Comment organiser un événement professionnel : un guide en 10 étapes

Publié le 23/07/2019 par Caroline Rousseau et Nick Morpus

Comment organiser un évènement professionnel : un guide en 10 étapes

Ah, le monde chaotique (mais si gratifiant) de l’événementiel ! Si vous lisez ce guide, vous faites probablement vos premiers pas dans cet univers fascinant.

Que vous deviez monter une équipe pour organiser un événement ou créer votre propre agence, il convient de savoir comment sont organisés les événements de grande envergure, depuis le choix du logiciel de gestion d’événements jusqu’à la sélection du traiteur.

Les guides Capterra publiés sur le sujet sont consacrés à des problèmes et des questions spécifiques. Celui-ci voit plus large.

Ce guide complet en 10 étapes vous aidera à planifier un événement de A à Z. Il est rempli de conseils, d’astuces et de recommandations qui vous aideront à organiser au mieux vos événements et à assurer leur déroulement optimal.

Ajoutez-le à vos favoris, imprimez-le, annotez-le et consultez-le dès le début de la planification de votre événement.

Prêt ? C’est parti !

1. Visualisez votre événement

Visualisez votre évènement

Tout part d’une idée, d’une vision qui englobe tous les tenants et aboutissants de votre événement : intervenants, rentrées financières, participants, couverture médiatique, etc.

Pour vous lancer, vous devez avant tout choisir une orientation en vous posant trois questions :

  1. Quel est votre objectif final ? L’objectif final correspond à la motivation principale qui vous pousse (ou qui pousse votre client) à organiser l’événement. Comptez-vous lever des fonds pour une bonne cause ? Lancer un nouveau produit ? Améliorer la notoriété d’une marque ? Poursuivre des objectifs plus modestes ? Déterminez ce que vous voulez accomplir et la raison pour laquelle cet événement va vous permettre d’atteindre votre but.
  2. Combien de participants espérez-vous attirer ? Pour un événement organisé annuellement, visez un nombre croissant de participants. Pour une première édition, il est particulièrement important de fixer un nombre de participants cible afin de pouvoir mesurer votre succès (et établir un budget, comme expliqué ci-dessous). Renseignez-vous sur le nombre de participants à des événements similaires organisés au cours des dernières années pour avoir une estimation réaliste.
  3. Quelle somme comptez-vous engranger ? Comme la précédente, la réponse à cette question dépend de la récurrence de l’événement. Elle vous permettra d’établir votre budget et de définir les rentrées que vous devrez assurer pour couvrir vos dépenses. Le thème, les couleurs ou encore le branding de l’événement ne seront déterminés que dans un second temps, même si ce sont généralement les problématiques qui émergent en début de processus (et qui sont les plus agréables à gérer).

Restez concentré dans les premières étapes et exposez la raison d’être de votre événement. Gardez une trace de tout ce que vous faites et organisez vos notes dans votre logiciel ou votre application de gestion de projet préféré.

Pour aller plus loin : Construire le business model de son entreprise

2. Constituez votre équipe

Constituez votre équipe d'évènementiel

Une fois la vision globale définie, il est temps de constituer une équipe pour la concrétiser. Cependant, il n’est pas aussi simple d’engager des collaborateurs que de demander à quelques volontaires d’accrocher des panneaux ou d’assurer l’accueil des invités.

En tant que responsable de l’événement, il vous revient de sélectionner les collaborateurs qui rempliront les différents rôles, parfois très techniques. Le tableau ci-dessous reprend différents postes importants. Il n’est pas applicable à tous les événements, mais il est suffisamment complet pour vous servir de base.

Infographie : tableau des rôles dans une équipe de gestion d'évènement
Tableau : rôles à intégrer dans une équipe de gestion d’événements

Si vous ne savez pas très bien où trouver vos candidats, cet article sur la gestion des talents de Capterra inclut de nombreuses ressources utiles.

Après avoir contacté et interviewé vos candidats, faites votre choix en vous basant sur cette liste de questions à poser après un entretien.

