Le défi technologique dans un projet de transformation digitale est de taille : de nouvelles plateformes voient le jour et il est toujours plus difficile d’en analyser la pertinence. Par exemple, comment comparer les logiciels de signature électronique selon les besoins de votre entreprise ? Ou bien les outils de gestion documentaire, si vous avez un budget prédéfini ? Que dire de tous les outils d’intégration lancés sur le marché afin de vous faciliter la vie en tant que professionnel de votre secteur donné ? Mais le moteur dans tout cela reste bel et bien l’humain. Un projet de cette envergure n’a aucune chance d’aboutir si on ne donne pas aux différents acteurs la place qu’ils méritent.
La bonne nouvelle, c’est que la prise de conscience par les organisations de l’importance de la transformation digitale est grandissante. En revanche, selon des données récentes du baromètre de la maturité digitale, la mise en place de projets qui approchent cette transformation de manière globale peinent à voir le jour. Les dirigeants des entreprises préfèrent malheureusement adopter des mesures plutôt marketing vouées à donner une image plus actuelle de l’entreprise.
Un véritable processus de transformation, ou plutôt de mutation numérique, est donc nécessaire pour que la nouvelle réalité digitale s’installe progressivement et de façon durable.
Réfléchir à de bonnes pratiques, simples et efficaces, pour chaque moment du projet, et impliquer les individus dans ce processus sont des étapes indispensables afin que la transformation digitale prenne tout son sens.
Le rôle de l’humain
C’est une pratique courante de considérer les salariés d’une entreprise comme un capital d’exploitation où l’aspect financier prime sur tout le reste. Ceci constitue une très mauvaise approche qui n’assure même pas de gagner plus d’argent ! En effet, une personne qui n’est pas motivée produit moins, et dans une telle situation, la qualité est loin d’être au rendez-vous.
Il faut changer totalement cette vision de l’humain pour en créer une plus adaptée au grand défi de la révolution digitale.
Deux idées doivent être très clairement définies dans l’esprit des chefs de projet digitaux ou de tout collaborateur en charge de la mutation numérique dans son entreprise :
- La transformation digitale est mise en place pour que la technologie aide les individus à être plus performants dans un environnement où la qualité prime. En aucun cas ils ne seront remplacés par la technologie : ils auront un nouveau rôle qui les motivera encore plus.
- La collaboration entre employés est le maître-mot. Il faut considérer comme révolu le temps des organisations avec une structure hiérarchique fermée où le surmenage est à l’ordre du jour.
Une fois que le responsable de la transformation numérique a bien compris la nouvelle place de l’humain dans l’organisation, il peut analyser comment agir par des actions très concrètes et efficaces pour que les individus puissent donner le meilleur d’eux-mêmes. S’il y parvient, la réussite du projet est pratiquement assurée, ou du moins, il pourra rectifier le tir en voyant où sont les points bloquants.
1. Expliquer
L’inconnu fait peur : ne pas savoir laisse place à l’imagination qui peut faire des ravages ! Les rumeurs et fausses idées se mettent à circuler et l’effet boule de neige risque de compliquer très sérieusement le déroulement du projet.
La première chose à faire est donc d’essayer à tout prix de faire adhérer tous les acteurs au changement pour qu’ils soient réellement convaincus que le processus de transformation sera positif pour eux. Plus facile à dire qu’à faire : beaucoup de projets échouent à cause d’une communication défaillante.
Une approche claire et simple s’impose. On peut la résumer en trois points :
- Expliquer aux individus, en prenant en exemple des situations connues, les technologies digitales.
- Mettre en avant les avantages de la nouvelle façon de travailler.
- Présenter les changements prévus comme un défi et une opportunité d’amélioration.
Voici un exemple très simple pour comprendre :
Problématique : expliquer la signature électronique
- Explication : signer un document électronique avec un certificat numérique est l’équivalent de signer un document papier avec un stylo.
- Avantages : à la différence de la signature manuscrite, la signature électronique assure l’intégrité du document. C’est-à-dire qu’on sait qu’il n’a pas été modifié.
- Améliorations : signer électroniquement et stocker les documents dans un système de gestion documentaire permet de ne plus réaliser des tâches répétitives et de faible valeur ajoutée telles qu’imprimer, classer, rechercher des documents papier.
2. Former
Une fois que tout le monde est conscient des enjeux et de la signification de la révolution digitale, il faut donner les moyens à tous les acteurs de participer à cent pour cent à ce nouveau défi. Une formation adaptée aux différents profils est indispensable et doit se réaliser tout au long du projet.
