Les PME s’inquiètent constamment de l’amélioration de la productivité de leurs collaborateurs : c’est souvent leur principal objectif.
Les entreprises peuvent recourir à plusieurs stratégies créatives pour améliorer cette productivité, comme la gamification ou l’installation d’une climatisation intelligente dans leurs bureaux.
Les outils et méthodes de gestion de projet agiles comme Scrum permettent de tirer le meilleur parti des petites équipes.
Cependant, l’agilité n’est pas toujours garante de réussite. La plupart des échecs relatifs de Scrum s’expliquent par des attentes irréalistes, une mauvaise gestion du backlog et un mauvais sprint planning. Ils coûtent cher aux entreprises en termes de productivité, de temps et d’argent.
Voici 3 erreurs de sprint planning à éviter pour assurer le succès des projets Scrum de votre PME.
Réussite ou échec : un sprint planning qui fait la différence
Les PME qui pratiquent Scrum bouclent leurs projets lors de périodes appelées “sprints”, longues d’une semaine à un mois. Le sprint planning concerne le product owner (responsable produit), le Scrum master (maître de mêlée) et l’équipe de développement, cette dernière s’engageant à accomplir une série de tâches comme la création d’une nouvelle fonctionnalité ou la résolution d’un bug.
Le sprint planning est au cœur de Scrum parce qu’il influence l’ensemble du projet. Le succès ou l’échec d’un projet dépend de la capacité de l’équipe à accomplir les tâches qu’elle s’est engagée à prendre en charge lors du sprint planning.
Malheureusement, les entreprises échouent souvent à planifier efficacement leurs sprints en raison d’un manque d’expertise agile.
Les PME qui viennent d’adopter Scrum se trouvent souvent dans ce genre de situation car elles manquent de Scrum masters et de product owners expérimentés. Elles sont donc incapables de collaborer efficacement avec l’équipe de développement pour réaliser des sprints réalistes et constructifs, ce qui entraîne des problèmes de gestion de projet.
3 erreurs de sprint planning à éviter à tout prix :
1. Fixer des objectifs irréalistes en faisant des promesses intenables à des product owners trop enthousiastes
Les réunions de sprint planning sont généralement des sessions productives jusqu’à ce que le product owner commence à formuler des demandes extravagantes. Cela se produit généralement lorsqu’il essaie d’exaucer tous les souhaits des parties prenantes.
Les product owners doivent apprendre à dire “non” lorsque c’est nécessaire, comme l’explique Tina Nunno, analyste chez Gartner (sous-titres anglais) :
Intérêt des outils logiciels :
Un product owner capable de dire “non” avec assurance démontre qu’il peut communiquer efficacement avec les parties prenantes au sujet des capacités de l’équipe. Utilisez les fonctionnalités offertes par les outils de gestion de projet agile comme le suivi des étapes pour expliquer, données à l’appui, pourquoi vos équipes peuvent ou non prendre en charge une demande particulière au cours d’un sprint spécifique.
- Centralisez la communication de projet : informez en direct les parties prenantes de l’évolution d’un projet en leur donnant accès à des tableaux de bord qui leur permettront de voir quelles tâches sont en cours et lesquelles sont terminées. Avertissez-les de la progression du projet et des modifications apportées grâce à des notifications, des e-mails et un outil de chat intégré.
- Partagez les chiffres clés : estimez ce qu’une équipe peut réaliser pendant un sprint en vous basant sur un historique de ses performances établi à l’aide de graphiques d’avancement (burndown chart) ou de vélocité (velocity chart). Partagez ces informations avec les collaborateurs du projet pour leur indiquer la charge de travail votre équipe peut supporter pendant un sprint défini.
Actions recommandées :
- Utilisez les fonctionnalités de notification de votre logiciels de gestion de projet agile pour communiquer efficacement avec les parties prenantes au sujet de l’avancée des projets.
- Exploitez des outils comme les graphiques de progression et de vélocité pour estimer au plus juste ce que votre équipe peut prendre en charge.
2. Organiser des réunions de sprint planning sans product backlog bien hiérarchisé
Le product owner a de nombreuses responsabilités. La plus importante est de hiérarchiser les spécifications du product backlog, les “user stories” (“récits utilisateurs”). Si les priorités ne sont pas clairement établies, les équipes de développement finiront par se centrer sur certaines user stories sans complètement comprendre leur impact sur le projet global.
La hiérarchisation implique de sélectionner les fonctionnalités prioritaires. Il faut donc déterminer quelles sont les fonctionnalités les plus simples à construire et les plus importantes pour les utilisateurs.