Lorsque vous aurez constitué votre équipe, établissez des canaux de communication pour assurer une collaboration fructueuse et une bonne dynamique de groupe. Les logiciels de chat comme Slack, les outils de gestion d’équipe comme Wrike, ou encore Google Hangouts, plus classique, devraient tout à fait convenir.

Gardez cependant à l’esprit qu’un système de communication irréprochable ne suffit pas à assurer la bonne entente des membres d’une équipe. C’est à vous, le responsable, de renforcer les liens entre vos collaborateurs en organisant des activités et des exercices de groupe.

Pour aller plus loin : Les règles d’or pour monter une équipe efficace

3. Établissez votre budget

prévoir-un budget pour un événement

Quand certains adorent manipuler les chiffres et définir un budget, d’autres y voient un calvaire. Quel que soit votre camp, le budget est le paramètre fondamental du secteur de l’événementiel.

Pas d’argent, pas d’événement.

Que vous deviez défendre la légitimité de votre événement, mettre sur pied un événement pour un client ou fixer les dépenses prévues dans le cadre d’un événement approuvé, vous avez besoin d’un budget détaillé.

Voici une liste des postes à inclure dans votre budget :

  • Lieu (location de salle(s), caution, parking)
  • Audiovisuel (projecteurs, Internet/Wi-Fi, haut-parleurs, micros, caméras)
  • Service traiteur (barmans, serveurs, restauration, boissons, linge de table, décoration de table)
  • Marketing (logiciel de social media marketing, supports imprimés, conception visuelle, logiciel de gestion des inscriptions)
  • Animation (musiciens/DJ, rémunération des intervenants, frais de logement et de transport)
  • Divers (catégorie fourre-tout : décoration, plan de table, personnel supplémentaire, taxes et autres frais)


Pour vous aider à structurer votre budget et à rationaliser sa création, appuyez-vous sur un
modèle de budget d’événement.

Pour aller plus loin : Réduire les coûts de votre événement professionnel

4. Choisissez un lieu et une date

Choisir un lieu et une date pour son évènement

Maintenant que vous avez défini votre budget, il est temps de passer au choix du lieu.

Avant de vous lancer dans votre recherche, dressez la liste des critères incontournables (selon la vision que vous avez élaborée en début de parcours). Reportez-vous régulièrement à cette liste lors de vos recherches et de vos visites.

Voici quelques pistes de réflexion :

  • De quel type de places de parking avez-vous besoin ?
  • Devez-vous utiliser votre propre équipement audiovisuel ou celui disponible sur place ?
  • Le réseau Internet fourni sera-t-il suffisant ou vous faut-il assurer vous-même une bonne connexion Wi-Fi ?
  • De quelle surface au sol avez-vous besoin ?
  • Vous faut-il un grand espace ouvert ou plusieurs salles différentes ? (Dans le second cas, de combien de salles avez-vous besoin ?)
  • Devez-vous réserver longtemps à l’avance ? Le lieu est-il disponible dans le créneau que vous visez ?
  • Qu’en est-il de la caution, des conditions d’annulation et de remboursement ?

Pour aller plus loin : Les meilleurs logiciels de gestion d’événements et de réservation

5. Identifiez et attirez des partenaires et des sponsors

Attirer des partenaires et sponsors pour un évènement

Pour gonfler un peu votre budget et atteindre un public plus large, pensez à vous associer à des sponsors et à des partenaires.

Une collaboration avec des pointures peut non seulement vous permettre de faire des économies, mais aussi vous offrir des opportunités publicitaires et une visibilité auxquelles vous n’auriez probablement pas eu accès sans cela. De plus, ce type d’accord peut consolider l’opération et vous assurer de meilleures chances de succès. En effet, plus vous aurez de partenaires et de sponsors, plus les risques financiers assumés par votre entreprise ou votre agence seront réduits.

