Comment créer un plan de communication projet robuste : check-list pratique

Publié le 04/06/2019 par Andrew Conrad et Caroline Rousseau

Le matin du 13 janvier 2018, un message fut envoyé à tous les habitants d’Hawaï les alertant que l’île allait être touchée par des missiles.

Le message était clair : “METTEZ-VOUS À L’ABRI IMMÉDIATEMENT. CECI N’EST PAS UN EXERCICE”.

Mais ce ne fut que 40 minutes plus tard que les résidents de l’île apprirent qu’il s’agissait d’une fausse alerte. 40 minutes pendant lesquelles ils crurent que la fin était proche.

Ce n’est pas tant l’erreur initiale d’un opérateur ayant confondu un exercice interne avec une urgence véritable, mais l’inaction totale des autorités qui a marqué les esprits et fait de cet incident l’un des plus gros désastres du monde de la communication. C’est même devenu un cas d’étude.

L’Agence de gestion de crise d’Hawaï aurait sûrement eu besoin d’un meilleur plan de communication, comme bien d’autres organisations.

Comment créer un plan de communication projet robuste check list pratique

Pourquoi un plan de communication ?

Vous pouvez avoir les meilleurs employés, le meilleur équipement et le meilleur logiciel de gestion de projet sur le marché, votre projet peut quand même s’effondrer comme un château de cartes si la communication n’est pas au point.

Analysons rapidement l’incident d’Hawaï : un message peu clair a été formulé, envoyé aux mauvaises personnes, et a été suivi par un autre message envoyé bien trop tard et par les mauvais canaux de communication. C’est comme ça qu’on déclenche un mouvement de panique qui affecte des millions de gens.

Même si vous n’êtes pas régulièrement confronté à des situations de cette ampleur, la communication est un aspect crucial de la gestion de projet. Qui dit bonne décision, dit bonne communication, et vous pouvez vous assurer que votre équipe échange de façon constructive et efficace en suivant cet exemple de plan de communication projet.

J’espère que votre équipe ne sera pas confrontée à une situation impliquant des missiles nucléaires, mais on ne sait jamais à quoi s’attendre avec la gestion de projet. Cependant, vous pouvez vous éviter des maux de tête en prévoyant dès le début du projet les outils que votre équipe utilisera pour partager des informations.

Une check-list pour établir un plan de communication projet

Cette check-list vous présente les étapes à suivre pour transmettre un message, quel qu’il soit. Elle est polyvalente et peut s’adapter à tout type de scénario. Vous pourrez remplir les champs libres selon les critères de votre projet.

Mais ne vous inquiétez pas : à chaque étape, j’ai inclus la ou les questions auxquelles vous devrez répondre avant de passer à l’étape suivante.

infographie check-list pour établir un plan de communication projet

1. Déterminez l’objectif de cette communication

LA QUESTION :  Qu’attendez-vous du destinataire ?

Ne commencez pas à écrire votre message tant que vous ne savez pas exactement pourquoi vous l’envoyez. Attendez-vous une réponse immédiate d’un collaborateur en retard, ou s’agit-il d’un rapport hebdomadaire indiquant aux parties prenantes que tout se passe comme prévu ?

Dans le premier cas de figure, vous devez inclure des instructions claires détaillant ce que vous attendez exactement du destinataire et annoncer la tenue d’une réunion de suivi. Dans le deuxième cas de figure, vous n’attendez aucune réponse.

2. Sélectionnez le bon canal de communication

LA QUESTION :  Quel canal de communication est le plus approprié pour transmettre rapidement et efficacement votre message aux bonnes personnes ?

Envoyez-vous un mémo interne à votre équipe de développement ou une mise à jour du statut de projet à un client ? Chaque scénario requiert un canal de communication différent.

Votre équipe de développement est peut-être habituée à recevoir des messages de votre part via votre outil de collaboration, tandis que votre logiciel de gestion de projet propose peut-être un canal sécurisé pour discuter avec les parties prenantes externes.

Ces attentes doivent être définies pendant la phase de préparation et suivies tout au long du projet.

Si vous envoyez des mises à jour de statut par e-mail, puis par l’outil de collaboration, puis par SMS, vous allez déconcerter vos collaborateurs et perdre la face.

3. Identifiez les parties prenantes (les destinataires)

LA QUESTION :  À qui est destiné ce message ?

Si vous voulez demander à deux programmeurs de faire des heures supplémentaires le week-end pour terminer un projet urgent, avez-vous vraiment besoin d’envoyer un mail à toute l’équipe ?

