les employés à résoudre leurs problèmes d’emploi du temps.

Prix : non disponible en ligne. Si Branch vous intéresse, vous pouvez demander une démonstration personnalisée en direct. L’application elle-même peut être téléchargée gratuitement sur les plateformes Apple et Android si vous souhaitez l’essayer.

4. When I Work

Note globale : 4,5/5

Nombre d’avis : plus de 710

Interface principale when I work versions portable et poste de travail
Interface principale de l’application de planning de travail When I Work

When I Work est une application qui a été conçue pour être facile à utiliser, aussi bien pour les petites équipes que les grandes entreprises.

Prix : gratuit pour 75 utilisateurs maximum.

5. Nutcache

Note globale : 4,5/5

Nombre d’avis : plus de 60

interface principale nutcache
Aperçu de l’application de Nutcache

Avec son interface épurée et sa facilité d’utilisation, Nutcache est une solution efficace et facile à implémenter qui vous permettra de gérer vos projets collaboratifs aisément. Ses outils de gestion du temps et suivi de projets vous permettront de toujours garder un oeil sur l’avancement de vos projets. 

Prix : environ 7,25 € par utilisateur par mois (8 $) pour l’offre Pro, environ 14,5 € /utilisateur/mois (16 $) pour l’offre Entreprise avec davantage de fonctionnalités (réduction de 25 % si vous payez à l’année).

Comment organisez-vous l’emploi du temps de vos équipes ?

Utilisez-vous un logiciel de planning ou un autre système ? Quelle application préférez-vous ? Dites-nous tout dans les commentaires ci-dessous !