Dès que vous serez prêt à partir à la chasse aux sponsors et aux partenaires, suivez ces quatre conseils :

  1. Comprenez leurs objectifs marketing. Vos sponsors ou partenaires potentiels veulent-ils améliorer leur image publique ? Souhaitent-ils être vos annonceurs exclusifs ? Posez-vous ces questions à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu lorsqu’ils exigeront des espaces publicitaires ou vous demanderont de participer à une initiative spécifique.
  2. Identifiez les véritables décisionnaires. Pour ne pas répéter indéfiniment votre pitch et pour éviter de voir un partenariat potentiel vous échapper parce que votre contact n’avait pas l’autorité suffisante pour conclure une collaboration, identifiez clairement les personnes auxquelles vous vous adressez. Certaines entreprises confient les sponsorings et les partenariats à leurs équipes marketing, tandis que d’autres les réservent à leurs cadres supérieurs.
  3. Assurez-vous de votre compatibilité. Si vous organisez un événement en faveur de la cause animale, ne vous associez pas à une chaîne d’abattoirs. Trouvez des partenaires qui partagent votre vision pour vous assurer une relation sans accrocs. Vous éviterez ainsi de transmettre un message contradictoire qui risquerait de provoquer le mécontentement ou le rejet de certains participants potentiels.
  4. Soyez attentif au timing. La plupart des entreprises sélectionnent les initiatives qu’elles parraineront avant le début d’une nouvelle année fiscale. Si vous avez besoin du soutien d’une société, pensez donc à introduire votre demande bien à l’avance pour ne pas rater le coche.

Pour aller plus loin : 5 astuces pour faire sponsoriser votre événement ou salon

6. Développez le branding de votre événement

Développez le branding de votre évènement

Vos objectifs sont fixés, votre budget est défini et votre équipe est au complet. Il est temps de passer aux choses amusantes.

  • Comment va s’intituler votre événement ?
  • Quel est son thème ?
  • Avez-vous un logo ?
  • Avez-vous une palette de couleurs ou une esthétique globale en tête ?

La plupart de ces questions devraient être traitées par l’équipe en charge de la promotion de l’événement.

Si votre budget est réduit, n’oubliez pas que vous pouvez créer des supports à l’image de votre marque (en particulier pour les campagnes de marketing en ligne) à peu de frais en utilisant les outils adéquats. Des outils de graphisme comme Canva, Piktochart, Pixlr et GIMP proposent même (pratiquement) tous leurs services gratuitement. Certains incluent des modèles de base qui vous simplifieront la vie.

Lorsque vous créez des supports graphiques, optimisez-les selon vos objectifs marketing. En effet, les formats acceptés par les plateformes de réseaux sociaux varient. Si vous n’y prenez pas garde, vous risquez de publier des visuels rognés ou pixélisés sur une plateforme A alors qu’ils correspondent aux normes de la plateforme B.

Voici les dimensions à retenir :

  • Facebook : 1 200 x 630 pixels
  • Twitter : 440 x 220 pixels
  • Instagram : 1 080 x 1 080 pixels
  • Pinterest : 222 x 150 pixels

Pour aller plus loin : 6 étapes pour créer l’identité graphique de son événement

7. Concevez et déployez votre campagne marketing

Concevoir et déployer une campagne marketing

Ça y est, tout est prêt. Il ne vous reste plus qu’à convaincre le public de participer à votre événement.

De nombreuses techniques vous permettent de vendre votre événement à des participants potentiels, mais elles ne sont pas adaptées à toutes les générations. Les méthodes marketing traditionnelles comme les appels et le publipostage conviennent bien aux prospects plus âgés. Selon plusieurs études, en revanche, les membres de la génération Y (les millennials) ne répondent pas aux appels téléphoniques et ne se précipitent pas dans les bureaux de poste pour envoyer du courrier.

À une époque où la technologie est partout, les stratégies de marketing digital sont particulièrement efficaces. En effet, presque tout le monde possède un téléphone portable (on recense plus de 72 millions de téléphones portables activés en France) et un profil sur un réseau social (68 % des Français sont inscrits sur au moins une plateforme). Ces chiffres devraient inciter les organisateurs d’événements de tout âge à se concentrer sur le marketing digital.

Piste marketing digital : réseaux sociaux

Voyons en détail les possibilités de marketing digital qu’offrent Twitter, Facebook et Instagram ainsi que les tranches d’âge à cibler sur ces plateformes, les règles de base de l’optimisation des publications et quelques techniques adaptées à chaque réseau.