Votre équipe a-t-elle identifié une faille de sécurité dont il faut alerter immédiatement le grand public ?

Ce sont deux types de communication bien différents, et vous devez déterminer à qui vous vous adressez avant de cliquer sur “Envoyer”.

Si vous envoyez sans arrêt des messages qui ne sont pas adaptés aux destinataires, ils finiront rapidement par ne plus les lire, ce qui représente un risque non négligeable pour le bon déroulement de votre projet.

La version moderne de la fable d’Ésope “Le Garçon qui criait au loup s’appellerait probablement “Le collègue qui incluait tout le monde en copie”.

4. Déterminez le ton du message

LA QUESTION :  Quel membre de l’équipe est le plus qualifié pour livrer ce message ?

Quand vous envoyez un message, vous voulez qu’il soit pris au sérieux. Vous voulez que les destinataires vous fassent confiance et y prêtent attention.

Pour cette même raison, vous ne demanderez pas à un stagiaire d’annoncer à vos clients que le projet d’un million d’euros sur lequel travaille votre équipe depuis un an va finalement coûter le double et accumule déjà un an de retard.

Et à l’inverse, vous n’avez pas besoin que le PDG interrompe ses vacances pour venir annoncer que le pique-nique estival se tiendra dans le parc du coin.

Si votre message concerne le budget du projet, demandez au comptable ou responsable financier du projet de s’occuper de la communication. Si votre message concerne le code du logiciel, demandez au programmeur en chef de s’en occuper. Si votre message concerne le barbecue organisé pour les stagiaires, vous pouvez demander à l’un d’eux de faire passer le mot au reste de l’équipe.

5. Préparez et envoyez le message en temps et en heure

LA QUESTION Votre message est-il clair, concis et factuel ? Quand doit-il être envoyé pour que les destinataires en prennent acte ?

Enfin ! Après tous ces préparatifs, il est temps d’envoyer ce fameux message.

Mais cette étape consiste en fait de plusieurs parties : le brouillon, la modification et la relecture. De nombreux ouvrages ont été publiés sur la communication d’affaires, et on pourrait étudier le sujet pendant des années sans jamais vraiment le maîtriser.

Gardez une chose à l’esprit : il faut toujours vérifier non seulement la grammaire et l’orthographe, mais aussi le ton du message que vous envoyez.

De nombreuses entreprises ont oublié ce principe pourtant simple et en ont payé le prix. Une coquille ou un commentaire insensible peut endommager votre marque auprès de vos collaborateurs et vos clients.

Le timing est également un aspect important à prendre en compte.

Le “meilleur” moment pour publier du contenu sur les réseaux sociaux change d’une plateforme à l’autre. Faites preuve de bon sens : pensez-vous que votre équipe sera plus réceptive à un e-mail envoyé un lundi à 10 h ou un vendredi à 22 h ?

6. Surveillez le canal de communication

LA QUESTION :  Comment les destinataires de mon message peuvent-ils me répondre, et qui surveille les voies de communication ?

Vous avez écrit votre message, identifié votre public et votre porte-parole avant de le diffuser par le canal de communication adéquat. C’est fini, non ? Et… non.

La communication n’est pas un exercice à sens unique. Les destinataires de votre message voudront sûrement vous faire part de leurs questions et commentaires. Si un client vous pose une question sur le nouveau budget et se voit complètement ignoré, votre message aura échoué.

Idéalement, celui qui a envoyé le message doit également surveiller le canal de communication
(e-mail, outil de collaboration…) pour accuser réception des commentaires, mais dans certains cas une équipe (l’équipe informatique, par exemple) devrait s’en occuper pour fournir une réponse plus rapide.

Et vous, quel est votre plan de communication projet ?

Même si l’Agence de gestion de crise d’Hawaï avait suivi ce plan, elle n’aurait peut-être pas pu éviter ce scandale. Mais un bon plan de communication projet aurait pu l’aider à rectifier rapidement la situation et à mieux gérer les retombées de cet incident.

Il est parfois difficile de maintenir une bonne communication projet, mais avec les bonnes personnes et les outils adéquats, vous saurez au moins par où commencer pour prendre les meilleures décisions.

Cette liste vous semble-t-elle complète ? Quels sont vos conseils pour mieux communiquer en
équipe ? Dites-nous tout dans les commentaires ci-dessous !

Si vous voulez développer vos compétences de communication en gestion de projet, suivez notre blog Capterra pour obtenir des mises à jour hebdomadaires.

Vous cherchez un logiciel de gestion de projets ? Jetez un coup d’œil à la liste de Capterra des meilleurs logiciels de gestion de projets.