Intérêt des outils logiciels :
Lorsque vous hiérarchisez les spécifications du product backlog, Deen conseille de garder en tête le principe de Pareto : les utilisateurs tirent 80 % de la valeur du produit de 20 % de ses fonctionnalités. Utilisez des outils de gestion de projet agile pour déterminer quelles fonctionnalités entrent dans la catégorie des 20 %.
- Donnez la priorité aux fonctionnalités associées aux user stories les plus complexes : dans certains outils Scrum comme VivifyScrum, chaque membre de l’équipe peut attribuer des points aux user stories grâce à une fonctionnalité appelée planning poker. Elle permet d’estimer la complexité d’une fonctionnalité et les efforts nécessaires pour la créer. Plus le score est élevé, plus la tâche est complexe. Les équipes peuvent ainsi identifier les fonctionnalités qui leur demanderont le moins d’efforts, ce qui permet de déterminer quelles user stories doivent être prioritaires et incluses dans un sprint donné.
- Aidez vos équipes à mieux comprendre les exigences produit : si l’évaluation des user stories permet aux équipes de déterminer la complexité des fonctionnalités, la fonction product requirements document (PRD) (“récapitulatif des exigences produit”) les aide à comprendre la valeur de chaque fonctionnalité pour les utilisateurs. Les product owners peuvent inclure dans ce document des détails comme des interviews de clients ou les personas pour aider les développeurs et les concepteurs à comprendre l’importance de ces détails au fur et à mesure qu’ils créent les fonctionnalités.
Actions recommandées :
- Établissez un product requirement document (PRD) (récapitulatif des exigences produit) pour aider vos équipes à mieux comprendre les demandes des utilisateurs et des parties prenantes.
- Estimez précisément les efforts nécessaires pour créer une fonctionnalité en attribuant des scores de complexité aux user stories.
3. Perdre son temps dans des réunions de sprint planning
Il faut bien le reconnaître : les équipes Scrum participent à de très nombreuses réunions : scrums quotidiens, revues de sprint, rétrospectives de sprint… La liste n’en finit pas. Ajoutez à cela la formation permanente, les ateliers, les sessions personnelles et les réunions de sprint planning, qui sont toujours les plus longues et vous obteniez le bouillon de culture idéal des équipes surmenées et sous-performantes.
Si votre PME travaille en Scrum, assurez-vous que vos équipes sont bien préparées pour les réunions de sprint planning. Sans cela, vous perdrez des heures dans des réunions inutiles.
Intérêt des outils logiciels :
Les réunions de sprint planning sont essentielles au succès d’un projet Scrum. Cependant, les PME doivent s’assurer que leurs équipes utilisent leur temps de manière productive. Les outils de gestion de projet agile sont bien utiles car ils permettent aux équipes de planifier des réunions, de communiquer et de partager des fichiers sur une plateforme centralisée.
- Préparez votre équipe aux réunions de sprint planning : les équipes font souvent l’erreur de participer aux réunions de sprint planning sans s’y être préparées. Pour éviter cette situation, les product owners doivent partager la documentation essentielle avec l’équipe, dont le product backlog, afin que tout le monde soit au point sur l’objet des réunions. Les outils de partage de fichiers sont très pratiques en ce sens.
- Surveillez l’emploi du temps de vos équipes et éliminez les réunions superflues : les réunions de sprint planning ont tendance à être longues car les équipes n’ont pas suffisamment de temps pour s’y préparer, probablement parce qu’elles perdent leur temps dans des réunions inutiles. Les Scrum masters peuvent utiliser des outils de planification incluant des calendriers et des tableaux de bord pour garder à l’œil la disponibilité des membres de l’équipe et identifier les réunions auxquelles les collaborateurs doivent absolument participer.
Actions recommandées :
- Préparez votre équipe à chaque réunion en partageant avec elle le product backlog et d’autres documents essentiels au projet.
- Vérifiez la disponibilité des membres de l’équipe et éliminez les réunions superflues.
Les étapes suivantes
L’idée ici n’est ni de diaboliser les product owners ni d’imposer des solutions toutes faites aux différents problèmes que rencontrent les PME pratiquant Scrum.
Il s’agit plutôt d’établir une sorte de guide des erreurs à ne pas commettre pour les PME qui pratiquent la gestion de projet agile et celles qui songent à se lancer. N’oubliez pas que les méthodes de gestion de projet agile peuvent facilement s’adapter à la structure organisationnelle légère des PME, mais qu’elles exigent une révision constante des processus pour que l’approche fonctionne.
Voici les informations à retenir :