Facebook

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 49 ans

Techniques recommandées :

  • Rejoignez des groupes et publiez des informations en rapport avec le thème de votre événement (politique, environnement, économie, technologie ou autre).
  • Ajoutez des images (statiques et vidéo) à vos publications pour les rendre aussi attrayantes que possible.
  • Postez au moins régulièrement sur votre page Facebook pour renforcer l’engagement de vos participants potentiels.
  • Puisque les modifications des algorithmes de Facebook ont virtuellement annihilé la portée organique des pages commerciales, allouez une partie de votre budget au boost de vos publications et à la création de publicités associées.

Twitter

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 25 ans

Techniques recommandées :

  • Limitez-vous à deux hashtags par publication.
  • Maximisez la portée et la visibilité de vos contenus en utilisant des outils de recherche de mots-clés comme Keyhole ou Hashtagify.me.
  • Ne postez pas plus de trois tweets par jour.
  • Ajoutez des GIF et des images à vos tweets pour renforcer l’engagement de votre audience.

Bonus : consultez le guide Twitter pour savoir comment augmenter votre nombre d’abonnés Twitter

Instagram

Idéal pour : les participants âgés de 18 ans à 34 ans

Techniques recommandées :

  • Publiez au moins une fois par jour sur Instagram.
  • Intégrez autant de hashtags que possible (ici, la quantité fait la qualité).
  • Utilisez différents hashtags avec chaque publication pour éviter de subir un “shadowban“.

Piste marketing digital : content marketing

Le content marketing consiste à créer des contenus en ligne pour partager et promouvoir une marque (ou votre événement) par le biais de vidéos, de billets de blog et de publications sur les réseaux sociaux. Les contenus (guides pratiques, listes de ressource ou autres) doivent être utiles et pertinents par rapport à votre événement.

Le content marketing est une excellente manière d’attirer des participants potentiels et de vanter les mérites de votre événement. Mais vous ne pouvez pas vous contenter de publier quelques billets de blog et espérer que les participants affluent. Ce n’est pas parce que vous publiez du contenu que vous allez attirer les foules. Le content marketing requiert de l’assiduité et de l’optimisation.

Travaillez votre optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)

La présence de vos contenus sur les réseaux sociaux plaira probablement à votre audience, mais Facebook et Twitter devraient perdre en efficacité à mesure que leurs algorithmes subissent des changements drastiques. Pour résister à cette perte de visibilité, vous devez améliorer votre classement (et celui de votre événement) dans les résultats des moteurs de recherche (Google, Bing et autres).

Comment ? Grâce à la magie du SEO.

Voici cinq conseils pour optimiser votre contenu et le faire grimper dans les résultats de recherche.

  1. Produisez régulièrement du contenu. Que vous décidiez d’alimenter un blog ou de créer des vidéos YouTube, vous devez établir un solide calendrier de publication. En produisant régulièrement du contenu, vous montrez à Google que vous êtes une source d’information constante et fiable, ce qui vous permet de mieux vous classer dans les résultats de recherches. Une, deux ou trois publications par semaine ? À vous de décider, mais soyez assidu et faites en sorte que votre audience sache quand elle peut s’attendre à de nouveaux contenus de votre part.
  2. Veillez à ce que votre contenu reste pertinent. Google utilise des robots d’indexation (web crawlers) pour évaluer votre contenu, le comparer à ce que promettent les titres de vos publications et s’assurer que ces promesses sont tenues. Si votre contenu n’est pas à la hauteur, vous dégringolerez dans les pages de résultats.
  3. Trouvez les bons mots-clés. Pour vous classer haut dans les résultats Google, vous devez choisir des mots-clés fortement recherchés par les utilisateurs et peu utilisés par vos concurrents. Mais soyez prudent : ces mots-clés doivent aussi répondre aux promesses associées à vos contenus. Si vous avez besoin d’aide pour trouver les bons mots-clés, pensez à utiliser des outils comme l’outil de planification des mots-clés de Google ou KeywordTool.io.
  4. Ajoutez des liens vers vos propres contenus. En ajoutant dans vos publications des liens vers des contenus pertinents hébergés sur votre site Internet ou votre chaîne, vous réduisez le taux de rebond (le pourcentage de visiteurs qui quittent votre site web après n’avoir vu qu’une seule page). Or, plus un visiteur passe de temps sur votre site, plus il est susceptible de convertir (c’est-à-dire, dans ce cas, de s’inscrire à votre événement).
  5. Cherchez des opportunités de guest posting. Il est important d’établir des relations avec d’autres créateurs de contenus pertinents pour votre événement. Le guest posting (la rédaction d’un article ou la création d’une vidéo pour un autre blogueur ou une autre chaîne YouTube, par exemple) est un excellent moyen d’y parvenir et il vous permet d’améliorer la visibilité de votre événement et d’attirer du trafic sur le site web associé. Plus la visibilité est importante, plus le nombre de participants potentiels augmente. De plus, votre présence sur d’autres sources indique à Google que votre contenu est utile et pertinent (selon le nombre de liens renvoyant à votre site web).