Mais cela ne suffit pas, la complexité de ce processus de transformation exige de former tout le personnel sur deux aspects bien différents :
- L’utilisation des logiciels et des technologies
- L’organisation et les méthodes de travail
Deux conseils à ce sujet : il vaut mieux que le contenu soit très pratique et que les sessions de formation se déroulent juste avant l’application réelle du sujet traité pour qu’elles soient efficaces.
3. Participer
Pour que les efforts de communication et de transfert de connaissances puissent être bénéfiques au projet, le moment est venu de profiter de l’apport de toutes les personnes impliquées. Chaque individu maîtrise désormais les nouveaux outils, sait quelle est sa nouvelle place dans l’organisation et connaît les nouveaux processus.
De bonnes bases sont là : il faut maintenant passer à l’action.
Le manager principal ou le dirigeant de l’entreprise a besoin de quelqu’un qui dirige d’une forme décidée et flexible en même temps : un chef de projet expérimenté est indispensable. Au niveau des acteurs impliqués dans le projet, il faut les introduire progressivement à la nouvelle façon de travailler.
Pour le côté technique, il faut :
- Rédiger des fiches claires et simples, des pas-à-pas, des tâches principales à réaliser avec les nouveaux outils ; les logiciels de gestion de projet peuvent vous y aider.
- Mettre en place des mini séances de formation pratiques sur les points qui ne sont pas compris. Les logiciels de formation peuvent vous permettre de mettre en place des formations selon les besoins de votre entreprise.
En ce qui concerne l’organisation et la méthode de travail :
- Ne pas hésiter à organiser de courtes réunions informelles dites “agiles”, de quelques minutes s’il le faut, pour laisser s’exprimer les doutes et les attentes des collaborateurs.
- Commencer par des procédés simples et toujours accompagner la personne, au moins dans un premier temps.
Enfin, comme dans tout autre projet, une bonne gestion du temps s’impose : de bonnes pratiques simples et l’utilisation d’outils de gestion du temps peuvent vous permettre de tenir les délais, de rendre des projets plus complexes, de réduire les coûts, de redéfinir les priorités etc.
4. Collaborer
Transition digitale est synonyme d’utilisation de nouvelles technologies et de nouvelles plateformes. Les smartphones et les tablettes se généralisent, ainsi que les réseaux sociaux et le cloud. L’information circule très vite entre les salariés, des nouvelles idées naissent sans arrêt, une collaboration naît naturellement entre les individus.
Pourquoi ne pas en profiter dans la transformation digitale ? On peut avoir plus de contributions, très rapidement : un flux d’information non canalisé qui représente une base très riche pour développer le projet. De plus, l’entraide qui se matérialise entre collaborateurs permet d’améliorer le résultat et de produire plus de qualité.
Il faut donc repenser l’organisation, ne plus utiliser les systèmes hiérarchiques connus et profiter pleinement de la communication horizontale est transversale dans l’organisation.
Pour mettre en place une relation collaborative, il faut agir à deux niveaux :
- Outils collaboratifs : donner accès à tous les collaborateurs à un espace de travail partagé et leur permettre de communiquer sans limite en utilisant les applications de messagerie instantanée.
- Organisation : constituer des équipes multidisciplinaires focalisées sur des objectifs partagés. Les membres ne sont pas sélectionnés en fonction de leur statut, ils sont choisis en considérant leurs motivations, capacités et intérêts communs.
Ce nouveau type d’approche s’utilise d’abord dans le cadre du projet de transformation digitale ; il va ensuite se généraliser progressivement au sein de l’entreprise. Cela se produit seulement si la transition digitale est abordée par une démarche globale qui tient compte du rôle central de l’humain dans toutes les phases du projet.
Capital humain : un rôle central
Si l’on veut que la transformation digitale ne soit pas une opération de façade, vide de contenu, commençons par nous focaliser sur l’humain et laissons à la technologie le rôle de support, certes indispensable, mais non central.
Pour que la réussite soit au rendez-vous, il vous faudra d’abord fixer les indicateurs de la réussite avant de commencer le projet, puis au cours du projet vous pourrez en réévaluer les jalons selon la méthode agile ou Scrum.
Des actions concrètes que le chef de projet digital ou l’entreprise digitale dans son ensemble devront prendre pendant toute la transition peuvent se résumer par expliquer, former, participer et collaborer avec les employées qui constituent le capital humain de l’entreprise.
À PROPOS DE L’AUTEUR
JEAN-LOUIS ROGÉ
Ingénieur informatique
Directeur des services d’informations (DSI).
PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.
Blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/