3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

Publié le 21/05/2019 par Caroline Rousseau

3 outils collaboratifs incontournables pour organiser une réunion efficace

Quel que soit le secteur d’activité, la sacro-sainte réunion a toujours fait partie de la vie de l’entreprise. Au cours de l’année 2018, les cadres français ont passé environ 27 jours en réunion, soit davantage qu’en vacances. Malheureusement, seulement 52 % de ces réunions sont considérées comme utiles d’après des statistiques de 2017 : les salariés interrogés déplorent l’absence d’ordre du jour clair et le manque de pertinence dans le choix des participants. Et du côté des organisateurs, il n’y a rien de plus frustrant que de préparer soigneusement une présentation et de constater que la moitié des collaborateurs ont les yeux rivés sur leur smartphone.

Les raisons de ce manque d’appréciation pour les réunions sont nombreuses, mais c’est l’aspect chronophage qui revient le plus régulièrement : généralement trop longues, les réunions requièrent bien souvent de s’investir avant même qu’elles n’aient lieu. En effet, il n’est pas rare de recevoir une invitation suivie de 3 ou 4 notifications pour indiquer un changement de salle ou d’horaire pour accommoder tel ou tel collaborateur.

Pour éviter de souffrir du syndrome de la “réunionite aiguë“, il est crucial de prévoir des réunions efficaces et adaptées aux besoins des équipes. Vous avez de la chance, nous avons déniché pour vous 3 logiciels de réunions qui vous faciliteront la vie tout en encourageant vos collaborateurs à participer.

Gotomeeting

plateforme outil gotomeeting

Lancé en 2004, Gotomeeting s’est rapidement imposé comme un géant de la vidéoconférence. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettront de gagner du temps et de miser sur la clarté et la transparence.

Points forts :

  • Son interopérabilité : ce logiciel polyvalent est disponible pour les clients PC et Mac ainsi que les systèmes d’exploitation mobiles, que ce soit iPhone, iPad ou Android.
  • Pour organiser une vidéoconférence avec Gotomeeting, il n’y a rien de plus facile : vous pouvez créer et gérer vos réunions depuis un panneau de configuration dédié et envoyer une URL de participation à vos collaborateurs.
  • Partagez uniquement ce que vous voulez montrer : Gotomeeting vous permet de sélectionner les programmes que vous souhaitez afficher lors du partage d’écran et les participants peuvent échanger depuis une fenêtre de discussion accessible à tous.

Points faibles :

  • Il n’y a pas d’option “lever la main” pour les collaborateurs, qui doivent utiliser la fenêtre de chat ou faire signe au présentateur via webcam pour prendre la parole.
  • Par ses nombreuses fonctionnalités, Gotomeeting est un outil plutôt gourmand en ressources dont l’interface varie grandement d’une plateforme à l’autre.

Prix : à partir de 19 €/mois pour la version Starter avec abonnement annuel

Klaxoon

plateforme logiciel klaxoon

Développé par une start-up rennaise, Klaxoon est une solution de vidéoconférence et partage d’écran optimisée pour le travail d’équipe.

Points forts :

  • Cet outil original est basé sur la gamification, la transposition de mécaniques de jeu à des contenus non ludiques : accumuler des points, passer un niveau, déverrouiller des bonus… Son efficacité n’est plus à démontrer et Klaxoon l’a bien compris.
  • Lors d’un brainstorming, les participants pourront envoyer leurs suggestions depuis leurs smartphones à un tableau blanc (l’écran du présentateur de la réunion) pour créer un nuage de mots et faire avancer la réflexion.
  • Vignettes, captures d’écran, quiz : avec Klaxoon, c’est la collaboration qui prime.

Points faibles :

  • Klaxoon est un outil complètement indépendant et ne peut pas être utilisé pour partager des présentations de type PowerPoint.
  • Il conviendra surtout aux équipes créatives, mais ne pourra pas remplacer un outil traditionnel de vidéoconférence avec partage d’écran et envoi de fichiers.

Prix : sur devis, mais il faut compter généralement à partir de 49 € par mois pour la version cloud jusqu’à 99 € pour la version box, qui vous permet de profiter d’un réseau Wi-Fi réservé à la réunion et aux participants.

TeamViewer

plateforme logiciel teamviewer

Lancé pour la toute première fois en 2005 par une entreprise allemande, TeamViewer s’est rapidement imposé comme un outil incontournable pour la télémaintenance et la téléassistance : plus besoin d’envoyer d’explications compliquées par e-mail quand on peut simplement prendre la main sur l’ordinateur concerné ! Mais TeamViewer, c’est aussi un outil polyvalent de réunion et chat en ligne qui vous garantit un flux de travail fluide.

Points forts :

  • Même si vos collaborateurs n’ont pas installé le logiciel, ils pourront se rendre sur le site en ligne et y saisir le code communiqué au préalable par le présentateur pour rejoindre la réunion.
  • Pour les sessions de brainstorming, utilisez la fonction de tableau blanc pour encourager vos collaborateurs à participer.
  • Enregistrez vos réunions au format vidéo AVI et partagez-les ensuite avec votre équipe.

Points faibles :

  • Lors de partage d’écran, le texte peut souvent s’afficher dans une police réduite, ce qui peut rendre la lecture difficile.
  • TeamViewer requiert une bande passante conséquente pour maintenir la connexion entre les postes.

Prix : gratuit pour un usage privé. Les abonnements professionnels vont de 9,90 € par mois pour les utilisateurs seuls en télétravail à 124,90 € pour les équipes avec 3 sessions incluses.

Vidéoconférence, partage d’écran ou enregistrement de la réunion pour les absents : comme vous le voyez, les fonctionnalités ne manquent pas pour organiser des réunions efficaces et encourager vos collaborateurs à participer. Et, quelle que soit la taille de votre équipe ou votre secteur d’activité, vous trouverez à coup sûr le programme parfait dans notre liste de logiciels de réunions et de conférence Web. Et vous, quels sont vos outils de réunion préférés ? Dites-nous tout dans les commentaires !