Pour aller plus loin : 10 conseils aux PME pour vendre aux millennials

8. Déterminez vos besoins technologiques

Des besoins technologiques pour un évènement

La technologie est essentielle à l’organisation d’un événement réussi. Vous le savez. Votre équipe le sait. Mais de quoi avez-vous besoin, au juste ?

Ci-dessous, vous trouverez trois types d’équipements nécessaires ainsi que quelques nouveautés à tester.

Logiciel d’inscription

Au fur et à mesure que les participants potentiels commenceront à voir apparaître des publicités et à recevoir des notifications, vous devrez progressivement gérer les inscriptions. Assurez-vous que votre site web inclut un formulaire d’inscription pour simplifier la tâche aux participants et un système de collecte des données pour enregistrer et gérer ces inscriptions.

La plupart des logiciels de gestion d’événements disponibles incluent des fonctionnalités d’inscription. Si votre système actuel n’en propose pas, optez pour un outil spécialisé.

Les cinq logiciels les mieux cotés du répertoire de logiciels d’inscriptions de Capterra sont Configio, VBO Tickets, Arlo, Ticket Tailor et RegFox (ces outils ont obtenu une note minimale de 4,5/5 et rassemblent plus de 50 avis utilisateurs).

Pour aller plus loin : 8 applications d’organisation d’événement gratuites et open source

Équipement audiovisuel

Si vous voulez que votre audience entende vos intervenants et ne perde pas le fil, il vous faut un équipement adapté.

À chaque événement ses besoins particuliers, mais voici une liste de ce dont vous devriez avoir
besoin :

  • Micros
  • Projecteurs
  • Haut-parleurs
  • Tables d’harmonie
  • Éclairage

Si vous n’avez pas tout ce matériel, vérifiez si le lieu qui accueillera votre événement est correctement équipé. Si ce n’est pas le cas, rendez-vous dans un magasin de location spécialisé.

Outils de communication

Si vous organisez un événement de taille, la communication doit être irréprochable. Pour ça, pas besoin d’investir des fortunes (ni même le moindre centime).

Si vous travaillez avec un budget réduit, créez un chat dédié sur une plateforme adaptée au mobile comme Slack ou Google Hangouts.

Si vous avez des ressources, renseignez-vous pour savoir où vous pouvez louer des talkies-walkies ou des casques.

Divers

Si vous avez carte blanche au niveau budgétaire, vous pouvez tester de nouvelles technologies pour passer au niveau supérieur. Voici quelques pistes à explorer :

  • IRF (RFID ou “radio frequency identification” en anglais) : cette technologie utilise le Bluetooth pour simplifier la gestion de la billetterie en permettant aux participants d’acheter leur place et de la présenter à l’entrée directement sur leur mobile.
  • Vidéo à 360° : proposez à ceux qui n’ont pas pu participer à votre événement une expérience vidéo immersive dans laquelle ils sont au contrôle de l’objectif de la caméra.
  • Balises : les balises (ou beacons, en anglais) se basent sur la technologie Bluetooth et les appareils mobiles pour gérer la billetterie, les paiements et la cartographie des événements.

Pour aller plus loin : La reconnaissance faciale dans l’événementiel

9. Sélectionnez vos derniers fournisseurs

Sélection de fournisseurs pour un évènement

C’est la dernière ligne droite ! Votre équipe collabore sans accrocs, vous avez tout l’équipement nécessaire et les inscriptions affluent. Il est temps de sélectionner vos derniers fournisseurs. Encore une fois, tout dépend du type d’événement que vous organisez, mais, dans la plupart des cas, vous aurez besoin d’un service traiteur et de prestataires chargés de l’animation.

Service traiteur : interrogez les futurs participants sur leurs préférences culinaires pour savoir si vous devez prendre des dispositions particulières. De nombreux logiciels de sondage gratuits peuvent vous aider à récolter les informations nécessaires.

Maintenant que vous savez quel type de mets servir à votre public, vous pouvez chercher un traiteur. Des sites web comme Yelp et même les sections “Avis” de Google vous permettront d’en savoir plus sur la qualité de tous types de fournisseurs, traiteurs inclus.

Contactez-en quelques-uns et négociez les prix.

Animation/intervenants : pour réserver les services de musiciens, d’animateurs et/ou d’intervenants, il convient de :

  1. Mener l’enquête parmi les participants pour savoir ce qui leur plaît.
  2. Contacter les agents ou les managers des personnes que vous souhaitez solliciter pour fixer les cachets et les besoins spécifiques de chacune (les speaker bureaus, qui rassemblent des intervenants et des conférenciers professionnels, peuvent vous aider)
  3. Réserver les vols ou les billets de transport et les logements.

Pour aller plus loin : Comment choisir les bons intervenants en événementiel.

10. Derniers préparatifs

Derniers préparatifs avant un évènement

Vous voyez la lumière au bout du tunnel, mais vous n’en êtes pas encore tout à fait sorti.

Pendant la semaine précédant l’événement, vous devrez tout installer et régler les derniers détails avant le jour J.

Avant l’événement

  1. Appelez vos fournisseurs pour revoir une dernière fois tout ce qui concerne les équipements, le service traiteur et le sponsoring.
  2. Vérifiez avec les responsables du lieu qui accueillera votre événement que la réservation tient toujours et que tout sera prêt comme convenu.
  3. Testez l’équipement au fur et à mesure qu’il arrive sur place.
  4. Paramétrez votre système de billetterie pour enregistrer les entrées.
  5. Créez un programme définitif.
  6. Placez le matériel promotionnel de vos fournisseurs dans de petits sacs publicitaires que vous distribuerez aux participants.
  7. Si vous faites appel à des volontaires, mettez sur pied un système de gestion des bénévoles pour savoir qui doit faire quoi quand.

Une fois que l’événement commence, passez en mode superviseur. Occupez-vous de vos invités, de leurs besoins et de votre équipe, mais laissez vos collaborateurs se charger des détails. Concentrez-vous sur l’expérience et la fluidité des opérations. Faites-vous confiance : vous avez tout préparé et vous pouvez compter sur votre équipe.

Pour aller plus loin : Trois raisons de créer un site événementiel sur le web

Après lévénement : actions recommandées et ressources complémentaires

Une fois que tout est terminé, ne vous écroulez pas d’épuisement en oubliant tout ce qui vient de se passer. Évaluez les performances de votre événement.

Votre logiciel de gestion d’événements devrait avoir enregistré des informations essentielles comme le nombre de participants, les rentrées financières et l’engagement social. Étudiez attentivement ces données, comparez-les à vos objectifs de départ et conservez-les pour pouvoir vous y référer le moment venu. Célébrez vos réussites et passez en revue les points à améliorer et les défis à relever pour la prochaine fois.

Pensez à enrichir vos données internes en récoltant les avis des participants grâce à un sondage. Vous obtiendrez ainsi les informations nécessaires pour évaluer la réception de votre événement et découvrir vos points forts et les axes d’amélioration. Si votre logiciel de gestion d’événements ne vous permet pas de créer une enquête, vous pouvez adopter l’un des nombreux logiciels de sondage gratuits disponibles.

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